Бизнес отчетите са едно от най -ефективните средства за комуникация в съвременния бизнес свят. Ползите от бизнес отчетите са много. Компании или физически лица могат да използват бизнес отчети за вземане на важни решения. Ако искате да напишете добър бизнес отчет, научете как и разберете целта на писането на доклад.
Стъпка
Част 1 от 2: Решете какъв тип бизнес отчет искате да напишете
Стъпка 1. Използвайте бизнес отчети за предаване на идеи
Този доклад се нарича „доклад за обосновка/препоръка“. Можете да използвате този отчет, за да споделите идеи с вашия мениджър или директор. Обикновено ще трябва да подготвите обобщение и основната част на доклада. Обобщението е средство за предаване на идеи. Тялото съдържа информация за ползите, разходите, рисковете и друга информация, свързана с вашата идея.
Например, искате да закупите принтер за вашето подразделение. За да убедите мениджъра, че принтерът наистина е необходим, подгответе доклад за обосновка/препоръка за официално подаване на заявка за покупка на принтер до ръководството
Стъпка 2. Представете рисковете, които съпътстват бизнес възможностите
„Разследващи доклади“помагат на вземащите решения да преценят рисковете, с които трябва да бъдат изправени, когато искат да предприемат определени действия, така че ръководството да може да предвиди непредвидени въздействия. Този доклад се състои от въведение, текст и заключение. Предговорът съдържа важна информация за разследвания въпрос. Тялото съдържа обяснение на фактите и резултатите от разследването. Заключението съдържа резюме на доклада.
Например, фармацевтичната компания X иска да работи с фармацевтичната компания Y, която е изправена пред проблем. Компания X не иска да работи с компании, които в момента или са имали финансови проблеми. Поради това компания X търси пълна информация за компания Y и след това изготвя доклад за разследване, за да обсъди финансовите данни на компания Y с финансовия директор
Стъпка 3. Представете информация за съответствието на правителствените агенции
Този доклад, обикновено наричан „доклад за съответствие“, е полезен за демонстриране на корпоративна отчетност, като доказва на правителствените агенции (град, провинция, централа и т.н.), че ръководството работи в съответствие с приложимите закони/разпоредби и управлява финансите според процедурите. Този доклад се състои от въведение, текст и заключение. Предговорът съдържа обяснение на основните теми, обхванати в доклада. Багажникът съдържа данни, факти и друга информация, която правителствените агенции трябва да знаят. Заключението съдържа резюме на доклада.
Например съветът на директорите на държавно застрахователно дружество трябва да представи на министъра на финансите, че управлението на дружеството се извършва в съответствие със законите и разпоредбите, действащи през 2019 г. За това съветът на директорите изготвя ежегодно доклад за съответствие за представяне на дейността на компанията през 2019 г
Стъпка 4. Представете осъществимостта на предложената идея или проект
Доклад, който съдържа обяснение за определяне дали идеята е приета или отхвърлена, се нарича „доклад за осъществимост“. Този доклад се състои от обобщение и текст. Резюмето съдържа идеи, докато тялото очертава ползите, възможните проблеми, разходи и други въпроси, свързани с предложената идея. Ръководството може да използва доклада за осъществимост, за да отговори на следните въпроси:
- Може ли този проект да бъде завършен в рамките на финансовия бюджет?
- Печеливш ли е този проект?
- Може ли този проект да бъде завършен по предварително определен график?
Стъпка 5. Представете резултатите от изследванията, получени чрез проучването
"Доклад за изследване" представя резултатите от подробно проучване на много специфичен въпрос или проблем. Този доклад се състои от резюме (резюме), предисловие, използвани методи, резултати от изследванията, заключения и предложения. Когато правите доклад, трябва да информирате резултатите от изследванията, които се използват като справочници.
Например ръководството иска да проведе проучване, включващо целия персонал, за да реши дали е необходимо да се забрани на служителите да пушат в столовата на компанията. Лицето, провеждащо изследването, ще напише доклад за резултатите от изследването
Стъпка 6. Помогнете на компанията да подобри своите политики, продукти или процедури чрез последователен надзор
След това изгответе „периодичен отчет“, който се пише на всеки определен период от време, например седмично, месечно, тримесечно и т.н. Този доклад представя нивото на ефективност на компанията, печалбата/загубата и други данни за определен период.
