Ако притежавате бизнес, може да се наложи да пишете писма до клиенти. Можете да напишете нещо, за да уведомите клиентите за нови събития или специални предложения, или да отговорите на жалби на клиенти от името на компанията. Независимо от причината за писмото, винаги трябва да поддържате професионален стил.
Стъпка
Част 1 от 2: Форматиране на бизнес писмо
Стъпка 1. Използвайте професионални бланки
Деловото писмо ще бъде представяне на вашата компания. Така че трябва да изглежда различно и с високо качество. Бизнес писмото също трябва да съдържа логото на вашата компания или бранда.
Можете да създавате бланки, като използвате предварително проектирани цветни образци на бланки в Microsoft Word. Не забравяйте да използвате логото или търговската марка, които са на бланката
Стъпка 2. Отворете програма за текстообработка
Винаги трябва да пишете служебни писма на компютъра.
- Създайте нов документ и задайте 2,5 см рамка на документа.
- Използвайте шрифт с засечки като Times New Roman, Georgia или Ariel. Не забравяйте винаги да използвате размер на шрифта, който не е по -голям от 12 точки и не по -малък от 10 точки. Бизнес писмо трябва да бъде лесно за четене поради избора на шрифт или размера на шрифта.
- Уверете се, че документът е зададен на едно място.
Стъпка 3. Регулирайте формата на блоковете
Формата за блок е най -често срещаният формат, използван в бизнес писма. Тази форма е и най -лесната за настройка и следване. Всяко заглавие трябва да бъде подравнено и да има едно интервал между всяко заглавие. Започвайки в долната част на документа, вашето бизнес писмо трябва да има следните заглавия:
- Днешната дата или датата, на която сте изпратили писмото. Датата е важна, защото може да се използва както като бележка, така и като бележка на получателя. Освен това датите могат да имат и законно приложение. Затова се уверете, че датата е точна.
- Адрес за връщане. Този раздел съдържа вашия адрес, форматиран в стандартния стил на адреса. Ако вашият адрес вече е на бланката, можете да пропуснете този раздел.
- Адрес от вътрешната страна. Този раздел съдържа името и адреса на лицето, получило писмото. Използването на думата г -н / г -жа не е задължително. Така например, ако сте написали писмо до Нина Марлина, можете да напишете г -жа. върху неговото име, ако не сте сигурни какво е семейното му положение.
- За разбирането. Поздравите могат да използват думите „Уважаема г -жо Марлина“или „Скъпа Нина Марлина“. Ако не сте сигурни кой ще чете писмото, използвайте думата „С уважение.“Можете да използвате и „До заинтересовани страни“, но само в краен случай, ако не знаете коя е вашата аудитория.
- Писмо тяло. Ще обсъдим това повече в следващия раздел на статията.
- Мотивационно писмо, с подпис. Можете да използвате думите „Искрено“или „Поздрави“.
Част 2 от 2: Написване на бизнес писмо
Стъпка 1. Определете вашата аудитория
Стилът на писмото винаги трябва да остане професионален, независимо от това коя е аудиторията. Можете обаче да коригирате избора на език или дума въз основа на човека, който ще получи вашето писмо. Ако пишете за отдела за човешки ресурси в друга компания, може да се наложи да използвате по -официален език. Но ако пишете за конкретен клиент, можете да използвате по -неформален или непринуден език.
- Идентифицирането на вашата аудитория също означава, че ще предотвратите объркване в аудиторията си. Избягвайте да използвате термини, които вашите читатели няма да разберат. Клиентите вероятно няма да знаят акронимите, използвани например за космическата програма на вашата компания, така че избягвайте да ги използвате с букви.
- Правилото номер едно за написването на добро бизнес писмо е, че то трябва да бъде ясно, сбито и учтиво.
Стъпка 2. Обяснете целта на писмото в първия ред
Помислете за целта на писмото. Трябва ли да уведомите клиентите за новото ви местоположение в нова част на града? Това да напомня на клиентите за неплатени сметки или салда? Или да отговори на жалбите на клиентите? Имайки предвид тази цел, напишете първи ред, който позволява на читателя веднага да разбере за какво е писмото. Не пишете целта на писмото, което не е ясно. Преминете директно към същността.
- Започнете с използването на "I", ако изразявате мнението си като собственик на бизнес. Използвайте „ние“, ако пишете от името на компания или организация.
