Има два вида планове за управление на промените. Първият тип план разглежда въздействието на промяната върху организацията, което улеснява прехода. Вторият тип план наблюдава конкретни промени в проекта, което води до ясен запис на промените в обхвата на проекта. И двата плана имат за цел ясно и точно да съобщят какво трябва да се направи.
Стъпка
Метод 1 от 2: Писане на план за управление на организационните промени
Стъпка 1. Покажете причината за промяната
Избройте факторите, които са довели до решението за промяна, като лошо представяне, нова технология или промяна в мисията на организацията.
Един подход, който може да се използва, е да се опише настоящата ситуация и бъдещата ситуация, която организацията иска да създаде
Стъпка 2. Определете типа и обхвата на промяната
Опишете накратко същността на проекта за промяна. Определете дали тази промяна ще повлияе на длъжността, бизнес процесите, промените в политиката и/или организационната структура. Избройте отделите, работните групи, системите или други компоненти, които ще претърпят промени.
Стъпка 3. Опишете подкрепата на заинтересованите страни
Избройте всички страни, които ще бъдат засегнати от предложената промяна, например висш мениджмънт, ръководители на проекти, спонсори на проекти, крайни потребители и/или служители. За всяка страна запишете дали страната подкрепя промяната.
- Помислете за създаване на диаграма, за да съобщите това ясно и сбито. Един пример е да се изброят информираността, нивото на подкрепа и влиянието на всяка страна, класирана с помощта на висока/средна/ниска скала.
- Ако е възможно, проведете лично интервю, за да измерите подкрепата.
Стъпка 4. Сформирайте екип за управление на промените
Този екип е отговорен за предоставянето на информация на всички страни, изслушването на опасенията и осигуряването на възможно най -плавен процес на промяна. Изберете хора, които имат доверие в организацията и добри комуникативни умения.
Този екип също трябва да има членове от висшето изпълнително ниво. Подчертайте, че те са отговорни за насърчаването на промяната, а не само за даването на одобрение
Стъпка 5. Разработете подход към управлението
Пълната подкрепа от важни хора в организацията е много важна за успеха на промяната. Дайте възможност на висшите служители да предоставят обратна връзка и да работят с тях, за да създадат активна роля в демонстрирането и воденето на промяната.
Стъпка 6. Създайте план за всяка заинтересована страна
Оценете рисковете и притесненията на всички страни, включително тези, които подкрепят промяната. Назначете мениджърския екип да отговори на притесненията.
Стъпка 7. Създайте комуникационен план
Комуникацията е най -важният компонент в управлението на промените. Редовно общувайте с хората, засегнати от промяната. Подчертайте причините зад промяната и ползите, които можете да извлечете от промяната.
- Заинтересованите страни трябва да приемат двустранни лични комуникации. Срещите лице в лице или лице в лице са много важни.
- Комуникацията трябва да идва от високопоставен спонсор за промяна, от вашия непосредствен ръководител и от други, на които се доверяват заинтересованите страни. Всички комуникации трябва да предават последователно съобщение.
Стъпка 8. Следете мача
Винаги има такива, които се съпротивляват на промяната. Този мач е на индивидуално ниво. Така че, общувайте с човека, за да разберете мотивите му. Следете жалбите, за да може екипът за управление на промените да ги адресира. Честите причини за съпротива включват:
- Без мотивация за промяна, без чувство за неотложност
- Не разбират цялостната ситуация или защо е необходима промяна
- Липса на принос в процеса
- Несигурност относно сигурността на работата, бъдещите роли или изискванията и уменията, необходими за извършване на бъдещи работни места.
- Неспособността на ръководството да отговори на очакванията относно внедряването на промяната или комуникацията
Стъпка 9. Преодолейте препятствията
Много оплаквания трябва да бъдат разрешени чрез подобряване на комуникацията или промяна на комуникационните стратегии за решаване на конкретни проблеми. Някои жалби изискват допълнителен подход, който може да включите като част от плана или можете да делегирате на мениджърския екип, за да могат да направят необходимото. Помислете кои стъпки са подходящи във вашата организация:
- За смяна на ролите или работните процеси дайте приоритет на обучението на служителите.
