Колегите няма да дойдат, ако са поканени на среща без ясна цел. Ако отговаряте за определянето на дневния ред на срещата, избягвайте това, като посочите темите, които ще бъдат обсъдени на срещата, и продължителността, която ще отнеме, за да обхване всяка тема. Като го планирате и изпълнявате по най -добрия начин, можете да постигнете по -добри резултати и участниците в срещата ви не се чувстват в неравностойно положение поради загубеното време.
Стъпка
Част 1 от 3: Подготовка
Стъпка 1. Попитайте колеги за информация
Участниците в срещата ще се чувстват по -ангажирани, ако участват в определянето на дневния ред на срещата. Помолете ги да предложат тема, която искат да обсъдят, и след това я поставете на дневен ред.
- Изпратете имейл или се срещнете с колега, който ще бъде поканен няколко дни преди срещата.
- Направете тази стъпка поне 6-7 дни предварително, за да имат още време да допринесат. Уверете се, че дневният ред на срещата е окончателен 3-4 дни преди датата на срещата.
Стъпка 2. Определете основната цел или няколко цели, които трябва да бъдат постигнати
Уверете се, че срещата се провежда с конкретна цел, например за вземане на решения, споделяне на информация, съставяне на работни планове или докладване за напредъка при изпълнение на задачите. Не е нужно да провеждате среща, ако нямате цел.
Срещите могат да се провеждат с няколко цели, например за отчитане на напредъка в работата като основа за вземане на дългосрочни решения
Стъпка 3. Фокусирайте се върху теми, които засягат много хора
Теми с достатъчно дискусия, включващи 2 души, не трябва да се включват в дневния ред. Отделете време, за да намерите решения, които изискват участието на много хора.
- Например, проведете отделна среща (извън нея), ако вие и колега искате да обсъдите нова задача.
- Ако провеждате среща, за да обсъдите проблем, който само няколко души могат да разрешат, участниците в срещата, които не участват в обсъждането на темата, трябва да могат да продължат да работят. Това ги кара да се чувстват разочаровани, защото работното им време е загубено. Затова се възползвайте възможно най -добре от тази възможност, защото провеждането на среща, включваща много хора, не е лесно.
Стъпка 4. Подредете дневния ред на заседанието, като избирателно определите темите, които искате да обсъдите
Дайте приоритет на важни теми, които трябва да бъдат обсъдени на срещата, защото не можете да поставите всички теми в дневния ред.
- Например, може да искате да изброите „преговори за краен срок за проекти“, „презентации на доклади за напредъка“, „нови планове за проекти“и „предложения“. Поради ограничения във времето не включихте мозъчната атака в дневния ред на срещата.
- Помислете дали трябва да проведете среща с няколко души, за да обсъдите основния дневен ред в подготовката за пленарното заседание.
Стъпка 5. Избройте първо най -важните теми
Когато планирате среща, добра политика е да поставяте най -важните теми в началото на срещата. По този начин всички участници могат да обсъждат важни теми, докато съзнанието им е ясно и физически подготвено, когато срещата започне.
- Например насрочете „вземане на решения“, след това „представяне на доклад за напредъка“(освен ако не е необходим доклад за напредъка за вземане на решения).
- Освен това бяха обсъдени най -важните теми в случай, че срещата трябва да приключи рано или някои участници трябва да напуснат срещата преди края на срещата.
Стъпка 6. Оценете колко време ще отнеме обхващането на всяка тема
Въпреки че не можете да сте сигурни колко време ще отнеме да обхванете всяка тема, направете оценка. Помислете колко време ще продължи срещата и колко теми ще бъдат разгледани. Отделяйте повече време за най -важните теми.
- Например, разпределете 30 минути за отчитане на напредъка, 10 минути за обсъждане и 10 минути за определяне на нови срокове.
- Често заседанията не могат да бъдат завършени, тъй като няма разпределение на време за всяка тема. Направете времево разделение преди срещата, за да се уверите, че всички теми от дневния ред могат да бъдат обсъдени до приключване.
- Помислете за броя на поканените участници в срещата, когато изчислявате допълнително време. Ако на срещата ще присъстват 15 души и отделите 15 минути за всяка тема, това означава, че всеки човек получава приблизително 1 минута време за изказване на тема. Въпреки че не всички говореха, определеното време беше твърде кратко.
Част 2 от 3: Подготовка на дневния ред на срещата
Стъпка 1. Напишете заглавието на дневния ред на срещата
Използвайте заглавието на дневния ред на срещата, за да уведомите читателя, че чете дневния ред, съдържащ темата за обсъждане. След като определите заглавието, го поставете в горната част на празния документ. Изберете заглавие, което е просто и ясно.
- Примери за заглавия от дневния ред на заседанията: „Дневен ред за юли: Обсъждане на нови идеи за проекти“или „Програма за август 2018 г.: Удължаване на крайния срок за проекти“.
- Въведете дневния ред на срещата, като използвате бизнес шрифт, като Times New Roman или Calibri.
Стъпка 2. Отделете време да поздравите и благодарите на участниците за присъствието на срещата
Възползвайте се от възможността да поздравите участниците. По това време вие или друг председател на събранието може да отворите срещата и да обясните основните теми, които ще бъдат обсъдени.
- Ако много от участниците в срещата не се познават, отделете време, за да повдигнете настроението.
- Ако искате да организирате дневен ред на среща за важна среща, например конференция, времето, необходимо за откриването на срещата, обикновено е по -дълго. За редовни офис срещи откриването обикновено отнема само няколко минути.
- Оставете време за предвиждане на промени в дневния ред, когато срещата започне.
