Седмичните отчети обикновено се използват в много предприятия и в средите за продажби на дребно, или в изследователски проекти и стажове. Пишете кратки, сбити седмични отчети, така че шефът ви да има ясна представа за напредъка, който сте постигнали.
Стъпка
Част 1 от 3: Организиране на информация
Стъпка 1. Определете целта на доклада
Въпреки че трябва да подавате седмични отчети като част от заданието, целта на самия доклад не е да запази работата. Познаването на причините, поради които шефът ви иска седмичен отчет, ще ви помогне да определите точно каква информация трябва да бъде включена в доклада и коя е най -важната.
- Обикновено докладите се пишат, за да информират мениджърите за състоянието на проекта, върху който работите, или да им помагат при вземането на решения.
- Например, ако сте управител на магазин за търговия на дребно, може да бъдете помолени да изпратите седмичен отчет, обобщаващ продажбите за седмицата. Работодателите използват тези отчети, за да оценят представянето на магазина, нивата на цените и получените поръчки.
- Ако изпращате седмичен доклад за стаж или изследователски проект, целта на доклада е да покаже на вашия шеф или инструктор колко напредвате и да споделите всички големи пробиви и открития.
Стъпка 2. Решете кой ще прочете доклада
Знанието коя е вашата аудитория е от съществено значение за планирането на доклад. Ако не знаете кой ще чете доклада (и защо), няма начин да разберете коя информация е най -важна.
- Идентифицирането на вашата аудитория също ще ви помогне да разберете как трябва да бъде структуриран вашият отчет и какъв език да използвате. Например, можете да напишете истински доклад, ако аудиторията е група от петгодишни деца, отколкото ако го пишете за ръководители на голяма корпорация.
- Ще получите и по -ясна представа за това, което вашата аудитория вече знае и какво трябва да обясните по -подробно или трябва да предоставите допълнителни източници за справка. Например, ако пишете седмичен доклад по правен въпрос и той ще бъде прочетен от група адвокати, няма нужда да предоставяте подробно резюме на закона. Такова резюме обаче може да е необходимо, ако пишете доклад по въпроса за ръководители или администратори, които нямат юридически познания.
- Ако докладът е необходим за стаж, изследователски проект или друга академична дейност, имайте предвид, че аудиторията не е вашият преподавател или преподавател, въпреки че докладът ще бъде представен на тях. За да намерите аудитория в този контекст, се съсредоточете върху естеството на вашия проект и вашата дисциплина като цяло.
Стъпка 3. Дайте приоритет на основните точки на доклада
Въпреки че трябва да се опитате да запазите доклада си възможно най -кратък, възможно е аудиторията ви да не прочете всичко. За да отговорите на това, трябва да поставите най -важната информация или крайния резултат в началото на доклада.
- Например, ако докладът има за цел да сравни и контрастира на три различни марки оборудване и да препоръча този, който според вас е най -подходящ за нуждите на компанията, заключението трябва да бъде написано в началото. След това можете да дадете обяснение защо.
- Като цяло първата страница на доклада трябва да съдържа обобщение на резултатите, препоръките или заключенията. Използвайте останалата част от доклада, за да копаете по -дълбоко и читателите ще прочетат по -нататък, ако почувстват нужда или искат да разширят разбирането си за вашите констатации.
Стъпка 4. Бъдете наясно с „съдбата“, която един доклад обикновено преживява
В повечето случаи се генерират седмични отчети за изискванията за запазване на данни и те ще се съхраняват в съответните архиви. Седмичните отчети рядко се четат изцяло в повечето контексти и не бива да очаквате друго.
- Не използвайте този факт като извинение за фалшифициране на доклади или работа по тях, така че да са с ниско качество. Отчетите трябва да отразяват вас и вашата работна етика. Небрежно изработен доклад вероятно ще бъде забелязан и казвайки „знаех, че няма да го прочетете“не е извинение за производството на нестандартни работни продукти.
- Докато докладът като цяло трябва да бъде с високо качество и добре написан, съсредоточете се върху частите от доклада, които аудиторията най -вероятно ще прочете. Този раздел обикновено е резюме или препоръка. Трябва да го напишете без най -малка грешка.
- Имайте предвид, че началниците не четат цялото съдържание на доклада не защото не се интересуват или защото не са важни. Хората на висши ръководни или ръководни длъжности са много заети и умеят да събират необходимата информация за ефективно вземане на решения. Те няма да прочетат целия доклад, освен ако не е абсолютно необходимо, но ще го запазят в случай, че искат да го прочетат по -късно.
