Често чуваме хората да се оплакват, че нямат достатъчно време за изпълнение на задачите. Ако изпитате същото, не се притеснявайте! Можете да се възползвате максимално от наличното си време, като овладеете някои основни организационни умения и умения за управление на времето. Колкото по -разумно управлявате времето си, толкова повече задачи ще бъдат изпълнени.
Стъпка
Метод 1 от 3: Идентифициране как използвате времето си
Стъпка 1. Запишете всички ежедневни дейности
Наблюдавайте какви дейности правите всеки ден и отбележете колко време ви отнема да ги изпълните. Може би не мислите, че загубеното време се оказва далеч повече от времето, което всъщност се използва за изпълнение на ежедневните задачи.
Не забравяйте да запишете рутинните си дейности у дома, като например приготвяне на закуска, почистване на къщата, вземане на душ и т.н
Стъпка 2. Запишете всички дейности в тетрадка
След като знаете дейностите, които правите през целия ден и времето, което им отнема, запишете ги в тетрадка. Ако цялата информация се комбинира и представи на 1 страница, ще видите модели и дейности, които имат потенциал да предизвикат загуба на време.
- Водете пълни и ясни бележки. Не записвайте множество дейности в един запис, не пренебрегвайте привидно тривиалните задачи и следете точно времето, когато наблюдавате изпълнението на ежедневните дейности.
- Групирайте дейностите по категории. Например отбележете домакинските задачи в синьо, офис работата в червено, а развлеченията в черно. Този метод ви помага да прецените колко време ще отнеме всяка група.
Стъпка 3. Разберете как използвате времето си
Прекарвате ли: 1 час на ден в мечти? 2 часа, за да решите къде да ядете? 8 часа за достъп до интернет? Намерете модели, които описват как използвате времето си и след това определете кои дейности са полезни и кои не.
- Губите ли време, защото ви липсва самоконтрол? Свикнали ли сте да отлагате работата? Носите ли огромна отговорност? Задайте си тези въпроси, когато оценявате как използвате времето си.
- Може би планирате ежедневните си дейности по нерационален начин. Например, не сте управлявали разумно времето си, ако работите 30 минути, направете 10 -минутна почивка, за да се погрижите за тривиални неща, след което се върнете на работа за 30 минути. Ще бъдете по -съсредоточени и продуктивни, ако работите 1 час и след това се грижите за тривиални неща.
- Изпълнете задачите, като зададете крайни срокове. Това става чрез посочване на продължителността на времето за изпълнение на определени задачи, без да се разсейвате.
Стъпка 4. Направете корекции в графика
След като знаете точно какви дейности да правите и за какво отделяте времето си, коригирайте дневния си график. Уверете се, че знаете какви дейности не можете или няма да премахнете поради липса на време. Дейностите, които отнемат много време, не винаги губят време.
Стъпка 5. Ако ви отнемат 3 часа на ден, за да изпращате имейли, свързани с работата, е малко вероятно да намалите времето, отделено за тази дейност
Ако обаче отговаряте на 4-5 лични имейла, докато изпращате служебни имейли, намалете отделеното време.
Стъпка 6. Променете навиците и перспективата си
Дори и да имате проблеми с управлението на времето си, винаги има решение. Сега, когато знаете защо си губите времето или как трябва да използвате времето си, следващата стъпка е да промените начина, по който управлявате времето си, за да формирате нови навици.
- Ако отделяте много време за почистване на къщата или готвене, добра идея е да наемете камериерка или да се абонирате за кетъринг. За някои хора времето е по -ценно от парите.
- Може би използвате малко време за достъп до интернет без конкретна цел. Ограничете времето за достъп до определени уебсайтове или социални медии, ако имате по -важни задачи за вършене.
Метод 2 от 3: Избягване на отклонения
Стъпка 1. Определете нещата, които ви разсейват по време на ежедневните ви дейности
Постоянното разсейване е основна пречка за разумно управление на времето. Разберете кои дейности или хора ви отнемат много време, като например приятели, които обичат да разговарят или искат да се отпуснат, така че да пренебрегвате работата. Опитайте се да избягвате неща, които ви карат да губите време.
- Ако губите много време, но не получавате резултатите, на които сте се надявали, може да има разсейване, което да избегнете.
