Разбирането как да напишете добро писмо е едно от основните умения, които могат да бъдат приложени в различни области, както в областта на бизнеса, академичните среди, така и в личните отношения. Както вече знаете, писмата са често срещан метод за комуникация, използван за предаване на информация, добра воля или просто привързаността на изпращача към получателя на писмото. За да разберете как да напишете добро и правилно писмо, опитайте да прочетете тази статия!
Стъпка
Метод 1 от 2: Написване на официално писмо
Стъпка 1. Разберете подходящия момент да напишете официално писмо или официално писмо
Като цяло официалните писма са адресирани до хора, с които имате само професионални отношения, като например бизнес партньори или определени държавни ведомства, а не до хора, с които имате лични отношения.
- След това официалното писмо може да бъде въведено с помощта на софтуер за текстообработка, като Microsoft Word, OpenOffice или Text Edit, и след това да бъде отпечатан преди изпращане. Ако писмото трябва да бъде получено незабавно или ако получателят предпочита да получи имейла, препоръчваме да изпратите писмото по имейл.
- Ако получателят е вашият настоящ шеф или колега, може да искате да използвате по -малко строг формат. По принцип такива писма могат да се изпращат по имейл и не е необходимо да бъдат придружавани от адрес в горната част на писмото.
Стъпка 2. Напишете адреса си и датата, на която писмото е написано в горната част на писмото
По -специално, включете вашето име и адрес в левия ъгъл на писмото. Ако това е официално бизнес писмо, включете името и адреса на компанията или просто поставете фирмената бланка на същото място. След това дайте празнина от два реда, преди да напишете датата на писане на писмото.
- Включете пълната дата в правилния формат, като 19 септември 2021 г. Най-добре е да избягвате по-малко официален формат като 19-септември 2021 или 19/9/21.
- Не е необходимо да включвате датата в писмото, изпратено по имейл.
Стъпка 3. Въведете името и адреса на получателя на писмото
Ако писмото не е изпратено по имейл, оставете прекъсване на два реда и включете информацията за контакт на получателя в празното поле. По -специално, избройте всяка от тези данни в отделен ред:
- Пълно име и заглавие на получателя на писмото
- Име на организация и компания, ако има такива
- Пълен адрес на получателя на писмото (добавете два или повече допълнителни реда, ако е необходимо)
Стъпка 4. Включете поздрав
На пауза един ред, след това включете поздрав като „Уважаеми“, последван от вашето име като получател на писмото. Ако желаете, можете да включите пълното си име, фамилия или просто име. Ако е необходимо, включете и официалния адрес или длъжност на лицето.
- Ако знаете само позицията на човека в офиса, но не знаете името му, не се колебайте да напишете „Уважаеми, здравен мениджър:“или подобна фраза. Въпреки това, като цяло името на лицето, което е заемало длъжността, може да бъде търсих онлайн, така че можете първо да опитате.
- Ако наистина не познавате получателя на писмото, нито знаете неговата или нейната позиция, просто напишете: „Уважаеми господине/госпожо:“или просто „Уважаеми:“. Подобни поздрави обаче звучат стилно и старомодно. и трябва да се избягва, ако е възможно …
Стъпка 5. Напишете вашето писмо
Официалните писма трябва да се отварят с ясно изявление на целта (SOP). По -специално, избягвайте съкращенията и използвайте официални въпроси, като „Интересувате ли се от …“вместо „Интересувате ли се от …?“След това прочетете отново текста на писмото, със или без помощта на друг човек, за да се уверите, че в него няма правописни или граматически грешки.
Ако пишете официално бизнес писмо, уверете се, че текстът на писмото винаги е кратък и точен. Междувременно, ако писмото е адресирано до роднина или близък приятел поради причини за размяна на новини, моля, използвайте по -спокойно и/или плавно изречение. Добре е обаче да се уверите, че писмото ви не надвишава една страница
Стъпка 6. Включете заключителен поздрав
Заключващият поздрав обикновено е включен, за да завърши писмото по положителен начин и да изгради по -дълбока връзка с получателя на писмото. Следователно, след като напишете последния абзац, включете затварящ поздрав, който отговаря на типа на буквата. За официално писмо се опитайте да включите заключителен поздрав, като например „С уважение“, „Поздрави“или „Успех.“След това поставете пълното си име под него, както е посочено в следните насоки:
- За официално въведени букви оставете около четири интервала между заключителния поздрав и пълното си име. След това отпечатайте писмото и поставете подписа си със синьо или черно мастило върху празното място.
- В официалните имейли включете пълното си име точно под затварящия поздрав.
- Ако искате, можете да включите поздрава пред името си, особено в официално писмо. Например, ако сте женени, моля, включете името „Bu Amanda Surya“под заключителния поздрав.
Стъпка 7. Сгънете буквата (по избор)
Ако писмото е по пощата, опитайте да го сгънете на трети. Номерът е да сгънете долната половина до средата, докато покрие 2/3 от зоната на буквите, след което да сгънете горната половина до средата, докато няма повече отворена област с букви. По този начин размерът на буквата ще пасне на повечето пликове, налични на пазара.
