Много компании използват Microsoft Excel за наблюдение на разходите на отделите или на цялата компания. В момента Excel се превърна в програма по подразбиране в компютри с операционни системи Windows. Така че можете да използвате тази програма, за да следите сметките си. Има редица шаблони (разпечатки) от Microsoft и други сайтове, които можете да използвате за проследяване на разходите. Дори в най -новите версии на Excel тези шаблони вече са налични в програмата. Можете също така да създадете свои собствени работни листове за наблюдение на фактури в Excel. Тази статия ще обсъжда и двата начина.
Стъпка
Метод 1 от 2: Използване на шаблон на Excel
Стъпка 1. Изберете стандартния шаблон на Excel
Най -новата версия на Excel има шаблони за наблюдение на лични разходи и шаблони за общи бизнес операции. Можете да получите достъп и да използвате този шаблон за наблюдение на разходите в Excel.
- В Excel 2003 изберете „Ново“от менюто „Файл“. Изберете „На моя компютър“от прозореца със задачи „Нова работна книга“, за да изведете диалоговия прозорец „Шаблони“.
- В Excel 2007 изберете „Ново“от меню „Файл“, за да изведете диалоговия прозорец „Нова работна книга“. Изберете опцията „Инсталирани шаблони“от менюто „Шаблони“в левия прозорец. Изберете „Личен месечен бюджет“от „Инсталирани шаблони“в средния панел и кликнете върху „Създаване“.
- В Excel 2010 щракнете върху етикета „File“, след което изберете „New“от менюто „File“. Изберете „Примерни шаблони“от горната част на панела „Налични шаблони“, след това изберете „Личен месечен бюджет“от изгледа на примерни шаблони и кликнете върху „Създаване“.
Стъпка 2. Изберете онлайн шаблон
Ако вграденият шаблон за личен бюджет на Microsoft Excel не може да проследи разходите ви, опитайте да използвате шаблони, достъпни в интернет. Можете да изтегляте шаблони от сайтове на трети страни или да използвате Excel, за да се свържете с Microsoft Office Online.
- В Excel 2003 можете да изберете подходящия шаблон от онлайн библиотеката на Microsoft Office на адрес https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Тук можете да намерите и шаблони за по -ранни версии на Excel.)
- В Excel 2007 изберете „Бюджети“от секцията Microsoft Office Online на диалоговия прозорец „Нова работна книга“. Трябва да имате интернет връзка, за да се свържете с онлайн библиотеката с шаблони на Office.
- В Excel 2010 изберете „Бюджети“от секцията Office.com на екрана „Налични шаблони“. Трябва да имате интернет връзка, за да се свържете с онлайн библиотеката с шаблони на Office.
Стъпка 3. Въведете информацията в съответните клетки
Въведената информация зависи от използвания шаблон на работен лист.
Стъпка 4. Запазете работния си лист
Можете да използвате името на работния лист, предоставено от шаблона, или да въведете име по желание. Или просто можете да напишете името и годината на производство на работния документ.
Метод 2 от 2: Създайте свой собствен работен лист за наблюдение на разходите
Стъпка 1. Отворете Excel
Стъпка 2. Въведете име за работния лист в клетка А1
Използвайте ясно име, като „Личен бюджет“, „Мониторинг на личните разходи“или нещо подобно. (Не използвайте кавички при писане на имена. Тук кавичките се използват за обозначаване на примери).
Стъпка 3. Въведете заглавия на колони от ред 2
Ето някои имена и последователности, които можете да използвате, „Дата“, „Платено до“, „Бележка“, „Разходи“, „Приходи“(или „Печалба“или „Депозит“) и „Баланс“. Въведете тези заглавия в клетки A2 до G2 и регулирайте ширината на колоната, така че целият текст да се вижда.
След като зададете заглавията и заглавките на колоните, използвайте функцията „Замразяване на панелите“, така че заглавките на колоните да са в горната част, когато превъртате страницата надолу. Опцията Freeze Panes е в менюто „View“за Excel 2003 и по -нови версии и в групата „Window“на лентата с меню „View“за Excel 2007 и 2010
Стъпка 4. Въведете първия разход в реда на клетката 3
Стъпка 5. Въведете формулата за баланс в клетка G3
Салдото ще се определя от разликата между приходите и разходите, тъй като това е първото вписване в баланса. Начинът, по който е настроен, зависи от желанието ви да видите бюджета от страна на разходите или наличните пари.
