Всички предприятия, големи или малки, трябва да следят всичките си транзакции. Има много прости финансови софтуерни системи за продажба, но все пак трябва да имате ясно разбиране за това как работят счетоводните транзакции. Ще въведете всички бизнес транзакции, като получаване на доход или плащане на сметки, в счетоводно списание, подобно на счетоводна книга. Тук се изисква да събирате различни категории, наречени сметки, и да записвате по дебит или кредит (според увеличение или намаляване). Примери ще бъдат дадени по -късно. Производителите на счетоводен софтуер също следват тази формула при създаването на своите програми, но процесът е улеснен за обикновените потребители.
Стъпка
Част 1 от 3: Въвеждане на транзакции
Стъпка 1. Съберете всички документи относно бизнес транзакциите
Тези документи обикновено включват разписки от доставчици, сметки за комунални услуги (като вода и електричество), кредитни бележки, издадени на клиенти, данъчни отчети, издадени чекове и информация за заплати. Проверете всяка получена фактура и плащане, за да бъдат точни и проверени, преди да запишете счетоводния дневник. Уверете се, че всичко е било потвърдено от ръководителя или собственика на бизнеса, преди да въведете транзакции в системата.
Стъпка 2. Настройте различни акаунти или категории за всеки тип транзакция
Записани сметки, например пари в брой, запаси, разходи и т.н. Мислете за тези сметки като за отделни страници в бележник или ред от елементи, изброени в личен бюджет. Настройте следните типове акаунти:
- Сметката за продажби или приходи записва всички продажби на клиенти.
- В сметка за разходи се записват всички пари, които бизнесът харчи, например за експлоатация на бизнес обект, производство на продукти и продажба на продукти.
- В допълнение, предприятията също са задължени да записват своите активи, като пари в брой, вземания (неплатени продажби) и имоти, съоръжения и оборудване, като сгради и оборудване.
- В сметка за пасиви се записват всички пари, които бизнесът взема назаем от външни страни, като например банкови заеми, търговски задължения (например към доставчици) и дължими заплати (заплати, които вече се дължат на служители, но не са изплатени).
- Тези големи категории обикновено се подразделят на по -малки, специфични сметки.
Стъпка 3. Определете дали сметката е дебитирана или кредитирана
Важно е да запомните, че всяка транзакция включва дебитни и кредитни сметки и общият брой на дебитите и кредитите трябва да е еднакъв. Например, когато получавате плащане от клиент, ще записвате пари в брой като дебит, а сметките като кредит. Когато плащате за реклама, ще записвате рекламни разходи по дебит и пари в брой по кредит.
- Записвайте всяко увеличение на разходите, активите (като пари и оборудване) и сметките за дивиденти като дебити и записвайте намаленията като кредити. В други сметки, като пасиви и приходи, увеличенията се отчитат като кредити, а намаленията се записват като дебити. Тази счетоводна система има своя собствена логика и започнете да запомняте, докато използвате вашата логика, за да определите причините за "увеличаване" и "намаляване" на сметките.
- Имайте предвид, че номерата, които се публикуват при дебити и кредити, може да не са еднакви, но общите суми трябва да са еднакви. Например, ако клиент плаща за продукт отчасти с парични средства и отчасти с кредит, две сметки се журнализират по дебит, а именно парични средства и вземания. Докато сметката, която се журнализира на кредит, е само една, а именно продажбите.
- Всички компютърни софтуерни системи ще улеснят счетоводните списания, като въведат всички сметки на правилните им места в Дневника.
- Може да се наложи да създадете ново име на акаунт в дневника, ако имате извънредна сделка, като например продажба на акции или покупка на земя.
Стъпка 4. Проверете всички счетоводни операции, въведени в дневника поне два пъти
Всяка транзакция ще се показва в собствена категория: например дебит от едната страна на дневника и сумата трябва да е равна на сумата, която се появява на кредитната страна на дневника.
Например, ще запишете транзакция за плащане на сметка за електроенергия, като въведете сметки за плащане от дебитната страна на Rp. 500 000 и Cash от Rp. 500 000 на кредита. не забравяйте да включите номера на разписката и кратко описание в раздела за бележки
Стъпка 5. Премествайте периодично сметките в дневника в главната книга
Главната книга е съвкупност от всички ваши сметки. Например във вашата главна книга има страници за всяка категория парични средства, вземания, задължения, разходи и т.н. След това ще можете да видите общата сума за всяка сметка за определен период от време.
- Главна книга записва информация по сметка, за разлика от дневник, който записва транзакции. С други думи, една транзакция, която се премества в главната книга, ще бъде на поне две места (сметки) в счетоводната книга.
