Всички знаем, че организирането на работа е важно, но на повечето хора им е трудно да го правят. Вярвате или не, организирането не е толкова трудно, колкото изглежда. Няколко поправки и решения ще ви улеснят да станете организиран човек, отколкото си мислите.
Стъпка
Метод 1 от 4: Задаване на място и час
Стъпка 1. Следете дейностите си
Прекарайте няколко дни в дневник или следете ежедневните си дейности. Като водите дневник, можете да видите какви неща сте направили, които не сте осъзнавали преди. В допълнение, воденето на дневници също може да ви даде малка представа за вашите недостатъци при организирането на нещата и производителността. Това упражнение трябва да се прави с голяма цел. Чрез дневници за дейности можете да видите кои дейности са загуба на време и кои дейности могат да ви подкрепят при постигането на вашите цели.
Стъпка 2. Определете вашето продуктивно време
Някои от нас са ранобудни, а други не. Вероятно вече знаете кога е вашето продуктивно време. Независимо дали предпочитате вечери, сутрини, обяд, дори преди или след пиковите часове на работния ден, възползвайте се от това време, за да увеличите максимално производителността си.
Стъпка 3. Приоритизирайте работата си
Всички знаем, че някои задачи са по -важни от други, но не винаги ги приоритизираме правилно. Затова разработете система за класиране, като маркирате задачите като важни, и бъдете честни и гъвкави. Използвайте напомняния, като използвате цифров календар или лепкави бележки на компютъра или на бюрото си. Отделете повече време и енергия на нещата, които са с най -висок приоритет в списъка ви. Примерите са задачи, чувствителни към времето, като задачи, които трябва да бъдат изпълнени днес или утре. Трябва също да дадете приоритет на отговорите на клиенти, шефове или на всеки друг, който ви плаща заплатата. Ако не сте сигурни относно чувствителността и важността на дадена задача, по -добре е да попитате някого.
Стъпка 4. Изпълнете незабавно малки задачи
Не всички задачи трябва да имат приоритет и да бъдат планирани за изпълнение в рамките на определен период от време. Някои задачи не изискват планиране или планиране, защото могат да бъдат изпълнени веднага. Ако случаят е такъв, можете бързо да изпълните задачата веднага. Така че, направете го сега! Правейки незабавно леки задачи, няма да отлагате.
Стъпка 5. Организирайте инструменти и работни инструменти
Нашите бюра могат лесно да преминат от разхвърляни до счупени лодки и това може да ви попречи да бъдете организиран човек. Някои хора дори имат политика на „чиста маса“. Дори и да не е наистина необходимо, по -добре почистете работната си зона.
- Подредете масата. Извадете целия боклук и организирайте систематично нещата, от които се нуждаете. Почиствайте бюрото, когато е възможно: когато няма работа за вършене в офиса, по време на почивки или между задачи.
- Незабавно почистете боклука си. По този начин винаги ще помните да почистите бюрото си. Освен това можете да избегнете раздразнението от натрупаните боклуци.
- Съхранявайте необходимите неща в лесно достъпна зона. Разбира се, не всичко около вас е боклук. Съхраняването на необходимите инструменти наблизо също може да ви спести ценно време и работно пространство.
Стъпка 6. Планирайте дейности и срещи
Някои хора само насрочват срещи, но не и с дейностите в списъка си със задачи. Планирането на важни задачи и срещи може да бъде много полезно. Например можете да групирате дните си, като провеждате срещи само във вторник и четвъртък. Освободете място в графика си за „творческо време“или за непредсказуемото.
- Използвайте мениджър на график и календар. Можете да създадете свой собствен мениджър на график, като използвате хартия и химикалка, или това може да бъде софтуер и приложения, като iCalendar или Google Now.