Част 2 от 3: Форматиране на отчети
Стъпка 1. Поискайте проба
Много компании имат стандартен формат за седмични отчети и мениджърите или ръководителите може да са свикнали да получават информация по този начин. Използването на различни формати може да доведе до разочарование и объркване.
- Това е много важно при изготвянето на отчети за продажбите. Мениджърите са свикнали да разглеждат отчетите с един поглед и да знаят къде на страницата ще намерят определени номера или информация. Използването на различни формати се превръща в неефективна мярка, защото те са принудени да прочетат целия доклад, за да намерят необходимата им информация.
- Проверете при административния асистент, за да видите дали има шаблон, който можете да използвате, за да напишете отчет. По този начин не е нужно да го създавате от нулата с приложение за текстообработка. Много компании имат шаблони за документи с правилните настройки, включително полета, таблици, стилове на абзаци и шрифтове.
Стъпка 2. Помислете за методите за доставка
Ако изпратите отчета като отпечатан документ или като прикачен файл към имейл, форматът ще бъде различен, отколкото ако сте го написали като част от текста на имейла.
- Например, ако изпращате отчета като прикачен файл към имейл, трябва да включите резюме в текста на имейла. По този начин читателите не трябва да отварят приложението, за да разберат основните аспекти на вашия доклад.
- Ако изпращате доклада си като физически документ, най -вероятно ще трябва да включите мотивационно писмо или заглавна страница, за да може отчетът да бъде правилно идентифициран и подаден.
- Независимо от начина на подаване на отчета, уверете се, че името ви е включено на всички страници и че всички страници са номерирани във формат „X от Y“(прочетете: страница X от Y общо). Листовете с доклади могат лесно да бъдат разпръснати и с бърз поглед човек трябва да може да разбере дали докладът е пълен и кой го е направил.
- Можете лесно да включите необходимата информация като заглавка (заглавка) на всяка страница. Например заглавката може да се чете по следния начин „Доклад за продажбите на Сарита Хаким, неделя 23, стр. 3 от 7 ".
Стъпка 3. Включете резюме
Резюмето е кратко резюме на целия доклад, обикновено само параграф или два, с няколко изречения за всеки раздел от доклада. Общата идея е, че изпълнителният директор може да прочете това резюме и докато то е в съответствие с първоначалните му очаквания по разглеждания въпрос, той може да предприеме действия, без да чете по -нататък.
- Когато създавате резюме, е много важно да използвате ясен и кратък език, така че да е лесен за разбиране. Избягвайте жаргона или конкретни термини, които изискват обяснение, дори ако знаете, че вашата аудитория е много запозната с тези термини.
- Напишете резюмето в края, след като попълните всички останали раздели на доклада. В крайна сметка не можете да обобщите нещо, което все още не е написано. Дори ако вече имате подробен план за това какво да напишете в доклада си, нещата могат да се променят по време на процеса на писане.
Стъпка 4. Създайте структура за параграфите и разделите на доклада
След като разберете формата, който ще се използва за писане на отчета, създайте очертание за разделите на доклада, които ще отговарят на целта на доклада.
- Проверете схемата, за да се уверите, че всичко протича логично от един раздел в друг и се уверете, че очертанието е проектирано така, че да отговаря на аудиторията, която е идентифицирана за доклада.
- Като цяло докладът ще включва резюме, въведение, заключения и препоръки, констатации и дискусия, както и списък с препратки. Можете да включите прикачени файлове, съдържащи подходящи данни, както и съдържание за по -дълги отчети. Седмичните отчети обаче обикновено не са толкова дълги.
- Всеки раздел от доклада разглежда конкретна тема. В този раздел всеки параграф разглежда една идея. Например, ако един раздел от доклада има заглавие „Детски популярни марки“, можете да напишете отделен параграф за всяка марка. Ако правите разлика между облеклото за момчета и момичета, създайте подраздел (с подходящи субтитри) за всяка марка, след това един параграф, обсъждащ облеклото на момчетата, което марката предлага, и друг параграф за облеклото за момичета.
Стъпка 5. Създайте заглавна страница или мотивационно писмо, ако е необходимо
По -кратките отчети може да не изискват отделна заглавна страница, но по -дългите отчети трябва да включват специална страница, която ви идентифицира като автор на доклада и обяснява накратко целта на доклада.
- Заглавната страница е различна от резюмето и по същество включва информацията, необходима за изпълнение на административни цели, за да може отчетът да бъде подаден правилно.
