Ако се чувствате претоварени с ежедневни задачи, наличието на график ще ви помогне да бъдете по -продуктивни, ефективни и организирани. Експериментирайте с тетрадка, плановик или приложение, за да управлявате времето си и се придържайте към метода, който смятате, че работи най -добре. Не забравяйте да зададете реалистични резултати и да дадете приоритет на баланса между отговорност и свободно време. За да останете на път, направете графика част от рутината си и се възнаграждавайте винаги, когато успеете да поставите отметка в задача от списъка си със задачи.
Стъпка
Част 1 от 3: Съставяне на график
Стъпка 1. Запишете времето, когато извършвате рутинни дейности
Водете дневник на времето, през което се приготвяте сутрин, прате сутрин пране, пазарувате, отговаряте на имейли, вършите домакинска работа и изпълнявате други рутинни задачи. Прегледайте го за една седмица и го запишете в бележник, работен лист или приложение за бележник.
- Като проследявате рутината си за цяла седмица, ще можете да прецените времето, което трябва да отделите за определени задачи.
- Може би ще намерите начин да бъдете по -продуктивни. Например, може да откриете, че сте прекарали 10 часа в игра на видеоигра и трябва да отделите повече време за учене.
Стъпка 2. Опитайте се да създадете график, използвайки различни инструменти, от тетрадки до дневници до приложения
Възползвайте се от разнообразие от ръкописни или цифрови методи при първоначално задаване на график. Ако искате да започнете с празен лист, използвайте бележник или приложение за бележник. Ако искате да използвате лист, който включва датата и часа, използвайте приложение за дневен ред или календар.
- Изберете метод, който ви подхожда. Ако не харесвате хартия, използвайте цифрово приложение. Ако почеркът ви помага да останете съсредоточени, използвайте молив и тетрадка.
- Ще знаете какво харесвате и не харесвате, когато използвате графика. Когато намерите правилния метод, продължете да го използвате. Съберете всичките си задачи само на едно място, независимо дали е тетрадка, задача или приложение.
Стъпка 3. Запишете датата и деня, ако е необходимо
Ако датата и денят не са налични на вашето устройство, просто ги напишете в горната част на страницата с графика. Използвайте една страница само за 1 ден, за да можете да се съсредоточите върху текущата задача. Направете допълнителни бележки, ако е необходимо.
- Изброяването на дните в графика ви ще ви помогне да следите дейностите, които се извършват в даден ден, като уроци по музика в понеделник и сряда.
- Ако използвате обикновен бележник, възползвайте се от лявата страница за реда на графика и след това запишете дневните си приоритети и други бележки на дясната страница.
Стъпка 4. Първо въведете дефинираните дейности
Уроците, редовните срещи и други определени задачи формират очертанията на вашия график. Започнете, като попълните колона с фиксирана активност, като „08.30 - Въведение в психологията“или „16.00 - Урок по йога“.
- Ако използвате празен бележник или работен лист, поставете времеви интервал вляво от страницата, като използвате интервал от време на всеки 30 минути. Този метод ще бъде много полезен. Дайте на всеки времеви интервал, така че да има достатъчно място за добавяне на бележки под задача.
- Ако използвате програма за дневен ред или график, обикновено има наличен времеви интервал.
Част 2 от 3: Време
Стъпка 1. Направете списък със задачи на отделен лист хартия
Лесно е да включите рутинни задачи, но организирането на оставащото време, което имате, не е. Започнете, като запишете всичко необходимо на чист лист хартия или на нов документ на телефона или компютъра си. посочете приоритета на задачата, като изпишете цифра или буква до задачата.
- Например, напишете 1 (или А) до най -важните задачи. Това са задачите, които първо трябва да включите в графика си. Напишете 2 (или B) до задачи със среден приоритет и 3 (или C) за задачи с нисък приоритет.
- Когато пишете задача в графика си, можете да маркирате нивото на приоритет до него или просто да добавите звездичка или удивителен знак до задачите с най -висок приоритет.
