Удостоверението за заетост (или писмо за проверка на заетостта) е официална кореспонденция, която обикновено се пише от работодателя до молещата страна, с цел валидиране на трудовата история на служителя. Обикновено се изисква удостоверение за работа, за да кандидатствате за заем, да наемете имот, да кандидатствате за нова работа или по други причини, за да проверите трудовата си история. Когато пишете удостоверение за работа, обяснете кой сте, предоставете честно резюме на задълженията на служителя и проверете работата. Този сертификат трябва да използва професионална бланка и да предоставя информация за контакт и подпис. Прочетете инструкциите по -долу, за да разберете как да направите пълно и точно удостоверение за работа.
Стъпка
Част 1 от 2: Подготовка за писане на удостоверение за работа
Стъпка 1. Помислете защо пишете удостоверение за работа
Съдържанието и тонът на езика на писмото зависят от получателя. За финансовите институции използвайте професионален тон на езика и включете финансова информация (например заплати, комисиони, повишения и бонуси). От друга страна, ако пишете трудово удостоверение за служител, който кандидатства за нова работа, тонът на езика може да е по -неформален и може да не включвате финансова информация.
Разбирайки нейната цел и обхват, можете да напишете писмо, което отговаря на нуждите на получателя
Стъпка 2. Помислете кой трябва да го напише
Обикновено удостоверението за работа се изписва от ръководител. В тази ситуация служителят ще поиска от вас като работодател да напишете трудово писмо за конкретни цели. От друга страна, служителите могат сами да напишат писмо за работа. В тази ситуация вие като служител ще го напишете сами и след това ще помолите шефа да го подпише или промени, ако е необходимо. Когато е възможно, работодателят трябва да го напише от името на служителя, а не обратното.
- Ако вие сте шефът, който пише писма до служителите, можете да ги структурирате според вашите собствени спецификации и да контролирате съобщенията в тях. Освен това, като работодател, писмото, което пишете, се счита за истинско и честно. Основното препятствие обаче е времето, необходимо. Като шеф, разбира се, имате натоварен график, докато подготовката на това писмо ще отнеме време. Поради това удостоверенията за работа обикновено са кратки и сбити, така че не губите твърде много време, особено ако вече сте го направили.
- Ако сте служител, който пише сам, можете да определите каква информация да предадете на получателите и не е нужно да намирате време за споделяне на идеи с шефа си. Освен това шефът също не е обременен от времето, което трябва да бъде предоставено, за да го напише (ако го напишете сами, шефът може да се зарадва, защото не трябва да го прави сам). Шефът обаче винаги трябва да се подписва и има вероятност той да няма желание да го направи, след като прочете съдържанието на вашето писмо. Ако случаят е такъв, трябва или да го пренапишете, или да го убедите да го напише вместо вас.
Стъпка 3. Съберете необходимата информация
След като познаете получателя и кой ще пише писмото, трябва да съберете необходимата информация в писмото.
- Ако сте шефът, говорете със служителя, за да видите какво той или тя иска да включи. Обсъдете кой е получателят, каква е целта на писмото, какви спецификации трябва да бъдат включени и кога трябва да бъде изпратено.
- Ако сте служител и сами пишете писмото, цялата необходима информация вече е налице, но първо трябва да говорите с шефа си и да попитате какво писмо той или тя очаква. Това гарантира, че ще напишете писмо, което отговаря на спецификациите на работодателя, и ще получите неговия подпис.
Част 2 от 2: Писане на удостоверение за работа
Стъпка 1. Използвайте фирмени бланки
Напишете удостоверение за работа на официалната бланка на компанията. Ако сте шеф, тази хартия е безплатна за използване. Ако сте служител, първо попитайте дали можете да ги използвате. Официалната бланка на компанията ще удостовери вашето писмо и ще накара получателя да повярва в съдържанието му.
Ако нямате официални бланки, можете да използвате компютър за създаване на заглавки на букви. Заглавката трябва да съдържа името на компанията, адрес, телефонен номер и имейл адрес. Предоставете също информация за автора на писмото (и заглавието) и датата, на която писмото е написано
Стъпка 2. Адресирайте писмото до получателя възможно най -конкретно
Ако знаете името на получателя, изпратете го директно на заинтересованото лице. Ако не знаете кой ще го чете, изпратете го до организацията, като темата описва съдържанието на писмото.
- Например, ако знаете адреса и името на получателя, напишете го точно под заглавката. Следвайте го с подходящ поздрав, например „Уважаеми [г -н Судирман]”.
- Ако не знаете на кого е адресирано писмото, изпратете го до съответния отдел с тема, описваща съдържанието на писмото. Например, за писмо до финансова институция с цел получаване на заем, можете да изпратите писмо до местния си клон с темата „Опис на служители за кандидатстване за заем“. Последвайте поздрав като „За кого да се притеснявате“.
