Много компании искат от служителите си да правят отчети за постиженията на труда, като се оценяват, за да могат да докладват какво са направили за определен период. Ако работите като бележка на събрание, може също да бъдете помолени да направите отчета. Тази статия обяснява как да изготвите добър отчет за ефективността, тъй като той играе важна роля за определяне на успеха или провала на вашата кариера.
Стъпка
Част 1 от 3: Разбиране на формата на отчета за постиженията в работата
Стъпка 1. Започнете подготовката на доклада, като напишете кратко резюме на вашите постижения
В горната част на доклада представете обобщение на предоставената от вас информация, за да дадете цялостна картина на работата си.
- Например: Вие работите за организация с нестопанска цел и вашият шеф ви моли да направите отчет за ефективността. Накратко докладвайте в един параграф всички изпълнени задачи, например: организирали сте дейности, които са от полза за собственика на организацията, успели сте да спечелите признание в индустрията и сте изградили отношения с бизнес партньори.
- Не включвайте конкретни неща в резюмето, защото трябва само да представите важна информация, за да дадете общ преглед на трудовите постижения като цяло. Като ръководство докладите трябва да бъдат представени на 2 страници, освен ако работодателят не посочи различен формат. Първо се уверете, че трябва да направите отчет според определен формат.
Стъпка 2. Предоставете подробни подкрепящи факти
За да подкрепите всяка информация в обобщението, представено в началото на доклада, запишете подробностите съгласно следните инструкции:
- Използвайте формат на списък. Изготвяйте отчети за всяка дейност поотделно. Включете дейността като заглавие на доклада, последвано от описание на дейността под заглавието. Например: дейността, която извършвате, е „Подготовка и изпълнение на събития“.
- Под заглавието направете списък с цифри или букви, за да опишете накратко и конкретно събитието, което организирате, включително неговата цел и ползи в подкрепа на постигането на мисията на организацията.
Стъпка 3. Създайте отчет в стандартен формат, за да изглежда професионално
Не представяйте случайни отчети. Вместо това подгответе добре написан отчет с професионален шрифт, използвайки хартия със стандартен размер.
- Поставете заглавието на доклада в средата на хартията с удебелени букви, така че информацията да е добре организирана.
- В горната част на доклада напишете датата на завършване на доклада. Включете също името, заглавието и титлата на лицето, подготвило доклада.
Стъпка 4. Журнализирайте през отчетния период
Ще ви бъде по -лесно да съставяте отчети, ако веднага си водите бележки, когато дейностите се изпълняват.
- Подгответе бележник или папка, за да записвате постиженията си за определен период. Това ще ви улесни при изготвянето на отчети, ако шефът ви поиска.
- Ако това не бъде направено, важните постижения в началото на отчетния период могат да бъдат забравени.
Част 2 от 3: Предоставяне на качествено съдържание
Стъпка 1. Опишете целта, която искате да постигнете, и очакванията за работа, които трябва да изпълните
Напомнете на читателите, че в началото на отчетния период има цел, която искате да постигнете. Уверете се, че знаете целите на организацията и работния принос, който се очаква от вас. Ако все още не знаете, попитайте работодателя за тези неща.
- След това обяснете, че сте постигнали целта си, като предоставите действителни данни. Направете доклад, който представя сравнение на данните между целта и нейната реализация.
- Например: Успяхте да съберете повече средства от целевите и това постижение е положително за инвеститорите и работодателите. Резултатите от тази работа обаче не могат да се считат за успех и е трудно да се определи колко висок е вашият успех, ако няма данни за сравнение.
Стъпка 2. Включете визуална информация в доклада
Прикачете някои таблици или графики, които улесняват читателите да визуализират данните, които представяте.
- Имайте предвид, че заетите читатели обикновено преглеждат само бележки. Понякога визуалните средства са в състояние да предават информация по -ефективно.
- Не представяйте твърде много графики. Изберете 1-2 диаграми, които могат да обяснят важна информация.
Стъпка 3. Съсредоточете се върху „CAR“
CAR означава: Предизвикателство (предизвикателство), Действие (действие), Резултати (резултати). Можете да направите систематичен отчет за постиженията в работата, като обсъдите тези три неща.
- Определете предизвикателствата, пред които сте изправени. Опишете действията, които сте предприели, за да преодолеете предизвикателствата и какви бяха резултатите. Например: като мениджър на ресторант, напишете в доклад: „Предизвикателство: опашките се увеличават по време на пиковия час на вечеря и оплакващите се клиенти нарастват с 10%. Действие: помолете 1 сервитьор да започне работа 1 час по -рано, за да подобри качеството на услугата в пиковите часове. Резултат: клиентите, които са се оплакали, са намалели до 2 души или са намалели с 80%”.
- Направете доклад, като предоставите конкретна информация. Постижения, които не са измерими, например: „Мога да работя добре в екип“са безполезни, защото всеки може да каже едно и също. Така че трябва да можете да покажете връзката между резултатите и проблемите, които трябва да се решат, и да отчетете ефективността, като предоставите конкретни данни и информация.
Стъпка 4. Опишете използваната от вас методология
Ако трябва да събирате данни като основа за писане на доклад, опишете накратко методологията за събиране на данни, която прилагате.
- Информирайте читателя за причините за избора на метода на изследване, неговите ползи и резултати. Обяснете също защо методът се счита за надежден. Продължавайки ресторантския сценарий в горния пример, обяснете защо използвате данните за жалби на клиенти като метод за проучване.
- Включете датата или периода на проучването и какво бихте искали да спечелите от проучването.