- Работодателите може да имат специална уводна страница, необходима за седмични отчети. Ако е така, уверете се, че използвате правилния формат.
- Най -малко заглавната страница трябва да включва заглавието или описанието на отчета (напр. „Седмичен отчет за продажбите“), вашето име и имената на други допринасящи сътрудници, името на компанията и датата, на която сте попълнили или изпратили отчета.
Част 3 от 3: Използване на силен език
Стъпка 1. Създайте ефективни заглавия и субтитри
Заглавията и подзаглавията позволяват на читателите бързо да намерят конкретни раздели на доклада, които ги интересуват или какво искат да прочетат, за да получат допълнителна подкрепяща информация относно вашите заключения или препоръки.
- Уверете се, че заглавието и подзаглавието описват съдържанието в раздела или подраздела директно и точно.
- Например, когато изготвяте седмичен отчет за продажбите, можете да включите раздели, обсъждащи „Тенденции за дамско облекло“, „Тенденции за мъжка мода“и „Популярни детски марки“. В тези раздели можете да поставите субтитри, за да подчертаете определени тенденции или популярни марки.
- Използвайте една и съща граматическа конструкция за всички заглавия, така че отчетите да звучат логично и последователно. Например, ако първото заглавие гласи „Изграждане на опора в мъжкото облекло“, второто заглавие трябва да бъде „Водеща тенденция в женското облекло“, а не нещо като „Данните за продажба на женско облекло“.
Стъпка 2. Напишете доклад, използвайки ясни и прости изречения
Краткото писане с изречения, структурирани в стандартен ред „субект-глагол-обект“, осигурява яснота на мисълта и придава достоверност на вашите препоръки и заключения.
- След като напишете първата версия на доклада, прочетете я внимателно и премахнете всички ненужни думи. Намерете действието за всяко изречение и поставете кой е извършил действието до глагола. Мислете за всяко изречение, сякаш казва „кой какво е направил“.
- Премахнете ненужните изречения и използвайте фрази за пауза като „отделно от“, „с цел“или „по ред“.
- Може да мислите, че този стил на писане е скучен, но целта на писането на седмични отчети не е да забавлява. Този стил е най -ефективен, за да изразите мнението си и да предадете информация на читателя.
Стъпка 3. Уверете се, че писането ви е обективно и безпристрастно
Вашите препоръки трябва да се основават на конкретни доказателства, а не на мнения или чувства. Убедете читателя със силни, ясно написани факти.
- Избягвайте ненужните прилагателни и други думи и фрази, които имат отрицателни или положителни конотации. Вместо това се съсредоточете върху писането на аргументи въз основа на факти.
- Да предположим например, че препоръчвате промоция за един от продавачите в седмичния си отчет. Подкрепете препоръката с факти, които показват, че служителят е достоен, вместо да записвате субективни или емоционални подробности. Изразът „Сари има постоянно високи продажби в нашия магазин, въпреки че работи само 15 часа седмично“би бил по -добър от „Сари е най -дружелюбният ми служител и винаги се опитва да даде всичко от себе си, въпреки че трябва да ограничи часовете си, за да се грижи за нея болна майка."
Стъпка 4. Използвайте силни думи
Когато пишете с активен глас, използвате една дума, която казва на читателя какво действие се извършва в изречението, а именно глагола. Използвайте кратки, силни глаголи, които ясно описват действието, което се случва.
- Изберете прости глаголи. Например „използване“е по -добро от „използване“.
- Глаголи, описващи процеси, като мислене, познаване, разбиране и вярване, понякога са необходими, но обикновено са по -малко мощни от глаголите, описващи действие. Може да се наложи да се задълбочите в изявлението и да го превърнете в действие. Например, може да напишете „Вярвам, че продажбите ни ще се увеличат през следващите няколко месеца“. Променете изявлението и разберете защо вярвате. След това можете да напишете изречение, което води до действие от рода на: „Исторически продажбите се увеличават по време на празничния сезон. Предвиждам продажбите да се увеличат през ноември и декември.
- За да поддържате писане, ориентирано към действия, проверете отчета и се опитайте да премахнете предлозите и да ги замените с по-силни глаголи. Например „общият консенсус“може да бъде опростен до „консенсус“и ако някой „осигурява защита“, впечатлението се прави още по -силно, като се казва, че той „защитава“.
Стъпка 5. Избягвайте пасивния глас
Когато пишете с пасивен глас, поставяте по -малко стрес върху човека, който го прави, и поставяте повече акцент върху обекта на действието. Въпреки че в някои случаи е необходимо по политически или дипломатически причини, използването на пасивния глас често води до неясно и объркващо писане.