- Например паричните постъпления от клиенти при продажби ще бъдат записани в дневника като една транзакция и признати парични средства по дебит и приходи по кредит. когато се прехвърлят в главната книга, тези записи се записват на отделни места: сметки за пари и приходи. По този начин можете да видите как транзакциите засягат всеки акаунт поотделно.
- Записите в главната книга трябва да бъдат датирани, за да може да бъде идентифициран източникът на транзакцията. Някои счетоводители включват и референтен номер, например под формата на сериен номер, така че транзакциите да могат лесно да се следят обратно в дневника.
Част 2 от 3: Балансиране на счетоводни транзакции
Стъпка 1. Балансирайте главната книга преди затваряне всеки път, когато въвеждате счетоводна транзакция
Подгответе пробни салда и други доклади, за да сте сигурни, че номерата и сметките, записани за всяка транзакция, са правилни. Без значение колко транзакции са записани, общите дебити трябва да са равни на общите кредити.
Ако правите бележки ръчно или с компютърна програма, всички цифри в дебитите и кредитите ще се сумират, независимо от категорията. Общият размер на дебитите и кредитите трябва да е еднакъв
Стъпка 2. Проверете за грешки в пробния баланс
Ако дебитите не са равни на кредитите, ще трябва да намерите грешки във вашите записи в дневника. Всъщност грешки все още могат да възникнат, дори ако сумите по дебита и кредита са еднакви, например поради двойно записване или транзакции, въведени в грешна сметка.
- Например, когато получите плащане от клиент, може да сте записали пари в брой, но сте забравили да запишете сметки за получаване, така че дневникът да изглежда, че вземанията все още са неплатени. По този начин сумата по дебита ще бъде различна от кредита.
- В някои случаи може да се наложи да проследите записите до първоначалния запис в дневника, за да намерите грешки. Ето защо датата на транзакцията и/или референтният номер трябва да бъдат записани в дневника, така че проследяването да е лесно.
Стъпка 3. Пуснете отчети за отчета за приходите, баланса и доклада за промяна на капитала
Тези финансови отчети могат да се правят ръчно или със счетоводна софтуерна система. Именно от тези доклади получавате пълна представа за вашия бизнес.
- Например в отчета за доходите ще се извадят приходите, спечелени от разходите, направени през определен период от време, и от този отчет знаете, че компанията е реализирала печалба или загуба.
- Балансът показва всички активи и пасиви на компанията. Активите на компанията включват парични средства, оборудване, земя и вземания. Пасивите включват дължими сметки и дължими бележки.
- Ако сте плащали дивиденти (награди) на акционерите в предишни периоди, ще ви е необходим и отчет за промените в собствения капитал. Този отчет показва размера на генерираната печалба (не нетната печалба) минус изплатените дивиденти. Неразпределената печалба представлява печалба, която се реинвестира в компанията.
Част 3 от 3: Водене на подробни записи на счетоводни транзакции
Стъпка 1. Включете кратко описание на всяка транзакция, въведена в дневника
Например „плащания за телевизионна реклама в брой, февруари 2016 г.“По този начин сумата, причината и процесът на записване на всяка транзакция ще бъдат по -ясни.
Стъпка 2. Съхранявайте резервно копие на вашия дневник за транзакции
Трябва да се правят резервни копия в случай на грешки или бъдещи въпроси. Документацията за всички записи може да бъде подадена чрез въвеждане на няколко записа и датата на списание в един пакет. Всеки трябва да може да търси записи в дневника в главната книга и след това да има лесен достъп до архивната документация
Стъпка 3. Съхранявайте хартиени копия на цялата документация поне една година
Това включва записи в дневника и книги, заедно с всички фактури и други документи за транзакции. Всички тези документи са необходими по одитни и данъчни причини.
Стъпка 4. Съхранявайте документацията по електронен път поне седем години
Сканирайте документите си на хартия, напред -назад и ги съхранявайте в две електронни кутии: една за съхранение в офиса и другаде за използване при спешни случаи. Винаги съществува възможност корпоративните данъци да бъдат одитирани през последните няколко години, така че тези документи трябва да се съхраняват.
Съвети
- Балансирайте дневника си всеки ден. Следете всички грешки и ги отстранете незабавно. Това е толкова важно, че става един от първите уроци за студентите по счетоводство.
- Осигурете кръстосано обучение на служителите, така че разбирането на счетоводната система и начина на въвеждане на транзакции да бъде известно на повече от един служител.
