Кой казва, че писането на имейл е най -лесният начин за комуникация? Всъщност писането на имейли също има етика. С други думи, стилът на езика в имейлите, насочен към съучениците и преподавателите, разбира се, трябва да бъде разграничен, особено защото официалното образование е вратата към потенциалната професионална кариера. Ето защо всички взаимодействия, които възникват в него, трябва да се извършват професионално, включително при изпращане на имейли. Например имейлите винаги трябва да се изпращат с вашия академичен имейл адрес и винаги трябва да се отварят с официален поздрав. Отнасяйте се към взаимодействието като към официално бизнес писмо. Тоест изложете мнението си по ясен, стегнат и ясен начин и използвайте добра граматика!
Стъпка
Част 1 от 3: Създаване на положително впечатление
Стъпка 1. Прочетете учебната програма на курса, за да разберете отговорите на вашите въпроси
Като цяло на вашите въпроси е даден отговор в материала, предоставен от лектора в началото на лекционния процес. В резултат на това настояването да попитате вашия професор само ще ви накара да изглеждате като несериозен студент, а също така може да раздразни преподавателя, че съдържанието на вашия имейл отнема ценно време.
- Учебната програма на курса обикновено съдържа информация относно заданията, крайните срокове за изпращане на задания, политиките в класа и форматите на заданията.
- Ако преподавателят предоставя само списък за четене, няма нищо лошо в изпращането на имейл с искане на материал, който не е обяснен в учебната програма на лекцията.
Стъпка 2. Използвайте своя академичен имейл адрес
Вероятно вашият професор ще получава десетки до десетки имейли всеки ден. Ето защо трябва да използвате академичен имейл адрес, така че имейлите да не попадат автоматично в кутията за спам. Освен това изпращането на имейл с академичен имейл адрес ще изглежда много по -професионално и ще помогне на преподавателите да идентифицират ясно името на подателя, особено след като академичните имейл адреси обикновено включват пълното име на студента.
Стъпка 3. Включете представителна тема
С други думи, уверете се, че съдържанието на вашия имейл е известно на лектора, дори ако той само чете темата. Познаването на намерението на вашия имейл от самото начало ще помогне на вашия лектор да отдели подходящото време за четене и отговор на него. Затова винаги включвайте ясна и сбита тема на имейла!
Например, можете да напишете „Въпроси за последните задачи“или „Заключителни есета“
Стъпка 4. Започнете имейла, като посочите името и заглавието на лектора
Без значение колко важни са вашите желания, винаги започвайте имейла си с официален поздрав, както бихте направили, когато пишете подобно официално писмо. Например, започнете имейла, като напишете „Уважаеми. Д -р Джоунс “, последвано от запетая. Не забравяйте да използвате псевдоним, който отговаря на предпочитанията на лектора, добре!
- Ако не сте сигурни, че въпросният лектор е спечелил докторска степен, просто се обърнете към него с „г -н Джоунс“.
- Ако вие двамата имате чести лични взаимодействия, няма нищо лошо да използвате по -непринуден поздрав, като „Здравейте, сър/д -р. Джоунс."
Част 2 от 3: Съставяне на имейл съдържание
Стъпка 1. Ясно се идентифицирайте
Тъй като въпросният преподавател не е само да ви преподава, вероятно той или тя трябва да напомни за вашата самоличност. Затова винаги започвайте имейла, като посочвате името си, както и името на курса, който ви е събрал, и часовете на лекциите, като например „Маркетингов час следобед“.
Стъпка 2. Съсредоточете се върху вашата точка
Не забравяйте, че преподавателите са много заети хора. Затова се уверете, че съдържанието на имейла ви не е заплетено, за да не отнема твърде много време за маловажни неща. Изложете мнението си по кратък, ясен и ясен начин и избягвайте маловажни или неуместни подробности.
Например, ако имате въпрос относно задание, кажете го ясно: „Има нещо, което искам да ви попитам относно заданието, което сте дали миналия четвъртък. Задачата всъщност трябва да се изпълнява в групи или поотделно, нали, сър/мадам?
Стъпка 3. Запишете с цели изречения
Не забравяйте, че тези имейли не са качвания във Facebook или текстови съобщения до вашите връстници! Тоест, винаги използвайте пълни и официални изречения, за да покажете своя професионализъм.
- Например, не пишете: „Материалът в последния клас беше наистина страхотен, сър/мадам!“
- Вместо това, опитайте да напишете: „Благодаря ви за последния материал, който преподадохте, който просветли разбирането ми“.
