Трябва да сте имали работа с банки, застрахователни компании, правителствени агенции, работодатели в компании или дори училища. Ако е така, трябва да убедите някого да направи или да ви помогне да направите нещо. Как да напиша убедително или убедително писмо, което дава резултати? Ето някои ключови идеи, които да използвате в писмото си за убеждаване.
Стъпка
Част 1 от 4: Подготовка за писане на писмо
Стъпка 1. Стимулирайте добрите идеи
Преди да напишете писмо, заявете какво искате, защо го искате, причините, поради които то трябва да бъде прието, както и аргументите срещу него. Подчертаването на всички налични идеи може да ви помогне да съставите писмото и да разберете напълно позицията си по темата.
- Започнете с това: искам да убедя „моите читатели“да бъдат моята „цел“. Разменете „моите читатели“за това, което искате да убедите, и „моята цел“за това, което ги убеждавате да направят.
- След като горното е ясно и недвусмислено, задайте си въпроса: Защо? Избройте причините, поради които искате вашите читатели да правят това, което искате.
- След като очертаете причините, сортирайте ги по кое ниво е по -важно. Поставете всички важни подробности в една колона, след това по -малко важните в друга. Това ще ви помогне да стесните ума си до най -подходящите и открояващи се точки на акцент.
Стъпка 2. Знайте целите си
Уверете се, че знаете точно какво искате или имате нужда. Какво искате да постигнете? Как трябва да действа този офис?
Когато определяте цели, помислете за всички възможни решения, които можете да предложите
Стъпка 3. Запознайте се с вашите читатели
Анализът и разбирането на вашите читатели ще ви помогнат да решите как да оформите писмото си. Ако е възможно, решете дали читателят ще бъде съгласен с вас, несъгласен или неутрален. Това ще ви помогне да решите колко тежест да присвоите на всяка страна на спора си.
- Опитайте се да намерите човек, към когото можете да се обърнете в писмото. Кои са те, каква сила имат, за да ти помогнат? Ще пренебрегнат ли жалбата ви? Как трябва да ги поздравите? На ръководни или функционални позиции ли са? Говорете според тяхната позиция.
- Опитайте се да разкриете убежденията и пристрастията на читателите относно вашата тема. Какви спорове могат да възникнат между вас и вашите читатели? Как представяте контрааргумент по уважителен начин?
- Разберете какво е притеснението на читателите по вашата тема. Имат ли ограничени средства за изразходване? Те пряко ли са засегнати от вашата тема? Колко време имат да разгледат вашия документ?
- Помислете за вида доказателства, от които вашите читатели ще се нуждаят в аргумент, за да ги убедят.
Стъпка 4. Проучете темата
Ефективно убедително писмо съдържа доказателства и фактическа информация, която подкрепя позицията. Не забравяйте да вземете предвид няколко гледни точки. Не просто изследвайте вашата гледна точка; Споменете и противоположни мнения и фактите около тях.
- Използвайте факти, логика, статистика и анекдотични доказателства в подкрепа на вашите твърдения.
- Не казвайте веднага, че опозицията греши. Вместо това проявете уважение, когато обяснявате защо вашата позиция е по -силна и заслужава внимание.
Част 2 от 4: Форматиране на букви
Стъпка 1. Използвайте блоков формат
Деловите писма имат специален формат. Ако форматът е чист и правилен, това няма да промени ни най -малко мнението на читателите. Ако обаче форматът е неправилен и объркан, те ще ви направят лошо впечатление и потенциално ще бъдат изхвърлени.
- Започнете, като използвате блокови абзаци с двойно разстояние.
- Подравняване наляво на всеки параграф; с други думи, не отстъпвайте абзаци като в проза или есета.
- Оставете по един ред след всеки параграф.
- Използвайте стандартен шрифт, обикновено Times New Roman или Arial, размер 12.
Стъпка 2. Адресирайте бланката правилно
Започнете, като въведете адреса си в горния ляв ъгъл. Не поставяйте името си - запишете само името на улицата, града, района и пощенския код. Можете също така да включите телефонен номер и имейл адрес, всеки на отделен ред. Ако живеете във Великобритания, адресът трябва да бъде написан вдясно. Попълнете един ред.
- Въведете датата. Напишете пълната дата, името на месеца и годината. Попълнете един ред.