- Съсредоточете се върху директни изявления като: „С това писмо ви информираме“или „С това писмо ви молим“. Можете също да използвате изявление „I“, ако пишете писмо като собственик на бизнес. Например: „Свързах се с вас, защото“или „Наскоро чух за … и искам да знам повече за …“
- Например, ако вие (собственикът на бизнеса) сте писали на Нина Марлина за неплатена сметка от миналия месец, започнете писмото с: „Свързах се с вас, защото имате неплатен баланс в сметката си от март 2015 г.“
- Или, ако сте служител в компания и пишете, за да отговорите на жалба на клиента относно космическата програма на компанията, започнете писмото с: „Получихме жалбата ви за нашата космическа програма на Марс“.
- Ако пишете писмо, за да уведомите читателите, че са спечелили конкурс или че имат място в магистърска програма, започнете с фраза като: „Щастлив съм да ви кажа, че …“или „Ние бих искал да ви кажа, че … ".
- Ако съобщавате лоши новини, започнете с фраза като: „С тежко сърце ви казваме, че …“. Или: „След внимателно обмисляне, реших да не …“.
Стъпка 3. Използвайте активни изречения, а не пасивни
Ние използваме пасивния глас през цялото време в обикновената реч. Но пасивният глас може да направи писането ви да изглежда тъпо или объркващо. Активните изречения са много по -ефективни в бизнес писмата, защото показват по -категоричен стил на езика.
- Пример за пасивно изречение е: „С какво оплакване мога да се справя вместо вас?“Субектът на изречението, а именно клиентът („вие“), се появява в края на изречението, а не в началото на изречението.
- Пример за активно изречение би било: "Какво мога да направя, за да разгледам жалбата ви?" Тази версия на изречението с активен глас е много по -ясна и по -лесна за разбиране за читателя.
- Използването на пасивен глас може да бъде добър начин да предадете съобщението си, без да привличате вниманието към грешните или неприятни моменти. Но използвайте пасивния глас само в този случай. Като цяло активният глас е много по -ефективен в бизнес писмо.
Стъпка 4. Обърнете се към предишни събития или предишни комуникации с читателите, ако има такива
Може би сте се свързали с Нина Марлина по -рано през последния месец с предупреждение за неплатената й сметка. Или може би клиентите са изразили разочарованието си от космическата програма миналия месец на конференция. Ако преди сте имали контакт с читатели, заявете това. Това ще напомни на читателя за предишните ви контакти и ще направи бизнес писмото по -спешно и важно.
Използвайте фрази като: „Според предишното ми писмо за вашата неплатена сметка …“или „Благодаря за плащането през март“. Или „Чуването за вашите проблеми с космическата програма на конференция през май беше много полезно“
Стъпка 5. Направете молба или оферта за помощ
Покажете на читателя положителен стил на език, като направите учтиво искане или предложение за помощ под формата на работни отношения.
- Да предположим, че сте собственик на бизнес, който се опитва да накара клиентите да плащат сметки. Използвайте фрази като: „Оценявам бързото ви внимание към вашата неплатена сметка.“
- Да предположим, че пишете от името на вашата компания. Използвайте фрази като: „Бихме искали да организираме среща лице в лице с вас и нашия ръководител отдел„ Човешки ресурси “.
- Трябва също да предложите да отговорите на всички въпроси или притеснения, които читателите могат да имат. Използвайте фрази като: „Ще се радвам да отговоря на всички въпроси или притеснения, които може да имате относно фактурирането си“или „Искате ли да ви предоставим повече подробности за тази програма?“
Стъпка 6. Обобщете писмото
Добавете призив за действие от ваша страна или от страна на читателя. Това искане може да бъде искане за плащане до определена дата или бележка за организиране на официална среща с читателя.
- Добавете изречение, за да се свържете с получателя на писмото в бъдеще. "Очаквам с нетърпение да се видим на заседанието по бюджета следващата седмица." Или „Очаквам с нетърпение да обсъдим това с вас по време на вашето посещение в централата ни.“
- Запишете всички документи, които сте включили в писмото си. Добавете фрази като „Прикачени неплатени сметки“или „Прикачено копие на нашата програма за разширяване на пространството“.
- Завършете писмото със заключителна фраза. Използвайте „Искрено“или „Искрено“за клиент или клиент.
- Използвайте „Поздрави“за официални писма до хора, които изобщо не познавате.
- Просто използвайте „Поздрави“или „Искрено“, ако пишете на някой, когото познавате добре или имате работни отношения.
Стъпка 7. Коригирайте буквата
Цялото внимателно форматиране и писане отиват на вятъра, ако писмото е изпълнено с правописни грешки!
- Потърсете всяко изречение, което използва пасивен глас, и се опитайте да го промените в активно изречение.
- Обърнете внимание на твърде дълги или неясни и директни изречения. В служебните писма по -малко обикновено е по -добре, затова намалете дължината на изречението си, ако е възможно.