Например, собственик на аптека ще поиска от продавача си да представя месечен отчет за продажбите на всеки 3 -ти от следващия месец
Стъпка 7. Предоставете доклад в случай на определени ситуации
За разлика от периодичните доклади, „ситуационни доклади“се пишат за специфични нужди, като например просто предоставяне на информация на срещи или докладване за усилията за справяне с природните бедствия. Този доклад се състои от въведение, текст и заключение. Въведението съдържа обяснение на докладваните събития и дава кратък преглед на проблемите, обсъдени в основната част на доклада. В заключение обяснете решенията, които са били и ще бъдат изпълнени.
Например губернаторът иска от кмета да представи доклад за ситуацията, след като в района под негова отговорност настъпи ураган
Стъпка 8. Представете някои решения за решаване на проблема
"Докладът за сравнителен анализ" представя няколко варианта на решение за вземане на решения. Според предназначението си авторът препоръчва няколко действия, които трябва да бъдат предприети. Този доклад се състои от въведение, текст и заключение. Предговор обяснява целта на писането на доклада. Торсът изразява наличната ситуация или проблем заедно с няколко варианта на решение. Заключението дава най -доброто решение.
Например, автомобилна компания иска да построи фабрика в Азия. Когато пишете бенчмарк доклад, посочете максимум 3 държави според нуждите на компанията и предложете най -доброто място в заключението
Част 2 от 2: Написване на бизнес отчет
Стъпка 1. Определете целта за писане и форматиране на доклада
Запитайте се защо искате да напишете бизнес отчет. Изберете типа доклад в горния списък според целите, които трябва да се постигнат.
- Каквато и да е причината, не забравяйте да си поставите кратки и ясни цели. Читателите на доклади се объркват, ако формулирането на цели е дългосрочно, така че достоверността на доклада се съмнява.
- Например вашият отдел се нуждае от допълнителни промоционални средства. Когато пишете доклада, се съсредоточете върху наличния понастоящем бюджет за промоции и представете ефективен работен план, за да се възползвате максимално от допълнителните средства.
Стъпка 2. Помислете за аудиторията, която ще чете доклада
Читателите на отчети могат да идват извън компанията (не от служители) или от компанията. Когато пишете доклад, помислете колко добре читателят разбира или разполага с информация по обсъждания въпрос. Помислете също колко полезна ще бъде информацията, представена в доклада за читателя.
- Който и да прочете доклада, финансовият аспект винаги е най -важният приоритет за ръководството или клиентите.
- Например, искате да внедрите програма за споделяне на работа във вашето подразделение. За целта ще трябва да напишете бизнес доклад, който да бъде прочетен от директора на персонала, директора на операциите и главния изпълнителен директор. Помислете за възможността те вече да знаят за програмата, за да можете да предоставите съответната информация в доклада. Ако ръководството никога не е обсъждало програма за споделяне на работа, докладът ви е информативен и полезен. Ако компанията вече е планирала тази програма, докладът ви ще бъде неефективен и по -малко убедителен.
Стъпка 3. Определете какво трябва да научите
Най -трудната стъпка при изготвянето на бизнес отчет не е писането. Най -трудно е да се направят изводи и да се съберат подкрепящи данни. Ще трябва да имате широк спектър от умения, например събиране на данни и анализ на пазара. Какво трябва да знаете вие и ръководството, за да можете да вземате информирани решения по темите, обхванати в доклада ви?
Стъпка 4. Съберете съответните данни, за да напишете доклад
Уверете се, че подкрепящите данни, които предоставяте, са резултат от проучване. В противен случай можете да загубите доверие. Събирането на данни също се определя от вида на доклада, който трябва да бъде написан. Уверете се, че използвате данни, които са точни и подходящи за целите на писане на доклада.
- Събирането на данни от вътрешни източници обикновено е по -бързо. Например данните за продажбите на продуктите могат да бъдат поискани от отдела по продажбите по телефона. По този начин данните се получават незабавно и се включват в доклада.
- Външни данни могат да бъдат получени от компанията. Ако други отдели са събрали и анализирали потребителски данни, поискайте ги, за да не се налага да правите свои собствени изследвания. Необходимите данни трябва да бъдат съобразени с областта на бизнеса, но авторите на бизнес отчети обикновено не трябва първо да правят изследвания.
- Например, ако искате да напишете обосновка/препоръка, направете проучване, за да разберете ползите от представените идеи и след това включете резултатите от изследването в доклада.
Стъпка 5. Решете как да структурирате отчета преди да го напишете
Това решение се влияе от целта на писане на доклада. Например, как се изготвя доклад за съответствие и доклад за осъществимост са различни. Започнете да пишете, когато можете да разберете как да съставите отчета.
