Работният план е набор от цели и процеси, които могат да помогнат на екип и/или човек да постигне тази цел. Четейки работен план, можете по -добре да разберете мащаба на даден проект. Независимо дали се използват на работното място или в академичните среди, работните планове ви помагат да поддържате проектите организирани. Чрез работен план вие разделяте процеса на малки, леки задачи, като същевременно знаете какво искате да постигнете. Научете как да създадете работен план, така че да сте по -добре подготвени за следващия си проект.
Стъпка
Стъпка 1. Решете за какво служи вашият работен план
Има много причини, поради които разработваме работен план. Поставете тази цел предварително, за да можете да се подготвите добре за проекта. Не забравяйте, че повечето работни планове са валидни за определен период от време, например 6 месеца или 1 година.
- В офиса работен план помага на шефа ви да знае по какви проекти ще работите през следващите няколко месеца. Вашият шеф се нуждае от тази информация обикновено след годишен преглед на ефективността или когато екипът ви работи по голям проект. Работен план може да бъде и резултат от сесия за стратегическо планиране, която компанията прави в началото на нов календар или финансова година.
- В академичния свят работните планове са подходящи за използване от студенти за работа по големи проекти или от лектори за разработване на учебна програма на семестър.
- За лични проекти работен план ви дава представа какво възнамерявате да направите, как ще го направите и кога планирате да го завършите.
Стъпка 2. Напишете въведение и предистория
За професионален работен план трябва да напишете въведение и предистория. Вашият шеф или мениджър ще получи необходимата информация, за да разбере работния план. От друга страна, академичните планове за работа обикновено не се нуждаят от въведение и информация.
- Въведението трябва да е кратко и интересно. Напомнете на шефа си защо сте направили този работен план. Запознайте го с проект, по който ще работите през определен период от време.
- Фонът трябва да подчертава защо сте създали работния план. Можете да направите това например чрез представяне на подробности или статистически данни за последния доклад, идентифициране на проблеми, които трябва да бъдат разгледани, или други причини въз основа на приноса и обратната връзка, които сте получили по време на работа по предишни проекти.
Стъпка 3. Определете цели и задачи
Целите и целите са две взаимосвързани неща. В работния план и двете водят до постигане на резултати. Разликата е, че целите са общи, докато целите са по -конкретни.
- Целите са цялостната картина на вашия проект. Запишете какви крайни резултати искате от работния план. Уверете се, че покритието е широко. Например, кажете, че искате да завършите изследователска работа или да се научите да пишете.
- Целите трябва да бъдат конкретни и осезаеми. С други думи, трябва да можете да зачеркнете стъпките в списъка си с цели, след като ги изпълните. Намирането на източници за интервюиране за вашия изследователски документ е добър пример за цел.
- Ако съществуващите цели са твърде разнообразни, можете да ги разделите на дългосрочни къс, месечен цикъл среден, и срок дълго. Например краткосрочната цел на компанията за увеличаване на аудиторията с 30% за три месеца се различава от дългосрочната цел за укрепване на видимостта на марката в социалните медии за една година.
- Обикновено целите се изписват с активни изречения, като се използват глаголи за действие със специфични значения. Например „план“, „запис“, „подобряване“и „измерване“. Избягвайте глаголи с неясни значения като „научавам“, „разбирам“и „знам“.
Стъпка 4. Разработете работен план с „SMART“цели
SMART е съкращение, обикновено използвано за търсене на по -осезаеми и работещи резултати в работните планове.
- Специфични означава подробно. Какво точно ще правим за кого? Опишете населението, което ще обслужвате, и всички конкретни действия, които ще използвате, за да им помогнете.
- Измерими означава измеримо. Количествена и измерима ли е целта? Можете ли да изчислите резултата? Планирахте ли работата така, че „нивата на здраве в Южна Африка да се подобрят през 2012 г.“? Или го структурирате така, че „броят на случаите на инфекция с ХИВ/СПИН сред новородените в Южна Африка да падне с 20% до 2020 г.“?
