Как да разработим план за управление на риска (със снимки)

2024 Автор: Jason Gerald | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-16 10:56

Разработването на ефективен план за управление на риска може да предотврати нарастването на малките проблеми. Различни видове планове за управление на риска могат да се справят с изчисляването на вероятността от събитие, неговото въздействие върху вас, какви рискове са спекулативни и как да се смекчат проблемите, свързани с тези рискове. Планирането ще ви помогне да се справите и да предотвратите трудни ситуации, които са възникнали или ще възникнат.

Стъпка

Стъпка 1. Разберете как работи управлението на риска

Рискът е ефектът (положителен или отрицателен) поради събитие или поредица от събития, настъпили на едно или няколко места. Рискът се изчислява въз основа на вероятността дадено събитие да се превърне в проблем и произтичащото от това въздействие (Риск = Непредвидено действие X Въздействие). За анализ на риска трябва да се идентифицират различни фактори, включително:

• Случай: Какво може да се случи?

  

• Вероятност: Колко е вероятно събитието да се случи?

  

• Въздействие: Колко тежко ще бъде въздействието, ако се случи?
• Намаляване: Как (и с колко) можете да намалите вероятността.
• Непредвидени обстоятелства: Как (и с колко) можете да намалите въздействието?
• Намаляване = Намаляване X Непредвидени обстоятелства
• Експозиция = Риск - Намаляване
• След като идентифицирате горните променливи, резултатът е Експозиция. Това е размерът на риска, който не може да бъде избегнат. Излагането може също да се нарече заплаха, отговорност или тежест, но всички те се отнасят до едно и също нещо. Експозицията ще се използва, за да се определи дали планираната дейност трябва да се извърши.
• Това често е формула цена -полза. Можете да използвате тези елементи, за да определите дали рискът от внедряване на промяна е по -висок или по -нисък от риска от неизпълнение на промяната.
• Предположен риск. Ако решите да продължите (понякога нямате избор, например правителствени разпоредби), тогава вашата експозиция става предполагаем риск. В някои среди Предполагаемият риск се превежда в стойности на рупии, които след това се използват за изчисляване на рентабилността на крайния продукт.

Стъпка 2. Определете вашия проект

В тази статия нека да се считаме за отговорни за компютърна система, която предоставя важна (но не критична) информация на голяма част от населението. Основният компютър, в който се помещава тази система, е стар и трябва да бъде заменен. Вашата задача е да разработите План за управление на риска за този ход. Този план ще бъде показан в опростен модел, където рискът и въздействието ще бъдат категоризирани като високи, средни или ниски (този метод е много често срещан в управлението на проекти).

Стъпка 3. Получавайте информация от другите

Риск от мозъчна атака. Съберете няколко души, които са много запознати с проекта и поискайте информация за това какво ще се случи, как да го предотвратите и какво трябва да се направи, ако това се случи. Водете си много бележки! Ще използвате резултата от тази важна сесия няколко пъти по време на следващите стъпки. Бъдете отворени към дадените идеи. Мисленето „извън кутията“е добре, но контролирайте сесията си, за да я фокусирате върху целта.

Стъпка 4. Определете последиците от всеки риск

От вашата мозъчна атака беше събрана различна информация за това какво се случва, ако рискът стане реалност. Свържете всеки риск с последствията, посочени по време на сесията, възможно най -конкретно. „Отлагане на проекта“трябва да бъде разбито на напр. „Проектът ще бъде забавен за 13 дни“. Ако има стойност на рупия, просто споменаването на „Над бюджет“би било твърде общо.

Стъпка 5. Елиминирайте неуместните проблеми

Например, ако преместите компютърната система на автокъща, тогава ядрената война, чумата или убийствените астероиди няма да пречат на вашия проект. нищо не можете да направите, за да планирате или намалите въздействието. Имайте предвид обаче, че не включвате тези събития в планирането на риска.

Стъпка 6. Избройте всички идентифицирани елементи на риска

Не е нужно да ги подреждате по ред. Просто ги регистрирайте един по един.