- Докато работите в офиса, може да срещнете някои разсейващи колеги. Не разговаряйте и не разговаряйте безцелно през работното време. Бъдете обаче учтиви с тях, защото поведението в офиса е също толкова важно, колкото и способността да се управлява времето за успех в кариерата.
Стъпка 2. Не стойте твърде дълго на телефона
Ако прекарвате част от времето си в дълги телефонни разговори, променете този навик. Често говоренето лице в лице е по-ефективно, отколкото по телефона. Така че, отървете се от навика да говорите дълго по телефона.
Когато обсъждате по телефона, началото или краят на разговора обикновено е само за тривиални неща. Много хора не могат да се съсредоточат и да мечтаят по телефона. Така че, опитайте се да сте наясно с това. За най-добри резултати проведете среща лице в лице, ако трябва да обсъдите въпроси, свързани с работата, тъй като и двете страни могат да обсъждат, без да се разсейват по време на срещата
Стъпка 3. Не посещавайте уебсайта твърде често
Много хора се нуждаят от интернет като основно средство за изпълнение на задачи. Мнозина обаче също губят време, без да се възползват от простото търсене на статии, спортни новини, снимки на художници, снимки на котенца или кученца. Съсредоточете се върху използването на интернет. Има различни програми за блокиране на определени приложения, уебсайтове и медии, за да се намалят пренасочванията от интернет.
- Изключете Facebook, Twitter и други социални медии, когато трябва да се съсредоточите върху по -важни неща.
- Търсенето на теми чрез Google също отнема много време. Отначало просто искате да намерите информация, но преди да я разберете, разглеждате различни уебсайтове в продължение на 3 часа.
Стъпка 4. Поставете знак „Моля, успокойте се“
Може би сте виждали табелата да виси на вратата на хотелската стая. Публикувайте този знак във вашия офис или работно пространство. Вместо да го поискате в хотела, отпечатайте го сами и след това го закачете на вратата на работното пространство, ако е необходимо. По този начин никой не ви кани да разговаряте, за да можете да се съсредоточите върху работата.
Ако работите от вкъщи, създайте специално помещение за работа. Не работете на място, което обикновено се използва за дейности с членове на семейството. Лесно е да се разсеете, когато чуете звука от телевизора, звъненето на телефона или звука на видео игра
Стъпка 5. Бъдете готови за неочаквани отклонения
Понякога отклоненията идват неизбежно, например защото вашият шеф ви кани да разговаряте чрез WA или родителите ви молят за помощ за изпълнение на леки задачи. Ако сте планирали, тези неща не ви правят кратко време за изпълнение на задачи и извършване на приоритетни дейности.
Метод 3 от 3: Ефективно използване на времето
Стъпка 1. Запишете всички неща, които трябва да направите
Не разчитайте на паметта за ежедневните задачи. Направете списък с дейности, които трябва да се извършват, и го четете възможно най -често, за да бъдат постигнати всички работни цели.
- Дори ако някои задачи изглеждат тривиални или леки, просто ги запишете. Графикът в дневния ред ще съдържа нещо като „Обадете се на Стив“, „Изчислете маржа на печалбата“или „Изпратете имейл до шефа“.
- Направете си навик да си водите бележки с вас по време на ежедневните си дейности, за да сте готови да си водите бележки за нови дейности или задачи. Въпреки че можете да го запишете по -късно, най -добре е да не го отлагате, за да не го забравите.
Стъпка 2. Използвайте календар
Използването на календар или дневен ред като средство за планиране на ежедневните дейности ви помага да управлявате ефективно времето си. Запишете всичко ново, което трябва да бъде включено в графика ви, като краен срок, задача или среща. Отделяйте време всяка сутрин, за да прочетете дневния си ред, за да разберете какви дейности да правите през целия ден.
Стъпка 3. Не правете срещи със същия график
За да можете да управлявате разумно времето, организирайте график на дейности, които не са пренаселени. Не спазвайте срокове и не уговаряйте срещи със същия график. Първо прочетете дневния ред, преди да се съгласите с нов график, за да се гарантира наличността на времето. По този начин ще можете да управлявате добре времето си и да се придържате към последователен дневен график.