Стъпка 5. Съсредоточете се върху отчитането на работните постижения
За да държите информацията в доклада фокусирана върху постиженията в работата, помислете за това, с което най -много се гордеехте през отчетния период, например: дали сте в състояние да успокоите тревожен гост или да осигурите обучение на подчинен. Не давайте прекалено подробна информация на читателя.
- Друг начин е да използвате метода „STAR“, който означава: ситуация (проблем), задача (задача), действие (действие), резултати (резултат). Опишете накратко ситуацията, в която се намирате, задачата, която трябваше да направите, действията, които сте предприели, за да завършите задачата, и резултатите, които сте постигнали. Точно като метода „CAR“, целта е да се покаже връзката между „проблем“и „резултат“и да се обясни как да се постигне това.
- Съсредоточете се върху създаването на отчети, които могат да покажат следното: трудност, привилегии, приоритет, висока видимост, крайни срокове, иновации, описание на длъжността и въздействието на работата ви върху организацията.
- Например: посочете в доклада, че годишният оборот на служителите е бил 35%, когато сте повишени в мениджър на клон. След като провеждате проучвания за удовлетвореност на служителите, наставлявате служителите и провеждате седмични срещи с целия персонал, текучеството на служителите пада до 15%. Този пример показва, че в доклада за постиженията не е необходимо да се използват дълги изречения, стига читателят да може да разбере правилно връзката.
Стъпка 6. Обяснете достойнствата на вашите действия
Не просто предоставяйте резултатите. Трябва също да обясните защо постижението е от полза за организацията.
- Например: Имате среща с персонала. Обяснете какво е последващото действие и ползите за организацията? Помислете внимателно какво искате да докладвате. Ако не е полезно, трябва да докладвате друга работа.
- Ако срещата с персонала може да повиши мотивацията за работа, така че отсъствието на служителите да се подобри и да се спестят пари на собствениците на компании. Това е резултат от работата, която се счита за полезна.
Стъпка 7. Проверете доклада, преди да го изпратите
Целите за писане на отчети не са постигнати, ако изпратите отчет, който има много грешки и непрофесионални формати за писане.
- Проверете граматиката, пунктуацията и правописа на думите. Запазете доклада си за 1 нощ и след това го прочетете отново сутринта. Не правете отчети в последната минута.
- Отпечатайте отчета на хартия и проверете дали има още нещо, което трябва да се коригира. Понякога очите ни са толкова уморени от твърде дълго гледане на компютърен екран, че грешките се пренебрегват.
Част 3 от 3: Използване на правилните думи
Стъпка 1. Кажете негативни неща по положителен начин
Ако има цел, която не е постигната, е по -добре да не я докладвате. Вместо да държите читателя фокусиран върху това, опитайте се да го информирате по друг начин.
- Опишете незадоволителните резултати от работата, като използвате положителни изречения, например като фокусирате обяснението върху конкретни стъпки, които ще предприемете, за да разрешите проблема, вместо да обвинявате други хора или да се оправдавате.
- Не обвинявайте други хора. Съсредоточете се върху обясняването на действията, които сте предприели, и като покажете, че сте положителен човек. Споделете неща, които вие или вашият екип сте направили добре. Фокусирайте докладите върху работата, с които да се гордеете.
Стъпка 2. Представете числа и използвайте показатели в отчетите
Ако можете да представите много конкретни данни, вашите трудови постижения ще бъдат по -достоверни. Допълнете информацията, която пренасяте, с нещо измеримо като подкрепящо доказателство.
- Превъзходните думи, които се използват много, например: „най -добър“или „надежден“, са по -малко полезни. Всеки може да каже „Тази година работата ми беше много добра“.
- Запомнете тази фраза: „Докажи, не говори само!“Вместо да казвате на други хора, че тази година сте успели да свършите добра работа, покажете подробно какво сте направили добре с данни и показатели. Не казвайте само, че можете да изградите добри отношения с клиентите. Вместо това цитирайте резултатите от проучване на удовлетвореността на клиентите, прикачете писмо, което сте получили от клиент, и предоставете данни за намаляването на броя на оплакващите се клиенти.
- Настоящи числа. Да казвате, че сте способни да ръководите множество служители, е безсмислено, ако читателите не знаят колко хора имате в персонала. Представете данните в числова форма, така че читателите да знаят колко хора наричате „много“и да обяснят описание на работата, която сте свършили.
Стъпка 3. Кажете истината във всеки случай
Не преувеличавайте и не лъжете. Ще бъдете в големи неприятности, ако ви хванат.
- Дори да е напълно неволно, ще изпаднете в големи проблеми, ако лъжете. Ще се чувствате несигурни и кариерата ви ще бъде блокирана.
- Направете честна самооценка, за да съобщите своите силни и слаби страни такива, каквито са. Опитайте се да преодолеете недостатъците по положителен начин.
Стъпка 4. Признайте работата на другите
Курсовете за писане на бизнес и инженерни доклади предполагат, че не използвате думата „аз“, но тя може да се използва в отчети за ефективността в определени случаи.
- Например: ако докладвате: „Наел съм 100 служители“, не забравяйте да обясните, че вашият успех се подкрепя от приноси от други хора или от екипа.
- Ще получите допълнителна стойност, ако не сте арогантни. Подредете различни изречения, така че те не винаги да започват с думата "аз".
Съвети
- Никога не използвайте думи, които изразяват гняв в отчета за изпълнението. Ще направите добро впечатление, ако винаги сте позитивни.
- Използвайте професионални думи. Не използвайте неофициален езиков стил.
