Способността да бъдеш професионалист играе важна роля за постигане на успех в кариерата. Почти всички служители трябва да отговарят на телефонни обаждания, независимо от позицията им в компанията. За да накарате обаждащите се да се чувстват комфортно, научете се да приемате добри обаждания, за да направите положително впечатление и бъдете готови да отговаряте на зададените въпроси.
Стъпка
Част 1 от 2: Приемане на телефонни обаждания
Стъпка 1. Вдигнете телефона възможно най -скоро
Когато телефонът в офиса звъни, не е учтиво да накарате обаждащия се да чака. Преди третото позвъняване незабавно вдигнете телефона и поздравете обаждащия се.
Стъпка 2. Дръжте слушалката пред лицето си
Може да искате да говорите веднага, но първо се уверете, че приемникът на телефона е пред лицето ви. Говорете, когато приемникът е в правилната позиция, така че обаждащият се да получи пълна информация.
Стъпка 3. Поемете дълбоко въздух, преди да говорите
След като поставите телефона пред лицето си, поемете дълбоко въздух, за да се успокоите и фокусирате ума си, преди да поздравите. По този начин можете да говорите спокойно, докато се концентрирате.
Стъпка 4. Посочете името и името на вашата компания
Този метод казва на обаждащия се, че той вече е свързан с компанията, която иска да се обади. Затова се уверете, че той знае името на вашата компания и вашето име. Първо посочете името на компанията. Можете да запишете думите, които искате да кажете, когато получите телефонно обаждане, така че да не се налага да мислите какво да кажете, когато телефонът звъни. Формулировката може да бъде адаптирана към ситуацията и условията, в които работите.
- Ако работите като рецепционист, предоставете пълна информация за компанията, защото за обаждащия се вие сте входът, за да получите това, от което се нуждае. Например поздравете обаждащия се, като кажете: "Добро утро/следобед/вечер. Централата на WikiHow е тук. Аз съм Никита тук, за да помогна." Чрез тази информация обаждащият се знае името на вашата компания и вашето име, така че да се чувства по -удобно да продължи разговора. Ако сте частен секретар, посочете името на вашия работодател (например „Службата на г -н Милър е тук. Аз съм Никита.“), Защото обаждащият се иска да се свърже с шефа ви.
- Ако сте член на определен отдел, информирайте позицията си, така че той да може да задава съответни въпроси, например „Добро утро. Аз съм Йесика в отдела за счетоводство“. По този начин обаждащият се знае дали той или тя е свързан с отдела и лицето, за да се обади, или трябва да говори с някой друг.
Стъпка 5. Подгответе канцеларски материали и тефтер до телефона
По този начин можете веднага да си водите бележки, ако обаждащият се иска да остави съобщение или да предостави информация. Не го карайте да чака, защото ще трябва да намерите хартия и химикалка, на която да пишете.
Част 2 от 2: Говорене по телефона
Стъпка 1. Усмихвайте се, когато говорите
Дори и да сте разстроени, фалшивата усмивка прави гласа ви да звучи по -приятно за обаждащия се. Макар и принудителен, този метод може да подобри настроението.
Стъпка 2. Говорете ясно и професионално
Когато работите в професионална среда, уверете се, че вие и обаждащият се сте в състояние да общувате ясно и пряко. Говорете бавно и кажете всяка дума с ясно изразяване, така че информацията, която предавате, да бъде разбрана от обаждащия се.
- Не казвайте нестандартни думи, като „не“, „глътка“или „не“. Кажете ясно всяка дума, като например „да“или „не“, така че и двете страни да разбират добре какво се казва. Бъдете учтиви, като кажете „Благодаря“и „Добре дошли“, ако е необходимо.
- Ако трябва да споделите цифри или букви, като например даване на имена или телефонни номера, научете фонетичната азбука (произношение на речеви звуци). По този начин обаждащите се не се объркват, когато произнасяте букви, които звучат еднакво, като например буквите B и P. Когато изписвате името на Budi, произнасяйте буквата B, като обяснявате „B на балийската дума“.
Стъпка 3. Поздравете обаждащите се професионално
Вместо да поздравявате обаждащия се по име, уверете се, че казвате „баща“или „майка“, преди да кажете името му, например „г -н Джон“, особено ако не познавате лично обаждащия се. Опитайте се да запомните името и да го казвате през целия разговор.
Запишете името на обаждащия се веднага щом той ви каже името му, за да не забравите
Стъпка 4. Свържете обаждащите се с други хора, ако е необходимо
Някой, който се обажда в компания или офис, обикновено се нуждае от помощ, защото иска да намери информация или е изправен пред проблем. Ако не можете да отговорите на въпрос или да намерите решение, попитайте дали той би искал да говори с някой, който може да помогне. Тази стъпка показва, че ви е грижа за обаждащия се и искате да помогнете за бързото разрешаване на проблема.
- Офисните телефони обикновено използват системата за прехвърляне на повиквания. Разберете дали телефоните във вашия офис могат да се прехвърлят и научете как работят. Ако не, разберете телефонния номер на лицето, на което трябва да се обадите, и го споделете с обаждащия се.
- Попитайте учтиво обаждащия се дали можете да го свържете с някой друг. Например: "Съжалявам, не мога да отговоря на въпроса ви. Какво ще кажете да прехвърля телефонната линия, за да можете да говорите директно с Пак Бамбанг? Той може да предложи решение." Уверете се, че обаждащият се е съгласен, преди да прехвърлите телефонната линия.
- Ако човекът, който може да помогне, не е в офиса, попитайте дали обаждащият се би искал да остави съобщение. Не забравяйте да предадете посланието на компетентни хора.
Стъпка 5. Приключете разговора професионално
Казването „Благодаря“или „Добро утро/следобед/вечер“е начин да уведомите обаждащия се, че разговорът е приключил и той може да затвори. Не се бъркайте дали разговорът продължава или не.
Изчакайте обаждащия се да затвори. Ако вие сте този, който получава телефонното обаждане, оставете обаждащия се да каже всичко, което иска да каже, докато не свършат. Може да ви се стори груб или да загубите информация, ако затворите, когато той не е приключил да говори
Съвети
- Не приемайте лични телефонни обаждания по време на работа. Вие сте в офиса за работа, а не за чат с приятели. Ако искате да разговаряте или да изпратите SMS на приятел, отложете го до обедната почивка или работното време.
- Избягвайте разсейването. За да накарате обаждащия се да се грижи, отложете текущата работа и се съсредоточете върху обаждащия се. Не се разсейвайте и не изглеждайте твърде заети, за да отговаряте на въпроси или да оказвате помощ.
- Не говорете, докато ядете, пиете или дъвчете дъвка, докато сте по телефона, защото речта ви ще бъде трудна за разбиране и ще накара обаждащия се да се чувства неоценен.
- Дори ако обаждащият се подаде оплакване или е груб, покажете съпричастност, бъдете спокойни и дайте професионален отговор.
