Информацията е по -лесна за получаване, организиране и редактиране с помощта на формуляри. Формулярите са особено полезни, ако трябва да въведете много данни от списък или да получите резултати от проучването. Всеки формуляр има няколко полета (полета за въвеждане на данни). Формулярите могат да имат различни типове полета, както прости, така и сложни. Простите полета ви позволяват да въведете желаните данни. Сложните полета могат да бъдат „поле за списък“, което ви позволява да избирате от няколко опции в списък, и „бутон за завъртане“, който ви позволява да изберете стойностите, които искате да въведете. Тази статия ви помага да създавате формуляри с помощта на Excel или Google Forms, които са компоненти на Google Документи (онлайн програмата за текстообработка на Google на Google).
Стъпка
Метод 1 от 3: Създаване на формуляр за въвеждане на данни с Excel
Стъпка 1. Определете дали формулярът за въвеждане на данни е най -подходящ за вашите нужди
Формулярите за въвеждане на данни се използват, когато имате нужда от прости формуляри за текстови полета, всеки от които има заглавие под формата на етикет. Формулярът за въвеждане на данни ви позволява лесно да преглеждате и въвеждате данни, без да е необходимо да превключвате полета, особено когато не всички полета могат да се показват на екрана на монитора. Например, може би вашият списък с информация за контакт и поръчки на клиенти надвишава 10 колони. Ще бъде по -лесно, ако въведете вашето име, адрес, телефонен номер, имейл, дата на поръчка, вид на поръчката и така нататък с формуляра за въвеждане на данни, вместо да въвеждате всяка информация в нейните собствени полета.
Стъпка 2. Добавете заглавието, използвано във формуляра за въвеждане на данни
Въведете заглавие в горната част на всяка колона, което искате да използвате във формуляра за въвеждане на данни. Excel използва тези заглавия за създаване на полета във формуляри за въвеждане на данни.
- Например, ако предоставите заглавията „Име, адрес, телефонен номер, имейл, дата на поръчка и вид поръчка“в съответните им колони, започващи отляво надясно на работния лист, тези заглавия ще се появят в диалоговия прозорец (данни от формуляра за въвеждане) в ред отгоре надолу.
- Преди да преминете към следващия процес, проверете дали има бутон Форма в етикета Данни. В противен случай добавете бутон Форма към лентата с инструменти за бърз достъп. Щракнете върху Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп и изберете опцията Още команди. Променете популярните команди на Всички команди, превъртете до дъното на списъка и щракнете върху Форма. След това щракнете върху бутона Добавяне, последван от бутона OK.
Стъпка 3. Отворете формуляра за въвеждане на данни, за да започнете да въвеждате данни
Щракнете върху всички клетки под заглавията и отидете на етикета Данни. Намерете и щракнете върху бутона Формуляр. Excel ще покаже диалогов прозорец, показващ заглавието на всяка колона, въведено преди това в работния лист под формата на списък с вертикални полета. Диалоговият прозорец действа като формуляр за въвеждане на данни.
- Бутонът Форма е на етикета Данни или лента с инструменти за бърз достъп.
- Ако сте наименували работния лист, върху който работите, диалоговият прозорец (формуляр за въвеждане на данни) ще има заглавие. Текстът в заглавието ще бъде същият като името на работния лист. Ако работният лист няма име, заглавието на диалоговия прозорец (формуляр за въвеждане на данни) ще има думата „Sheet“, последвана от номера на работния лист.
Стъпка 4. Въведете данните за новия ред
Използвайте клавиша TAB, за да преминете към следващото поле във формуляра за въвеждане на данни. Натиснете бутона ВРЪЩАНЕ, след като въведете данни във всяко поле във формуляра за въвеждане на данни. Въведените данни ще бъдат добавени като следващия ред в списъка на вашия работен лист.
Стъпка 5. Щракнете върху бутона Затвори в диалоговия прозорец (формуляр за въвеждане на данни), за да прекратите въвеждането на данни
Excel ще затвори формуляра за въвеждане на данни. Не е необходимо да натискате бутона RETURN за последния ред.
