Анализът на разходите е един от четирите вида икономическа оценка (в допълнение към анализа на разходите и ефективността, анализа на ефективността на разходите и анализа на полезността на разходите). Както подсказва името, анализът на разходите се фокусира върху разходите за изпълнение на програма, независимо от основния резултат. Анализът на разходите е важна първа стъпка преди предприемането на каквато и да е друга икономическа оценка за определяне на годността или надеждността на даден проект.
Стъпка
Част 1 от 3: Определяне на цели и обхват
Стъпка 1. Знайте защо е необходим анализ на разходите
Обхватът на анализа на разходите ще зависи от тези причини, така че преди да разгледате обхвата на анализа, трябва да се уверите, че резултатите от анализа на разходите ще отговорят на основния ви въпрос.
- Ако правите анализ на разходите само за да подготвите бюджет или план за бъдещето, обхватът обикновено е само на организационно ниво.
- От друга страна, за по -тясна и конкретна цел, като например определяне на осъществимостта и цената на определена услуга, тя може да изисква по -тесен анализ на разходите, който е насочен само към определени услуги.
Стъпка 2. Определете вашата гледна точка за анализ на разходите
В допълнение към това защо имате нужда от анализ на разходите, вие също трябва да знаете „чии“разходи трябва да бъдат анализирани. Това определя данните, които трябва да се събират и как да се класифицират.
- Например, може би искате да изчислите разходите за предлагане на определена услуга на клиент. Ако е така, погледнете разходите от неговата гледна точка и вземете предвид размера на таксите за услуги (или ще бъдат таксувани), транспорта до мястото и други разходи.
- Ако просто искате да знаете цената на програма, обикновено ще разгледате разходите на компанията. Може също да търсите алтернативни разходи, като например дали предлагането на една програма ви пречи да предложите друга.
Стъпка 3. Разнообразете предлаганите програми
Начинът, по който описвате програмата, ще определи как ще се анализира разпределението на разходите. Ако организацията изпълнява лесно различими програми, разделението може да се види ясно. За припокриващи се програми или програми, които споделят едни и същи ресурси, определете как да ги разделите.
- Припокриващите се програми могат да бъдат обединени до известна степен, вместо да се оценяват отделно. Изберете най -логичния начин според операциите на организацията и се опитайте да работите възможно най -ефективно.
- За да определите дали програмите трябва да бъдат дезагрегирани, разгледайте услугите, които всяка програма предлага, ресурсите, необходими за предоставянето на услугите, и на кого се предоставят услугите. Ако 2 от 3 от тези фактори са еднакви в двете свързани програми, можете да ги комбинирате в анализ на разходите.
Стъпка 4. Определете периода от време, който искате да оцените
Начинът на класифициране и изчисляване на разходите зависи от периода, за който се анализират разходите, като например дългосрочен (няколко месеца или години) или краткосрочен (няколко седмици или само веднъж).
- Например, ако се опитвате да определите осъществимостта на определена услуга, първо определете колко би струвало производството на тази услуга. Ще извършите дългосрочен анализ на разходите, за да определите дали организацията може да си позволи разходите за услугата.
- Обикновено е по -добре да изберете период от време, който ще ви позволи да получите точни данни за приходите, а не само прогнози. Това е полезно, ако планирате да използвате анализ на разходите като основа за по -нататъшна икономическа оценка.
Част 2 от 3: Класифициране на разходите
Стъпка 1. Прегледайте предишните доклади за анализ на разходите, ако е възможно
Ако организацията вече е извършила анализ на разходите, приложете същия или подобен начин за класифициране на разходите. По този начин двата доклада могат да бъдат сравнени, което ги прави по -полезни с течение на времето.
Можете също така да опитате да разгледате анализите на разходите, които подобни организации правят или предлагат същите услуги
Стъпка 2. Избройте всички преки разходи на оценяваната програма
Преките разходи включват заплати и обезщетения за членовете на екипа, суровини и материали и всички необходими мебели или оборудване. В зависимост от вида на предлаганата програма или услуга, можете също да поемете договор, лиценз или застрахователни такси.
- Преките разходи са разходи, направени специално за програми или услуги, които се оценяват в анализ на разходите. Тази такса не се споделя с други програми.
