Уводните писма се използват най -често в бизнес комуникациите, за да установят контакт, да поискат информация или да създадат преглед на нов продукт или услуга. По принцип пишете уводно писмо на човек, когото не познавате лично, което го прави малко трудно по отношение на усещането или стила. Можете обаче да научите няколко бързи съвета, които ще ви помогнат да направите вашето писмо толкова сбито, четливо и ефективно като желаното от вас въведение.
Стъпка
Част 1 от 3: Написване на преамбюла
Стъпка 1. Адресирайте писмото си до конкретно лице, когато е възможно
Уводно писмо трябва да бъде адресирано възможно най -добре до някой, който ще го прочете. Ако изпращате до общ акаунт или фирма за наемане и не сте сигурни, тогава е добре да изпратите писмото до „Всички заинтересовани“или до мениджъра по наемане или конкретен притежател на титла.
Започнете писмото си, като посочите своята позиция, заглавие или роля и причината за написването на писмото. Обикновено не е нужно да включвате името си в писмото, защото вашето име ще бъде в подписа
Стъпка 2. Ясно заявете целите си
Трябва да съобщите причината за писането на писмото възможно най -рано. Какво искаш? Защо написахте писмото? Ако подобни въпроси някога изникнат в съзнанието на шеф или компания, има вероятност писмото ви да се озове в кошчето, вместо да получите обаждане за интервю.
Прекратете лова: „Пиша, за да попитам за нова свободна длъжност на финансов надзор“или „Пиша, за да опиша нова характеристика на продукта, която наскоро пусна моята компания“са наистина ефективни декларации за цел да бъдат едно от първите изречения. писмо
Стъпка 3. Създайте подходящо усещане или стил за писмото
Когато пишете встъпително писмо, най -добре е да имате последователен и компетентен стил, който звучи странно или звучи прекалено хладно или технически. За уводно писмо вашето писмо трябва да бъде професионално, но не студено или твърдо. Необходимо е да се включи елемент от човешката топлина в писмото, като същевременно се запази професионалното цялостно съдържание.
- Честа грешка, която правят неопитни писатели, е да се опитват отчаяно да избягват съкращения, които водят до впечатлението, че писмото е превод, а не писмено писмо. Използвайте съкращения/свивания, нека звучи плавно като разговор, но все пак професионално. Нека писмото ви представлява.
- Не се опитвайте да звучите умно, като замените често използваните думи с тези в тезауруса/речника. Това не е магистърска теза, а уводно писмо. Използвайте точни и кратки думи.
Стъпка 4. Създайте лична връзка
Обяснете как сте разбрали за работата, свободното място или компанията, която търсите, и създайте връзка. Когато четете уводно писмо, работодателят или координаторът по наемане трябва да има ясна представа за това кой сте, защо искате работата и дали сте подходящи за тази работа или не. Ако тази връзка е достатъчно силна, ще бъдете повикани за интервю и това ви дава възможност да получите работа.
Ако имате връзки с всеки, който работи за компанията, или дори сте били насочени да кандидатствате, или дори ако познавате някой, който е имал съдействие от вашата агенция в работата им, добра идея е да се представите от писмото. Това може да разбуни нечия памет („О, това е човекът, за който Джоко говореше!“), Или да го накара да си спомни от самото начало
Част 2 от 3: Писане на съдържанието на писмо
Стъпка 1. Свържете квалификациите си с кандидатстваната позиция
Ако се опитвате да опишете вашите квалификации, компетенции или способности да се справите с работа или проект, добра идея е да направите ясна връзка в няколко изречения и да обясните как вашият опит е свързан със способността ви да правите това, независимо дали е нов позиция, преместване или нова работа. напълно нова.
- Опишете своя опит в областта или индустрията, както е посочено в препратката в писмото. Ако сте насочили своето уводно писмо, както бе споменато по -рано, то ще се съсредоточи върху някаква професионална или индустриална област. Добра идея е да включите специфични умения и опит, за да направите писмото по -ефективно.
- Да искаш работа не е същото като да имаш квалификацията за работата. Ако във въведението си обясните, че искате да получите повикване за интервю за работа, защото смятате, че наистина се вписвате, не е нужно да го повтаряте петдесет пъти. Писането, че „наистина имате нужда от тази работа“, не ви прави привличащ вниманието кандидат.
