Плановете за извънредни ситуации, които са по -известни като планове за реагиране при извънредни ситуации, са много полезни за предвиждане на появата на неща, които водят до прекратяване на оперативните дейности. При управлението на организацията могат действително да възникнат различни рискове, започвайки от технически смущения (например загуба на данни) до природни събития (например наводнения). Следователно, всяка организация трябва да разработи ефективен план за извънредни ситуации, за да бъде подготвена да се справи с различни неблагоприятни събития.
Стъпка
Част 1 от 3: Предвиждане на различни рискове
Стъпка 1. Подгответе се преди да разработите план за непредвидени ситуации
Основната цел на изготвянето на план за извънредни ситуации е да се поддържа непрекъснатостта на оперативните дейности на организацията в случай на бедствие.
- Първо, дефинирайте официална политика, в която се посочва, че организацията трябва да разработи план за извънредни ситуации.
- Направете прост и практичен план. Използвайте думи, които са лесни за разбиране и дайте насоки, които са лесни за прилагане от читателя, тъй като този план трябва да се изпълнява от целия персонал в организацията.
- Определете конкретните причини, поради които трябва да направите план за непредвидени ситуации. Помислете за показатели, които служат като критерии за определяне на успешното изпълнение на план за действие при извънредни ситуации, така че организацията да може да продължи с дейностите както обикновено. Определете оперативните дейности, които играят важна роля за непрекъснатостта на вашия бизнес.
Стъпка 2. Създайте план за извънредни ситуации, като отговорите на три важни въпроса
Създаването на план, който може да отговори на трите въпроса, е начин да се гарантира, че няма да пропуснете нито един аспект, който да вземете предвид.
- Какви събития могат да възникнат?
- Какви действия ще предприемем, за да го разрешим?
- Какво трябва да направим, за да се подготвим?
Стъпка 3. Разберете с какви рискове е вероятно да се сблъска вашата организация
Определянето на рисковете, които могат да възникнат, е един от важните аспекти при изготвянето на план за извънредни ситуации. Процесът обаче ще бъде различен в зависимост от ситуацията и състоянието на всяка организация. Трябва също да вземете предвид обстоятелствата на вашата собствена организация при определяне на рисковете. Необходими са планове за извънредни ситуации за предвиждане на бизнес рискове под формата на:
- Природни бедствия, например: наводнения, урагани и суши. Други рискове: финансови кризи, трудови злополуки, проблеми с персонала (напр. Смърт на организационен лидер или стачка на служител), загуба на данни, хаос в управлението и проблеми с продуктите (например: дефектни продукти).
- Съсредоточете се върху изготвянето на планове по аспекти на управлението, комуникацията, финансите, координацията, логистиката и решаването на технически проблеми.
- Техническите проблеми обикновено са изправени пред екипа, който се занимава с комуникационната инфраструктура. Трябва да вземете предвид риска от загуба на данни или клиенти.
Стъпка 4. Обмислете рисковете според приоритета
Определете рейтинга на риска въз основа на големината на шанса за възникване на риска. По принцип плановете за извънредни ситуации не могат да предвиждат всички рискове, тъй като шансовете за възникване не са еднакви. Опитайте се да откриете рисковете, които имат най -голям шанс да се случат и които значително ще повлияят на оперативните дейности.
- Съсредоточете се върху събитията с най -фатални последици. Запишете всички събития, които засягат операциите, и дайте оценка от 1 до 10. Помислете за въздействието на всяко от тези събития, например: пожарите в двигателя имат по -ниска оценка от фабричните пожари.
- След това определете рейтинга въз основа на честотата на възникване на риска. Например: дайте оценка 1 за риск, който възниква веднъж месечно, и оценка 10 за риск, който възниква веднъж на всеки 100 години. Умножете двете числа, за да получите общ резултат, който показва степента на риска и неговото въздействие върху организацията.
- Разработете план за извънредни ситуации, започвайки от събитието с най -висок резултат. Подгответе решения за предвиждане на тези събития. Освен това можете да подобрите работните процеси за събития с нисък резултат. Основните аспекти, които гарантират непрекъснатостта на дейността на организацията, трябва да бъдат основен приоритет, например: управление на паричния поток, развитие на пазарния дял и подобряване на работата на служителите.
Част 2 от 3: Определяне на множество сценарии
Стъпка 1. Определете сценария за събитието с най -висок риск
За да се разработи ефективен план за извънредни ситуации, дефинирайте реалистични сценарии за всеки риск. Създайте конкретна рамка, за да предвидите какво би било въздействието, ако наистина е възникнал най -високият риск.
- Можете да определите въздействието след цялостно съставяне на сценария. Помислете подробно за най -голямото въздействие на всеки сценарий.
- От сценарий подгответе няколко версии на плана с степенуван интензитет на въздействие, например: леко въздействие, умерено въздействие и тежко въздействие.
Стъпка 2. Направете график за изпълнение на плана според сценария
Определете кой персонал е отговорен за какви действия и кога. Също така подгответе актуализиран списък или списък с контакти и определете кой трябва да предоставя известия.