- Режийните разходи, като комунални услуги (включително вода и електричество), могат да бъдат директни разходи, ако програмата или услугата имат собствено местоположение.
Стъпка 3. Непреки разходи
Непреки разходи включват общи административни разходи или заплати за управление и надбавки, съоръжения, оборудване и всичко друго, за което допринася някаква друга програма или услуга. Това, което се класифицира като непряка цена, ще зависи от това как отделяте програмите или услугите, които организацията предлага.
По -специално, когато изчислявате отделна програма или услуга, трябва да разпределите тези непреки разходи
Стъпка 4. Подредете разходите така, че да отразяват целта на анализа
Докладът за анализ на разходите в крайна сметка трябва да бъде полезен за организацията. Вместо да разчитате на широки финансови категории, изберете категории, които точно отразяват целите на анализа на разходите.
Стандартните категории могат да бъдат разходите за персонал, оперативните разходи и разходите за стартиране. Във всяка категория определете какви разходи са класифицирани като преки и непреки разходи
Част 3 от 3: Изчисляване на разходите
Стъпка 1. Съберете финансови отчети и информация
За всеки вид разходи, които се планират да бъдат включени в анализа, отбележете източниците на данни, необходими, за да можете да изчислите свързаните разходи. Ако искате да изчислите разходите, създайте списък с отчети, който съдържа необходимата информация, за да можете да направите надеждни оценки.
- Използвайте максимално информация за действителните разходи. Това ще увеличи надеждността и полезността на вашия анализ на разходите.
- За оценки потърсете надеждни източници, които могат да бъдат приложени възможно най -тясно. Например, ако трябва да изчислите заплатата, използвайте средната ставка за служители в рамките на един град, а не на национално ниво.
Стъпка 2. Общо преките разходи по програмата
Използвайки събраната информация, добавете разходите за заплати, оборудване, суровини и други разходи, пряко свързани с разглежданата програма. Удължете тези разходи през анализирания период от време.
- Ако правите дългосрочен анализ на разходите, първо изчислете преките разходи на седмична или месечна база, след което ги удължете.
- Когато изчислявате разходите за персонал, не забравяйте да включите разходите (или стойността) на обезщетенията, предоставени на служителите, работещи в съответната програма.
Стъпка 3. Разпределете непреки разходи към анализираната програма
За да разпределите непреки разходи, определете как всяка цена може да бъде разделена между няколко програми. След това изчислете дела на разходите в свързани програми.
Например, да речем, че разпределяте заплатата на директора по човешки ресурси. Тъй като този директор отговаря за персонала на програмата, естествено е заплатата му да бъде разделена според броя на служителите в персонала. Ако имате общо 10 служители и 2 са делегирани на програмата или услугата, която се преглежда, можете да разпределите 20 процента от заплатата на директора за програмата в анализ на разходите
Стъпка 4. Изчислете амортизацията на актива
Ако капиталовите активи на организацията, включително мебели или оборудване, ще бъдат използвани за изпълнение на програмата или за предоставяне на оценяваната услуга, амортизацията на актива трябва да бъде включена в общата стойност на програмата или услугата.
Изчисляването на амортизацията може да бъде трудно. Ако нямате опит в амортизирането на активи, препоръчваме да използвате услугите на счетоводител
Стъпка 5. Помислете за скрити разходи
В зависимост от оценяваната организация и програма може да има допълнителни разходи, които не фигурират в бюджета или финансовата история. Включете тези оценки на разходите в анализа, така че резултатите да са по -достоверни.
- Например, ако правите анализ на разходите по програма за фондация, скритите разходи могат да включват прогнозната стойност на отработените часове на доброволци, дарени суровини или дарено пространство.
- Скритите разходи могат да включват и алтернативни разходи. Например стартирането на една програма може да повлияе на способността на организацията да предлага други програми.
Стъпка 6. Направете заключения въз основа на вашите констатации
Върнете се към целта си да извършите анализ на разходите и определете действията, които трябва да бъдат предприети. Можете също така да включите прогнози или прогнози за бъдещи разходи, свързани с програмата или услугата.
- Като минимум вашият анализ на разходите ще предостави истинска цифра за разходите за изпълнение на определена програма или услуга.
- Вашият анализ на разходите може също да повдигне нови въпроси, което показва, че е необходим допълнителен анализ, преди да вземете окончателно решение.
