В днешния дигитален свят използването на имейл за заявяване на стаж е все по -често срещано явление. Ако видите обявление за свободна позиция за стаж или искате да попитате за евентуален стаж, моля, изпратете имейл на посоченото лице за контакт. Не забравяйте да напишете имейл толкова официално, колкото писането на обикновено писмо. Използвайте подходящи поздрави, затваряния и граматика. Проверете отново имейла си и се пригответе за отговор.
Стъпка
Метод 1 от 4: Подготовка за писане на имейл
Стъпка 1. Създайте професионален имейл адрес
Когато изпращате бизнес имейли, използвайте ясен и професионален имейл адрес. Избягвайте прякори или ненужни символи и цифри. Могат да се използват варианти на имена. Например: [email protected] може да се използва.
Ако текущият ви имейл адрес е свързан с профил в социална медия, който съдържа непрофесионално съдържание, създайте и използвайте различен адрес. Също така коригирайте личните настройки в социалните медии
Стъпка 2. Проучете компанията
Преди да поискате стаж, направете проучване за компанията, в която искате да работите. Посетете уебсайта. Прочетете новини за компанията. Ако вашата компания има достъпни функции, като например социални медии, използвайте тези функции за една седмица, за да научите за тях. Използвайте знанията си, за да съставите писмото. Бъдещите работодатели ценят кандидати, които знаят нещо за компанията и могат да демонстрират тези знания в дълбочина.
Стъпка 3. Намерете обща връзка
Полезно е да имате отношения в една компания. Използвайте социални мрежи като LinkedIn и Facebook, за да търсите ключови думи за тези компании. Ако се появят контакти в компанията, проверете техните позиции. Попитайте учтиво за интервю по телефона или лично. Поискайте указания по отношение на заявленията за стаж.
- С LinkedIn можете да видите други контакти от хората, които познавате, които работят за компания. Чувствайте се свободни да помолите познати от вас контакти да ви свържат с някой от техните контакти. Правете това обаче с повишено внимание и не молете един и същ човек за помощ отново и отново.
- Много университети предоставят онлайн бази данни за възпитаници. Можете да търсите хора с конкретни работни места или работни места чрез тези сайтове. Възпитаниците, които предоставят информация за контакт, често са отворени за получаване на имейли или телефонни обаждания от студенти.
- Когато обсъждате компанията с вашето лице за контакт, споменете, че се интересувате от стаж. Попитайте за организационната структура на компанията, работната среда, целите и т.н.
Стъпка 4. Разберете получателя
Обявяването на свободните работни места за стаж включва ли името на лицето за контакт? Ако е така, използвайте името и имейл адреса на лицето. Ако името на лицето за контакт не е посочено, свържете се с компанията, за да попитате кой отговаря за наемането на стажанти. Ако никой не е упълномощен, изпратете имейла си на старши служител в отдела за човешки ресурси на компанията. Ако говорите с някой от компанията, можете да споменете това в началото на имейла.
Ако не можете да намерите името на персонала на компанията, моля, изпратете имейл с „Уважаеми господине/госпожо“
Стъпка 5. Запишете заглавие на конкретна тема
Разбира се, искате вашият имейл да бъде забелязан във входяща поща с голям обем. Например, можете да напишете „Company X Internship Application: Admiral“. Ако е възможно, използвайте конкретно заглавие по предмет, поискано от работодателя.
Метод 2 от 4: Написване на първия параграф
Стъпка 1. Кажете официално името на получателя на имейла
На първия ред започнете имейла с „Уважаеми д -р/г -н/г -жа Смит“в зависимост от името, титлата и пола на лицето за контакт. Не пишете „Здравей Мери“или „Здравей“. Използвайте същите формалности, които обикновено използвате, когато пишете професионално писмо.
Ако не можете да определите пола на лицето, посочете пълното му име. Например напишете „Уважаеми романтични данни“
Стъпка 2. Представете се
Посочете вашето име и статус (например студент по трета година по биология в Университет X) на получателя на имейла. Обяснете как сте получили информация за стажа, независимо дали онлайн, във вестника или чрез лице за контакт. Ако имате общо лице за контакт, обяснете това веднага. Например, можете да напишете: [програмен директор/моят професор/и т.н.], [заглавие и име], което предлага да се свържа с вас.
Стъпка 3. Посочете наличността си
Обяснете началните и крайните дати на работа и дали тези дати са гъвкави. Например, ако имате желание да направите стаж през пролетния семестър плюс летен стаж на пълен работен ден, обяснете и това. Опишете броя часове на седмица, които можете да работите.
