Платежна сметка, или често наричана още фактура, е документ, съдържащ подробности за предоставяните услуги, както и искане за плащане, което се подава до лицето, извършило покупката. Например, ако сте градинар и сте добавили растения към началната страница на клиента, включете подробности за услугите си във фактурата, за да получите плащане.
Стъпка
Част 1 от 3: Избор на формат
Стъпка 1. Създайте професионална фактура
Ако често пишете фактури, добра идея е да създадете шаблон за фактура, който можете да променяте всеки път, когато изпращате нова фактура на клиент. Този шаблон е особено полезен за изпълнители или други, които предоставят услуги непрекъснато. Можете да създавате шаблони за фактури с помощта на любимата си програма за обработка на текст или да търсите в интернет за тях.
- Фактурата обикновено включва заглавие с вашето име или бизнес, адрес и телефонен номер, както и лого на компанията, заедно с подробности за предоставяните услуги, сумата за плащане и инструкции за плащане.
- Фактурите обикновено се създават по електронен път, номерират се и се записват на компютър. По този начин винаги имате копие от фактурата си и не е нужно да се притеснявате, че ще загубите хартията си за фактуриране. Уверете се обаче, че винаги архивирате файла на фактурата си с помощта на онлайн услуга за съхранение на файлове, като Google Drive или Dropbox. По този начин, ако твърдият диск на компютъра ви се повреди, пак ще имате копие от фактурите си.
- Изберете система за номериране, която улеснява организирането на вашите документи. Една от опциите е да използвате датата на създаване. И така, „FTR311216“е фактура, създадена на 31 декември 2016 г. Ако създавате повече от една фактура на ден, въведете инициалите на доставчика.
Стъпка 2. Изберете книгата с фактури
Книги с фактури могат да бъдат закупени в книжарници или стационарни магазини. Тази книга включва места за изброяване на предоставяните услуги и различна информация за плащане. Всеки път, когато пишете сметка за плащане, просто трябва да попълните предвиденото празно място.
- Книгите с фактури са полезни за хората, които пишат фактури за стоките, които продават. Например, ако продавате домашно приготвени сладкиши, може да е по -лесно да напишете платежна сметка, вместо да създавате фактура на компютъра си всеки път, когато правите продажба.
- Изберете книга с фактури, която има слой еднаква хартия зад всяка празна фактура, така че вие и вашият клиент да можете да получите по едно копие.
- Все пак се нуждаете от защитена зона за съхранение. Не забравяйте да съхранявате копие на фактурата в сейф против пожар.
Стъпка 3. Използвайте онлайн система за плащане
PayPal или Square ви позволяват да изпращате фактури. Услугата обаче се заплаща (2,9% + 30 цента US $ на фактура към януари 2017 г.), но удобството при електронно плащане прави този метод по -надежден.
- От вашия акаунт в PayPal изберете опцията от менюто „Изпращане и заявка“в горната част. След това изберете „Създаване и управление на фактури“(създаване и управление на фактури). Накрая щракнете върху бутона „Създаване“, за да създадете нова сметка.
- Ще трябва да знаете имейл адреса на клиента, за да попълните раздела „Фактуриране до:“във фактурата. PayPal или Square ще фактурират сметката с този имейл адрес.
Стъпка 4. Вземете приложение за фактуриране по поръчка
Приложения за фактуриране като Invoice2go ви позволяват да изпращате и проследявате сметки от телефона си и да задавате напомняния за автоматично плащане. Клиентите могат да плащат онлайн с кредитна или дебитна карта.
Стъпка 5. Създайте фактури със счетоводен софтуер
Ако използвате счетоводен софтуер за управление на вашия бизнес, трябва да бъде включена система за фактуриране. Например, QuickBooks има удобен за потребителя бутон „Фактура“на таблото за управление, който ви води през процеса. Вашите клиенти няма да имат опции за незабавно плащане, но можете да наблюдавате състоянието на фактуриране заедно с други бизнес записи.
Част 2 от 3: Включваща основна информация
Стъпка 1. Включете информация за компанията
Независимо дали плащате на компютър или използвате книга с фактури, напишете името на компанията най -отгоре. Включете следната информация точно под името на вашата компания:
- Пълен адрес на компанията
- Телефонен номер на компанията
- Имейл адрес или информация за контакт
Стъпка 2. Запишете датата
Вие и клиентът трябва да знаете датата на фактурата. Това е така, защото срока за плащане обикновено се основава на датата на създаване на фактурата.
Стъпка 3. Номер на фактура, ако е необходимо
Ще ви трябват последователно номера на фактури според броя на транзакциите, направени с клиента. Например, ако сте продали торта на един и същ клиент в 3 различни събития, фактурата за третата продажба ще бъде номерирана #3.
- Ако използвате стационарен фиш, закупен от магазин, фактурата вече трябва да бъде номерирана.
- Ако използвате счетоводен софтуер или PayPal, сметката също ще бъде номерирана автоматично.
Стъпка 4. Запишете информацията за клиента
Включете името на клиента или клиента или компанията. Ако предоставяте услуги на изпълнител на клиенти, трябва да посочите и адреса и телефонния номер на компанията.
Част 3 от 3: Писане на конкретни неща
Стъпка 1. Напишете описание на предоставяните услуги
Включете всяка работа, услуги или продукти, които клиентът предоставя. Ако предоставяте повече от една услуга, посочете всяка от тях в списък. Включете следната информация относно услугата или продукта в съответния списък:
- Предоставени услуги или продукти. Например „торта за рожден ден с декорации на Томас“.
- Дата на предоставяне на услугата
- Такса за обслужване
- След като всеки продукт или услуга бъде изброен, изчислете общата сума и включете крайната таксувана сума.
Стъпка 2. Посочете конкретните условия за плащане
Ако искате сметката да бъде платена преди определена дата, включете тази информация. Въведете подробности относно вида на приетото плащане, независимо дали в брой, чек или кредитна карта.
Изчислете и данъка, който ще бъде добавен към цената. Потърсете приложимите данъчни ставки във вашата страна, за да можете да определите точно таксуваната сума
Стъпка 3. Предоставете допълнителна информация
В долната част на фактурата напишете описание на политиката за връщане. Можете също така да се възползвате от възможността да благодарите на клиента и да изброите други продукти или услуги, които също предлагате.
