Когато планирате среща, трябва да съобщите цялата релевантна информация ясно и сбито. Трябва да предоставите описание на часа, мястото и темата на дискусията. Може да се наложи да си водите бележки, ако са необходими някакви подготовки или материали за срещата. Без значение какъв носител използвате, имейл или приложение на Outlook, уверете се, че е предадена важна информация, така че всички поканени да я знаят и да могат да предскажат срещу какво се изправят.
Стъпка
Метод 1 от 3: Писане на силни теми
Стъпка 1. Напишете кратка, подходяща тема с датата и темата на срещата
Записването на тези неща в полето за темата позволява на поканените да разберат часа и темата на срещата, без да се налага да отварят имейла. Например можете да напишете „Среща 01/03: нови насоки за отчитане“.
Внимание:
Ако не напишете тема за среща, хората могат да отговорят, за да попитат дали срещата е от значение за техния отдел или трябва да присъстват. Затова не забравяйте да запишете темата на срещата!
Стъпка 2. Поискайте потвърждение за присъствие в полето за тема
Ако трябва да знаете кой идва, поискайте потвърждение в полето за темата. По този начин читателите ще знаят, че трябва да отговорят възможно най -бързо, дори ако не са отворили имейла. Можете да напишете „Среща за човешки ресурси в петък 10/06, моля потвърдете скоро“.
Можете също да напишете „Моля, отговорете: HR среща 10/06“
Стъпка 3. Ако срещата е спешна, напишете я в полето за темата
Ако темата на срещата е спешна или изисква бързо решение, така че срещата трябва да се проведе незабавно, поставете авариен знак в полето за темата. Например можете да напишете „Спешна среща в понеделник 31/02: киберсигурност“.
Много е важно да се обясни темата на срещата, за да може читателят да познае какво ще бъде обсъдено
Стъпка 4. Запишете дали срещата е задължителна или само предложение
Ако работите за голяма компания, присъствието на определени хора не винаги е необходимо. Напишете съответните отдели в полето за темата или ги уведомете, ако трябва да присъстват. Например, можете да напишете „Задължителна маркетингова среща 6/10“.
Ако читателят не е длъжен да присъства, можете да напишете „Препоръчително е да присъствате на 10/6 среща за ефективни маркетингови тактики“
Стъпка 5. Използвайте пълни думи в полето за тема, за да избегнете объркване
Съкращенията може да изглеждат ефективни, но всъщност са по -малко конкретни от пълните думи и могат да доведат до объркване. Например „KK“може да означава „Семейна карта“или „Кредитна карта“в зависимост от това кой разбира или не разбира личния ви език.
Можете обаче да използвате общи съкращения, като „RSVP“, „HR“и „KTP“
Метод 2 от 3: Писане на имейл съдържание
Стъпка 1. Напишете приятелско, кратко въведение и кратки бележки
Представянето ви е необходимо, ако работите за голяма компания или ако не познавате всички. В това кратко въведение трябва да съобщите дали има документи или материали, които трябва да бъдат попълнени/внесени на срещата.
Създайте приятелско или подходящо за работата представяне. Например „Здравей, Тим! Нямам търпение новата програма да стартира следващата седмица!”
Бакшиш:
Напомнете на читателите, ако трябва да изпълнят конкретна задача или да донесат нещо на среща. Например „Не забравяйте да донесете 4 хартиени копия от списъка с контакти на вашия доставчик“.
Стъпка 2. Напишете датата и часа на отделен ред, така че да се откроят
Това е важна информация за поканените. Така че, изяснете го и се откройте от другите изречения около него. Разделете два реда над и под него или го напишете с удебелен шрифт.
- Пример: „6 октомври 2020 г., 10.30 - 11.45 WIB“
- Ако срещата се провежда онлайн, предоставете информация за часовата зона, така че хората в различни часови зони да не изостават поради неправилна комуникация. Например можете да напишете: „6 октомври 2020 г., 10.30 - 11.45 WIB (GMT+8)“
Стъпка 3. Напишете местоположението след датата и часа
Уверете се, че мястото също е изписано на видно място като датата и часа, особено ако срещата се провежда на ново място, трудно се намира или ако знаете, че някои от поканените не са запознати с местоположението. За виртуални срещи (чрез форуми на живо или видео чат) предоставете директна връзка за поканените, за да имат лесен достъп до форума или видео връзка.
