Независимо дали сте изпълнителен директор, мениджър или родител, който стои у дома, възможността да делегирате отговорности е важна способност да станете по-ефективни. Делегирането обаче може да бъде сложно - трябва да сте твърди, да се доверявате на човека, на когото делегирате отговорностите си. Тази статия ще ви помогне да се справите с всички притеснения, които може да имате относно делегирането, след което ще ви преведе през действителния процес на делегиране на работа разумно и с уважение.
Стъпка
Част 1 от 2: Влезте в правилното мислене
Стъпка 1. Оставете егото си настрана
Най -голямата пречка за делегирането е фразата „Ако искате нещо да бъде направено както трябва, тогава трябва да го направите сами“. Вие също не сте единственият човек в света, който може да го оправи. Може би вие сте единственият човек, който може да се справи правилно в този момент, но ако отделите време да обучите някого, той също може да се справи правилно. Кой знае - може би ще успеят да го направят по -бързо или по -добре от вас и това е не само нещо, което трябва да приемете, но дори трябва да поискате.
Мислете логично и реалистично - можете ли да се справите сами с тази работа? Трябва ли да работите до смърт, за да балансирате тази работа и вашите собствени отговорности? Ако е така, трябва да сте готови да делегирате част от работата си. Не се чувствайте засрамен или неадекватен само защото имате нужда от помощ с нещо - всъщност ставате по -ефективен работник, като получавате помощ, когато имате нужда от нея
Стъпка 2. Спрете да чакате някой да предложи помощ
Ако не сте склонни да делегирате работа, може да страдате от лек синдром на мъченик - може да сте претоварени и често се чудите защо никой не предлага помощ. Бъдете честни със себе си - когато хората предлагат помощ, отказвате ли ги, само за да бъдете учтиви? Тайно ли питате защо не настояват? Смятате ли, че ако позициите ви бяха обърнати, бихте ли им помогнали с биещо сърце? Ако сте отговорили с „да“, трябва да упражнявате „овладяване“на вашите обстоятелства. Вземи помощта, от която се нуждаете - не чакайте тя да дойде при вас, защото може никога да не се случи.
Много хора забравят през какво преминават другите хора и нищо не можете да направите, за да ги промените. Забравете всички възможни разочарования в хората, които не предлагат да помогнат; моля, запомнете, че вашата работа е да говорите за това, от което се нуждаете
Стъпка 3. Не гледайте на молбите за помощ по негативен начин
Много хора се чувстват неудобно да искат помощ. Може да се чувствате виновни, сякаш натоварвате някой друг или да се смущавате, защото мислите (по някаква причина), че трябва да можете да се справите сами с всичко. Може просто да се почувствате горди от борбата и да я видите като доказателство, че сте благородно човешко същество (друга проява на синдрома на мъченика). Ако виждате молба за помощ като форма на слабост, трябва да забравите за нея бързо От друга страна: опитът да направиш всичко сам е признак на слабост в смисъл, че показва, че нямаш реалистична представа за способностите си.
Стъпка 4. Научете се да се доверявате на другите
Ако се страхувате да делегирате, защото не мислите, че другите хора могат да се справят добре с вас, имайте предвид две неща: първо, почти всеки може да стане добър в нещо с достатъчно практика и второ, може да не сте надарен във всичко. Когато делегирате работа, вие не само освобождавате време за себе си - но и давате възможност на помощника си да упражни ново умение или да изпълни нова задача. Бъдете търпеливи - с течение на времето вашият помощник вероятно ще може да върши делегираната работа също толкова добре, колкото и вие. Освен ако работата, която планирате да делегирате, не е много важна, може да е добре за вашия помощник как да го свърши добре с течение на времето. Ако работата е много важна, помислете два пъти, преди да я делегирате!
Дори и да сте най -добри в работата, която планирате да делегирате, осъзнайте, че делегирането на работа ви позволява да правите други неща с времето си. Ако сте най -добрият служител в офиса, който върши доста монотонна работа по сглобяването на твърди дискове, но трябва да подготвите важна презентация, тогава е добре да оставите тази задача на вътрешна страна. По -добре е да дадете приоритет на трудните задачи - не се чувствайте зле, като делегирате прости, повтарящи се задачи, когато имате по -важни неща за вършене
Част 2 от 2: Ефективно делегиране
Стъпка 1. Включете задачата
Първата стъпка е най -трудната, но най -важната. Трябва да имате смелостта да помолите някой да ви помогне (или ако сте шеф, накарайте някой да ви помогне.) Не се чувствайте зле по този въпрос - стига да сте учтиви, мили и приятелски настроени, вие не сме груби само защото помолихме някой друг за помощ. Опитайте се да бъдете дружелюбни и мили, като същевременно поддържате заявката си сериозна.
- Ако не сте сигурни как да накарате някой друг да направи нещо за вас, опитайте се да поддържате нещата кратки и сладки. Кажете нещо като: "Хей, мога ли да поговоря с вас за минута? Можете ли да ми помогнете да сглобя огромната купчина твърди дискове, които току -що пристигнаха. Не мога да го направя сам, защото днес съм извън офиса. помогнете ми? "натиснете човека, но се уверете, че неговата или нейната помощ е необходима.
- Попитайте и (вероятно) ще получите. Не се страхувайте да делегирате, защото смятате, че ще звучи грубо или впечатляващо. Погледнете го по този начин - как се чувствате, когато хората ви помолят за помощ? Чувствате ли се наранен и обиден? Или (обикновено) искате да помогнете? Може би сте избрали второто!