- Ако планирате седмица, използвайте седмичен списък със задачи. Запишете ежедневна задача, ако искате да направите график за един ден.
Стъпка 2. Планирайте най -важните си задачи за моменти, когато се чувствате най -продуктивни
Започнете да запълвате графика си с най -важните задачи. Оценете колко време ще отнеме изпълнението на всяка задача и планирайте задачите с най-висок приоритет в моменти, когато сте най-енергични и без разсейване. За да маркирате задачи с най -висок приоритет, добавете звездичка, подчертаване или подчертаване с помощта на Highlighter.
- Например, ако се чувствате най -продуктивни сутрин, насрочете важни проекти преди обяд. Организирането на файлове и изтриването на имейли може да стане по -късно след това.
- Опитайте се да направите разумна оценка на времето. Не се опитвайте да измервате домашната си работа или срещата с клиент много кратко, да речем 30 минути, когато знаете, че 1 час трябва да бъде час.
- След като въведете най -важните задачи, е време за по -прости задачи, като измиване или пазаруване.
Стъпка 3. Включете подробности, които да ви помогнат да запомните какво да правите
Когато въвеждате задача, включете конкретна информация, за да запомните смисъла на заданието.
- Ако трябва да присъствате на среща, включете също времето, мястото и участниците в срещата. Можете също така да добавяте курсори към задачите за срещи.
- Не забравяйте, че не е нужно да пишете цяло есе за всяка задача. Просто въведете необходимите данни, за да не се объркате, докато го четете.
Стъпка 4. Запишете началното и крайното време за всяка задача
Без значение какъв инструмент използвате за планиране, приложения или бележник, записването на начален и краен час ще ви помогне да запазите всички дейности през деня по график. Ще имате представа какъв ще бъде вашият ден утре и къде ще бъдете във всеки един момент.
- Например, може би трябва да направите преглед от 9: 30-10: 30, да вземете уроци от 11: 00-12: 15, да обядвате в 12:30 и да присъствате на срещи от 13: 00-13: 45.
- Винаги не забравяйте да настроите разумно очакваното време. Обърнете внимание на бележките, които правите, докато проследявате миналото, за да можете да прецените точно колко време ще отнеме да завършите дадена задача.
Стъпка 5. Също така отделете време за забавление, семейство и релакс
Не можете да бъдете продуктивни през цялото време. Така че, отделете време за хората, които обичате, излизайте навън и се забавлявайте. Ако сте тип човек, който често забравя да си почине, важно е да включите напомняния, за да се отпуснете и да се забавлявате.
Например, въведете записи като „Вторник, 18:30 ч. - Вечеря с г -жа Рарас и Таная (завършете работата 17:45 ч.!“) Или „Събота, 12:00 ч. - Вземете Аврора в парка“
Стъпка 6. Оставете 25% от времето си бездействащо
Ще ви е трудно да усъвършенствате графика си, ако го изпълните с множество задачи последователно. Още по -добре, отделете време за справяне с прекъсванията или забавянията. Разстоянието от поне 15 минути между всяка задача е чудесен начин да завършите всички промени във вашия план по всяко време.
- ако трябва да отидете някъде, винаги добавяйте 10-15 минути (или дори повече, в зависимост от това къде живеете), само в случай, че се задръстите в трафика.
- Дори и да не закъснявате или да нямате разсейвания, можете да използвате излишното време за почивка, упражнения или дори да изпълнявате допълнителни задачи.
Част 3 от 3: Придържане към график
Стъпка 1. Задайте графика си по едно и също време всеки ден
Ако зададете график в определено време, тази дейност ще стане част от ежедневието ви. Можете да проверите списъка си със задачи по време на сутрешното си кафе или предната вечер. Просто трябва да превърнете планиращите дейности в ежедневен навик.
Може да е по -лесно да планирате седмичен график в неделя вечер, след това да направите корекции и да настроите дневен график всяка вечер или сутрин
Стъпка 2. Запазете графика си, където можете да го видите
Независимо дали е във вашия бележник, задачи или приложения, винаги се уверете, че графикът ви е лесен за носене. Ако рядко докосвате графика си, трудно ще се придържате към тази цел на времето.