Метод 2 от 3: Създаване на формуляр с Google Документи
Стъпка 1. Посетете docs.google.com/forms
Google Forms е много полезен за планиране на събития, създаване на анкети или събиране на информация бързо и лесно. Влезте в профила си в Gmail, преди да продължите, ако все още не сте го направили.
Можете да споделите формуляра с други, за да могат да попълнят формуляра онлайн и всички отговори да бъдат събрани в работен лист
Стъпка 2. Щракнете върху символа плюс (+)
Google Forms ще отвори нов формуляр. В горната част на формуляра има два основни етикета: Въпроси и отговори.
Стъпка 3. Добавете въпроси към формуляра си
Трябва да запишете всеки въпрос и да посочите типа отговор, който искате. Ако за първи път създавате формуляр, възползвайте се от бутона „Разходка“, за да се запознаете с всички налични опции. Във формуляра можете да въведете 9 различни типа въпроси.
- използвайте Кратък отговор (кратък отговор), ако желаният отговор се състои само от една или две думи
- използвайте параграф (параграф), ако желаният отговор е едно изречение или повече. Например вашият въпрос може да бъде „Какви са ползите от редовните упражнения?“
- използвайте множествен избор (множествен избор), ако искате един отговор от няколко дадени опции. Например „Какъв спорт обичаш най -много?“Дайте списък на спортовете, от които да избирате. Всяка опция в списъка ще се появи до малък кръгъл бутон във формуляра
- използвайте Квадратчета за отметка (квадратче за отметка), ако искате множество отговори от дадения списък с опции. Например „Какъв спорт обичаш?“Дайте списък на спортовете, от които да избирате. Всяка опция в списъка ще се появи до малък квадратен бутон във формуляра.
- използвайте Падащо меню (падащо меню), ако искате отговор като избор от менюто. Например: „В кой сезон обикновено се занимавате с любимия си спорт?“дайте списък на сезоните. Във формуляра ще се появи списък под формата на падащо поле. Първият отговор ще се появи в това падащо поле.
- използвайте Линейна скала (линейна скала), ако искате отговора под формата на оценка на опциите под формата на цифрова скала. Например: „Колко се интересувате от Индонезийската лига?“Скалата за въпроси ще се появи под формата на числа 1-5. Можете да увеличите или намалите мащаба, когато създавате въпрос. Максималната скала, която може да се използва, е от 1 до 10.
- използвайте Решетка с множество възможности за избор (решетка с множество възможности за избор), когато искате множество отговори на въпрос. Например: „В кой месец обикновено спортувате по -долу?“Въведете списъка с месеци като редове и списъка със спортове като колони. Въпросът за мрежа с множество възможности за избор ще се появи като мрежа с опции за ред, изброени вертикално, и опции за колони хоризонтално.
- използвайте Дата ако желаният отговор е конкретна дата.
- използвайте Време ако желаният отговор е определено време.
Стъпка 4. Изберете метод за събиране на данни от пълнителя на формуляра
Щракнете върху етикета Отговори, за да се покажат наличните опции. Изберете Създаване на нова електронна таблица или Изберете съществуваща електронна таблица.
- Ако създавате нов работен лист, въведете име за работния лист и щракнете върху Създаване. Google ще свърже новия работен лист с формуляра. Когато хората попълнят формуляра, Google ще въведе отговорите на въпросите във формуляра в работния лист. Всеки отговор ще се показва с времева отметка (timestamp).
- Ако изберете съществуваща електронна таблица, изберете един от създадените от вас работни листове. Google ще свърже съществуващия работен лист с формуляра. Моля, обърнете внимание, че този метод ще накара Google да преформатира съществуващите работни листове. Въпросите във формуляра ще се показват като заглавия на колони.
Метод 3 от 3: Създаване на собствен творчески формуляр с Excel
Стъпка 1. Определете дали този тип формуляр отговаря най -добре на вашите нужди
Използвайте персонализиран формат, ако искате формуляр с персонализирано оформление и определени ограничения на стойността, които други хора могат да попълнят. Например, може да събирате данни, свързани с конкретен спорт и да искате да знаете какви са упражненията, които можете да правите сами, честотата за един месец, процентът на свободното време, прекарано в упражнения, и други подробности.
