Асистентът „Извън офиса“или „На открито“в Microsoft Outlook ви позволява да настроите автоматични отговори, които се изпращат на хора, които се свързват с вас, докато сте неактивни или извън офиса. Функцията Out of Office е достъпна само за потребители на акаунт в Microsoft Exchange. Въпреки това, дори домашните потребители без акаунт в Exchange все още могат да създават шаблони „извън офиса“и да създават правила за програмата, така че Outlook да може автоматично да изпраща отговори.
Стъпка
Метод 1 от 4: Outlook 2013 и 2010
Стъпка 1. Щракнете върху менюто „Файл“, след което изберете „Информация“от лявото меню на страничната лента
Стъпка 2. Изберете „Автоматични отговори (Извън офиса)“
След това ще се отвори диалоговият прозорец „Автоматични отговори“.
Ако тази опция не е налична, може да използвате акаунт, който не е на Exchange. Следвайте стъпките, описани в четвъртия метод в тази статия, за да настроите автоматични отговори на акаунти извън Exchange
Стъпка 3. Проверете опцията „Изпращане на автоматични отговори“
Стъпка 4. Проверете опцията „Изпращане само през този период от време“, след това изберете желания начален час („Начален час“) и краен час („Краен час“)
Например, ако планирате да вземете двуседмична ваканция, изберете продължителността на вашата ваканция.
Стъпка 5. Щракнете върху раздела „Вътре в моята организация“, след което въведете автоматично съобщение, което ще бъде изпратено до колеги (в същия офис или компания), които искат да се свържат с вас
Стъпка 6. Щракнете върху раздела „Извън моята организация“, след което напишете автоматично съобщение, което ще бъде изпратено до хора извън вашата организация или офис, които искат да се свържат с вас
Например, напишете съобщение, обясняващо, че сте заети, и насочете подателя на съобщението да задава въпроси и да обсъжда проблеми с други контакти в офиса.
Стъпка 7. Щракнете върху „OK“
Хората, които ви изпращат имейл, когато не сте в офиса, ще получат автоматично създадено от вас съобщение.
Метод 2 от 4: Outlook 2007
Стъпка 1. Щракнете върху менюто „Инструменти“, след което изберете „Помощник извън офиса“
Ще се отвори диалоговият прозорец „Помощник извън офиса“.
Ако тази опция не е налична, може да използвате акаунт, който не е на Exchange. Следвайте стъпките, описани в четвъртия метод в тази статия, за да настроите автоматични отговори на акаунти извън Exchange
Стъпка 2. Проверете опцията „Изпращане на автоматични отговори извън офиса“
Стъпка 3. Проверете опцията „Изпращане само през този период от време“, след това изберете желания начален час („Начален час“) и краен час („Краен час“)
Например, ако планирате да отсъствате от офиса за един ден, изберете подходяща дата (например вашата дата на отпуск или неявяването ви).
Стъпка 4. Щракнете върху раздела „Вътре в моята организация“, след което въведете автоматичния отговор, който искате да изпратите до колеги (в същия офис или компания), които искат да се свържат с вас
Например, обяснете, че не сте в офиса за един ден и мениджърът ще отговаря за работата ви, докато отсъствате.
Стъпка 5. Щракнете върху раздела „Извън моята организация“, след което въведете автоматично съобщение, което искате да изпратите до хора извън вашата организация или офис, които искат да се свържат с вас
Стъпка 6. Щракнете върху „OK“
Хората, които ви изпращат имейл, когато не сте в офиса, ще получат автоматично създадено от вас съобщение.
Метод 3 от 4: Outlook 2003
Стъпка 1. Щракнете върху менюто „Инструменти“, след което изберете „Помощник извън офиса“
Ще се отвори диалоговият прозорец „Помощник извън офиса“.
Ако тази опция не е налична, може да използвате акаунт, който не е на Exchange. Следвайте стъпките, описани в четвъртия метод в тази статия, за да настроите автоматични отговори на акаунти извън Exchange
Стъпка 2. Поставете отметка в опцията „В момента съм извън офиса“
Стъпка 3. Напишете съобщението, което искате да бъде изпратено автоматично до хората, които се свързват с вас в полето „Автоматичен отговор само веднъж на всеки подател със следния текст“на екрана
Хората, които ви изпращат имейли, ще получават автоматични отговори, докато не се върнете на работа.
Стъпка 4. Щракнете върху „OK“
Всички страни, които се свързват с вас по имейл, ще получат автоматично съобщение „Извън офиса“за неопределен период от време или докато не повторите първата стъпка от този метод и изберете „В момента съм в офиса“.
Метод 4 от 4: Сметка без борса
Стъпка 1. Стартирайте Microsoft Outlook на персоналния компютър
Стъпка 2. Щракнете върху менюто „Начало“и изберете „Нов имейл“
Стъпка 3. Въведете отговора, който искате автоматично да бъде изпратен до хората, които се свързват с вас, в тялото на съобщението
По -късно това съобщение се използва като шаблон „извън офиса“.
Стъпка 4. Щракнете върху менюто „Файл“и изберете „Запазване като“
Диалоговият прозорец „Запазване като“ще се отвори след това.
Стъпка 5. Изберете „Outlook Template“от падащото меню „Save as type“
Стъпка 6. Въведете името на шаблона за съобщение, след което щракнете върху „Запазване“
Този шаблон вече може да се използва винаги, когато не можете да се свържете по имейл с личния си акаунт в Outlook.
Стъпка 7. Щракнете върху „Начало“, изберете „Правила“и изберете „Управление на правила и сигнали“
За да може шаблонът да се изпраща автоматично до изпращачите на съобщения, когато сте извън контакт, трябва да създадете правило, което инструктира Outlook да отговаря автоматично на писма, получени с помощта на шаблона.
Стъпка 8. Изберете „Ново правило“, след това изберете „Прилагане на правилата към съобщенията, които получавам“в раздела „Започнете от празно правило“
Стъпка 9. Щракнете върху „Напред“, след това изберете отново „Напред“, за да създадете правило
Стъпка 10. Поставете отметка в опцията „отговор с помощта на конкретен шаблон“под „Какво искате да направите със съобщението? ”.
Стъпка 11. Проверете опцията „конкретен шаблон“в раздела „Редактиране на описанието на правилото (щракнете върху подчертана стойност)“
Стъпка 12. Изберете „Потребителски шаблони във файлова система“от падащото меню „Погледни“
Стъпка 13. Изберете предварително създаден шаблон, който да използвате като автоматичен отговор „извън офиса“, след което изберете „Отваряне“
Стъпка 14. Щракнете върху „Напред“, след което добавете изключения, ако е необходимо
Например можете да препращате имейли от един конкретен подател към друг имейл акаунт.
Стъпка 15. Щракнете върху „Напред“, след което въведете името на създаденото правило за автоматичен отговор
Стъпка 16. Щракнете върху „Край“
Всеки, който ви изпрати имейл, ще получи автоматично съобщение от създадения от вас шаблон.