- Категоризирайте дейностите си. Категоризирането или цветното кодиране на вашите дейности може да бъде вашето визуално напомняне за това, което е важно. Например категориите, които създавате, могат да бъдат: кореспонденция, проекти, събития, срещи, мозъчна атака, почивки и време за упражнения.
- Използвайте технология, за да управлявате графика си. Мениджърите на онлайн графици и имейл платформите, като Outlook, могат да комбинират списъци със задачи, календари и списъци с адреси. Този мениджър на график не само подобрява вашата ефективност, но и може да опрости вашето мислене.
- Включете работата, когато е възможно. В натоварен работен ден сте склонни да забравите, че не е нужно да правите всичко сами. Оставете работата си на помощник или ако наистина сте затрупани с работа, помолете колегите си да ви помогнат с конкретна задача. Можете да върнете услугата за помощ на колегата, когато работата започне да спира.
Метод 2 от 4: Систематично организиране на имейли
Стъпка 1. Проверете имейла си в насроченото време
Не винаги трябва да проверявате входящата си поща, защото повечето съобщения не са толкова важни, колкото си мислите. Ако работите на работа, която не изисква бързо проследяване, проверявайте имейла си на редовни интервали, около 3 до 4 пъти на ден.
Стъпка 2. Организирайте имейла
Възползвайте се от функцията за папки и флагове, вместо да оставяте съобщенията ви да се натрупват във входящата ви поща. Например функцията за папки и подпапки в Outlook или множеството етикети и функции за входяща поща в Gmail могат да бъдат печеливши. Ако сте журналист, вашите файлове могат да бъдат наречени „Последни новини“, „Бъдещи новини“, „Стари новини“, „Интервюта и ресурси“и „Идеи“.
Изтрийте и архивирайте имейлите си. Архивирайте важни и стари писма, след което изтрийте останалите. Подобно на горния пример, „Стари новини“е журналистки архив. Когато започнете да изтривате стари имейли, ще видите колко имейли си струва да изхвърлите, вместо да ги подадете. Някои хора дори решават да имат „нулева входяща поща“, тоест без непрочетени имейли или без имейли във входящата ви поща. В допълнение към използването на файлове и етикети, можете да изпразните входящата си поща, като използвате инструмента за архивиране, изтриете стари имейли и използвате приложението за почистване на имейли
Стъпка 3. Използвайте други, по -ефективни форми на комуникация
Понякога бързото телефонно обаждане е равносилно на 10 изпращане и получаване на имейли. Ако е така, обадете се! Ако знаете, че размяната на имейли може да попречи на дискусията и трябва да се извършва напред-назад, най-добре е да комуникирате по телефона. Ще получите повече подробности, като се обадите, вместо да провеждате дълги, подробни и отнемащи време дискусии по имейл. Можете да изпратите имейл на колегите си и да кажете: „Имам много въпроси по този въпрос. Може би би било по -лесно да говорите по телефона? Мога ли да ти се обадя в 5?"
Стъпка 4. Ограничете прекъсванията
Стратегическите паузи наистина могат да помогнат, но прекъсванията по време на работното време са обратното. Прекъсванията могат да забавят работата ви, да нарушат ритъма ви и да ви накарат да загубите фокус. Така че, опитайте се да използвате гласова поща, когато сте заети. Тези инструменти не са само за случаите, когато не сте в офиса; тези инструменти могат да се използват и когато сте много заети. Много хора имат политика на „отворена врата“, но не е нужно да държите вратата си отворена през цялото време. Можете да оставите съобщение на вратата, което казва „При повикване“или „Стаята се използва. Моля, върнете се отново или изпратете имейл.”
Стъпка 5. Възползвайте се от облака
Облачните изчисления заслужават внимание, тъй като са по -евтини, мащабируеми, по -ефективни и по -лесни за актуализиране. Съдържанието, съдържащо се в облака, е много полезно, тъй като може да бъде достъпно на различни устройства: компютри, таблети, смартфони и други. Съхранението в облак също действа като основна и вторична форма на цифрово архивиране. Обсъдете с мениджъра на ИКТ или с доставчика на софтуер, тъй като може би вече имате малко свободно място за съхранение в облака или то е достъпно срещу ниска годишна такса.