-
Стъпка 2. Активирайте етикета за програмисти
Етикетът за програмисти е вдясно от етикета Изглед. Етикетът за програмисти ви позволява да използвате различните инструменти, необходими за създаване на ваши собствени персонализирани формуляри.
- Щракнете върху бутона Microsoft Office, последван от бутона Опции на Excel.
- Щракнете върху квадратчето за отметка Показване на програмист в лентата.
- Щракнете върху етикета на програмиста, за да видите наличните инструменти. Excel използва специална терминология за сложни полета, като списъчни полета. Това сложно поле се нарича „контрол“. Ще трябва да използвате иконата Insert Controls, която изобразява куфар с чук и гаечен ключ.
Създайте формуляр в електронна таблица Стъпка 12 Стъпка 3. Въведете основното заглавие, което ще се използва във формуляра
Въведете всяко заглавие в отделна клетка. Например, ако събирате данни за хора на различна възраст в различни градове, въведете заглавията Име, възраст, град.
Посочете желаното оформление на заглавието във формуляра, когато въвеждате заглавието. Добра идея е да оставите една или повече празни клетки под или вдясно от всяко заглавие. По този начин разстоянието между всяко заглавие и полето за въвеждане на данни не е твърде тясно
Създайте формуляр в електронна таблица Стъпка 13 Стъпка 4. Въведете използваните данни в сложното (контролно) поле във формуляра
Въведете всички данни в клетката. Например, ако събирате данни за спорт, въведете бейзбол, футбол, хокей, тенис, голф.
Създайте формуляр в електронна таблица Стъпка 14 Стъпка 5. Използвайте функцията INDEX
Функцията INDEX може да връща стойности от определен диапазон от данни. Въведете функцията INDEX в целевата клетка, за да покажете избора на контрола. Например, ако A1 ще съдържа опции, а C1: C5 съдържа данни, въведете INDEX (C1: C5, A1, 0) в A1.
Създайте формуляр в електронна таблица Стъпка 15 Стъпка 6. Добавете списъчното поле, което искате да се появи във формуляра
Използвайте поле със списък, ако искате само да дадете на потребителя на формуляра определени възможности за избор. Например, ако събирате данни, свързани със спорта, ограничете избора до бейзбол, футбол, хокей, тенис и голф. Всеки, който попълни формуляра, може да избира само от няколко от тези спортове. Задайте местоположението и стойността на всяко поле със списък.
- Щракнете върху Вмъкване в секцията Контрол. След това щракнете върху полето със списък (контрол на формуляра) под контрол на формуляра.
- Щракнете върху местоположението на работния лист, където искате да се появи горният ляв ъгъл на списъчното поле, след което превъртете до мястото, където искате да се появи долният десен ъгъл на списъчното поле.
- Щракнете върху Свойства в секцията Контроли. В прозореца Форматиране на обект въведете диапазона, където са данните (в този пример C1: C5), и клетката, която ще върне резултата (в този пример A1).
Създайте формуляр в електронна таблица Стъпка 16 Стъпка 7. Добавете всички полета за комбинация, които искате да се показват във формуляра
Комбинираното поле е почти същото като полето със списък. Това поле обаче комбинира текстово поле със списъчно поле. Използвайте полето за комбинация, когато искате да предоставите на потребителя опции за избор от ограничен списък или да въведе алтернативни отговори. Например, ако събирате данни, свързани със спорта, въведете като опции бейзбол, футбол, хокей, тенис и голф. Въпреки това, за потребител, който може да играе футбол и други спортове, той може да избере футбол и други спортове в списъка или да избере футбол и да попълни името на друг спорт в текстовото поле, което е част от полето за комбинация. Задайте местоположението и стойността за всяко поле за комбинация.
- Щракнете върху Вмъкване в секцията Контроли. След това щракнете върху Комбинирано поле под Контроли на формуляри.
- Щракнете върху местоположението на работния лист, където искате да се появи горният ляв ъгъл на полето за комбинация, и го плъзнете до мястото, където искате да се появи долният десен ъгъл на полето за комбинация.
