Трябва ли да напишете добро, безупречно професионално писмо? Повечето бизнес писма следват фиксиран, лесен за усвояване формат, който можете да приложите към всеки тип съдържание. Деловите писма винаги трябва да съдържат дата, информация за подателя и получателя и няколко параграфа на текста. Следвайте стъпките по -долу и направете промени според стандартите на вашата компания.
Стъпка
Част 1 от 4: Започване на писмо
Стъпка 1. Познайте формата
Независимо от съдържанието на вашето писмо, трябва да следвате някои стандартни презентации за бизнес писма. Деловите писма трябва да бъдат въведени и изготвени с обикновен шрифт, като Arial или Times New Roman. Използвайте блокови абзаци. Тоест, започвате нов параграф, като натиснете Enter два пъти. В блокови абзаци не правете отстъп от първия ред.
- Използвайте поле от 2,54 см от всички страни.
- Бизнес писмата, изпратени по имейл, също трябва да бъдат въведени с общ шрифт. Не използвайте скриптове или цветове, различни от черно -бели, в бизнес имейли.
Стъпка 2. Изберете правилния тип хартия
Буквите трябва да бъдат отпечатани на хартия А4 с размери 21 х 29,7 см или А4 с размери 21,5 х 29,7 см. Няколко дълги букви или договори могат да бъдат отпечатани на хартия F4 или 21 x 33 cm фолио.
Ако писмото ще бъде изпратено по пощата, помислете за отпечатването му върху бланката на компанията. Използването на бланки ще засили професионалното впечатление и ще предостави логото и информацията за контакт на компанията
Стъпка 3. Включете информация за вашата компания
Въведете името и адреса на компанията и използвайте нов ред, за да маркирате всяка част от адреса. Ако сте самостоятелно заети лица или независим изпълнител, поставете вашето име на мястото на името на компанията или над името на вашата компания
- Ако вашата компания вече има бланки, можете да я използвате, вместо да се налага да въвеждате името и адреса на компанията.
- Ако адресът трябва да бъде въведен, той трябва да бъде подравнен вдясно или вляво от горната част на страницата, в зависимост от вашите предпочитания и тези на компанията.
- Ако писмото е изпратено в чужбина, въведете името на държавата си с главни букви.
Стъпка 4. Въведете датата
Записването на пълната дата е най -професионалният вариант. Например напишете „1 април 2012 г.“. Датата трябва да бъде подравнена вляво, на няколко реда над информацията за получателя.
Ако пишете писмото в продължение на няколко дни, използвайте датата, когато сте го попълнили
Стъпка 5. Добавете информация за получателя
Напишете информацията за получателя в следния ред: пълно име, заглавие (ако има такова), име на фирма и адрес. Използвайте нов ред за всяка информация. Ако е необходимо, включете референтен номер. Информацията за получателя трябва да бъде подравнена вляво, на няколко реда под датата.
Препоръчваме ви да адресирате писмото до конкретно лице. По този начин заинтересованото лице ще може да отговори на вашето писмо. Ако не знаете името на човека, към когото се обръщате, направете малко проучване. Обадете се на телефонния номер на компанията получател за тяхното име и заглавие
Стъпка 6. Изберете поздрав
Поздравът е важен показател за уважение и поздравът, който използвате, ще зависи от това кой го получава, дали познавате добре получателя и също така доколко официални са отношенията ви с тях. Помислете за следните опции:
- Използвайте „Към кого може да се отнася“, само ако не знаете точно към кого се обръщате.
- Ако не познавате получателя, „Уважаеми господине/госпожо“е безопасен вариант.
- Можете също да използвате пълното име и заглавието на получателя, например „Уважаеми д -р Деви Сари“.
- Ако познавате добре получателя и имате неофициални отношения с получателя, може да помислите да използвате име, например „Уважаема Сюзън“.
- Ако не сте сигурни какъв е полът на получателя, просто напишете пълното име, например „Уважаеми Крис Даманик“
- Не забравяйте да поставите запетая след поздрава или точка и запетая, ако използвате „За кого може да се отнася“.
Част 2 от 4: Съставяне на тялото на писмото
Стъпка 1. Използвайте правилния стил на писане
Според поговорката времето е пари и повечето бизнесмени не обичат да губят време. Затова вашият стил на писане на писма трябва да бъде кратък и професионален. Подредете писмото си така, че да може да бъде прочетено бързо, директно до точката и включва само кратки лични коментари в първия параграф. Например, можете да започнете с „По отношение на …“и да продължите оттам.
- Не мислете твърде много за красиви преходи, трудни думи или дълги, мъчителни изречения. Целта на вашето писмо е да съобщи това, което трябва да се каже възможно най -бързо и ясно.
