В началото писането на доклад за работа може да изглежда трудно, но всъщност е по -лесно, отколкото си мислите. Докладите за работа обикновено се използват за обясняване на напредъка на конкретен проект или за предоставяне на заключения и препоръки по определени въпроси на работното място. За да напишете лесно ефективен работен доклад, започнете с обмислянето на вашата цел, аудитория, изследване и послание. Изготвяне на доклад, използвайки формата на бизнес отчет. Направете промени, така че докладът да влезе в сила.
Стъпка
Част 1 от 3: Планиране на работен отчет
Стъпка 1. Определете целта и темата на доклада
Понякога може да бъдете помолени да направите доклад. Целта или темата на доклада най -вероятно ще бъдат посочени в искането. Ако не сте сигурни за цел или тема, помислете за посланието, което искате да предадете на читателите си. Можете също така да уточните с вашия ръководител или началник.
Например, целта ви може да бъде да анализирате бизнес проблем, да обясните резултатите от проект, върху който работите, или да предоставите на ръководителя очертание на напредъка на вашата работа
Стъпка 2. Изберете тон и език, които отговарят на читателя
Помислете за знанията на читателя и жаргоните, които те познават. Когато пишете доклад, можете да използвате жаргон и по -професионален език, отколкото когато пишете за обществеността.
- Кой ще прочете доклада? Помислете за всички читатели, които е вероятно да използват вашия доклад.
- Ако читателската ви аудитория е разнородна, запишете цялата информация за читателя, който има най -малко познания за това, което пишете. Използвайте заглавия за всеки раздел, така че по -образованите читатели да могат да пропуснат информацията, която смятат за ненужна. Можете също да напишете конкретни раздели, за да се обърнете към определени групи читатели.
Стъпка 3. Съберете данни и подкрепящи материали, ако има такива
Включете материала, който сте използвали като основа за вашите заключения или препоръки. Ще се позовавате на тези материали, когато подготвяте доклада. Може също да се наложи да включите тези материали в приложението към доклада. По -долу са видовете материали, които можете да включите при изготвянето на доклад:
- Финансова информация
- Диаграма
- Диаграма
- Статистическа информация
- Изследване
- Въпросник
- Резултати от интервюта с експерти, колеги, клиенти и др.
Стъпка 4. Прегледайте напредъка си, ако пишете доклад за напредъка
Вместо това дайте описание на работата, която сте свършили, работата, която ще извършите, и дали работата е била в съответствие с първоначалната цел. Мислете за доклада като отговор на въпросите, които хората могат да имат за вашия проект. По -долу са въпросите, на които трябва да отговорите в доклада:
- Променен ли е обхватът на работата?
- Каква работа завършихте след последния доклад?
- Каква работа ще вършите?
- Ще бъде ли вашият проект завършен навреме? Ако не, защо?
- С какъв проблем се сблъскахте и как го решихте?
- Какви уроци научихте този месец?
Стъпка 5. Очертайте информацията, която трябва да включите в доклада
Напишете очертание на идеята си като ръководство. Когато очертавате, разработете заглавки на отчети, за да организирате това, което ще кажете. Този контур не трябва да е чист или добре написан, защото само вие ще го използвате.
- Като цяло докладът започва с обяснение на резултатите, заключенията или препоръките. След това обяснете как сте стигнали до това заключение и начина си на мислене, ако е възможно.
- Ако възнамерявате да направите противоречиво заключение или препоръка, обяснете процеса и разсъжденията си, така че читателят да разбере причините зад вашите заключения и препоръки.
Част 2 от 3: Изготвяне на работен отчет
Стъпка 1. Използвайте заглавна страница или заглавна страница
Заглавната страница трябва да съдържа името на доклада, последвано от датата на подаване на отделен ред. На третия ред напишете имената на всички автори на доклада. След това напишете името на организацията на четвъртия ред.
- В някои случаи можете да включите мотивационно писмо, обясняващо защо пишете доклада, какво съдържа в него и какво да правите по -нататък. Този вид писма обикновено се използват, когато процесът на писане на доклад отнема много време или авторът смята, че читателят се нуждае от допълнително обяснение, преди да се задълбочи в доклада.
- За отчети за напредъка напишете името си, името на проекта, датата и отчетния период на заглавната страница. Напишете ги на различни редове. Можете да маркирате всеки ред с думи, като например „име“, „име на проект“, „дата“и „период на отчет“. Можете също да напишете информация за тези неща без етикети.
- Попитайте шефа си дали има някакви конкретни препоръки в доклада за работата. Тези препоръки са най -добрият източник на материали за изготвяне на доклади.