- „4 юни 2013 г.“
- Напишете името и адреса на получателя. Опитайте се да намерите конкретна страна, на която да изпратите писмото. Попълнете един ред.
Стъпка 3. Започнете писмото с поздрав или поздрав
Обикновено под формата на думата „Уважаеми“, последвана от името на лицето, към което се обръща. Уверете се, че сте написали правилно името, докато го въвеждате. Името тук трябва да е същото като името, написано на бланката на адреса.
- Когато поздравявате някого, използвайте правилното заглавие или ранг (Pak/Madam/Dr./etc), последвано от фамилното име. Ако не сте сигурни как една жена предпочита да се нарича, просто напишете „госпожица“.
- Винаги следвайте след това с двоеточие.
- Попълнете линия между поздрава и първия параграф.
- „Уважаеми д -р Браун:"
Стъпка 4. Затворете писмото със заключително изявление
Помислете и обмислете тона на есето си, когато избирате заключително изказване. Казванията като „Благодаря“са доста стандартни, докато други форми като „Поздрави“са по -интимни. Решете дали искате мотивационното ви писмо да бъде официално или интимно. Каквото и да изберете, първата дума трябва да е с главни букви, докато следващата дума е проста. Следвайте затварянето със запетая.
- Изберете думата „С уважение“, ако искате тя да бъде по -официална. „Поздрави“, „Поздрави“, „Благодаря“или „Искрено“са стандартни заключителни бележки за бизнес имейли. Докато думите „Поздрави“, „Поздрави“или „Ще се видим“изглеждат по -спокойни и интимни.
- Прескочете следващите 4 реда, за да оставите място за подписа си, преди да напишете името си.
- "Благодаря ти,"
Част 3 от 4: Писане на писма
Стъпка 1. Кратко и сбито
Убедително писмо или убеждение трябва да бъде сбито и учтиво. Заетите хора рядко четат писма, които са повече от страница или когато тонът е груб. Не бъдете твърде цветни думи. Опитайте се да използвате ясни и спретнати изречения. Не представяйте изкривена и ненужна информация, включително анекдоти.
- Избягвайте твърде дълги изречения. Използвайте строги декларативни изречения. Вашето писане трябва да бъде сбито, лаконично, в смисъл и лесно за четене.
- Не влачете абзаците твърде дълго. Не натрупвайте толкова много информация, че читателят да загуби интерес, да се отклони от основната точка или да затрудни разбирането ви. Придържайте се към съответната информация и променяйте параграфите, когато искате да предадете нова идея или точка.
Стъпка 2. Изложете основната си точка в първите няколко изречения
Започнете с приятелско начално изречение, след което преминете към същността. Посочете нуждите си (основната цел на писането на писмото) в първите две изречения.
Този параграф може да се състои само от 2-4 изречения
Стъпка 3. Подчертайте важността на вашето искане във втория параграф
В този параграф обобщете притесненията си, молбата или искането си. На този етап не сте посочили конкретни причини, подкрепа или основни моменти; на този етап вие напълно обяснявате позицията си, параметрите на загрижеността или искането и причините, поради които е достатъчно важно да се действа.
Не забравяйте да поддържате тялото на писмото логично, учтиво и фактическо. Избягвайте прекалено емоционален език, не изисквайте действия или говорете грубо срещу лицето или компанията, на която е адресирано писмото, или опозицията
Стъпка 4. Подкрепете кандидатурата си в следващия параграф
Следващите няколко параграфа трябва да могат да обосноват позицията ви, като предоставят информация и подробна информация. Уверете се, че тази информация е логична, фактическа, аргументирана, практична и легитимна. Не основавайте молбата си единствено на лични емоции, вярвания или желания. Не отегчавайте читателя с дълги истории; стигнете до точката бързо и точно. Има няколко различни стратегии, които можете да използвате, за да постигнете тази цел:
- Предоставете откъси от статистически данни и факти, за да привлечете симпатиите и логиката на читателите. Уверете се, че статистиката и фактите идват от достоверни и уважавани източници и че също така използвате данните искрено, без да ги изваждате от контекста.
- Предложете цитати от експерти по темата, които подкрепят вашата позиция или опровергават опозицията. Тези експерти трябва да бъдат уважавани фигури в своите области и наистина да имат подходяща квалификация, за да имат мнение по дискутираната тема.
