Access е интерфейс за мениджър на бази данни, който позволява на потребителите да импортират една или повече части от база данни на Excel в системата, така че да могат да намерят съвпадения между или в техните полета (полета). Тъй като един файл на Access може да съдържа множество електронни таблици на Excel, тази програма също е чудесна за съпоставяне или анализ на големи количества информация от електронни таблици на Excel в Access. Просто трябва да направите няколко ключови стъпки.
Стъпка
Част 1 от 3: Подготовка за импортиране на Excel в Access
Стъпка 1. Отворете двете програми към компютъра
Ще трябва да закупите и изтеглите план на Microsoft Office, който включва Excel и Access. Можете да направите това само чрез уебсайта на Microsoft.
- След като програмата приключи с изтеглянето, щракнете върху „Старт“в Windows и изберете „Всички програми“.
- Щракнете върху „Microsoft Office“и изберете „Access“(или „Excel“) от падащото меню. Може би електронната таблица на Excel е изпратена по имейл или изтеглена от сайт. Файлът ще отвори програма на Office на вашия компютър.
Стъпка 2. Почистете електронната таблица на Excel, преди да я импортирате в Access
За да ви улесним, препоръчваме да направите няколко прости стъпки, преди да импортирате Excel файла в Access. Ключът е, че данните между електронните таблици, които трябва да бъдат импортирани, трябва да бъдат последователни.
- Добра идея е да се уверите, че първият ред на електронната таблица на Excel съдържа заглавията на колоните (или имената на клетки) и може да бъде разбран ясно и лесно. Например, за колона, съдържаща фамилни имена на хора, препоръчваме да дадете заглавието на колоната „Фамилия“. Осигурете ясни и точни заглавия, за да улесните сравняването на заглавията на колоните на един лист в Excel с друг.
- Access ви позволява да свържете две или повече полета между множество работни листове. Да предположим, че имате работен лист на Excel, който съдържа информация за заплатите. Тази електронна таблица съдържа името и фамилията, адреса и размера на заплатата на лицето. Кажете, че искате да сравните лист в Access до втори лист на Excel, който съдържа информация относно кампания за финансови вноски. Този втори лист съдържа името, адреса и дарението на лицето. Достъпът ви позволява да сравнявате заглавието на една колона с друга. Например можете да свържете заглавия на имена, за да видите хора със същото име да се появяват в двете бази данни.
- Сканирайте листа на Excel, за да се уверите, че всеки тип данни се обработват по същия начин, и го почистете, преди да ги импортирате в Access. Това е, което се нарича „релационно“в Access. Например, ако вашата електронна таблица за заплати съдържа първо, последно и средно начални имена в една колона, но втората електронна таблица съдържа само имена в отделни колони, Access няма да показва съвпадения. Заглавията на колони/полета трябва да съвпадат точно.
Стъпка 3. Разделете информацията в колони в Excel
За да заобиколите този проблем, информацията трябва да бъде разделена на колони в Excel, така че да не води до „няма съвпадение“в Access.
- Например, можете да разделите собствено, средно начално и фамилно име, така че всеки да има своя собствена колона. Ако вторият работен лист е структуриран по същия начин, когато свържете, да речем, фамилно име с фамилно име в Access, резултатите от съвпадението се появяват за същите имена.
- За да разделите колона в Excel, маркирайте колоната, която съдържа информацията, която искате да разделите. Щракнете върху данните „данни“на лентата с инструменти в програмата Excel. Кликнете върху „текст към колони“. Обикновено вие избирате опцията „разделена“. Щракнете върху следващия (следващия).
Стъпка 4. Продължете да използвате съветника за разделяне на конвергентните колони
Сега сте готови да изпълните процеса на разделяне на информацията, която е свързана в една колона на няколко колони.
- Изберете как да „разделите“данните в колоната. Тоест всяка информация в колона е отделена от нещо. Обикновено този разделител е интервал, запетая или точка и запетая. Често тази информация е просто разделена от пространството. Например в следния пример, кажете, че името "Budi A. Dodo" се появява в една колона. Името (Буди) и инициалите А. са разделени с интервали. Фамилията и инициалите на Додо също са разделени с интервали. Така че, изберете интервал в разграничения съветник.