- Ако прогнозирате нисък морал или стресиращ преходен период, разгледайте събитията в компанията или обезщетенията на служителите.
- Ако заинтересованите страни не са мотивирани да се променят, стимулирайте.
- Ако заинтересованите страни не се чувстват замесени в процеса на промяна, свикайте среща, за да съберете обратна връзка и да обмислите промяната на плановете.
Метод 2 от 2: Мониторинг на промените в проекта
Стъпка 1. Определете ролята за управление на промените
Направете списък на длъжностите, които ще бъдат назначени за този проект. Опишете отговорностите и уменията, необходими за всяка позиция. Като минимум включете мениджър на проекта, за да извършвате ежедневни промени, и спонсор на проекта, за да следите общия напредък и да вземате важни решения за промени.
За широк проект в голяма организация, разделете ролята на ръководител на проекта на няколко души със специализирани познания
Стъпка 2. Помислете за създаване на контролна платка за промяна
Проектите за разработка на софтуер обикновено имат Съвет за контрол на промените, съставен от представители на всяка от заинтересованите групи. Този съвет одобрява исканията за промяна, а не ръководителят на проекта и съобщава решенията на заинтересованите страни. Този подход работи добре за проекти, които включват множество групи и проекти, чийто минимален обхват и цели често изискват преоценка.
Стъпка 3. Създайте процес за реализиране на заявки за промяна
След като някой от екипа за промяна е разбрал следващата стъпка, как да превърнете една идея в реалност? Опишете този процес със съгласието на екипа. Пример:
- Членовете на екипа попълват формуляр за заявка за промяна и го изпращат на ръководителя на проекта.
- Мениджърът на проекта въвежда формуляра в записа на искане за промяна и коригира този запис, когато промените се внедряват или отхвърлят.
- Мениджърът моли членовете на екипа да напишат конкретен план и да преценят колко усилия ще са необходими.
- Ръководителят на проекта изпраща плана на спонсора за одобрение или отхвърляне.
- Прилагане на промените. Заинтересованите страни редовно се информират за развитието.
Стъпка 4. Създайте формуляр за заявка за промяна
Данните по -долу трябва да се включват всеки път, когато се прави заявка за промяна и се въвеждат в дневника на промените:
- Промяна на датата на заявката
- Променете номера на заявката, присвоен от ръководителя на проекта
- Заглавие и обяснение
- Име на кандидата, имейл адрес и телефонен номер
- Приоритет (висок, среден или нисък). Плановете за управление на аварийни промени може да изискват конкретни срокове.
- Номер на продукта и версията (за софтуерни проекти)
Стъпка 5. Въведете допълнителна информация в бележките за промени
Записите за промени трябва да записват решенията и изпълнението. В допълнение към информацията, копирана от формуляра за заявка за промяна, трябва да подготвите място, където да напишете следното:
- Знак на одобрение или отказ
- Подпис на лицето, което одобрява или отхвърля искането
- Промяна на крайния срок за изпълнение
- Промяна на датата на завършване
Стъпка 6. Наблюдавайте важни решения
В допълнение към ежедневните бележки, проследяването на важни решения ще бъде от полза за проекта. Тези записи ще ви улеснят да наблюдавате дългосрочни проекти или проекти, които претърпяват промяна в ръководството. Тези записи също могат да ръководят комуникацията с клиенти или висшето ръководство. За всякакви промени в крайните срокове, обхвата или изискванията на проекта, нивото на приоритет или стратегията, включете следната информация:
- Хора, които взимат решения
- Дата на решение
- Обобщение на причините зад решението и процеса на вземане на решение. Включете документи, свързани с този процес.