- Представете причините, поради които молбата ви трябва да бъде удовлетворена. Принуждаването на хората да правят това, което искате, не е ефективна техника за убеждаване, но ако обясните защо смятате, че трябва да се направи нещо, това може да помогне за промяна на мнението им. Обяснете настоящата ситуация и защо тя трябва да се промени.
- Представете подробности, спецификации и ограничения на вашата позиция и кандидатура. Обсъдете усилията, положени преди това, по отношение на заявлението, или дори ако няма или липсват действия по него.
- Дайте примери на свидетелства, свързани с вашата позиция. Помислете за други доказателства, които биха могли да бъдат представени защо вашата позиция е важна.
- Не забравяйте да ограничите това, което можете и искате да включите в параграф. Изяснете своята позиция и ситуация. Не прекалявайте с прекалено много подробности, но включете всички важни моменти. Изберете само най -подходящите статистически данни, експерти и свидетелства.
Стъпка 5. Призовайте опозицията
Един от най -ефективните начини за убеждаване или убеждаване е да се обърнете към опозицията. Трябва да можете да предвидите всякакви възражения, възражения или въпроси от читателите, така че да можете да отговорите на тях в писмото. Намерете общите си точки с опозицията или представете силна подкрепа за собствената си позиция.
- Уверете се, че признавате публично различията между вашата позиция и опозицията. Не го крийте, защото това ще отслаби аргумента ви. Подчертайте споделените си ценности, опит и проблеми с опозицията.
- Избягвайте обвинителни изявления. Това ще направи писмото прекалено емоционално и ще отслаби логическата ви привлекателност. Прекалено негативното и обвинително отношение също ще попречи на опозицията да се съгласи с вашата точка.
Стъпка 6. Затворете писмото, като потвърдите отново заявлението си
Повторете своята молба или мнение в края на писмото. Това е параграфът, в който представяте решение или молите за действие. Кажете на читателя, че ще проследите тази кореспонденция по телефон, имейл или лично.
- Завършете писмото със силно изречение, което ще ви помогне да убедите читателя да застане на ваша страна или поне да види по -ясно от вашата гледна точка.
- Предложете свои решения или помощ. Приемете компромис или се срещнете по средата. Покажете, че сте направили или сте готови да се справите със ситуацията.
Част 4 от 4: Внасяне на последните щрихи
Стъпка 1. Проверете за грешки
Грешки в граматиката, произношението и правописа на думите ще оставят лошо впечатление. Искате читателят да се съсредоточи върху вашата идея и искане, а не върху правописната грешка. Прочетете писмото си няколко пъти, преди да го изпратите. Прочетете го на глас, за да чуете как звучи.
Ако е необходимо, накарайте някой да провери писането ви за правописни грешки (или да използва функцията за проверка на правописа на софтуера)
Стъпка 2. Поставете свой собствен подпис
Ако предпочитате да изпращате писма по пощата до електронна поща, ще трябва да се подпишете. Той персонализира и заверява вашето писмо.
Стъпка 3. Предоставете копия от официалното си писмо на други ключови страни, ако е необходимо
Ако някой друг в целевата компания или организация също трябва да прочете вашето писмо, предоставете му копие. Това означава отпечатване и изпращане на повече от едно писмо с оригинални подписи.
Стъпка 4. Запазете копие за себе си
Винаги пазете копие от вашите писма и правете лични бележки, заедно с бележки за това кога е изпратено писмото и на кого. Запишете последващите действия, които сте направили, докато проблемът не бъде решен.
Съвети
- Останете на темата. Внимавайте да не добавяте произволна информация, която не е свързана с въпроса, който обсъждате. Придържайте се към релевантни факти и го правете прости. Използвайте тези факти, за да бъдете по -описателни.
- Използвайте точки в средата на абзаца само ако сте абсолютно сигурни и ясни относно стъпките, действията или препоръките.
- Приспособете точките си към типа компания или целевата организация. Институциите с нестопанска цел имат различен начин на мислене от големите компании.
- Пишете в стандартна писмена индонезийска форма. Това не са текстови съобщения или социални медии; но официално писмо. Използването на стенография, жаргон и емотикони може да ви игнорира.
- Не се отнасяйте към читателите си така, сякаш ви дължат нещо и тогава се чувствате право да съдите. Успокойте ги, като запазите тона на писмото приятелски и професионално.