Стъпка 4. Избягвайте разсейването
Възползвайте се максимално от времето си продуктивно, като елиминирате неща, които ви разсейват или ви пречат да се отклоните от графика си и да забавите други дейности. Изключете телевизора и видеоигрите, за да можете да се съсредоточите върху приоритетните си задачи и да се забавлявате по -късно.
Стъпка 5. Дайте приоритет на задачите, които трябва да бъдат изпълнени
Организирайте времето си възможно най -добре, като планирате най -важните задачи или трябва да сте на първо място. Запишете тази задача по график, като използвате ярки цветове или малки стикери. Първо планирайте задачи с най -висок приоритет, така че да има достатъчно време за изпълнението им и след това избройте други дейности, които могат да бъдат извършени по -късно.
- Бъдете готови да промените приоритетите по всяко време. Има неща, които възникват внезапно и трябва да бъдат разгледани незабавно, така че да бъдете принудени да спрете да работите, за да насочите вниманието и да отделите време за спазване на много спешни срокове с максимални резултати. Уверете се, че подобни събития са редки.
- Ако често променяте ежедневните си приоритети, изглежда, че нещо трябва да се поправи. Макар че е нормално да правите малки корекции в графика си, промяната на графика твърде често показва невъзможност за правилно определяне на приоритетите.
Стъпка 6. Бъдете реалисти
Определете реалистично разпределение на времето, така че всяка задача да бъде изпълнена правилно. Ако ви отнеме 30-60 минути за изпълнение на задача, насрочете 60 минути. Правейки реалистични прогнози за времето, не се чувствате претоварени или не се налага да променяте работния си график.
По -добре бъдете внимателни, като давате повече време, отколкото е необходимо. Ако дадена задача е завършена по -рано, работете върху следващата и това няма абсолютно никакво влияние върху производителността
Стъпка 7. Планирайте ежедневните рутинни дейности
Не забравяйте да планирате ежедневието си, като хранене и къпане. Това вероятно ще се получи, но ще трябва да разпределите време между планираните задачи, за да не пропуснете или отложите други планирани дейности.
Стъпка 8. Използвайте напомняния
В допълнение към вашия дневен ред, използвайте други инструменти, които да ви напомнят за важни задачи или крайни срокове, като например листове след публикуване или задаване на напомняне на телефона ви, което ще звъни или ще изскочи съобщение в определен момент, за да ви напомни да направите нещо или подгответе се за следващия график. По този начин не забравяте планираните дейности.
- Не разчитайте на други хора да ви напомнят, защото има голям шанс те да забравят също като вас.
- Ако е насрочена много важна дейност, задайте няколко напомняния в случай, че малка бележка или алармата на мобилен телефон бъде игнорирана.
Стъпка 9. Помолете за помощ
Можете да помолите другите за помощ или да делегирате лека работа, ако е необходимо. Можете да направите добър график, ако не се колебаете да помолите някой друг да ви помогне да почистите къщата или да приготвите вечеря, ако все още сте заети с работа до късно през нощта.
- Делегирайте отговорност на някой, на когото можете да разчитате. Вместо да търсите помощ от хора, които са в състояние да изпълнят задачата, изберете някой, който е готов да работи добре до завършване.
- Не свиквайте да прехвърляте задачи на други хора. Освен че не можете да управлявате времето, може да изглеждате мързеливи и немотивирани.
Стъпка 10. Разберете вашата производителност
Периодично трябва да отделяте време, за да анализирате какво сте постигнали, колко добре се представяте и колко време отнема. Оценявайки различни аспекти от личния и професионалния си живот, можете да коригирате работния си график и ежедневния начин на живот, така че да можете да постигнете резултати, които надхвърлят целите ви.
Стъпка 11. Подарете си подарък
Прекалено усиленото или прекалено дълго време води до скука, което ви затруднява да се съсредоточите дори върху най -лесните задачи. Така че, отделете време да отпразнувате постиженията си и да си направите подарък, който обичате.
- Отделете време за почивка, за да се отпуснете. Изключете телефона си и не отговаряйте на имейли. Ако работата и свободното време се съчетаят, това не е начин да се възнаградите или да предотвратите прегаряне.
- Ако работите от понеделник до петък, вземете уикенда за почивка. Например, ако завършвате проект, който отне 3 месеца подред, отделете време за кратка ваканция след приключване на проекта.