Стъпка 4. Използвайте правилния тон на имейл
Когато се свързвате с учител за първи път, не забравяйте да използвате професионален тон и граматика. Тоест, по никаква причина не използвайте емотикони! Ако сте изпращали съобщения на лектора няколко пъти, трябва също да напишете имейла си с по -непринуден тон, особено ако лекторът е първият, който действа неформално (като изпращане на емотикони).
Стъпка 5. Представете учтиво молбата си
Всъщност доста студенти обичат да поставят изисквания към своите преподаватели. Не го правете, защото това няма да ви помогне да получите нищо! Вместо това заявете намеренията си под формата на искане, на което вашият професор може или не може да се съгласи.
Например, ако искате да поискате удължаване на срока за изпращане на задачи, не пишете: „Баба ми наскоро почина, така че, моля, удължете срока за подаване на задачи, нали?“Вместо това напишете по -учтиво изречение като, "Съжалявам господине/госпожо, Тази седмица беше много трудна за мен, защото баба ми току -що почина. Ако желаете, бихте ли били готови да ми удължите времето по отношение на подаването на документи?"
Стъпка 6. Използвайте правилните пунктуационни знаци
Ако имейлът е насочен към връстници, разбира се получателят на имейла няма да има проблем с неправилното поставяне на точка или запетая. Ако обаче имейлът е за учител, уверете се, че всеки препинателен знак е поставен на правилното място.
Стъпка 7. Напишете всяка дума с правилния правопис
Въпреки широкото използване на текстовия език в интернет, никога не го използвайте в професионален имейл! С други думи, напишете всяка дума в пълната й форма, като например „г -н“вместо „г -н“. Използвайте правилния правопис, за да направите имейлите си по -професионални!
Не забравяйте да проверите точността на съдържанието на имейла с помощта на приложение или компютърна програма, за да проверите правописа
Стъпка 8. Поставете правилно главните букви
По -специално, думите, изброени в началото на изреченията, трябва да бъдат с главни букви, както и някои видове съществителни (като прякори). Не третирайте имейлите като разговори с текстови съобщения и се уверете, че винаги пишете правилно главни букви.
Част 3 от 3: Прекратяване на имейла
Стъпка 1. Посочете действията, които вашият учител трябва да предприеме
С други думи, уверете се, че вашето желание или искане е ясно посочено в края на имейла. Например, ако искате отговор от него, не забравяйте да го кажете. Ако чувствате нужда да се срещнете с него, предайте и тази цел.
Стъпка 2. Прочетете отново граматиката, използвана в имейла
Сканирайте имейла, за да се уверите, че не са допуснати граматически грешки. Често този процес ще ви помогне да забележите една или две малки грешки, които трябва да бъдат поправени.
Стъпка 3. Препрочетете имейла от гледна точка на вашия учител
Уверете се, че вашият имейл не звучи така, сякаш изисквате нещо. Уверете се също, че вашите намерения са предадени ясно, ясно и не са оцветени от лична информация, която е по -малко важна. Освен че е неефективно, това поведение е и непрофесионално.
Стъпка 4. Завършете имейла с официално поздравително заключение
Точно както когато започнете имейла си с професионален поздрав, направете същото, за да завършите имейла. Например, използвайте официален затварящ поздрав като „С уважение“или „Поздрави“, последван от запетая и завършващ с пълното ви име.
Стъпка 5. Изпратете отново имейл след една седмица
След като имейлът бъде изпратен, не продължавайте да тероризирате своя професор за отговор. Ако обаче на имейла ви не е отговорено в продължение на седмица или повече, е добре да опитате да изпратите същия имейл обратно, само в случай, че е пропуснал първия ви имейл.
Стъпка 6. Отговорете на получения имейл отговор
След като получите отговор по имейл от въпросния лектор, не забравяйте да отговорите, за да покажете, че сте получили имейла правилно. Например, можете просто да изпратите кратка благодарствена бележка или, ако е необходимо, да изпратите по -дълъг отговор със същите правила за писане, за да звучи професионално. Ако на вашия проблем или въпрос не е отговорено по имейл, опитайте да го помолите да се срещне лично.
- Например, можете да напишете: „Благодаря за отговора, сър/мадам. Ще се видим в час."
- Ако почувствате нужда да се срещнете с лектора след това, опитайте да напишете: „Наистина оценявам вашите виждания по този въпрос. Ако желаете, мога ли да се срещна директно с вас, за да го обсъдим по -подробно?”