- Изгответе график, така че всички отговорни служители да знаят какво трябва да правят през първия ден или през първата седмица. Разработете специфичен график за всеки сценарий.
- Направете график според сценария, за да предвидите появата на пречки в различни аспекти на организацията, например по отношение на съоръженията за работа (инфраструктурни ограничения), организацията (няма система за предупреждение за извънредни ситуации или квалифициран екип за реагиране) и институции (например: липса на източници на финансиране или партньорски външен бизнес). Определете персонала, който трябва да отговаря за определени аспекти.
Стъпка 3. Помислете за най -важните фактори, за да стартирате бизнеса си отново
Обсъдете това подробно, като извършите преглед на капацитета и уязвимостите в рамките на организацията. Има ли организацията адекватни възможности за справяне или справяне с всеки риск?
- Например: бедствие, което може да възникне, е наводнение, защото речната вода се прелива и залива жилища по бреговете на реката. Лошата инфраструктура може да предизвика уязвимост и наличието на квалифициран персонал е организационен капацитет.
- Направете честна оценка на ресурсите. Определете какво трябва да се промени или намали поради ограничените ресурси? Извършете анализ, за да определите въздействието върху бизнес дейностите, така че да можете да определите действията, които трябва да бъдат предприети, така че организацията да продължи да работи и да може да постигне целите си.
Стъпка 4. Определете как да намалите риска
След като сте направили план за непредвидени ситуации, не се отпускайте и се надявайте да не се случи нищо лошо. Предприемете различни стъпки за намаляване на риска и предприемете превенция.
- Разберете дали има колеги, които желаят да помогнат. Има ли местни ресурси, които могат да бъдат използвани в случай на бедствие? Има ли съседи, които желаят да помогнат?
- Ефективен план за действие при извънредни ситуации може да разкрие различни аспекти, които трябва да бъдат подобрени, така че план, който първоначално беше много полезен, сега може да не е необходим повече.
- Например: осъзнавате необходимостта от застрахователна защита или извършвате симулация за управление на бедствия. Инсталирайте система за архивиране на данни, за да предотвратите загуба на данни. Направете план за всеки сценарий.
Част 3 от 3: Прилагане на план за действие при извънредни ситуации
Стъпка 1. Уведомете плана за непредвидени ситуации на всички служители
Трябва да информирате плана за извънредни ситуации на всички нива на ръководството на организацията възможно най -рано, преди да настъпи извънредна ситуация.
- Обяснете ролите и отговорностите на всеки персонал, така че да не се объркат кога този план трябва да бъде изпълнен, за да се предотврати паниката.
- Осигурете полезно обучение, така че всеки персонал да може да изпълнява отговорностите си по план. Извършете необходимите симулации и направете корекции след направени наблюдения.
Стъпка 2. Тествайте плана си
Извършете тестване на 4 етапа, за да бъдете по -ефективни и ефективни. Ако има проблеми или конфликти между отделите, коригирайте плана и проверете отново.
- Провеждайте срещи с висш персонал. Нека той определи датата и часа на срещата, за да направи пълен преглед на плана за извънредни ситуации и да оцени хората, които са свършили работата докрай.
- Провеждайте междуведомствени срещи за преглед на ведомствените планове. На този етап трябва да разпределите ресурси и да идентифицирате възникващите конфликти.
- Намерете причината за сериозни системни повреди. Оценката на плана може да се извърши в рамките на отдела чрез симулиране на грешки в системата и/или доставчика. Симулациите на сценарии могат да се извършват без изключване на оборудването или забавяне на процесите, които трябва да продължат да се изпълняват.
- Направете пробно пускане. Трябва обаче да тествате плана за непредвидени ситуации, като временно спрете операциите.
Стъпка 3. Дръжте аварийния план на безопасно и лесно достъпно място
В случай на бедствие, не позволявайте планът да се запали или да бъде пометен от потопа. За да улесните достъпа, когато е необходимо, не пазете в тайна съхранението на файловете на плана си.
- Съхранявайте файла на плана и копията на няколко места, така че да могат да се използват възможно най -скоро, когато е необходимо.
- Съхранявайте копие на плана на различни места от оригинала. Моля, кажете на някои упълномощени хора как да имат достъп до него.
Стъпка 4. Установете редовен график за провеждане на прегледи
Промените се случват непрекъснато, така че предположенията, които стоят в основата на подготовката на плана, вече не са валидни. Рискът може да бъде по -голям, отколкото при изготвянето на плана.
- Включете няколко души при изготвянето и коригирането на плановете. Например: помолете новите служители да предоставят информация или да направят подобрения от различна гледна точка.
- Сравнете всички предположения, използвани при изготвянето на плана с текущи данни или проверете трета страна. Системата за архивиране на вашия компютър може да съхранява по -малко данни, отколкото си мислите.
Съвети
- Не пренебрегвайте важността на плана за извънредни ситуации, за да не го създадете!
- Разработете планове за извънредни ситуации при различни сценарии.
- Започнете планирането, като сформирате комисия и назначите председател. Изберете хора, които имат умения, инструменти и знания, така че всеки отдел да може да разработи свои собствени планове.
- Прочетете отново съставените планове, за да намерите неща, които сте пропуснали.