Стъпка 3. Включете дневен ред на срещата под формата на въпроси, за да събудите любопитството на участниците
Те ще се чудят дали само с няколко думи формулирате дневния ред на срещата. Въпросите могат да разкрият контекста за обсъждане, така че участниците в срещата да имат възможност да помислят за това доста преди срещата.
- Например, вместо да напишете „Обсъждане на крайните срокове на проекта“, включете: „Трябва ли сроковете за проекти да бъдат удължени с увеличаване на търсенето?“
- Ако е необходимо, дайте кратко обяснение по въпроса.
Стъпка 4. Избройте очакваното време до всяка тема
Въпреки че прогнозите за време може да не са на дневен ред, тази информация помага на колегите да се подготвят или да поискат допълнително време, ако е необходимо.
Те също така имаха време да съкратят доклада, който трябва да бъде представен според определеното време
Стъпка 5. Подгответе поток от дискусии за всяка тема от дневния ред
Потокът от дискусии е метод за обсъждане на всяка тема. Например, когато обсъждат удължаване на крайния срок за проект, всеки ще обсъжда според предварително определен поток. По този начин всички участници в срещата ще имат еднаква гледна точка.
Например срещата ще обсъди удължаването на крайния срок на проекта, за да отговори на нарастващото търсене. За целта подгответе дискусионен поток, състоящ се от „10 минути, за да обсъдите напредъка на работата досега; 15 минути, за да решите как да увеличите производителността; 10 минути, за да разгледате положителните и отрицателните аспекти; 5 минути, за да решите дали срокът да бъде удължен или не“
Стъпка 6. Решете кой ще води дискусията по всяка тема
Поставете името му до темата, за да може да се подготви. Потвърдете тази задача с въпросния човек няколко дни преди срещата и я включете в дневния ред.
Ако ще ръководите срещата от началото до края, избройте това под заглавието на дневния ред на събранието
Стъпка 7. Разпределете време, ако в срещата има гост -лектори
Ако на срещата ще има няколко гост -лектори, обсъждащи важна тема, ще трябва да им отделите част от времето за срещата. Задайте график в дневния ред, така че всеки гост да има възможност да говори, дори ако иска да обсъди няколко теми. По този начин те могат да подготвят материала, който ще бъде доставен възможно най -добре.
Няколко дни преди срещата, обадете се на гост -лектора, за да попитате за времето, необходимо за обсъждане на темата, която искате да обхванете. Това ще ви помогне да организирате графика си, така че да не се сблъскват помежду си
Стъпка 8. Отделете време за обсъждане на други въпроси
Планирайте тази сесия в края на срещата. Възползвайте се от тази сесия, за да попитате всички участници дали има още нещо, което биха искали да обсъдят, преди срещата да приключи. Освен това те все още могат да предават неща, които са пропуснати или не са били обсъдени.
- Като включи тази сесия в дневния ред, поканеният знае, че може да допринесе, дори ако това, което иска да предаде, не е включено в дневния ред на срещата.
- Оставете време за въпроси и отговори в тази сесия.
Част 3 от 3: Завършване на дневния ред на срещата
Стъпка 1. Избройте подробностите, свързани с провеждането на срещата
Напишете часа, датата и мястото на срещата в дневния ред заедно с имената на участниците, които могат да присъстват на срещата. По този начин те вече знаят с кого ще се срещнат на срещата, когато получат поканата.
- Добра идея е да включите имената на участниците, които обикновено присъстват на срещата, но не могат да присъстват този път. Информирайте ясно, че името не може да присъства на събранието.
- Прикачете карта на местоположението за хора, които не знаят къде се провежда срещата.
Стъпка 2. Разкажете нещата, които трябва да бъдат подготвени преди срещата
Информирайте поканените колеги, ако има неща, които трябва да подготвят предварително, като четене на доклади, събиране на информация за определяне на решения или идентифициране на проблеми.
Включете тази информация в долната част на дневния ред на срещата, като използвате удебелени или цветни букви, за да стане ясна и лесна за четене за всички участници в срещата
Стъпка 3. Проверете внимателно дневния ред на срещата, преди да я разпространите, за да няма грешки
Дневният ред на срещата е важен за поканените хора. Преди да разпространявате, проверете дневния ред на срещата, за да се уверите, че информацията е написана напълно и правилно и няма правописни грешки. В допълнение към демонстрирането на висока работна етика, този начин отразява, че обръщате внимание на детайлите и ги оценявате.
Стъпка 4. Разпределете дневния ред 3-4 дни преди срещата
Колегите, които получават поканата, все още имат време да се подготвят, ако са прочели дневния ред на срещата няколко дни преди това, но не я изпращайте твърде рано, защото има възможност тя да бъде игнорирана.
Ако искате да проведете важна среща по време на конференция, подгответе дневния ред няколко месеца предварително
Съвети
- Използвайте формата на дневния ред на срещата, наличен в програмата Word. Много програми за създаване на документи, като Microsoft Office, Pages for Mac и др. който предоставя лични и професионални формати на документи, например за бързо и лесно организиране на дневния ред на заседанията.
- Ако във вашата компания има стандартен формат на дневен ред на срещите, използвайте този формат.
- Уверете се, че срещата протича по предварително определен график, но бъдете гъвкави. Трябва да следите срещата, като проверявате често часовника. Ако обсъждането на първия дневен ред е приключило, насочете участниците да продължат заседанието, като обсъдят следващия дневен ред. Можете учтиво да кажете: „Ще разгледаме следващата тема, така че срещата да приключи по график“.