- Ако искате персонализиран работен лист да показва разходи, формулата ви за баланс е = E3-F3, където E3 е клетката, която съдържа баланса на разходите, а F3 е клетката за баланс на дохода. По този начин, ако вашите разходи са по -големи от вашите приходи, общите ви разходи ще имат положително число, което ще ви улесни в разбирането.
- Ако искате персонализиран работен лист да показва парите, които имате, формулата за баланса е = F3-E3. По този начин работният документ ще показва положителен паричен поток, ако наличните пари са повече от разходите, и отрицателен, ако разходите са по -големи от приходите.
Стъпка 6. Въведете втория запис за цена в ред 4 на клетката
Стъпка 7. Въведете формулата за баланс в клетка G4
Тъй като салдото по втория и следващите записи ще записва текущото салдо, трябва да добавите получената разлика в разходите и приходите към баланса в предишния запис.
- Ако искате работният лист да показва конкретно разходи, формулата за баланса е = G3+(E4-F4), т.е. G3 е клетката, съдържаща предишния баланс, E4 е клетката, съдържаща разходи, а F4 е клетката, съдържаща приходи.
- Ако искате работният лист да показва количеството налични парични средства, формулата за баланса е = G3+(F4-E4).
- Скобите във формулата, които показват разликата между разходите и приходите, всъщност не са необходими. Написахме го така, че концепцията за формулата стана по -ясна.
- Ако можете да оставите клетката на стойността на баланса празна, докато всички записи са завършени, моля, използвайте думата IF във формулата, така че когато въведете датата, клетката на баланса да не показва стойността. Формулата за този метод за втория запис е = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)), ако искате работният лист да следи натоварването, и = IF (A4 = "", "", G3+(F4-E4)), ако искате работен документ за наблюдение на наличните парични потоци. (Скобите около разходите и приходите могат да бъдат пропуснати, но външните скоби не могат да бъдат пропуснати.)
Стъпка 8. Копирайте формулата на баланса в друга клетка в колона G (колона Balance)
Щракнете с десния бутон върху клетка G3 и изберете „Копиране“от изскачащото меню. След това превъртете надолу до клетката под нея. Щракнете с десния бутон върху избраната клетка и изберете „Поставяне“от изскачащото меню, за да поставите формулата в избраната клетка. (В Excel 2010 изберете опцията „Поставяне“или „Поставяне на формули“в изскачащото меню.) Формулата автоматично ще актуализира препратките към клетките, за да посочи разходите, приходите и препратките към дата (ако се използват) на текущия ред и референтният баланс на реда над текущия ред.
Стъпка 9. Запазете работния лист
Дайте на работния си лист ясно име, например „Cost Monitoring.xls“или „Personal Budget.xls“. Можете да въведете името и годината на файла, същият като метода за създаване на работен лист с. (Отново не е нужно да използвате кавички, както ги написахме, само за да изясним примерните имена на файлове. Не е нужно да въвеждате типа на разширението на файла, тъй като Excel ще го запише автоматично.)
Excel 2003 и по-ранни версии запазват работни листове във формат ".xls", докато Excel 2007 и 2010 записват работни листове в по-новия XML-базиран формат ".xlsx". Най -новата версия на Excel обаче има и възможност за запазване на файлове във формат ".xls". Ако имате няколко компютъра и планирате да запишете този работен лист на всички тях, използвайте стария формат, ако компютърът ви има Excel 2003 или по -стара версия. Използвайте най -новия формат, ако всичките ви компютри имат поне Excel 2007
Съвети
- Използвайте „Автодовършване“в категориите разходи и приходи, така че въведеният правопис да е правилен.
- Можете да използвате получер шрифт, цвят на текста или засенчване на клетки, за да правите разлика между неплатени, платени и бъдещи разходи.
- За да предотвратите случайно промяна на формули или заглавия на колони, добра идея е да защитите клетките от промяна. Изберете клетките, които искате да замените (дата, категория бенефициент, разход, доход и бележка), и отключете тези клетки, след което приложете защита към целия работен лист.