- Щракнете върху следващия, след това завършете (завършен). Програмата ще раздели Буди, А. и Додо в три колони. След това можете да дадете на тези нови колони нови заглавия, за да посочите типа на информацията, която съдържат (Фамилия, Име и т.н.) Най -добре е първо да създадете няколко празни колони вдясно от разделените данни, така че данните да бъдат избутани към нова празна колона (вместо -вместо презаписване на колони, които вече съдържат информация).
Част 2 от 3: Импортиране на Excel в Access
Стъпка 1. Отворете програмата Access на вашия компютър
Отидете в менюто на компютърната програма. отидете в менюто "Старт", изберете Microsoft Office и щракнете върху Microsoft Access. Трябва да отворите нова празна база данни на Access, за да можете да импортирате Excel.
- Изберете „празна база данни за настолни компютри“, за да създадете нова база данни в програмата Access.
- Дайте му ново име, ако искате. Кликнете върху „създаване“(създаване).
Стъпка 2. Импортирайте електронната таблица на Excel в Access
Следващата стъпка е да плъзнете електронната таблица на Excel (една или повече) в базата данни на Access.
- Щракнете върху „Външни данни“в лентата с инструменти веднъж в мениджъра на база данни на Access. Изберете „Excel“. В някои версии на Access тази функция може да бъде намерена, като щракнете върху „файл“в лентата с инструменти и „Вземете външни данни“.
- Когато се появи „име на файл“, щракнете върху „преглед“, за да намерите листа на Excel на вашия компютър.
- Не оставяйте отметка в квадратчето „импортирайте изходните данни в нова таблица в текущата база данни“. Тази настройка е предварително зададена по подразбиране.
- Когато намерите електронната таблица, която искате да импортирате на компютъра си, щракнете върху нея. Щракнете върху „OK“. Тази стъпка ще ви отведе до съветника за импортиране на Excel в Access.
Част 3 от 3: Използване на съветника за завършване на процеса на импортиране
Стъпка 1. Преминете през стъпките в съветника, който се появява в Access
За да завършите процеса на импортиране на електронна таблица, изпълнете стъпките в съветника.
- Изберете работния лист в електронната таблица на Excel, който искате да импортирате. Понякога обаче хората създават няколко страници в една електронна таблица на Excel, която може да се види, като щракнете върху етикетите в долната част на електронната таблица. Ако е така, трябва да кажете на съветника за достъп избрания работен лист. Щракнете върху Напред.
- Следващата страница има поле, което пита дали първият ред на листа на Excel има заглавия на колони. Това означава, че редовете в електронната таблица, които представляват данните във всяка колона (например фамилия, адрес, заплата и т.н.), трябва първо да бъдат почистени, за да се уверите, че първият ред е заглавието на колоната. След това проверете „да, че първият ред съдържа заглавия на колони“(да, първият ред съдържа заглавия на колони). Това е най -простият начин. Щракнете върху Напред.
- Ако първият ви ред не съдържа заглавия на колони, следващата страница ще ви попита дали искате да дадете име на това, което се нарича „полета“в Access (това са заглавия на колони). Ако не сте попълнили всяко от тези полета с ясни и лесни за запомняне имена преди импортирането (препоръчително), правите това тук.
Стъпка 2. Завършете процеса на импортиране
Остават няколко стъпки в процеса на импортиране. Следващата страница на съветника ще ви попита дали искате да идентифицирате първичния ключ.
- Тази стъпка не е задължителна, но може да се направи. Първичният ключ означава, че компютърната програма ще присвои уникален номер на всеки ред информация. Тази стъпка може да бъде полезна по -късно при сортиране на данни. Щракнете върху Напред.
- Крайният екран в съветника има пространство, съдържащо първоначалното име. Можете да преименувате импортирания лист на Excel (файлът ще стане „таблица“в Access в лявата част на страницата, когато приключи импортирането).
- Кликнете върху „импортиране“, след това върху „затваряне“. Ще видите таблица в лявата част на екрана. Листът вече е импортиран в Access.
- Ако искате да свържете повече от един набор от данни, повторете този процес с една или повече други електронни таблици. Сега сте готови да съпоставите данните в листа в Access.
Внимание
- Ако файлът на Excel е от версия на Office, различна от Access, процесът на импортиране може да е малко труден.
- Отново подчертаваме, че трябва да изчистите електронната таблица, преди да я импортирате. Една от причините е да се анализира наличието на проблеми в данните.
- Винаги пазете копие на оригиналната електронна таблица, така че този процес да не се налага да се повтаря, ако направите грешка.
- Не можете да импортирате повече от 255 клетки/кутии в Access.