Стъпка 7. Включете вероятностите

За всеки елемент на риска в списъка ви определете дали вероятността действително да възникнат тези рискове е достатъчно висока, средна или ниска? Ако трябва да използвате числа, вероятността за ниска скала е 0,01-0, 33, средна = 0,34-0, 66 и висока = 0,67-1,00.

• Трябва да се отбележи, че ако вероятността събитието да стане реално е нула, това означава, че рискът вече не се взема предвид. Няма смисъл да обмисляте какво няма да се случи (ядосан T-Rex изяжда компютъра си).

  

  Стъпка 8. Определете въздействието

  Като цяло въздействието се определя като високо, средно или ниско въз основа на определени указания. Ако трябва да използвате числа, това означава скали на въздействие от 0,01 до 1,00, т.е. 0,01 до 0,33 = ниско, 0,34 - 0,66 = средно, 0,67 - 1,00 = високо.

  • Забележка: ако въздействието на дадено събитие е нулево, рискът не е необходимо да се регистрира. Няма причина да се обмислят ирелевантни неща, каквито и да са шансовете (кучето ми вечеря).

    

    Стъпка 9. Определете риска на елемента

    Често за това се използват таблици. Ако използвате високи, средни и ниски стойности, препоръчваме да използвате горната таблица. Ако използвате числови стойности, ще трябва да помислите за малко по -сложна система за оценяване, подобна на втората таблица тук. Важно е да се отбележи, че няма универсална формула за комбиниране на вероятността с въздействието, а формулата варира в зависимост от човека и проекта. Формулите в тази статия са само пример (макар и базирани на истинска история):

    • Бъдете гъвкави в анализа.

      Понякога трябва да се движите напред-назад между метода T-S-R и числовия метод. Можете да използвате таблица, подобна на таблицата по -долу.

      

      Стъпка 10. Сортирайте всички рискове

      Избройте всички идентифицирани елементи, започвайки от най -високия риск до най -ниския.

      

      Стъпка 11. Изчислете общия риск

      Тук цифрите ще ви помогнат. в таблица 6 имате 7 риска със стойности T, T, S, S, S, R и R. Тези стойности могат да бъдат променени на 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2 и 0, 2, от таблица 5. Средният общ риск е 0,5 или Умерен.

      

      Стъпка 12. Разработете стратегия за смекчаване

      Смекчаването е предназначено да намали вероятността рискът да стане очевиден. Обикновено ще трябва да направите това само за високите и средните елементи. Можете да намалите елемента Low, но да поставите другите на първо място. Например, ако елемент на риск може да забави доставката на критични части, можете да намалите риска, като ги поръчате в началото на проекта.

      

      Стъпка 13. Разработете резервен план

      Непредвидените разходи обикновено са предназначени да намалят въздействието, ако рискът не стане очевиден. Отново, обикновено ще развиете непредвидени обстоятелства само за високи и средни елементи. Например, ако важна част, от която се нуждаете, не пристигне навреме, може да бъдете принудени да използвате старите части, които са налични, докато чакате нови части.

      

      Стъпка 14. Анализ на ефективността на стратегията

      Колко намалена вероятност и въздействие? Оценете стратегията си за непредвидени ситуации и смекчаване и пренасочете ефективната оценка към вашите рискове.

      

      Стъпка 15. Изчислете ефективния си риск

      Сега вашите седем риска са S, S, S, R, R, R и R, което се превежда на 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 и 0, 2. Така получавате среден риск от 0,329. Вижте Таблица 5 и откриваме, че общият риск е категоризиран като Нисък. Първоначално вашият риск е умерен (0, 5). След прилагане на стратегията за управление вашата експозиция е ниска (0,329). Това означава, че постигате 34,2% намаляване на риска чрез смекчаване и непредвидени обстоятелства. Безопасно!

      

      Стъпка 16. Следете риска си

      След като разберете размера на риска, трябва да определите как да разберете дали рискът е реален, за да знаете кога и дали трябва да създадете резервен план. Това става чрез идентифициране на признаци на риск. Правете го с висок и среден елементарен риск. След това, с напредването на проекта, ще можете да определите дали рисковият елемент се е превърнал в проблем. Ако не познавате знаците, има голям шанс рискът да стане реален, без никой да забележи и да повлияе на проекта, дори ако имате добър план за архивиране.