Стъпка 3. Опишете кой сте
В първия основен параграф обяснете кой сте и целта на писането на писмото. Посочете позицията си, трудовия стаж и колко дълго познавате служителя, поискал удостоверението. Ако сте служител, който пише сам, продължете да пишете така, сякаш писмото е дошло от шефа ви, защото той ще бъде този, който ще го подпише.
Например „Казвам се Буди Ятмико и съм заместник -ръководител на маркетинга и продажбите в PT. ABC. Работил съм в PT. ABC в продължение на 12 години и познавам този служител от седем години. През последните три години имам е бил пряк ръководител на служителя."
Стъпка 4. Осигурете проверка
Следващият параграф съдържа обобщение на работата на служителя, включително дата на започване на работа, длъжност, дали работата е временна или постоянна и дали служителят все още работи там. Този параграф предоставя финансова информация на служителите, ако е необходимо.
- Например, "Това писмо е потвърждение, че служителят наистина работи тук. Той е работил в PT. ABC в продължение на седем години, от 7 септември 2003 г. Той заема позицията заместник -директор по продажбите, която е постоянна позиция в PT. ABC. До 7 януари 2011 г. той все още работи на тази позиция в PT. ABC."
- Друг пример: „Това писмо потвърждава, че служителят е работил в PT. ABC в продължение на седем години. Заинтересованото лице е работило в PT. ABC от 7 септември 2003 г. до 7 януари 2011 г. Той заема длъжността заместник -директор по продажбите в PT. ABC Той работи като постоянен служител в продължение на седем години в PT ABC със заплата от 35 милиона IDR на месец."
Стъпка 5. Обобщете задълженията на служителя
Този параграф описва задълженията на служителя, които са много необходими в удостоверението за работа на служители, които кандидатстват за други работни места. Въпреки че трудовото удостоверение не е препоръчително писмо, няма нищо лошо в това да се включи положителна оценка на служителя. Тази допълнителна информация ще подобри репутацията ви като работодател и ще помогне на служителите при намирането на нови работни места, имоти или заеми.
Например „Задълженията на служител в PT. ABC са следните: Отговаря за продажбите на радиатори в района на Богор и околностите му. Той заема ръководна длъжност и отговаря за мотивирането на екип от седем до девет души. Той трябва да осигури удовлетвореност на клиентите, разрешаване на оплакванията на клиентите и докладване на хода на продажбите на всеки три месеца до централния офис."
Стъпка 6. Избягвайте чувствителна или незаконна информация за служителите
Има разпоредби за това какво може да бъде включено в справките за заетост и други изявления до потенциални работодатели. Има уговорка, че можете да включвате информация за служителите само със съответното разрешение. Съществува и правило, че можете да разкривате всяка информация за въпросния служител, стига да е честна и добросъвестна. Преди да разкриете чувствителна информация, уверете се, че сте проверили какво е приемливо и подходящо да се включи, в съответствие с социалната целесъобразност и приложимото законодателство.
Стъпка 7. Предоставете вашата информация за контакт
Последният параграф трябва да включва вашата (работодател) информация за контакт. Тази информация е необходима, ако получателят има въпроси. Уверете се, че получателят може да се свърже с вас.
Например „Ако имате въпроси или имате нужда от повече информация, не се колебайте да се свържете с мен на (021) 21215555 или на [email protected].“
Стъпка 8. Подпишете и изпратете
След като писмото е написано, завършете го със заключителен поздрав, подпишете го и го дайте на служителя, който го е поискал, или го изпратете по пощата до получателя.
- Затворете писмото с поздрав „С уважение“.
- Поставете подписа си, заедно с пълното си име и длъжност.
- Добавете официален или удостоверителен печат, който обикновено се използва от компаниите за този тип писма.
Съвети
- Някои процеси за кандидатстване за виза изискват от вас да запишете длъжността, която служителят ще заема, ако е издадена виза. Може да се наложи да обясните важността на работата на служителя, кандидатстващ за виза.
- Някои работодатели молят служителя да изготви писмо, което след това той или тя ще подпише. Ако помолите служителите да напишат свои собствени, не забравяйте да ги прочетете внимателно, преди да подпишете.
- Някои компании имат определен човек, който да проверява работата, а има и компании, които имат специфичен шаблон. Ако се съмнявате, консултирайте се с отдела за човешки ресурси.
Внимание
- Въведете финансова информация само когато служителят я поиска. Ако сте служител и сами пишете писмото, можете да въведете толкова информация, колкото е необходимо.
- Не въвеждайте лична информация за служителите, освен ако те не позволяват това.
- Ако служителят, поискал трудовото удостоверение, вече не работи с вас, не посочвайте причини за напускане, дори ако няма случай или проблем.
