Сметката е списък с цени на продадени стоки или предоставени услуги. Microsoft Word ви позволява да създавате фактури със съществуващи шаблони или със собствен дизайн. Стъпките по -долу ви напътстват да създавате фактури в Word 2003, 2007 и 2010.
Стъпка
Метод 1 от 1: Изтегляне на готови шаблони
Стъпка 1. Създайте нов документ
Въпреки че готовият шаблон не е нов документ, започнете да таксувате, сякаш създавате нов документ.
- В Word 2003 изберете „New“от менюто File.
- В Word 2007 щракнете върху бутона Office в горния ляв ъгъл на прозореца, след което изберете „New“от менюто File.
- В Word 2010 щракнете върху раздела Файл и след това изберете Нова опция от списъка с опции вляво на прозореца.
- Не щраквайте върху Новата лента с инструменти в Word 2003 или върху бутона Нова в лентата с инструменти за бърз достъп в Word 2007/2010. Бутонът ви позволява само да създадете нов документ с шаблона Normal.dot или Normal.dotx. Използвайте този метод, ако искате да създадете сметка от празен документ.
Стъпка 2. Намерете желания шаблон
- В Word 2003 и 2007 изберете Фактури от опцията „Налични шаблони за офис“вляво на панела със задачи „Нов документ“. Изберете тип шаблон от списъка в средния прозорец, след което изберете един от шаблоните за таксуване, които се показват.
- В Word 2010 изберете Фактури от раздела Налични офисни шаблони в шаблоните на Office.com. Щракнете двукратно върху папката с шаблони, която искате да създадете, след което изберете един от появилите се шаблони за таксуване.
Стъпка 3. Изтеглете шаблона, като кликнете върху бутона „Изтегляне“в средата на екрана
След това можете да направите промени в сметката, като информацията е налична в долната част на тази статия. След като направите промени, запишете таксата.
Можете също така да получите достъп до шаблони за таксуване за Word и Excel директно от уебсайта на Microsoft на адрес https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1.. Уверете се, че сте избрали подходящия фактура. с вашата версия на Word
Стъпка 4. Втори начин:
Създаване на фактури от празни документи
Стъпка 5. Създайте главата на сметката
Запишете името на вашата компания и включете подходящото описание „Таксуване“. Например можете да посочите „Оферти“, ако документът служи само като оферта, а не за сметка.
- Можете да включите заглавката в горната част на страницата или да използвате функцията за заглавка на Word. Ако използвате функцията за заглавки на Word и прогнозирате, че сметката ще надвишава един лист, можете да използвате опцията Различна първа страница, за да изброите пълните заглавки на първата страница и обобщените заглавия на следващите страници.
- Името на компанията трябва да бъде в същия шрифт като другите материали на вашата компания.
- Извлечението за фактуриране трябва да бъде написано с достатъчно голям размер, така че получателят на документа да може да го идентифицира.
Стъпка 6. Напишете датата на фактуриране в горната част на документа, вдясно от извлечението за фактуриране
Не е нужно обаче да включвате толкова голяма дата, колкото описанието.
Word има функция за автоматична дата, която може да вмъкне днешната дата вместо вас. Въпреки че е доста полезно, не използвайте тази функция за фактури, изпратени по електронен път, защото датата ще се променя, когато документът бъде отворен. Въпреки че датата на задържане няма да се промени, фактурирането ще разгледа датата в сметката, за да види кога сте били платени
Стъпка 7. Номерирайте сметката
Този номер също трябва да се показва в горната част на сметката. Номерирането на сметки ще ви улесни да следите сметките си, ако имате отворени няколко сметки. Можете да номерирате сметката си по следните два начина:
- Глобално номериране, не свързано с клиенти. По този начин можете да съхранявате всички документи за фактуриране в една папка.
- Специална номерация за всеки клиент. Използвайте тази номерация, ако искате да създадете отделна папка за всеки клиент. Може да искате да включите част от името на клиента в номера за фактуриране, например „Swithin1“.
Стъпка 8. Покажете адреса на изпращача и получателя
Включете вашия адрес и име, както и адреса на клиента в сметката.
Вашата информация за контакт трябва да включва името на фирмата, бенефициента, адреса на клиента и телефон, факс и имейл адрес, ако е необходимо
Стъпка 9. Запишете информацията за фактуриране
Функцията за таблица в Microsoft Word ви улеснява при създаването на редове и колони за информация за фактуриране, като например количество артикул, описание на артикул/услуга, единична цена/такса за услуга и обща цена за закупения артикул.
Функцията за таблица в Word също ви позволява да извършвате изчисления. Вместо да изчислявате ръчно общата цена на закупения артикул, можете просто да умножите количеството по цената. След това можете да изчислите всички междинни суми, за да намерите общата сметка
Стъпка 10. Напишете общата сметка от дясната страна на сметката, точно под цената на артикул
Можете да удебелите общото таксуване за по -лесно гледане.
Ако начислявате данък върху продажбите, покажете междинна сума от всички стоки/услуги, след което запишете таксувания данък и включете процента на данъка вляво от стойността на данъка. След това напишете общата сметка под нея
Стъпка 11. Включете правилата за плащане
Можете да покажете правилата за плащане в горната или долната част на информацията за фактуриране. Често използвано правило за плащане е „плащайте, когато сметката пристигне“. "дължими в 14 дни", "дължими в 30 дни", или "дължими в 60 дни".
Може да искате да включите бележка в долната част на сметката, обясняваща как да платите, обща информация или клиент за благодарност за използването на вашата услуга
Стъпка 12. Запазете сметката с име, което е лесно за разбиране и описва вида на сметката
Можете също да включите името на компанията, номера за фактуриране и името на клиента.
Съвети
- След като запазите документа на фактурата, можете да използвате документа като шаблон за създаване на друга фактура, като използвате функцията „Ново от съществуващо“при създаване на нова фактура. Можете също така да запазвате фактури във формат.dot или.dotx за бъдеща употреба.
- Друг начин за преглед на фактури и друга информация е да създадете работна книга на Microsoft Excel и да поставите връзка към файла от сметката във формат Word. Когато актуализирате работната книга, щракнете с десния бутон върху поставения работен лист и изберете „Актуализиране на връзката“, за да видите промените.