      Съвети

      • В ситуации, когато ръководителят на проекта има твърде много функции за управление на риска, анализът може да бъде ограничен до критичния път на проекта. В такива случаи е препоръчително да се изчислят множество критични пътища с, може би, допълнително време на закъснение за по -проактивно идентифициране на задачи, които е вероятно да бъдат на критичния път. Това е особено подходящо, когато един ръководител на проекти контролира множество проекти, но не засенчва други функции за планиране и контрол (вижте Предупреждения).
      • Намаляване = риск - експозиция. В този пример (и ако приемем проект от 1000000 долара) вашият риск е 0,5 X 1000000 (500000000 IDR), а експозицията ви е 0,329 X 1 000 000 000 IDR (329 000 000 IDR), което означава, че стойността на намалението = 171 000 000 IDR. използвайте го като индикация за размера на разумния разход за управление на риска, който трябва да бъде част от преработената прогноза на проекта (като застраховка).
      • Промени в плана. Управлението на риска е несигурен процес, защото рискът винаги се променя. Днес можете да възложите множество рискове с голяма вероятност и въздействие. На следващия ден вероятността или въздействието могат да се променят. Освен това някои рискове могат да изчезнат напълно, докато се появят други.
      • Можете да използвате Exposure, за да определите жизнеспособността на проекта. Ако общият прогнозен проект е $ 1000000, а експозицията ви е 0,329, общото правило е, че проектът има потенциал да надхвърли прогнозата с 329 000 $. Можете ли да направите бюджет за допълнителни пари, за всеки случай? В противен случай може да преразгледате обхвата на вашия проект.
      • Използвайте работни документи за постоянно наблюдение на планирането на риска. Рисковете винаги се променят, старите рискове могат да бъдат загубени и нови рискове да бъдат на фокус.
      • Сигналите за ранно предупреждение са част от доброто резервно планиране. ако някои резултати от теста показват, че е необходим резервен план, не забравяйте да ускорите резултатите от теста. Ако няма добър предупредителен сигнал, опитайте да създадете свой собствен.
      • Винаги правете разследване. Какво сте пропуснали? Какво може да се случи, което не сте обмислили? Това е едно от най -трудните и важни неща, които трябва да направите. Направете списък и проверявайте многократно.
      • Ако сте ръководител на проект с минимален опит или малък проект, помислете за спестяване на време, като пропуснете стъпки, които не работят или имат малко влияние върху проекта, пропуснете официалната оценка на вероятността и въздействието, направете „умствено изчисление“и скочете направо и погледнете проекта. Експозиция. Например, ако трябва да извършите поддръжка на електрическа верига и тази дейност ще „изключи“сървъра, рискът от преместване на сървъра в нова верига е по -голям от изчакването за завършване на поддръжката, за да се активира отново сървъра. И в двата случая сървърът ще се изключи, но можете да посочите кое действие е по -малко рисково за проекта.

      Внимание

      • Недей нека политиката се намеси в преценката ви. това се случва често. Хората не искат да вярват, че това, което имат контрол, може да бъде проблематично и ще спори срещу нивото на риск. Може би наистина рискът може да не се случи, но има възможност човекът да следва собственото си его.
      • Не пренебрегвайте напълно елементите с нисък риск, но и не губете време за тях. Високите, средните и ниските мерки показват колко усилия ще бъдат отделени за наблюдение на всеки риск.
      • Помислете какво може да се случи, ако два или три проблема възникнат заедно. Вероятността е много ниска, но въздействието ще бъде огромно. Почти всички големи бедствия включват различни грешки.
      • Не усложнявайте проекта твърде много. Управлението на риска е важна част от проекта. Не позволявайте обаче действителната работа на вашия проект да бъде възпрепятствана. Ако не внимавате, може в крайна сметка да преследвате неподходящи рискове и да претоварите плановете си с безполезна информация.
      • Не приемайте, че всички рискове са идентифицирани. Характерът на риска е непредсказуем.