Когато давате указания, бъдете възможно най -подробни. Пример: „Моля, елате в заседателната зала 592 в сградата Sasana Widya Sarwono (Jalan Gatot Subroto No. 10). Стая 592 е на 2 -ри етаж в сградата. Така че трябва да вземете асансьора от приземния етаж, да спрете на 12 -ия етаж и да използвате асансьора от южната страна на сградата (отляво), за да се качите на 59 -ия етаж
Стъпка 4. Споделете целта на срещата
Уведомете поканения за целта на срещата. Разказването на кратък дневен ред ще помогне на поканените да разберат какви задачи трябва да изпълнят предварително. Можете да дадете име на темата (например „Актуализация на киберсигурността“) или да планирате:
- 10.30 - 10.45 Предоставете най -новата информация за състоянието на проекта
- 10.45 - 11.10 Сравнете и изберете прилични оферти
- 11.10 - 11.30 Мозъчна атака и изстрелване на цели
Стъпка 5. Проверете отново имейла за граматически или информационни грешки
Най -важното нещо, което трябва да проверите отново, е датата, часът и мястото на срещата. Уверете се, че тези три неща са правилни! Можете също така да прочетете отново въведението, дневния ред или всякакви други бележки, които може да сте добавили, за да се уверите, че сте предоставили цялата необходима информация.
Прочетете на глас, за да се уверите, че писането ви е ясно и сбито, преди да изпратите имейл
Метод 3 от 3: Използване на Outlook или приложението за интегриран календар
Стъпка 1. Щракнете върху „Нова среща“в началното меню в Outlook
Ако вашата компания използва комуникационна база данни с интегриран календар, като Outlook, използвайте я за планиране на срещи. Тази среда обикновено е комуникационният канал, избран от хората, с които работите.
Ако вашата компания не използва Outlook или подобна услуга, използвайте имейла, предоставен от вашата агенция, за да изпратите покани
Стъпка 2. Изберете часа и датата от прозореца „Асистент за планиране“
След създаване на нова среща ще се появи прозорец на календара. Кликнете върху „Асистент за планиране“и маркирайте наличния час и дата за срещата.
Уверете се, че сте избрали подходящото време за поканените да присъстват. В зависимост от приложението на компанията, може да се наложи да промените настройките на дисплея си, така че графикът на всички (и вашият) да се появи на екрана
Стъпка 3. Добавете поканените, като въведете имената им или използвате адресната книга
Щракнете върху текстовото поле, за да въведете името ръчно или превъртете през адресната книга и изберете име на поканен от списъка. Използвайте функцията „Асистент за планиране“, за да проверите наличността на времето за покана.
Ако поканените нямат свободно време, имената им ще бъдат маркирани. Асистентът за планиране дори ще предостави препоръчани часове, които да отговарят на вашия график и други поканени
Стъпка 4. Задайте началния и крайния час на срещата
Уверете се, че датата съвпада с тази, която сте задали по -рано. Щракнете върху бутона календар, ако трябва да го промените. Използвайте стрелката надолу вдясно от списъка с часове, за да изберете подходящо време за среща.
Записването на времето за завършване на срещата е вашият начин да зачитате времето на другия човек, за да може той да предвиди какво ще се случи и да планира пътувания или работа за деня
Стъпка 5. Щракнете върху „Среща“под „Среща“в горната част на екрана
Ще се върнете на екрана с график и ще видите, че срещата ви е насрочена. След това можете да добавите тема, местоположение и бележки.
Ако не виждате записа на срещата в екрана с графика, върнете се към предишните стъпки и повтаряйте, докато се появи графикът на срещата
Стъпка 6. Запишете темата, местоположението и конкретните бележки
Информирайте темата за срещата с няколко кратки думи (Пример: „Тест на нов продукт“). Кажете конкретното местоположение. Запишете инструкции за местоположение, ако мястото не се използва често за срещи или е трудно достъпно. Дайте допълнителни бележки (като например подготовката, която трябва да извършат), които са от значение за срещата.
- Дайте адреса на местоположението, въпреки че е вероятно поканеният вече да го знае.
- Щракнете върху „изпрати“, когато приключите.
Бакшиш:
Не използвайте твърде широка тема, като „мозъчна атака“, защото тези думи не дават ясна информация за целта на срещата. Можете да го замените с „мозък на ума за продавач на нов продукт“.
Съвети
- Когато препрочитате имейл или покана, уверете се, че е кратък и без претрупвания.
- Използвайте приятелски и професионален тон.
- Проверете отново списъка с получатели, за да се уверите, че всички цели са поканени.
- Въведете имейл адреса в полето „bcc“, ако искате да скриете целия имейл адрес от получателите.
Внимание
- Не пишете покани или имейли без дата, час и местоположение. Поканените ще бъдат объркани и ще получите десетки отговори, питащи за тези неща.
- Не пишете с главни букви, тъй като това ще се тълкува като викане и това е много непрофесионално.
