Може би трябва да напишете доклад за събитие, за да оцените успеха на дадено събитие, като сравните резултатите с неговите цели. Този доклад се изисква от компанията или физическото лице, което провежда събитието, за да определи дали трябва да се направят промени. Има няколко начина да се гарантира, че успешният доклад за събитието е добре написан. Ще ви трябва, ако сте домакин на друго събитие!
Стъпка
Част 1 от 3: Съставяне на отчети за събития
Стъпка 1. Определете стила и формата на презентацията за всяка аудитория
Отчетите за събития могат да бъдат телбодени, телбодени, под формата на PDF файлове, презентации в PowerPoint и т.н.
- Уверете се, че докладът за събитието е организиран в ясни секции. Трябва да определите как да сравните резултатите от събитието с неговите цели. Обобщете основните резултати от проведените събития.
- Персонализирайте отчетите за събитията според нуждите и интересите на всеки спонсор и публика. Помислете за целите на спонсорите. До известна степен спонсорите са ключовата аудитория за отчети за събития. Те искат да оценят допустимостта на спонсорираното събитие. Затова се уверете, че знаете какво искат и какво ги интересува най -много.
- Персонализирайте отчетите за събития, така че да отговарят на специфични нужди по отношение на уникални събития и спонсори. Не пишете доклад, сякаш е насочен към един тип аудитория. Висшите ръководители и финансовите мениджъри също са друга аудитория за вашия доклад за събитието.
Стъпка 2. Създайте процес за наблюдение на необходимата информация по време на събитието
Не можете да разчитате само на паметта.
- Следете ключовата информация преди, по време и след събитието, за да създадете по -конкретни и най -вече по -ефективни отчети. Този метод също ви позволява да съставяте отчети според времева линия.
- Помислете за провеждане на текущо събиране на данни с помощта на множество хора, ако е необходимо (включително стажанти). По същество отчитането не трябва да чака изчерпването на събитието.
Стъпка 3. Обобщете доклада до основните точки
Един от проблемите с докладите за събития е, че те са склонни да обхващат малко от дневния ред или да се фокусират върху сладки изявления. Не правете това. Добра идея е да подчертаете основните точки ясно и аналитично.
- Изберете някои важни части от събитието, които да бъдат обсъдени по -подробно. Открийте трите неща, които се случиха най -успешно и трите точки, които изненадаха най -много.
- Не попълвайте доклада с маловажни подробности, като например менюто за обяд или подробно резюме на цялата основна презентация. Трябва да включите важните неща.
Част 2 от 3: Поставяне на правилното съдържание в доклада
Стъпка 1. Напишете резюме
Докладът за събитието трябва да включва преглед, който е съкратена версия на пълния доклад. Мислете за резюмето като за въведение в доклада за събитието.
- Можете да създадете два доклада, едно резюме, създадено за хора, които се интересуват от резултата от събитието, и по -подробен доклад за хора, участващи в подготовката, изпълнението и спонсорирането на събитието.
- В резюмето трябва да обсъдите и да се съсредоточите върху ключовите обекти и резултати. Резюмето трябва да е кратко, само страница или две. Докладът трябва да обобщи основните елементи на събитието и да включва кратка интерпретация на данните
Стъпка 2. Включете дълбоки визуални помагала в докладите си
Често докладите са по -ефективни, когато включват графики, които илюстрират статистическите тенденции, вместо просто да докладват куп числа на читателя.
- Ако събитието включва нов продукт, препоръчваме да включите снимка на този продукт. Снимките, които показват момента по време на събитието, могат да помогнат на читателя на доклада да добие представа за провежданото събитие. Опитайте се да направите снимки, показващи участието на спонсора в събитието, за да бъдат документирани в доклада. Отново тази задача не може да изчака завършването на събитието.
- Можете също така да включите проби, репродукции и други примери, които се срещат на място. Отчетете броя на хората, получили спонсорирани купони и т.н. Документирайте експозицията на място и извън сайта, генерирана от събитието, в медиите, за аудиторията, за спонсори.
Стъпка 3. Документирайте цялата рекламна и медийна експозиция
Препоръчваме ви да оцените сравнението на получените медии с заявените цели на събитието.
- Фокусирайте се върху печатни реклами и статии, които включват името и рекламата на спонсора, в допълнение към броя на ежедневните разпространения на вестници и рекламните рейтинги.
- Документирайте телевизионни реклами, публични съобщения, стойности на тарифи и рейтингови карти и отразяване на новини.
- Не забравяйте радиодокументация, рекламни тарифи, оценки за реклама и промоции, одитирани отчети и т.н.
Стъпка 4. Включете изявление за целта на събитието
Ще трябва да свържете целите на събитието с резултата, така че не забравяйте да включите напомняне за първоначалната мисия и цели на събитието.
- Можете да включите програмен списък със събития. Трябва също да обсъдите кои ще бъдат ключовите участници по време на събитието. Дръжте го обаче кратко.
