Тъй като често се използва за лични и неформални цели, писането на официален имейл може да бъде обезсърчително. Ако обаче трябва да напишете официален имейл на учител, шеф, бизнес партньор, държавна агенция или друго лице, което се нуждае от формалност, просто следвайте тези прости указания. Изложете мнението си накратко и ясно и следвайте правилата за писане, стил и официален формат на писмото. Накрая проверете и коригирайте имейла си, преди да го изпратите.
Стъпка
Метод 1 от 3: Форматиране на имейл
Стъпка 1. Използвайте професионален имейл адрес
В идеалния случай имейл адресът е вариант на истинското ви име, а не потребителско име или псевдоним. Използвайте точки, тирета или подчертаване, без цифри или други букви, ако е възможно.
Например [email protected] би изглеждало непрофесионално. Междувременно [email protected] би било по -подходящо за използване
Стъпка 2. Използвайте професионален шрифт
Повечето имейл услуги днес ви позволяват да пишете в различни шрифтове и текстове. За официални имейли обаче е най -добре да се придържате към официални шрифтове като Times New Roman и Arial. Избягвайте декоративни шрифтове като Comic Sans или Old English. В допълнение на:
- Напишете имейла си с лесен за четене шрифт, като размер 12.
- Избягвайте специално писане, като курсив, удебелен или многоцветен шрифт, освен ако не отговаря на съдържанието и целта на имейла.
- Не пишете имейла изцяло с главни букви. Писането по този начин ще ви накара да изглеждате сякаш крещите на получателя.
Стъпка 3. Дайте на имейла кратко и точно заглавие (тема)
Използвайте няколко ключови думи, които са свързани със съдържанието на имейла в заглавието. Това ще помогне на получателя да игнорира имейла ви. Имейлите, изпратени без заглавие или с неясно заглавие, ще изглеждат маловажни за получателя.
- Заглавия на имейли като „Бързи въпроси“, „Свързване с вас“или „Важни въпроси“ще изглеждат неясни за получателя.
- Междувременно заглавието на имейла „График, списък с гости, покана за обяд и обобщение на срещата за 12 март“ще изглежда твърде дълго и ще съдържа няколко теми едновременно.
- От друга страна, заглавието на имейла „Среща относно щетите на ескалатора на 12 март“е доста кратко и ясно. Това заглавие може да даде на получателя преглед на основната тема, както и ясна дата.
Метод 2 от 3: Писане на съдържание
Стъпка 1. Използвайте подходящ поздрав
Винаги започвайте официален имейл с поздрав. Можете да напишете името на получателя директно (ако знаете). Попълнете името на получателя с неговото заглавие или титла (г -н, г -жа, д -р и др.). Можете също да напишете „Уважаеми“преди името и заглавието на получателя, ако предпочитате.
- Ако не знаете името на получателя на имейла, просто напишете „Уважаеми господине/госпожо“или „До заинтересовани страни“.
- Не използвайте „Здравей“или „Здравей“или други неофициални поздрави.
Стъпка 2. Представете се в първия параграф (ако е необходимо)
Ако пишете на някой, с когото никога не сте контактували, като нов клиент, мениджър по човешки ресурси или държавен служител, представете се и обяснете защо изпращате имейл. Запишете това в първото или второто изречение на имейла си.
Например, когато изпращате имейл за заявка за работа, може да напишете: „Казвам се Мария Изабела. Свързах се с вас, за да кандидатствам за работа като административен асистент, обявен на уебсайта JobXYZ.com.“
Стъпка 3. Приоритизирайте най -важната информация
След като се представите и посочите основната си цел за изпращане на имейла, можете да продължите с тялото на имейла. Избройте най -важната информация най -отгоре. По този начин ще оцените повече времето на получателя и ще направите по -ясна целта на имейла.
Когато пишете имейл до държавен служител, например, можете да започнете с: „Казвам се Мария Изабела. Получих вашия имейл адрес от официалния уебсайт на градския съд в Салатига. Изпращам това писмо, за да изразя възражението си срещу билет, който получих на 29 февруари 2015 г."
Стъпка 4. Отидете директно до точката на писмото
В официално писмо можете да изразите мнението си директно. Малките разговори само ще направят читателя объркан и трудно ще разбере какво се нуждаете или имате нужда от тях.
- Например, когато пишете писмо до професор в кампуса, не е нужно да обикаляте и да пишете неща като: „Аз съм Мария Изабела. Познавате ли ме? Химия 221 е любимият ми курс в момента, защото вашият учебните материали са много добре организирани. Така че винаги мога да следя и да знам какво ще бъде тествано. По отношение на изпита ми напомня за предстоящия изпит."
- От друга страна, писането на имейл като този може да стане по -ясно: „Аз съм Мария Изабела. Студентка съм по химия 221 и исках да ви разкажа за евентуален сблъсък на изпитни графици.“
Стъпка 5. Напишете кратък имейл
Въпреки че няма конкретно ограничение по дължина, добра идея е да направите имейл само с дължина на един екран на лаптоп или компютър.
Ако вашият имейл е достатъчно дълъг, разделете го на няколко кратки абзаца. Оставете празен ред между всеки параграф, вместо да го пишете с отстъп
Стъпка 6. Използвайте официалния език
Тъй като официалните имейли се правят за професионални цели, трябва да направите добро впечатление. Използвайте пълни изречения и учтиви фрази. Избягвайте следното:
- Жаргон
- Излишни съкращения
- Използване на емотикони и емоджи
- Неуважителни думи
- Виц
Стъпка 7. Използвайте подходящ затварящ поздрав
Точно както при отваряне на поздрави, има няколко възможности за затваряне на поздрави, които могат да се използват в официални писма. Не забравяйте да включите пълното си име и заглавие, както и всички други заглавия (ако има такива). Примери за заключителни поздрави, които могат да се използват, включват:
- "С Най-Добри Пожелания,"
- "Искрено Ваш,"
- "Благодаря ти,"
- "Поздравления,"
- "Твоят ученик,"
Метод 3 от 3: Подготовка за изпращане на писма
Стъпка 1. Включете необходимите прикачени файлове
Ако трябва да включите прикачен файл, не забравяйте да го включите в тялото на имейла, така че хората, които го четат, да могат да го видят. Опитайте се да ограничите броя на прикачените файлове и размерите на файловете и използвайте често срещани и широко използвани типове файлове.
Например, включете известие като „Прилагам PDF копие на автобиографията и портфолиото ми“
Стъпка 2. Подобрете съдържанието, правописа и граматиката на имейла
Не разчитайте единствено на имейл услуги за откриване на вашите правописни и граматически грешки. Прочетете имейла си на глас или накарайте някой да го провери и поправи. По този начин лесно можете да намерите правописни грешки и неясни изречения.
Стъпка 3. Уверете се, че вашият имейл не съдържа чувствителна информация
Винаги помнете, че имейлът не е сигурен начин за комуникация. Имайте предвид, че имейл сървърите могат да бъдат хакнати или получателят може умишлено или неволно да сподели информация, която не искате да разкривате.