Стъпка 2. Не приемайте отхвърлянето лично
Понякога хората просто не могат да ви помогнат - тъжно, но истина. Това може да се дължи на различни причини - най -често срещаната е, че човекът, когото молите за помощ, е много зает с работа. Не го приемайте твърде лично - това, че някой не може (или няма) да направи нещо за вас в този момент, не означава, че ви мрази. Обикновено защото са заети или мързеливи - нищо повече.
Ако бъдете отхвърлени, помислете за възможностите си - обикновено можете учтиво да настоявате, че имате нужда от помощ от този човек (това обикновено работи, ако сте шефът или някой от властите), можете да опитате да попитате някой друг или можете да свършите работата себе си. Ако имате нужда от помощ, не се страхувайте да изберете първата опция или и двете
Стъпка 3. Делегирайте цели, а не процедури
Това е ключът да не се превърнете в кошмар на микро-мениджър. Задайте ясни стандарти за това какви резултати искате и покажете на човека как, но кажете, че може да го направи както иска, стига да е направено добре и навреме. Дайте им достатъчно време не само да учат, но и да експериментират и да правят нововъведения. Не ги обучавайте като робот; обучете ги като човешко същество - някой, който се адаптира и става по -добър.
Също така е умно, защото ще ви отнеме време и ще намали тревожността. Искате да използвате свободното време, за да правите други по -важни неща, не винаги се притеснявайте за напредъка на вашия помощник. Не забравяйте, че делегирате работа за намаляване на стреса - не добавяйте стрес
Стъпка 4. Подгответе се да обучите своя помощник
Винаги трябва да отделяте време, за да научите помощника си как да изпълнява делегираната задача, дори ако това е лесно. Не забравяйте, че процес, който ви се струва ясен и прост, може да не е толкова прост, колкото за някой, който никога не го е правил досега. Бъдете готови не само да прекарате помощника си в делегираната от вас работа, но също така бъдете търпеливи с всички въпроси, които могат да възникнат.
Считайте времето, което прекарвате в обучението на спасителите, като разумна дългосрочна инвестиция. Като отделяте време, за да преподавате правилно своя помощник, ще имате свободно време в бъдеще, вместо да отделяте време за коригиране на грешките му
Стъпка 5. Разпределете достатъчно ресурси за изпълнение на задачата
Възможно е да имате наличните ресурси, необходими за изпълнение на задачата, но лицето, на което е възложена задачата, може да няма достъп до тях. Неща като защитени с парола данни, специални инструменти и определени инструменти могат да бъдат от съществено значение за свършването на работата, затова се уверете, че вашият помощник разполага с всичко необходимо за успеха.
Стъпка 6. Разберете, че вашият помощник може да прави само едно нещо наведнъж
Когато вашият помощник ви помага, той не изпълнява нормалните си задължения. Не забравяйте, че подобно на вас вашият помощник може да има натоварен график. Запитайте се - каква работа биха отделили или делегирали, за да свършат работата от вас? Уверете се, че знаете отговора следващия път, когато делегирате задача на някого.
Стъпка 7. Бъдете търпеливи
Лицето, което делегирате, ще прави грешки, докато се научи да изпълнява нова задача. Това е част от учебния процес. Планирайте го. Не делегирайте задачи, приемайки, че човекът ще се справи перфектно, докато няма доказана работа. Ако дадена работа не се получи според очакванията, защото вашият колега не може да се справи перфектно със задачата, тогава вие сте виновни, а не той. Бъдете ресурс за вашия помощник и делегираната работа може да бъде учебен опит за него, вместо да плаши хората.
Когато обучавате някого да прави нещо, вие инвестирате. Първоначално това ще ви забави, но в дългосрочен план ще увеличи производителността, въз основа на вашия подход към позитивното и реалистично поведение
Стъпка 8. Подгответе се за неприятности
Направете резервен план и бъдете готови да действате, ако нещо се обърка. Знайте какво ще се случи, ако целта или крайният срок бъдат пропуснати. Неочаквани пречки и предизвикателства се появяват през цялото време, независимо дали сте в офиса или у дома - понякога технологиите могат да се провалят. Нека вашият помощник повярва, че ако нещо излезе, ще разберете и ще им помогнете да спазят крайния срок - не ги оставяйте просто в трудно положение.
Правенето на това също е умно в егоистичен смисъл - ако вашият помощник се страхува да бъде обвинен, ще бъде отделено повече време за компенсиране на недостатъците му, отколкото да върши работата си
Стъпка 9. Наградете помощника си, ако е достоен
Делегирането на задачи на някого е важно, ако имате повече отговорности. Но това е контрапродуктивно, когато делегирате задача, оставете помощника си да работи усилено за нея и след това сами вземете кредита. Оценявайте и възхвалявайте усилията на другите, които работят от ваше име.
Уверете се, че всеки път, когато получите комплимент за работата си, който е помогнат от някой друг, споменавате и името на човека, който ви е помогнал
Стъпка 10. Кажете „Благодаря
"Когато някой направи нещо за вас, важно е да благодарите на този човек, да признаете важността на неговата или нейната помощ и да уведомите помощника, че той или тя е оценен. В противен случай ще изглеждате неблагодарни, дори ако не го правите" т. Не забравяйте, че хората не могат да ви четат мислите. Хората ще бъдат повече от щастливи да предложат помощ, ако се чувстват оценени.