- Сортирайте поддържащите данни в няколко групи. Бизнес отчетите обикновено съдържат множество данни и информация. Разделянето на данните на групи е ключът към успешното писане на добър бизнес отчет. Например представете данните за продажбите отделно от данните за клиентите и включете заглавие за всяка резюме на данните.
- Съставете отчети, като сортирате резюмето на данни по заглавие, за да бъде лесно за четене и разбиране. По този начин представените данни могат да подкрепят основната цел на писането на доклада.
- Понякога трябва да изчакате някой друг да анализира или въведе данни. Докато чакате, можете да обработите пълния набор от данни.
Стъпка 6. Направете заключения и дайте конкретни предложения
Уверете се, че правите логически изводи, като използвате данните, съдържащи се в доклада. Обяснете действията, които трябва да се предприемат въз основа на тези заключения.
Всяко предлагано от вас решение трябва да бъде последвано от конкретни, измерими действия. Опишете всички промени в длъжностната характеристика, графика или разпределението на средства, необходими за прилагане на новия работен план. Уверете се, че вашите предложения са подкрепени от данни, които доказват, че ръководството е в състояние да постигне целите чрез прилагане на решенията, представени в доклада
Стъпка 7. Подгответе резюме
Това резюме ще бъде първата страница на бизнес отчета, но е написано в самия край. Резюмето е средство за представяне на резултатите от проучването и заключения, за да се даде представа за съдържанието на доклада, ако някой няма време да го прочете до края. Като илюстрация, резюмето е като филмов трейлър или резюме на дипломна работа.
Този доклад се нарича резюме, тъй като заетите ръководители могат да четат само това резюме. Предайте важна информация на началниците с 200-300 думи под формата на резюме. Можеше да чете по -нататък, ако искаше да знае подробностите
Стъпка 8. Използвайте инфографика, за да предадете конкретни данни
Понякога трябва да предоставите количествени данни, като използвате графики или диаграми. Представете данни с различни цветове, за да ги направите по -привлекателни и лесни за разбиране. Използвайте точки, последователни числа или таблици, за да улесните четенето на данните. Тази стъпка прави представянето на данните да изглежда различно, за да покаже тяхната значимост.
- Обикновено изображенията правят бизнес отчетите по -привлекателни. Докладите изглеждат монотонни, ако съдържат само текст и числа. Представете подходяща и полезна инфографика, но не прекалявайте.
- Напишете информацията в полета на страница, която е почти изцяло текст, без таблици или числа. Страниците с пълен текст обикновено са скучни. Обобщение на важна информация може да бъде представено в поле.
Стъпка 9. Избройте източниците на информация
В зависимост от вида на изследването, което правите, може да се наложи да посочите доставчика на информация. В бизнес доклад, библиография или страница с източник има за цел да предостави информация на читателя, ако той иска да провери или потърси други данни.
Използвайте правилния формат, когато включвате цитати в отчетите по вид бизнес
Стъпка 10. Проверете доклада 2 пъти
Не изглеждате сериозни, когато съобщавате за правописни или граматически грешки. Тези грешки поставят под въпрос достоверността на вашето проучване. Освен това представете ясна и недвусмислена информация.
- Например, не използвайте трудно разбираеми думи или твърде дълги изречения.
- Избягвайте разнообразни разговори.
- Ако четецът на отчети е в същия бизнес, можете да използвате жаргон или технически термини, но не прекалявайте.
- Обикновено бизнес отчетите се пишат с пасивен глас. Този доклад е един пример, който показва, че писането с пасивни изречения е по -добро от активното изречение.
- При проверка на отчетите грешките могат да бъдат пренебрегнати, защото сте въвели сами. Помолете колега, който ви подкрепя, да прочете вашия доклад и след това да поиска обратна връзка. Много по -добре е да знаете грешки от колеги, отколкото от началници. Възползвайте се от партньорските данни, за да подобрите отчетите, като същевременно вземете предвид предложенията.
Стъпка 11. Създайте съдържание
Напишете бизнес отчет според официалния формат, като създадете съдържание, което е полезно като справка при търсене на конкретна страница. Включете номера на страниците на всеки раздел от доклада в съдържанието, особено резюмето и заключението.
Стъпка 12. Време за обвързване на доклада
Най -добрият начин да подобрите доклад, който предоставя полезен пълен преглед, е да го свържете възможно най -добре, например като използвате спирална тел, свързващи вещества или картонени корици. По този начин докладът изглежда чист и привлекателен, така че другите ще искат да го прочетат до края.