Стъпка 2. Създайте резюме, съдържащо ключова информация
Включете вашите заключения, обосновки и препоръки. Читателят ще разбере ключовите моменти от доклада, без да се налага да го прочете изцяло. Не е нужно да навлизате в подробности, но читателят трябва да разбере описанието на вашия доклад. Резюмето трябва да е от половин до една страница.
- Не е необходимо да обобщавате целия доклад. Съсредоточете се върху важните идеи в доклада, като например вашата основна препоръка или заключение.
- Ако пишете доклад за напредъка, пропуснете този раздел.
Стъпка 3. Създайте съдържание
Избройте всички заглавия на разделите на доклада и техните номера на страници. Този списък ще улесни читателите да използват вашия доклад и да намерят необходимата им информация.
- Използвайте заглавия и заглавия за всеки раздел, така че отчетът да бъде лесен за четене.
- Ако пишете доклад за напредъка, обикновено не е необходимо да създавате съдържание, освен ако шефът ви не го поиска. Включете обаче заглавие и заглавие за всеки раздел, за да направите доклада лесен за четене.
Стъпка 4. Напишете въведение, за да дадете представа за вашия доклад
Кажете на читателя защо сте написали доклада. Обобщете контекста зад доклада и обяснете целта си. Посочете въпросите, на които ще отговорите в доклада, или проблемите, които ще разрешите. Опишете обхвата и организацията на доклада.
- Въвеждането не трябва да е дълго. Пишете ясно и конкретно, така че читателите да знаят контекста и целта, без да се налага да четат твърде дълго обяснение.
- Напишете 2-4 абзаца за увода.
- За доклад за напредъка е достатъчен уводен раздел от 1-2 параграфа. Въведението трябва да обобщи вашия проект и цели. Можете също така да споменете свършената работа и следващите си планове.
Стъпка 5. Обяснете резултатите или заключенията, които споменахте
Очертайте всяко проучване или оценка, които сте завършили по отношение на проекта. Напишете дискусия и интерпретация на констатациите и тяхната връзка с темата на доклада.
- Като цяло този раздел се състои от уводен параграф и списък с вашите заключения.
- Заключението може да бъде записано така: „1. Населението застарява, така че рисковете за здравето на нашите клиенти се увеличават."
- Ако пишете доклад за напредъка, нямате резултати или заключения. Запишете постиженията или работата, които сте завършили след въвеждането. Можете да напишете 2-4 абзаца за този раздел. Обикновено списъкът е достатъчен. Напишете: „Събра 200 000 000 IDR за наем на фестивални палатки“, „Подписа договор с Party Planning Company за планиране на фестивала“и „Проведохме проучване сред 1500 жители, за да съберем общественото мнение“.
Стъпка 6. Дайте препоръки за бъдещи стъпки
Препоръките трябва да обяснят какво ще се случи в бъдеще. Опишете какъв проблем би могъл да бъде решен с вашето решение и как той е свързан със заключението, което сте направили. След като напишете обяснението, избройте препоръките по номер. Започнете всяко изречение с глагол. Направете списък с препоръки и започнете с най -важните.
- Например, можете да напишете „1. Осигурете на служителите обучение по сърдечно -белодробна реанимация."
- Ако пишете доклад за напредъка, трябва да направите списък с работни места или цели, върху които ще работите/постигнете през следващия период. Например можете да напишете „Намерете продавач за фестивала“, „Определете дизайна на фестивала“и „Поръчайте рекламен плакат“.
Стъпка 7. Обсъдете процеса и рамката, които са в основата на заключението
Опишете подхода, който сте използвали за анализ на темата, проблема или проблема. Прегледайте констатациите си, след което обяснете как са били използвани като основа за препоръки. Разделете дискусията на раздели. Заглави разделите според съдържанието им.
- Този раздел съдържа и по -дълго обсъждане на изследванията и оценката.
- Това трябва да е най -дългият раздел в отчета ви.
- Ако пишете доклад за напредъка, можете да пропуснете този раздел. Можете да го замените с раздел за тесните места, докато работите по проект и как да ги преодолеете. Може да напишете: „Много жители не връщат анкети, защото не идват с предплатени пощенски разходи. След това ще включим предплатени пощенски разходи или ще предоставим опция за дигитално проучване."
Стъпка 8. Избройте референциите, които сте използвали за изготвяне на доклада
Препратките могат да бъдат под формата на статии от списания, новини, интервюта, анкети, въпросници, статистически данни и друга свързана информация. Цитирайте тези препратки в края на доклада. Заглави го „Библиография“.
- Освен ако не бъдете помолени да използвате специфичен стил на цитиране, използвайте формата APA в бизнес отчетите.
- Пропуснете тази стъпка, ако подготвяте доклад за напредъка.