Стъпка 6. Използвайте онлайн отметки
Повечето браузъри имат функция за отметки, за да запазват и организират любимите ви уеб адреси или тези, които посещавате често, така че да бъдат достъпни лесно и бързо. Възползвайте се от тази функция, за да не забравите важни сайтове, за да проверите последните новини.
Метод 3 от 4: Възползвайте се максимално от времето
Стъпка 1. Избягвайте да правите няколко неща едновременно (многозадачност)
Всички експерти вярват в това. Въпреки че това може да изглежда бързо и готино по телевизията, правенето на много неща едновременно е неефективно и може да попречи на ефективността на усилията ви да бъдете организирани. Вместо това е по -добре първо да посветите цялото си внимание на една задача, да се заемете с нея и да преминете към други неща от вашия списък.
Стъпка 2. Направете график за себе си
За щастие, повечето работни места не изискват от вас да създавате дневен график въз основа на минутите. Маркирането на ежедневния ви график и важните задачи или събития за деня може да ви държи фокусирани върху задачите си.
- Задайте срокове за определени дейности. Някои задачи не изискват определяне на срок, но други трябва да бъдат параметризирани, за да се увеличи производителността ви. Помислете за някои задачи, които отнемат повече време, отколкото е необходимо, и задайте срок за тях на по -късна дата.
- Отделете допълнително време за други дейности. Както ще научите от опит, някои задачи обикновено отнемат повече време, отколкото трябва, но това не е лошо. За този вид дейност и особено важни събития и срещи отделете допълнително време преди и след това.
Стъпка 3. Използвайте таймер, хронометър или приложение за будилник
Тези обекти могат да бъдат ефективни, когато се използват правилно. Някои хора избират да зададат алармата си 10, 15 или 30 минути преди необходимото време, за да им дадат достатъчно предупреждение, преди да започнат дейност. Можете също да настроите инструмент за напомняне (напомняне).
Стъпка 4. Не отлагайте
Запитайте се дали наистина трябва да отложите дейност или просто искате да бъдете мързеливи. Ако искате да се отпуснете, не отлагайте - направете го! Ако обаче забавянето на дадена дейност е неизбежно, уверете се, че си правите бележки и пренасрочвате дейността с конкретен план. Или можете да измислите импровизиран план. Например, ако трябва да отмените лична среща, може да искате да направите конферентен разговор или уеб конференция.
Метод 4 от 4: Поддържане на физическо и психическо здраве
Стъпка 1. Направете почивка
Успокояването на ума е от съществено значение за поддържане на вашата производителност и психическо здраве. Обикновено сме твърде заети с работата, за да нямаме време за почивка. Почивката ни дава така необходимата почивка, за да увеличим производителността си. Прекъсванията обаче също така дават възможност да спрем и да се запитаме дали използваме добре времето си или не.
Стъпка 2. Спи по -добре
Без добър сън на следващия ден ще се почувствате замаяни, уморени или летаргични. Това може да попречи на вашия график и ефективност при работа. Поставете си за цел да получите 7 до 8 часа непрекъснат сън всяка вечер.
Стъпка 3. Не се сравнявайте с вашите колеги
По -голямата част от работата на вашите колеги е различна от работата, която трябва да вършите, и всеки има свой собствен метод за организиране на работата си. Метод, който има смисъл и е ефективен за вашите колеги, може да не работи за вас и обратно.
Стъпка 4. Приемете, че организирането е непрекъснат процес
Не очаквайте да бъдете перфектни. Поръчката е дълъг процес, който изисква постоянно внимание. Няма да бъдете оптимално организирани всеки ден, но опитът да бъдете обикновен човек може да увеличи ефективността ви.