Стъпка 2. Бъдете възможно най -конкретни
Задайте час, с който можете да се срещнете лично, или изразете това, което се надявате да видите по -късно във вашия отговор на вашето писмо. Ако искате да говорите повече за вашите квалификации в интервю, просто го кажете. Ако наистина искате работата, просто го кажете. Научете всичко за процеса на наемане или процеса на кандидатстване, който сте написали, след което попитайте за следващия етап от процеса.
Фокусирайте мотивационното си писмо към определено ниво на работа. Видът на работата или длъжността не трябва да бъде изрично посочен, но имайте предвид какви резултати търсите, за да поддържате писмото уместно
Стъпка 3. Не включвайте информация вече в автобиографията си
Лоша идея е да се поставят заглавия, отличия и известни имена в писмо. Повтарянето на лесно видима информация в автобиографията губи място в писмото. Не записвайте информация, която може да бъде събрана бързо и лесно другаде. Пишете, за да се продавате и създавате възможности.
Стъпка 4. Пишете с цел да получите повикване за интервю
Може би няма да получите работа или нещо друго само със силата на едно писмо. Писането на писмо ще ви отведе до прага ви, възможност да докажете себе си и способностите си да бъдете човекът или служителят, от който се нуждае читателят на писма. Поради тази причина е добра идея да преминете директно към въпроса, да се съсредоточите върху вашите квалификации, както и връзката си с позицията и да преминете към следващия етап от процеса, било то интервюто или друг етап на наемане.
Повторете най -важната информация в заключителната секция. Преди да затворите писмото с поздрав, добра идея е да повторите накратко това, което искате директно
Част 3 от 3: Преразглеждане и усъвършенстване на писма
Стъпка 1. Поправете и коригирайте писмото си
След като напишете черновата на писмо, е необходимо да преразгледате писмото си и да го подобрите от структурата на изречението и така нататък. Всички добри писатели знаят, че едно произведение не може да се нарече завършено, докато не бъде преработено. След като приключите с писането на писмото, най -трудната част приключи, но все още има време да го прецизирате и усъвършенствате.
- Ревизирането е нещо повече от просто изтриване на правописни грешки или коригиране на правописни грешки. Прегледайте отново писмото си и се уверете, че има съвпадение между субекта и глагола, значението е ясно и писмото ви постига целта си.
- След като смятате, че писането ви е приключило, можете да започнете да проверявате и търсите „последните важни неща“, нещата в последната минута, които включват коригиране на правописни грешки, правописни грешки и форматиране на вашето писмо.
Стъпка 2. Направете просто и сбито писмо
По принцип едно уводно писмо не трябва да е по -дълго от предната част на страницата или между 300 и 400 думи. Каквато и да е причината, има голям шанс да пишете на някой, който трябва да се занимава с много хартия в даден ден, и той не иска да види дълго, излишно представяне. Срамно е, че упоритата ви работа се озовава в кошчето, така че я съкращавайте. Съсредоточете се само върху опитите да предадете най -важната информация в писмото си.
Стъпка 3. Форматирайте писмото както трябва
Писмата трябва да бъдат правилно ориентирани на страницата, включващи конкретно въведение, основния параграф и сбито затваряне. Ако напишете кратък абзац без информация за контакт или поздрави, няма да получите работата или няма да стигнете до въвеждането.
- Включете подходящо автобиография или автобиография като прикачен файл към уводното писмо. Уводното писмо трябва да е първото в пакета за кандидатстване.
- Включете добра информация за контакт. Направете последните редакции на уводното писмо, като се уверите, че сте включили важна информация за контакт, обикновено поставена в горния десен ъгъл на бланката. Включете имейл адрес, телефонен номер и друга основна информация за контакт.
Стъпка 4. Помислете за включване на бележки
Някои учители пишат бизнес писма, а експертите по комуникация предлагат да се добави най -подходящата или спешна информация в бележка или бележка в писмото. Причината е, че това често работи добре по отношение на начина, по който хората обработват комуникацията под формата на писмо. Вместо да поставяте важна информация в края, важна бележка или бележка може да бъде по -ефективна. Въпреки че това може да звучи неформално за някои, това може да бъде ефективен начин да подчертаете важна информация и да накарате вашето писмо да се открои.