Стъпка 9. Прикачете прикачени файлове към материали като анкети, въпросници или имейли
Не всеки доклад изисква прикачен файл. Можете обаче да ги включите, ако искате да предоставите цитиран от вас материал или допълнителна информация, която да им помогне да разберат по -лесно вашата тема или констатации. Етикетирайте всеки прикачен файл с различна буква.
- Например, можете да имате „Приложение А“, „Приложение Б“и „Приложение В“.
- Ако пишете доклад за напредъка, не е нужно да включвате този раздел.
Стъпка 10. Напишете кратко заключение, обобщаващо всички ваши констатации или напредък
Може да не се налага да пишете заключение, но заключението може да подчертае усилията, които сте положили. Направете заключение от 3-4 изречения, за да обобщите цялата информация, която сте представили в доклада.
Може да напишете: „Проектът за планиране на фестивала на изкуството е изпълнен по график. Завършихме 90% от дейностите по планиране и преминахме към процеса на закупуване на материали. В момента проектът не среща никакви пречки, но ние ще се справим с всички проблеми, които могат да възникнат в бъдеще."
Част 3 от 3: Писане на ефективни отчети
Стъпка 1. Използвайте ясно заглавие, за да направите доклада лесен за използване
Направете заглавието ясно, а не многословно. Разглеждайки заглавието, читателят трябва незабавно да разбере за какво се отнася вашият доклад.
- Заглавията, от които може да се нуждаете, включват: Въведение, Приключена работа, Цел за следващия период, Бариери и решения и Заключение.
- Създайте заглавие, което съответства на информацията в отчета.
- За отчети за напредъка вашите читатели вероятно ще бъдат ръководители, екипи или клиенти.
Стъпка 2. Използвайте прост и ясен език за предаване на идеи
Работните отчети не изискват сложни думи и цветни изречения. Просто трябва да предадете важните моменти на читателя. Предайте идеи, използвайки възможно най -простите думи и стигнете до сърцевината на идеята.
Напишете „Приходите се увеличават с 50% през четвъртото тримесечие“, а не „Приходите нараснаха с 50% и печалбите за четвъртото тримесечие станаха блестящи“
Стъпка 3. Използвайте кратък текст, за да поддържате доклада си кратък
Прекалено дългото писане е просто загуба на време за вас и читателя. Премахнете ненужните думи и преминете директно към точката на изявлението си.
- Някои доклади за работа са естествено дълги, защото съдържат много информация. Начинът, по който го пишете, трябва да остане кратък.
- По -добре е да напишете „Продажбите се увеличиха през последното тримесечие, след като персоналът направи телефонен маркетинг“, а не „Приходите рязко се повишиха през последното тримесечие, тъй като нашите талантливи и отдадени служители по продажбите продаваха на пазара потенциални клиенти по телефона, за да ги накарат да купуват. продукти."
Стъпка 4. Представете идеи, използвайки обективен и неемоционален език
Запишете фактите и оставете читателите да направят свои собствени заключения въз основа на обективна гледна точка. Можете да дадете препоръки как да се справите с определен проблем, но не се опитвайте да провокирате емоциите на читателя да ги убеди. Нека читателите изграждат идеи и решения въз основа на обективна гледна точка.
Вместо да пишете: „Нещастният персонал обикновено няма морал, така че офисът се чувства като бездушна машина“, може да напишете: „Персоналът със сравнително ниска производителност казва, че се чувства нещастен“
Стъпка 5. Не използвайте неформален език и думите „аз“или „аз“
”Може да успеете да използвате думата„ I”в доклада за напредъка, ако работите само по проекта. В противен случай не използвайте думата „аз“или много неофициални думи в отчетите за работа. Можете обаче да използвате думата „вие“, когато насочвате определени изречения към целевата си аудитория.
Използвайте професионален език в докладите
Стъпка 6. Прочетете отново отчета, за да се уверите, че няма грешки
Граматическите и правописни грешки ще понижат репутацията на професионализма на доклада. Прочетете го отново, за да се уверите, че няма правописни грешки, лоши фрази или неправилен избор на думи. Би било по -добре да прочетете доклада два пъти.
- Ако е възможно, помолете някой друг да прочете доклада, тъй като понякога може да е трудно да намерите грешки в себе си.
- Ако имате време, оставете отчета за 24 часа, преди да го прочетете отново.
Съвети
- След като напишете първия работен отчет, използвайте го като шаблон за следващи отчети.
- Вашето работно място може да има шаблон за работен отчет. Попитайте вашия ръководител дали можете да използвате шаблона за офис.
- Ако можете да направите това, използвайте съществуващия формат на отчет за работа на организацията, в която работите. Проверете файловете в офиса или помолете ръководител или колега за копие от доклада.