- Използвайте убедителен тон. Най -вероятно целта на вашето писмо е да убеди читателя да направи нещо, например да промени мнението си, да реши проблем, да изпрати пари или да предприеме действия. Така че, предайте искането и причините си с правилния тон.
Стъпка 2. Използвайте лични местоимения
Използването на местоименията „аз“, „ние“и „вие“в бизнес писма е напълно приемливо. Изразете се като „аз“, а читателят като „вие“.
Бъдете внимателни, ако пишете писмо от името на организация. Ако се опитвате да предадете вижданията на компанията, трябва да използвате „ние“, така че читателите да знаят, че компанията стои зад вашето изявление. Ако изразявате лично мнение, използвайте „аз“
Стъпка 3. Пишете ясно и сбито
Уверете се, че читателят наистина разбира какво пишете. Читателите ще отговорят бързо само ако намерението на вашето писмо е ясно. По -специално, ако има резултат или действие, които бихте искали читателят да предприеме при получаване на писмото, изяснете го ясно. Опишете позицията си с възможно най -малко думи.
Стъпка 4. Използвайте активни изречения
Когато описвате ситуация или правите заявка, уверете се, че сте избрали активния глас, а не пасивния. Пасивният глас ще направи писането ви двусмислено или общо. Освен това активните изречения са по -ефективни и директно в основата на проблема. Например:
- Пасивно: Слънчевите очила не са проектирани или произведени с оглед на издръжливостта.
- Активен: Вашата компания проектира и произвежда слънчеви очила, независимо от тяхната издръжливост,
Стъпка 5. Използвайте разговорния език, ако смятате за подходящо
Писма се пишат от и за хора. Избягвайте копирането на писма, когато е възможно. Не можете да изграждате отношения, като копирате стандартни букви. Не използвайте обаче нестандартен език или жаргон, като например „знаете“, „имам предвид“или „искам“. Приложете стила на писане на бизнес писмо, но пишете думи, които са приятелски и учтиви.
- Ако познавате добре получателя, можете да добавите поздрав с един ред.
- Използвайте интуицията си, за да прецените колко личност ще разкрие писмото. Понякога малко хумор може да помогне на бизнес ниво, но помислете добре, преди да го използвате.
Стъпка 6. Останете учтиви
Дори да изпратите жалба или жалба, все пак можете да бъдете учтиви. Помислете за позицията на получателя и предлагайте възможно най -много помощ, за да се приспособите към ситуацията.
Пример за неучтиво оплакване: „Мисля, че слънчевите ви очила са гадни и никога повече няма да купя вашия продукт“. Пример за учтиво оплакване би било: „Разочарован съм от конструкцията на вашите слънчеви очила, в бъдеще смятам да купя друга марка слънчеви очила“
Стъпка 7. Използвайте „втора“бланка за допълнителни страници
Повечето бизнес писма са достатъчно кратки, за да се поберат на една страница. Ако обаче трябва да напишете по -дълго писмо, като например договор или съдебно решение, може да са необходими допълнителни страници. Използвайте „втора“бланка, която обикновено съдържа кратък адрес и е направена от същия тип хартия като основната бланка.
Включете номера на страницата на втората и следващите страници, в горната част на страницата. Също така ще трябва да включите името и датата на получателя
Стъпка 8. Завършете писмото си
В последния абзац обобщете точките си и подчертайте действието, което ще предприемете, или това, което очаквате от получателя. Имайте предвид, че получателят може да се свърже с вас с въпроси или притеснения относно писмото, след което да им благодари за вниманието към изпратеното от вас писмо.
Част 3 от 4: Затваряне на писмото
Стъпка 1. Изберете заключителен поздрав
Заключителният поздрав, подобно на началния поздрав, е показател за уважение и официалност. „Искрено“или „Искрено“са най -сигурните затварящи поздрави. Може да помислите и за „Най -добри пожелания“или „Поздрави“. Поздрави, които не са твърде официални, но все пак имат професионален тон, са „Поздрави за успех“, „Поздрави“и „Благодаря“. Използвайте запетая след заключителния поздрав.
Стъпка 2. Поставете подписа си
Оставете четири реда празни за вашия подпис. Подпишете след отпечатването на писмото или ако сте го изпратили по имейл, сканирайте изображението на подписа си и го поставете в раздела за подписи. Изборът на мастило за подписа е син или черен.
Ако подписвате писмо от нечие име, напишете „pp:“преди подписа си. "pp" означава per procurationem, което означава "представител" или "от името на"
Стъпка 3. Въведете вашето име и информация за контакт, като въведете
Под вашия подпис включете вашата информация, включително вашето име, заглавие, телефонен номер, имейл адрес и други подходящи средства за контакт. Използвайте нов ред за всеки тип информация.