- Щракнете с десния бутон върху полето за комбинация и след това щракнете върху Форматиране на контрола. В прозореца Контрол на формата въведете диапазона, в който се намират вашите данни (в този пример C1: C5), клетката, която ще покаже резултата (в този пример A1), и номера в полето за падащи линии. Въведеният номер ще определи броя на редовете в полето за комбинация, преди да трябва да превъртите надолу, за да видите останалата част от списъка.
Създайте формуляр в електронна таблица Стъпка 17 Стъпка 8. Добавете всички бутони за възпроизвеждане, които искате да се показват във формуляра
Бутонът за завъртане ще се появи на формуляра като символ, чиято горна половина е стрелка, сочеща нагоре, а долната половина е стрелка, насочена надолу. Използвайте циферблата, когато искате потребителят да избере номер от диапазон от числови стойности, включително дата или час. Например, ако събирате данни, свързани със спорта, може би искате да знаете колко често потребителите играят определен спорт за един месец, но искате само да въведете резултати, където общият отговор е повече от 20. В този случай можете да зададете максималният лимит на бутона за възпроизвеждане до 20. Кой Всеки, който попълни формуляра, може да избере стойност от 1 до 20, като използва стрелките нагоре и надолу на бутона за възпроизвеждане. Задайте местоположението и стойността за всеки бутон за възпроизвеждане.
- Щракнете върху Вмъкване в секцията Контроли. След това щракнете върху бутона за завъртане под контрол на формуляра.
- Щракнете върху местоположението на работния лист, където ще се появи горният ляв ъгъл на бутона за завъртане, и плъзнете, докато се появи долният десен ъгъл на бутона за завъртане.
- Щракнете с десния бутон върху бутона за възпроизвеждане и щракнете върху Контрол на формата. Въведете числата в полетата Стойност и Промяна. Въведете клетката, която ще покаже резултата (в този пример A1) в полето за връзка с клетка.
Създайте формуляр в електронна таблица Стъпка 18 Стъпка 9. Добавете лента за превъртане към формуляра, ако е необходимо
Лентата за превъртане поддържа диапазон от стойности, използвайки стрелки за превъртане или полета за превъртане. Използвайте лентата за превъртане, ако искате потребителят да избере стойност от голям диапазон от стойности, като процент. Например, ако събирате данни, свързани със спорта, може да искате да знаете процента от свободното време на потребителя, прекарано в избрания от него спорт. В този случай можете да използвате лентата за превъртане като процентен диапазон. Потребителите, попълващи формуляра, могат да преместват стрелката за превъртане или полето за превъртане, за да изберат процента, който искат да въведат. Задайте мястото и стойността за всяка лента за превъртане.
- Щракнете върху Вмъкване в секцията Контроли. След това щракнете върху лентата за превъртане под Контроли на формуляра.
- Щракнете върху местоположението на работния лист, където ще се появи горният ляв ъгъл на лентата за превъртане, и плъзнете докрай до мястото, където ще се появи долният десен ъгъл на лентата за превъртане.
- Щракнете с десния бутон върху лентата за превъртане и след това щракнете върху Контрол на формата. Въведете число в полетата Стойност и Замяна. Въведете клетката, която ще покаже резултата (в този пример A1) в полето за връзка с клетка.
Създайте формуляр в електронна таблица Стъпка 19 Стъпка 10. Деактивирайте етикета за програмисти
Тази опция премахва достъпа до контролно оборудване. Направете това, когато приключите с добавянето на всички желани контроли към формуляра. Тази стъпка трябва да бъде направена така, че когато изпращате формуляра на потребителите, те да могат да въвеждат данни само в сложни полета (контроли) във формуляра. Потребителят не може да променя диапазона от данни, които могат да бъдат въведени в сложни полета (контроли).
- Щракнете върху бутона Microsoft Office, последван от бутона Опции на Excel.
- Поставете отметка в квадратчето с надпис Покажи програмист на лентата.
Създайте формуляр в електронна таблица Стъпка 20 Стъпка 11. Запазете формуляра като шаблон
Щракнете върху бутона Microsoft Office, последван от опцията Запазване като. Изберете Работна книга на Excel от списъка, който се показва. Изберете Шаблон на Excel в полето, което казва Запазване като тип, и щракнете върху бутона Запазване. Вашият персонализиран формуляр е готов за изпращане до тълпата за попълване.
