Чувствате се претоварени, като се налага да изпълнявате безброй отговорности за ограничен период от време? Личните и професионалните отговорности, които се припокриват, са склонни да предизвикат стрес, особено ако изключителната заетост често ви кара да забравите нещо важно. За да предотвратите това, защо не опитате да направите чист и добре организиран списък със задачи? Чрез този списък можете по-лесно да зададете приоритети, да следите незавършените задачи и да увеличите ежедневната производителност.
Стъпка
Част 1 от 3: Обобщаване на подробностите за дейността
Стъпка 1. Определете най -подходящата среда
Ако имате достъп до телефона си повече от дневния ред, опитайте да запишете списък със задачи в приложението си за телефон. От друга страна, ако не искате да се взирате в екрана на телефона или компютъра си по цял ден, опитайте да го запишете на лист хартия или специален дневен ред. Ако не е съобразен с вашите предпочитания, вероятно списъкът със задачи ще бъде по-малко ефективен.
Всъщност има приложения като Any.do, Wunderlist и Pocket Lists, които можете да изтеглите и използвате, за да управлявате ежедневните си дейности по -ефективно
Стъпка 2. Избройте всичко необходимо, за да свършите
Аранжиментът може да бъде изпълнен с по -малко важни неща като „Баня“до важни неща като „Довършителни материали за презентацията през следващата седмица“или „Търся подарък за рождения ден на мама следващия месец“. Както можете да видите, трите задачи са от различно естество, значение и продължителност. На този етап не бързайте да ги категоризирате; просто запишете всички задачи, отговорности или дейности, които ви идват на ум.
- Чувствайте се свободни да запишете всичко, което ви хрумне на хартия. По този начин ще се почувствате по -облекчени, както и ще помогнете да не забравите никакви отговорности.
- Този списък е вашият основен списък със задачи.
Стъпка 3. Помолете другите за помощ, ако е необходимо
След като съставите списък с дейности, които трябва да завършите, решете дали да поискате помощ от другите. Всъщност не бива да се колебаете да помолите някой друг за помощ, ако се чувствате наистина претоварени или имате много ограничено време! Избягвайте желанието да управлявате нещата сами! Ако задачата може да бъде делегирана на някой друг, не се колебайте да я направите!
Част 2 от 3: Управление на дейностите
Стъпка 1. Групирайте задачите, изброени в основния списък, в категории
Например, можете да създадете категории „отговорност на работното място“и „отговорност у дома“. Това ще ви помогне да фокусирате по -добре вниманието и енергията си върху всяка задача. Например, можете да спестите повече време, като не се налага да проверявате категорията „отговорност у дома“, когато сте на работа.
За да увеличите максимално производителността, представете си, че поставяте всичките си задачи на пътека пред вас. След като направите това, опитайте се да премахнете разсейващите шумове и се опитайте да съсредоточите вниманието си върху определен набор от задачи. С други думи, престанете да се притеснявате за ненужни задачи или отговорности този ден
Стъпка 2. Направете списък с дейности само за един ден
Това ще ви помогне да управлявате отговорностите си според техните приоритети. Освен това също няма да се чувствате обременени, защото „нямате“отговорности, които трябва да бъдат изпълнени утре, следващата седмица или дори следващия месец! Съсредоточете се върху това, което можете да завършите в рамките на 24 часа. В идеалния случай броят на дейностите, които трябва да изпълните за един ден, не трябва да надвишава десет или дори пет дейности.
- Ако не знаете откъде да започнете, опитайте да ускорите времето за лягане. Какви задачи наистина трябва да се свършат в този час? След като го намерите, добавете го в списъка си с приоритети!
- Използвайте основния списък със задачи като справка за ежедневните си задачи. След като направите списък със задачи или ежедневна задача, веднага се отървете от основния списък със задачи!
Стъпка 3. Оценете продължителността на всяка задача или отговорност
Мислете реалистично! Ако не отделяте достатъчно време или сте прекалено обсебени да свършите всяка задача възможно най -бързо, е по -вероятно да бъдете атакувани от повече стрес. Повярвайте ми, няма да можете да работите продуктивно, ако сте постоянно объркани. Затова измервайте обективно и реалистично продължителността на всяка задача и планирайте графика си на дейност въз основа на тази оценка.
Изчакайте около 10-15 минути между всяка отговорност. Всъщност наистина не можете да преминете от една задача в друга без почивка, нали?
Стъпка 4. Създайте списък със задачи, за да изглежда по-интересен
Въпреки че се чувства по-малко важно, тези действия всъщност могат да променят вашата гледна точка в списъка със задачи в по-положителна посока! Опитайте да напишете или напишете списък със задачи в любимия си цвят, да го залепите върху някакъв интересен цветен картон или да го проектирате на телефона си. Направете всичко необходимо, за да увеличите мотивацията си да изпълнявате различните отговорности в него!
Част 3 от 3: Спазване на ангажименти
Стъпка 1. Запишете крайния срок за всяка задача, посочена в основния списък със задачи
Повярвайте ми, това ще ви улесни при съставянето на ежедневен списък със задачи, особено след като натрупаните отговорности са склонни да ви накарат да забравите за задачи, които се считат за по-малко значими или спешни. Направете ежедневен списък, като се обърнете към крайните срокове за всяка задача, изброени в главния списък!
- Ако дадена задача или отговорност няма краен срок, опитайте да я зададете сами.
- Без ясен и структуриран план, незначителните отговорности могат лесно да бъдат забравени.
Стъпка 2. Поставете списъка на място, където можете да го виждате често
Няма смисъл да съставяте списък със задачи, ако след това поставите хартията в чекмедже и я забравите. Затова винаги поставяйте списъка там, където го виждате често! По този начин няма да го забравите и ще бъдете по -мотивирани бързо да изпълните всички отговорности в него.
Вземете списъка със себе си, където и да отидете. Ако е необходимо, залепете копие на огледалото за баня или го пъхнете в чантата си. Уверете се, че можете лесно да ги видите и да получите достъп до тях
Стъпка 3. Дайте на някого копие от вашия списък със задачи
Например, можете да го дадете на родител, приятел, съпруг или колега; най -важното е да се уверите, че човекът може да следи напредъка ви. Ако някой друг знае списъка със задачи, ще се почувствате още по-склонни да отлагате, нали?