Стъпка 4. Посочете целта на стажа
Имате ли нужда от стаж за изпит по курс? Ако е възможно, обяснете, че вашето преследване на възможности за стаж е преди всичко да натрупате опит и да бъдете гъвкави с работните отговорности и обезщетенията. Запишете какви умения се надявате да придобиете от стажа.
Стъпка 5. Опишете на какво се възхищавате в компанията
Опишете нещо, което знаете или мислите за оценката на компанията за нейната организация. Не споменавайте негативни новини. Направете вашето писмо положително. Например, можете да заявите: [Име на компанията] има изключителна репутация и оценявам ангажимента на тази компания към [Безплатен бюджет за грижи за пренебрегвани животни].
Метод 3 от 4: Написване на втори параграф
Стъпка 1. Обсъдете вашите квалификации и опит
В няколко изречения обяснете информация за курсовата работа, предишен трудов опит и съответните способности. Покажете как вашите знания могат да бъдат от полза за компанията. Включете информация за длъжности и позиции на доброволци и как този опит ви е подготвил за тези позиции. Подчертайте как можете да допринесете за компанията. Потенциалните работодатели трябва да вярват, че можете да се справите със задачите, които са ви възложени.
- Опишете трудовия опит със силни глаголи. Вместо да пиша: „Две години бях стажант по маркетинг“, обяснете „Като маркетинг стажант създавам ново съдържание, проектирам дигитални и печатни брошури и управлявам социални медии за бизнес с 50 служители.
- Уменията могат да бъдат боравене със социални медии, организиране на събития или различни други неща.
Стъпка 2. Избройте академичните или извънкласните успехи
Запишете академичната си квалификация. Ако някога сте имали ръководна роля, опишете своите задължения и/или постижения. Били ли сте някога председател на комисия? Водили ли сте някога екип? Бъдете кратки, за да не загубите вниманието на читателите на имейлите си.
Вместо прилагателни, за да опишете себе си, използвайте конкретни примери, които демонстрират вашите качества. Например, вместо да казвате „Аз бях амбициозен ученик“, напишете „Постоянно бях в първите 10 процента от учениците в моя клас“
Метод 4 от 4: Прекратяване на имейла
Стъпка 1. Посочете кога можете да се свържете
Обсъдете кога и как ще се свържете с работодателя, за да проследите състоянието на заявлението. Посочете вашата информация за контакт, а именно вашето име, имейл адрес, телефонен номер, както и вашата наличност. Можете да напишете: До мен може да се свърже по телефона или имейл. Ако не можете да се свържете с мен, ще ви се обадя [следващия понеделник].
Стъпка 2. Прекратете имейла
Учтиво е да благодарите на своите читатели на имейли, че отделиха време да прегледат информацията за вас. Завършете с топло затваряне, например „сбогом“. Ако преди сте говорили с четец на имейли по телефона или лично, можете да използвате поздрав като „Поздрави“. Не използвайте „Благодаря“или просто „Поздрави“като заключително писмо в официално писмо. Запишете пълното си име, например Нита Лаксамана, а не само Нита.
Стъпка 3. Проучете прикачените файлове
Не прикачвайте автобиографии към непоискани имейли за стаж. Работодателите може да не искат да отварят прикачени файлове, особено ако имат политика на работното място за прикачени файлове, освен ако компанията не търси активно стажанти. Ако съобщението за стаж иска резюме, прикачете документа във формат PDF (за разлика от документ на Word, където форматирането може да бъде загубено/променено, ако се отвори с друга система).
Някои работодатели могат да заявят, че няма да отварят прикачени файлове към имейли. Ако е така, включете мотивационното си писмо и възобновете в тялото на имейла. Не забравяйте да ги разделите, за да улесните работодателите да разграничават документите
Стъпка 4. Следвайте, както е обещано
Ако не се обадите от компанията, изпратете друг имейл - или за предпочитане телефонно обаждане. Можете да напишете така: Уважаеми д -р. Хансен, казвам се [твоето име] и следя имейл, който изпратих миналата седмица относно възможността за стаж [есен]. Ще съм благодарен на възможността да обсъдим тази позиция. Благодаря ти. Поздрави, Нита Адмирал.
Съвети
- Прикачването на мотивационно писмо създава официално усещане, тъй като имейл съобщенията обикновено са случайно средство за комуникация. Ако прилагате мотивационно писмо, имейл съобщението трябва да е кратко, но учтиво, да се обърне към работодателя, да посочи кой сте, защо кандидатствате и да обясни, че автобиографията и мотивационното писмо са приложени. Напишете името си в имейл съобщението и предоставете вашата информация за контакт.
- Не създавайте имейл като обикновен имейл. Бъдете конкретни за всеки имейл, който изпращате, така че работодателите да знаят, че не използвате общи методи за търсене на стаж.
