По своята същност имейлите не са толкова официални, колкото писменото писмо. Има обаче моменти, когато трябва да използвате по -официален тон при писане на имейли. Помислете кой е получателят, след това изберете правилния поздрав. След това можете да измислите формат на поздрав и да напишете начално изречение.
Стъпка
Част 1 от 3: Разглеждане на получателите
Стъпка 1. Решете колко формално трябва да бъдете
Дори и да напишете „официален“имейл, нивото на формалност зависи от лицето, което го получава. Например, нивото на официалност на имейл до лектор не е същото като имейл при кандидатстване за работа.
При първия контакт, за да сте в безопасност, използвайте по -официален тон
Стъпка 2. Намерете името на получателя
Направете проучване, за да намерите получатели, които не познавате. Познаването на името ще направи поздрава по -личен, дори ако използвате официална техника.
Стъпка 3. Следвайте примера на получателя
Ако получателят първо ви изпрати имейл, можете да копирате поздрава, който използва. Например, ако той използва „Здравей“и вашето име, можете да отговорите в същия стил, като използвате „Здравей“и неговото име.
Част 2 от 3: Избор на поздрави
Стъпка 1. Използвайте „Уважаеми“
Поздрави "Скъпи". (последвано от името на получателя) много често се използва по някаква причина. Този поздрав е официален, без да е прекален и толкова познат, че не привлича много внимание и това е добре. Не искате поздрав, който да се откроява, защото е на място.
Стъпка 2. Опитайте „С уважение“, ако не знаете името на получателя
Този поздрав се използва сравнително официално в бизнес имейли, особено ако не знаете името на получателя. Добре е обаче първо да потърсите името, ако е възможно.
Можете също да използвате „Към кого може да се отнася“, ако имейлът е много официален и не знаете името на получателя. Този поздрав обаче понякога кара хората да се обиждат, защото не е личен
Стъпка 3. Помислете за „Здравей“или „Здравей“в по -малко официален имейл
Имейлите обикновено изглеждат по -малко официални от писмата като цяло. Така че можете да използвате поздрав като „Здравей“в доста официален имейл. Например, ако пишете имейл на лектор, особено на познат, все пак е уместно да поздравите.
Стъпка 4. Не използвайте „Хей“
Докато „Здравей“е приемливо в полуформални имейли, „Хей“е различна история. Този поздрав е много непринуден, дори в пряка реч. Така че трябва да го избягвате. Дори и да познавате добре шефа си, избягвайте да използвате „Хей“в имейли, адресирани до него или нея.
Стъпка 5. Използвайте заглавие вместо име, ако е необходимо
Понякога, когато пишете имейл на някого, знаете само позицията му в компанията или организацията. В този случай просто използвайте заглавието вместо името, като например „Уважаеми. HR мениджър, „Уважаеми. Комитет по подбор на персонал “, или„ Уважаеми. Професор.
Стъпка 6. Добавете поздрав, за да направите имейла по -официален
Ако е възможно, добавете „сър“, „баща“, „майка“, „д -р“или „Професор“преди името на получателя за по -официално впечатление. Също така използвайте фамилията или пълното си име, а не само собственото си име.
Част 3 от 3: Съставяне и стартиране на имейл
Стъпка 1. Поставете поздрава в първия ред
Най -горният ред е зает от избрания от вас поздрав, последван от името на получателя. Използвайте заглавие или титла, ако е възможно, като „г -н“, „майка“или „д -р“, последвано от вашето име и фамилия.
Стъпка 2. Използвайте запетаи
По принцип трябва да използвате запетая след поздрава. В официално писмо можете да използвате двоеточие, но това обикновено е твърде официално за имейл. Запетая ще бъде достатъчна, но можете да използвате двоеточие, ако пишете встъпително писмо в имейл.
Стъпка 3. Продължете към следващия ред
Салам има свое място на върха. След това натиснете клавиша Enter, за да продължите към следващия ред. Ако използвате интервали за нови абзаци вместо изречения с отстъп, поставете празен ред между поздрава и първия параграф.
Стъпка 4. Представете се в началното изречение, ако е необходимо
За първия имейл се представете дори ако познавате получателя в реалния живот. Като предоставят лична информация, получателите ще бъдат насърчавани да прочетат имейла ви.
- Например „Казвам се Джесика Хартоно и съм директор маркетинг в ABC Company“. Можете също така да се представите на получателя, като „Казвам се Рама Сусанто и ще взема вашия маркетинг клас (Маркетинг 101 всеки вторник и четвъртък следобед)“.
- Ако вече познавате получателя и сте му изпратили имейл, не се колебайте да използвате първото изречение като поздрав. Например „Благодаря ви за толкова бърз отговор“или „Желая ви добро здраве“.
Стъпка 5. Напишете тялото на имейла
Повечето официални имейли стигат до същината на въпроса. Това означава, че първото и второто изречение трябва да адресират защо пишете на получателя. Не забравяйте, че бъдете възможно най -кратки за целта си.