Стъпка 4. Добавете инициалите на пишещата машина
Ако човекът, който въвежда писмото, и авторът е различно лице, трябва да добавите инициалите на машинописеца под блока с подписи. Понякога се включват и инициалите на автора на писмото. По този начин кой е работил по писмото ще бъде ясно.
- Ако включите само инициалите на пишещия, напишете ги с малки букви, например mj.
- Ако включвате и инициалите на автора, напишете ги с главни букви с инициалите на машинописеца с малки букви, например RW: mj. Други стилове добавят наклонена черта между инициалите, като RW/mj.
Стъпка 5. Включете информация за прикачения файл
Ако прикачвате допълнителни документи за преглед на получателя, отбележете няколко реда под информацията за контакт, като посочите броя и вида на приложените документи. Например напишете: „Приложение (2): автобиография, брошура.“Или, в традиционния стил, напишете описанието на прикачения файл в горната част на писмото, под датата.
Можете също да съкратите „Прикачен файл“с „Лампа“
Стъпка 6. Включете копие на информацията
Ако изпращате копие от писмото на някой друг, трябва да включите това в писмото. Това се заявява чрез въвеждане на „cc:“или „Копиране“под реда „Прикачен файл“, заедно с името и заглавието на получателя на копието („cc“означава любезно копие, но в миналото това означаваше копие на хартия, когато буквите все още се пишеха на пишеща машина и копираха с карбонова хартия).
- Например напишете: „cc: Мари Санти, заместник -директор по маркетинг“
- Ако добавите повече от едно име, подравнете второто име под първото, но без „cc:“
Част 4 от 4: Попълване на писма
Стъпка 1. Направете редакции
Презентацията е ключов елемент на професионализма. Уверете се, че получателят може лесно да ви разглежда като способно и отговорно лице, като редактирате вашето писмо и проверите за грешки. Използвайте проверката на правописа в текстовия си процесор, но не забравяйте да го прочетете внимателно, преди да изпратите.
- Запитайте се, ясно ли е и сбито писмото? Има ли абзаци по-дълги от 3-4 изречения? Ако е така, определете дали можете да премахнете ненужните изявления.
- Ако писмото е много важно, може да се наложи приятел или колега да го прочете. Понякога други хора могат да помогнат за откриването на езикови грешки или неловкост, за които може да не сте наясно.
Стъпка 2. Не дръжте страниците заедно с телбод
Ако вашето писмо се състои от няколко страници, не трябва да се използва телбод. Ако искате да се уверите, че страниците са подредени, изрежете ги заедно с кламер в горния ляв ъгъл.
Стъпка 3. Изпратете
Ако изпращате писмото по пощата, използвайте бизнес плик. Ако е наличен, използвайте плик с логото на вашата компания. Напишете внимателно адреса за връщане и адреса на получателя. Сгънете буквата на трети, така че получателят първо да разгъне горната част, преди да отвори дъното. Уверете се, че сте залепили достатъчно печати, след което го изпратете.
- Ако смятате, че вашият почерк не е страхотен и не съответства на вашата професионална личност, въведете адреса в текстообработващата машина и го отпечатайте върху плика.
- Ако писмото е спешно и/или прибързано, помислете за изпращане чрез куриер.
- Ако искате да го изпратите по имейл, първо го преобразувайте в HTML или го запазете като PDF, така че форматът да не се промени. Би било хубаво обаче писмото да е изпратено физически.
Съвети
- Използвайте качествена писалка за подписване на букви.
- Бързо отговаряйте на писма. Ако не можете да отговорите в рамките на една седмица, предайте го на получателя и му кажете кога може да изчака отговора ви.
- Подчертайте положителната страна. Говорете за това, което можете да направите, а не за това, което не можете. Например, ако даден продукт не е на склад, не казвайте на клиента, че не можете да изпълните поръчката му. Вместо това кажете, че продуктът е много популярен и е разпродаден. След това им кажете кога можете да изпълните поръчката им.
-
Ако пишете сложно писмо, първо напишете схемата.
- Запишете всяка тема, която искате да покриете, няма нужда да мислите за поръчката.
- За всяка тема направете списък с ключови думи, примери, аргументи и факти.
- Обърнете внимание на значимостта на всяка тема в списъка за целта и получателя на писмото.
- Изхвърлете частите, които не са необходими.
- Сортирайте информацията в реда, който е най -добър за читателя.
Внимание
- Не използвайте ласкави думи. Искрената похвала е приемлива, но твърде много похвали означават, че по време на работа зависите от похвала, а не от компетентност.
- Не използвайте груб или настойчив език. Не забравяйте, че се опитвате да поправите или започнете бизнес отношения чрез това писмо.