- Активният глас възнаграждава лицето, извършило действието, и показва на читателя на доклада кой е отговорен за действието. За да разберете защо това е важно, представете си, че сте прочели статия за пожар, в която се казва: „За щастие всички деца бяха спасени“. Идентичността на лицето (или лицата), които са спасили децата, е важно. Ако изречението гласи „Местният свещеник, отец Йохан, мина напред -назад през огъня, който обграждаше сиропиталището и спаси всички деца“, сега знаете кой заслужава признанието, че е герой в тази ситуация.
- Активните изречения също са важни за поемане на отговорност за действия, които могат да имат отрицателни последици. Ако напишете „Възникна грешка“в доклада си, шефът ви ще иска да знае кой е допуснал грешката, за да може той или тя да наложи съответното наказание. Ако направите грешка, признаването и поемането на отговорност за деянието наистина ще ви помогне.
- За да намерите и премахнете пасивни изречения в писмена форма, потърсете глаголи, които започват с "di-". Когато го намерите, идентифицирайте действието в изречението, разберете кой го е извършил и го преместете в началото и средата на изречението.
Стъпка 6. Предайте информация с помощта на визуални елементи
Таблиците и графиките са много по -лесни за четене и следване, отколкото параграфите, които предоставят една и съща информация, особено ако информацията, която трябва да бъде предадена, се състои от много числа.
- Изберете правилните визуални елементи, за да предадете информация на читателите по начин, който е полезен за тях и отразява целта на доклада.
- Например, можете да изберете линейна графика, за да покажете тенденцията на увеличаване на продажбите на вълнени якета. Този начин на представяне на информация ще бъде по -ефективен при показване на увеличението, отколкото таблица с броя продадени вълнени якета всеки месец, тъй като таблицата изисква от читателя да разгледа всички цифри, да ги сравни и да признае, че има увеличение. Всичко това може да се направи, като просто се покаже обикновена линейна графика.
- Имайте предвид, че окото е привлечено от визуални елементи. Уверете се, че тези елементи изглеждат спретнати и подредени и са поставени на правилното място в горната част на страницата. Просто представяте визуалните елементи, които са важни за вашата препоръка или заключение.
Стъпка 7. Премахнете жаргона
Всяка индустрия или академична дисциплина има определени неизбежни термини, както и модни думи, които печелят популярност от добре познати книги или статии. Макар и понякога полезни, тези думи обикновено не добавят стойност или не успяват да предадат посланието ефективно.
- Писането на списък с често срещани ключови думи за индустрията, за да не ги използвате прекомерно в докладите си, може да бъде полезно. Когато отчетът е завършен, можете да потърсите тези думи в документа и да ги замените, ако е необходимо.
- Имайте предвид, че за читателя прекаленото използване на модерни ключови думи не означава, че сте „добре информирани“в областта, а по-скоро създава обратното впечатление. Като цяло ръководителите и мениджърите са по -възрастни и са виждали стотици такива думи да идват и да си отиват. Ако го използвате твърде много, те ще си помислят, че сте мързеливи и не знаят за какво говорите, или просто се опитват да ги впечатлят.
- Също така трябва да избягвате използването на твърде сложни термини. Например, ако пишете доклад, обобщаващ правен проблем, това не означава, че трябва да го пипнете с много правен жаргон.
Стъпка 8. Извършете внимателна проверка на характера
Докладите, пълни с печатни и граматически грешки, могат да бъдат неудобни за читателите и да отразяват негативен образ за вас. Изгответе доклада много преди крайния срок, така че да имате достатъчно време, за да направите правилна проверка на характера.
- Стартирайте програма за проверка на правописа и граматиката в приложението за текстообработка, което използвате. Тази програма ще пропусне много грешки, особено правописни грешки, които водят до хомофонични грешки (например въвеждане на „laden“, когато искате да напишете „condition“).
- Правенето на внимателна проверка на символите в обратна посока (отпред напред) е добър начин да се уверите, че не пропускате грешки. Освен това, ако сте запознати с това, което искате да напишете, ще прехвърлите грешки като липсващи думи, защото мозъкът автоматично ги попълва. Това няма да се случи, ако го проверите отзад напред.
- Четенето на доклади на глас е друг ефективен начин за откриване на грешки и редактиране на стила на писане. Ако ви е трудно да прочетете определено изречение или параграф, има вероятност тази част да е трудна за разбиране, защото читателите също ще имат същата трудност. Коригирайте трудните части, така че те да могат да текат по -добре.