Стъпка 8. Напишете адреса на получателя в предната част на плика (по избор)
Намерете центъра на плика, след което напишете пълния адрес на получателя там, така:
- Г -н Joko Susilo
- Jl. ABC No. 123
- Джакарта, 12345
Стъпка 9. Напишете пощенския адрес за връщане на гърба на плика (по избор)
Използвайки този метод, пощата може да върне поща, която не може да изпрати, по някаква причина, на вашия адрес без допълнителни разходи. Използвайте същия метод, както когато сте написали адреса на получателя на писмото, но просто включете псевдоним вместо пълното си име там.
Метод 2 от 2: Писане на неофициални писма
Стъпка 1. Определете официалното ниво на писмото
По принцип тонът на писмото ще зависи от нивото на близост на връзката ви с получателя на писмото. За да определите формалността на вашето писмо, опитайте да следвате тези указания:
- Ако писмото е адресирано до далечен роднина, възрастен роднина или социален партньор, опитайте да използвате полуформален тон. Ако човекът вече ви е изпратил имейл, моля, изпратете му имейл. Ако не, ръчното писане на писма е най -сигурният вариант.
- Ако писмото е адресирано до близък приятел или роднина, моля, напишете го ръчно или го изпратете по имейл.
Стъпка 2. Започнете писмото с поздрав
Използваният поздрав зависи много от близките отношения между вас и получателя на писмото, както и от нивото на официалност на писмото. Някои възможности, които можете да разгледате:
- Ако писмото е полуформално, не се колебайте да използвате поздрав като „Здравей“. След това следвайте поздрава с псевдонима на получателя, ако двамата не сте твърде далеч един от друг на възраст, или името на получателя, започващо с поздрав като „сър“или „мадам“, ако получателят е много по -възрастен от вас.
- Ако писмото е неформално, можете да използвате и поздрав като „Здравей“или по -непринуден поздрав като „Здравей“или „Хей“. Следвайте поздрава с името на получателя.
Стъпка 3. Започнете да пишете тялото на писмото
Преминете към следващия ред и започнете да пишете. Ако писмото е предназначено като лична комуникационна среда, опитайте да започнете, като потвърдите информацията за получателя. Например можете да използвате официални изречения като „Надявам се, че се справяте добре“или неофициални изречения като „Как си?“По -специално използвайте думите, които бихте казали, ако получателят на писмото е пред Вие.
Стъпка 4. Избройте нещата, които трябва да бъдат съобщени
Тъй като основната роля на писмото е като средство за комуникация, моля, включете неща, които смятате, че получателят на писмото трябва да знае, като подробности за събития, които са се случили в живота ви. Например, ако писмото е до баба ви, не пишете просто: "Благодаря за подаръка!" Вместо това покажете колко много означава подаръкът за вас, като например: „Снощи с приятелите ми не можахме да заспим, защото играхме играта, която баба изпрати. Благодаря ти!" Каквато и да е темата на писмото, основният акцент трябва да бъде върху желанието за споделяне на информация.
Разберете информация, която не трябва да се включва. По принцип не трябва да се изпраща писмо, написано като израз на гняв или опит за молба за милост. Ако вече сте написали такова писмо, но не сте сигурни дали да го изпратите, оставете го да престои няколко дни. Може би тези няколко дни могат да променят решението ви
Стъпка 5. Край на писмото
За да завършите неофициално писмо, използвайте затварящ поздрав, който отразява близостта на връзката ви с получателя. Ако писмото е адресирано до съпруг, приятел или близък роднина, моля, използвайте заключителен поздрав като „Поздрави“, „Поздрави на любовта“или просто „Скъпи“. Междувременно, за полуформално писмо, не се колебайте да използвате топъл, но все пак доста официален, затварящ поздрав като „Поздрави“или „Поздрави“.
- Чували ли сте някога за термина „валидиция“? Всъщност валектиката е официален израз на английски, който обикновено се използва в древни времена като поздравително заключение. Ако пишете английско писмо до приятел и искате да го затворите в глупав стил, не се колебайте да използвате този метод. Например, поставете заключителен поздрав под формата на валидиция, като „оставам, както винаги, ваш посветен слуга“, завършващ с вашето име.
- Ако искате да добавите информация, след като писмото е написано, използвайте надписа P. S, което на английски означава Postscript („след писане“).
Стъпка 6. Изпратете писмото
Поставете писмото в плик, поставете печат, включете адреса на получателя, след което незабавно го изпратете по пощата.
Съвети
- Опитайте се да фокусирате основната част на писмото върху тема, която ще заинтересува получателя.
- Като цяло поздравите винаги са последвани от запетая. Въпреки това, в официалните букви използваната пунктуация обикновено е двоеточие вместо запетая.
- Винаги използвайте любезен език и разумни аргументи, когато пишете писмо за жалба. Това ще увеличи шансовете ви да получите положителен отговор.
- Ако искате да отпечатате много официално писмо, препоръчваме да използвате хартия, която е малко по -тежка от стандартната хартия за копиране.
- Ако искате да изпратите официален или полуформален имейл, винаги използвайте професионално звучащ имейл адрес. Имейлите, изпратени от „sweetstar189“, със сигурност няма да бъдат взети толкова сериозно, колкото имейлите, изпратени от „jeni.sandra“, нали?
- Винаги пишете букви с химикалка със синьо или черно мастило.
- Уверете се, че посоченият адрес е правилен.
- Винаги започвайте абзац с изречение, написано или въведено с отстъп.
- Проверете отново съдържанието на писмото си поне два пъти.
- Ако писмото е написано ръчно, винаги използвайте химикалка, която не пропуска мастило.