- Ако използвате приложението, инсталирайте и синхронизирайте акаунта си с всички електронни устройства, които използвате. Опитайте да използвате настолен компютър или джаджа за начален екран, за да прикачите задачи към основния дисплей на електронно устройство.
- Инсталирането на бяла дъска или календар в работното пространство ще бъде много полезно. Запишете с един поглед лесно разбираема информация, като важни дати и седмични цели.
Стъпка 3. Маркирайте изпълнените задачи, за да останете мотивирани
Това е просто, поставянето на отметка до изпълнена задача е много забавно. Даването на тези оценки ще донесе определено удовлетворение, защото успяхте да постигнете напредък, докато се опитвате да останете отговорни.
Няма нужда да се паникьосвате, ако не успеете да изпълните всички задачи. Ако се случи нещо неочаквано, прегледайте графика и го направете приоритет на следващия ден
Стъпка 4. Наградете себе си, когато изпълните всички задачи
Когато има очаквано възнаграждение, задачите се изпълняват по -лесно, особено скучните. Например, ако денят ви е пълен с презентации, срещи и крайни срокове, възнаградете се с допълнителна почивка, сладолед или друга проста награда.
В допълнение към малък подарък като празник на завършването на задача, подгответе голям подарък за себе си след натоварен ден. Насладете се на повече време във ваната, играйте видео игри, гледайте филми или правите любимо занимание
Стъпка 5. Използвайте приложения за производителност, за да блокирате разсейванията
Ако сте склонни да сърфирате в мрежата или да влизате в социални медии, изтеглете приложение като StayFocused или Focusbar. Този вид приложения блокират изскачащи уебсайтове и ви разсейват във времето, което сте отделили за работа.
Още по -полезно е, ако държите телефона си в джоба или чантата, вместо на бюрото си. По този начин все още можете да го използвате, когато имате нужда от него, но сравнително свободен от разсейване, като го държите далеч от погледа
Стъпка 6. Планирайте редовни почивки, за да избегнете умора
Стегнатият график без почивки ще ви измори и дори потенциално ще предизвика отлагане. Очевидно не можете да дадете най -доброто от себе си, ако се държите по този начин. Отделете време, така че работата да е по -управляема, като същевременно освежава тялото и ума.
- Например, да се възползвате от уикенда, за да завършите различни домакински дела, е добре. Ако обаче косите моравата, перете и почиствате къщата в събота, насрочете неделя за повече почивка.
- Всяка вечер планирайте релаксиращо време за 1-2 часа преди лягане. Използвайте това време, за да прочетете забавна книга, да се потопите във ваната или да слушате релаксираща музика.
Съвети
- Организирайте всичките си задачи само по 1 график, независимо дали в Notepad, към задачи или в приложение. Ще се объркате, ако различните задачи са разпределени в различни графици.
- Останете гъвкави, пишете с молив и преразглеждайте графика си, ако е необходимо. Не се паникьосвайте, когато реалността не върви по план.
- Възползвайте се от оставащото време. Вместо да отидете в социалните медии, за да прекарате 15 минути преди среща, опитайте се да изпълнявате ежедневните си задачи на вноски. Можете също да използвате това време, за да ядете здравословни храни, да се разтягате или да вървите бързо.
- Включете възможните разсейвания в графика си, но направете всичко възможно да ги заобиколите. Ако някой ви посети на работа или трябва да вдигнете телефона, кажете „Съжалявам, мога да разговарям само за минута“или „Благодаря за въпроса, но съжалявам, ще мога да отговоря на това по -късно."
- Не отлагайте! Задачите ще продължат да се трупат, ако продължите да ги игнорирате и графикът ви ще става все по -труден за работа.
- Ако не можете да работите по график, не се обезсърчавайте. Променете го малко според вашите обстоятелства и се опитайте да се придържате към него колкото е възможно повече.