- Постижимо означава постижимо. Можете ли да го завършите в рамките на определеното време с наличните ресурси? Предвид всички ограничения, които съществуват, вашата цел трябва да бъде реалистична. Увеличаването на продажбите с 500% има смисъл, ако вашата компания е малка. Увеличаването на продажбите с 500% е почти невъзможна цел за компания, която доминира на пазара.
- Уместни е свързано с интереси. Ще повлияе ли целта върху желаната от вас цел или стратегия? Въпреки че е важно за общото здраве, вярно ли е, че измерването на ръста и теглото на учениците от гимназията може директно да доведе до промени в процедурите за психично здраве? Уверете се, че вашите цели и методи на работа имат ясна и интуитивна връзка.
- Обвързани във времето е ограничено във времето Кога беше постигната целта и/или кога разбрахте, че сте я постигнали? Определете крайната дата на проекта. Също така споменете, ако има такъв, какъв краен резултат би могъл да накара вашия проект да приключи рано, с всички постигнати резултати.
Не забравяйте, че за изчисляване на промяната трябва да бъде посочен базов номер. Ако не знаете колко новородени в Южна Африка са заразени с ХИВ/СПИН, как можете да гарантирате, че броят на случаите ще бъде намален с 20%?
В определени ситуации може да се наложи да се консултирате с експерт, за да се уверите, че целите в работния ви план са постижими
Стъпка 5. Избройте ресурсите, с които разполагате
В този списък запишете всичко необходимо за постигане на вашите цели. Ресурсите имат различни форми, в зависимост от това за какво служи вашият работен план.
- Средствата в офиса включват финансови бюджети, служители, консултанти, сгради или стаи и книги. Можете да прикачите подробен бюджет, ако работният план е по -формален.
- Ресурсите в академичните среди включват достъп до библиотеки; изследователски материали като книги, вестници и списания; достъп до компютър и интернет; както и професори или други хора, които могат да ви помогнат, когато имате въпроси.
Стъпка 6. Разпознайте съществуващите ограничения
Границите са пречки, които могат да попречат на усилията ви да постигнете целите си. Например, когато изпълнявате изследователски задачи в училище или колеж, графикът ви се оказва твърде стегнат, така че не можете да изследвате и пишете добре. Следователно вашият лимит е забързан график. Опитайте се да премахнете други ангажименти по време на семестъра, за да можете ефективно да завършите работния си план.
Стъпка 7. Кой е отговорен?
Отчетността е съществен елемент от добрия план. Кой е отговорен за изпълнението на всяка задача? Дори ако има екип, който работи по дадена задача, един човек трябва да отговаря за осигуряването на изпълнението на задачата навреме.
Стъпка 8. Напишете стратегия
Наблюдавайте работния си план, след това решете как ще използвате ресурсите си, докато преодолявате ограниченията, за да постигнете целите си.
- Напишете подробен списък с действия. Определете какво трябва да се случва всеки ден или всяка седмица, за да постигнете целите си. Избройте също какви действия трябва да предприемат другите членове на екипа. Можете да използвате софтуер за управление на проекти или личен календар, за да организирате тази информация.
- Направете график. Въпреки че можете да направите условен работен график, от време на време могат да възникнат непредвидени събития или ситуации. Затова освободете място в графика си, за да избегнете забавяния.
Съвети
- Определете етапи, ако вашият проект е голям. Основните етапи са точки по проекта, които подчертават постигането на определени цели. Можете също така да го считате за точка на размисъл, когато наблюдавате докъде е напреднал процесът и в същото време се уверете, че не се отклонява от работния план.
- Създайте работен план, който работи за вас. Тя може да бъде подробна, може да бъде обширна, в зависимост от вашите желания или нужди. Можете да пишете на лист хартия или с професионален софтуер, като използвате картини и цветове. Използвайте всичко, което е най -естествено и ефективно за вас.