- Уверете се, че отделяте много време за регистрация и обсъждане на конкретните ключови резултати от събитието и съпоставянето им с резултатите, които са регистрирани. Бъдете реалисти и не подслаждайте неща, които не работят както трябва.
Стъпка 5. Включете финансова информация от доклада за събитието
Трябва да предоставите подробно обсъждане на текущия бюджет на събитието и реалните разходи. Уверете се, че сте включили сравнение на бюджета си с действителните разходи, както и подчертавайки някои от нещата, които вървяха добре и области, които се нуждаят от подобрение
- Трябва също да посочите всички разходи, включително разходи за маркетингови и промоционални дейности, разходи за персонал и разходи за спонсорство. Препоръчваме ви да създадете подробен бюджет. Финансовите мениджъри и висшите ръководители ще искат да видят доказателства в подкрепа на вашите заключения за разходите.
- Включете изчисленията на доходите, например от билети, спонсори и изложби. Не забравяйте обаче да сравните действителните приходи с прогнозите.
Стъпка 6. Включете статистика, която е от значение за читателя
Не позволявайте отчетът ви да бъде изпълнен със сладка информация. Броят на хората, които са присъствали на събитието, е една от данните, които трябва да включите. Препоръчваме да предоставите измерими данни в отчетите.
- Статистика и други свързани данни, които могат да бъдат включени, като например броя на продажбите и броя на посетителите на определен щанд. Докладът за събитието ще бъде по -достоверен, ако предоставените данни са пълни. Включете информация относно участниците/посетителите. Включете демографските данни, броя на посетителите и резултатите от изследванията на посетителите (напр. Навици за купуване).
- Отчетете броя на хората, които са отговорили на спонсорирани кампании, както и дарения за организации с нестопанска цел. Документирайте икономическото въздействие и участието на служителите.
Стъпка 7. Включете качествени елементи, които контекстуализират данните
Докладът ви трябва да включва някои статистически данни, но ще ви трябват и цитати от хора, за да предоставите обратна връзка, свързана с контекста.
- Съберете обратна връзка и обратна връзка от участниците и членовете на екипа на събитието, така че оценката на успеха на събитието да не идва само от авторите на доклади за събития. Това прави доклада ви по -достоверен.
- Обмислете също включването на изследвания на трети страни. Оценяването на медийната експозиция е един пример за това, което трети страни могат да проучат.
- Стойност на пространството и подготовка на събитието. Трябва да отделите време, за да оцените ефективността на сайта и подготовката от гледна точка на друго лице. Обсъдете как да използвате пространството за конференции, събития и т.н.
Част 3 от 3: Попълване на доклада за събитието
Стъпка 1. Направете отчет за събитие навреме
Опитайте се да напишете и публикувате доклада възможно най -скоро след събитието. Не забравяйте да планирате това в календара си, за да сте сигурни, че е навреме. Някои хора препоръчват публикуването на доклада 30 дни след събитието, но други твърдят, че докладът трябва да бъде публикуван само няколко дни след събитието.
- Когато е крайният срок, уверете се, че не го пропускате. Може би пишете доклад за събитие за агенция, която е поискана от конкретен клиент. Обърнете внимание на всички искания.
- По същество вашата аудитория очаква подробен и навременен доклад. Така че, създавайте отчети, които оправдават очакванията и не чакайте прекалено дълго, за да станат застояли.
Стъпка 2. Прегледайте доклада си за събитието
Уверете се, че докладът за събитието използва добра граматика и не съдържа правописни грешки, пунктуация и други грешки.
- Уверете се, че отговорите ви не са плитки. Като общо правило, трябва да използвате техниката на писане „покажи, не казвай“. Това означава, че трябва да предоставите някои конкретни примери в подкрепа на общите точки, изложени в доклада.
- Не забравяйте аудиторията си и се уверете, че писането на доклада изглежда официално и професионално. Докладите за събития не са неофициални документи; този документ е важен за определяне на възможността за закупуване на събитието, така че трябва да звучи авторитетно.
Съвети
- Направете повече снимки, отколкото ви е необходимо. Колкото повече избор, толкова по -добре.
- Когато събирате цитати от лидери и планиращи, не отивайте направо при тях. Те са хора, които са все още дълго след края на събитието. Най -добре е първо да зададете въпроса на хората в тълпата, тъй като те ще си тръгнат първи. Също така, не безпокойте оратора или ръководителя на събитието, ако той или тя са заети. Те ще могат да бъдат разпитани по -късно.
- Когато събирате цитати, поддържайте разговора нормален и продължете да задавате въпроси естествено, докато другият човек не желае да изкаже мнението си.
- Съберете повече цитати, отколкото ви е необходимо. Колкото повече, толкова по-добре.
- Добрата снимка може да покаже как е минало събитието или как хората са реагирали на събитието.
- Опитайте да направите снимки, които показват общата картина на събитието като цяло, включително снимки на тълпата и говорителите в едно изображение, за да покажете на читателите величината на събитието.
