Писмените политики и процедури очертават насоките, правилата, фокуса и принципите на организацията. По принцип политиките и процедурите са включени в ръководствата, създадени за служителите. Как да напишем бизнес политики и процедури зависи от целите на самата компания.
Стъпка
Част 1 от 5: Очертайте бизнес цели
Стъпка 1. Направете списък с цели
Като мениджър или собственик на бизнес знаете целите на компанията. Помислете за неща като цели на продажбите, цели на служителите и управлението и бизнес позицията, която очаквате да бъде през следващите няколко години.
- Опитайте се да си поставите цели, които са не само конкретни, но и постижими и за които си струва да се стремите. Например, задайте финансови цели, които са в рамките на обхвата, и задайте цели за ефективността на служителите, които могат да бъдат постигнати, като следвате политиките и процедурите, които ще зададете.
- След като сте си поставили целите, уверете се, че сте готови да се ангажирате като собственик или мениджър на бизнес. Поставянето на цели е важна първа стъпка в разработването на политики и процедури. Тогава не по -малко важно е да се съобразявате.
Стъпка 2. Напишете списък с работни места и процедури
Помислете за ежедневните събития и задачи във вашия бизнес. Записвайте всяка работа, която трябва да се изпълнява всеки ден, така че бизнесът да върви гладко.
Помислете за следното: Какви задачи изискват официално описание или насока? Какви процедури трябва да се извършват последователно по същия начин? Вместо да се фокусирате върху ръчна работа, която не изисква много инструкции, съсредоточете се върху по -големи задачи
Стъпка 3. Избройте възможните проблеми и решения
Политиките се правят, за да се гарантира, че всичко върви гладко и че служителите и мениджърите имат стандарти за изпълнение. Помислете за проблемите, които могат да възникнат при липса на политика. По този начин можете да мислите за политиките, от които се нуждаете.
Когато мислите за потенциален проблем, потърсете бърз преглед как да разрешите или отстраните проблема. Помислете за въпроси, свързани с ежедневните бизнес дейности, като финанси, взаимодействие между служители и клиенти, както и поведение и нагласи на служителите
Част 2 от 5: Писане на бизнес политики
Стъпка 1. Избройте категориите политики
След като разгледате различните възможни проблеми, които трябва да бъдат решени с политиката, помислете за категориите на всеки от тях. Например, използвайте категории като безопасност, график, поведение, заплащане, обезщетения, ваканция или отпуск и дискриминация.
По -късно при съставянето на ръководството правилата, вече разделени на категории, ще ви помогнат да организирате ръководството и неговите раздели. Категориите също ви помагат да решите кое е най -важното и могат да ги разбият по -подробно
Стъпка 2. Използвайте формата на очертанията, за да разбиете различните политики под всяка категория
Шаблонът ви позволява да се задълбочите в аспектите на всяка политика или категория и да добавите условия и спецификации, докато вървите. Използвайте числа, за да сортирате всеки раздел или категория.
Започнете с кратък контур. След това, след като запишете всички първоначални идеи, можете да се върнете към очертанията и да добавяте или разширявате, докато променяте
Стъпка 3. Помислете за подходящи последици за нарушения на правилата
Политиките позволяват на предприятията да функционират правилно, а също така служат като стандарти, които служителите и ръководството трябва да спазват. Политиките служат и като писмени документи, очертаващи как да се решават политическите проблеми или нарушения. Това е особено важно, когато и ако са необходими действия за решаване на проблема.
Когато са записани в официални документи, политиките могат да обхващат законните права и задължения на служителите и компанията. Политиката включва информация относно правата на заетост на хората с увреждания, данъците и забраните за дискриминация и тормоз на работното място. Уверете се, че въвеждате информацията съгласно приложимото законодателство
Стъпка 4. Установете ясна политика за уволнение
Ако трябва да уволните служител за нарушаване на политика, тази писмена политика ще служи като доказателство, ако служителят смята, че е уволнен несправедливо. Уверете се, че посвещавате раздел за обсъждане на правилата за уволнение.
Трябва също да създадете политика за наемане. Например, проверка на предишния опит преди наемане на кандидат или изпитателен срок след наемане на служител и преди той да стане постоянен служител. Уверете се, че сте създали и очертали ясни условия
Стъпка 5. Използвайте ясен активен език
Напишете всички политики ясно по такъв начин, че да не бъдат тълкувани погрешно или погрешно разбрани. Ако има друго тълкуване, помислете за пренаписването му на друг език.
Например, не пишете: „При определени обстоятелства може да бъде предоставен допълнителен отпуск по болест.“Вместо това напишете „Допълнителен отпуск по болест се одобрява само с изричното разрешение на дежурния мениджър“
Част 3 от 5: Процедури за писане
Стъпка 1. Определете какви работни места изискват подробни процедури
Не всички работни места или инциденти изискват подробни инструкции. Дайте приоритет на задачите или процедурите, които трябва да се извършват последователно, като например заплати или график.
Когато решавате кои процедури изискват подробности, помислете за следните въпроси: Дълга или сложна ли е била процедурата? Какви са последиците, ако има грешка в изпълнението? Въведени ли са скорошни важни промени? Тази процедура изисква ли важни или обширни документи? Служителите често ли са объркани от процедурата?
Стъпка 2. Съберете необходимата информация за всяка процедура
Преди да очертаете процедурата, трябва да знаете всички стъпки и техните аспекти. Обмислете възникналите въпроси към служителите и всички проблеми, които може да сте срещнали.
Дори и да разполагате с цялата информация, пак ще трябва да се придържате към основите на самата процедура. Помислете какво е необходимо на читателите или служителите, за да разберат и изпълнят процедурата
Стъпка 3. Използвайте цялата информация, за да напишете ясна процедура
Използвайте активния език. Опитайте се да избягвате дълги и излишни думи. Уверете се, че не използвате трудно разбираем език, включително жаргон, който служителите може да не познават.
Например, вместо да пишете „Разкъсани разписки от персонала трябва да се съхраняват във финансовото досие“, използвайте следния език „Съхраняване на разкъсани разписки от заплати във финансовото досие“
Част 4 от 5: Разбиране на законността
Стъпка 1. Въведете раздел за политиката за борба с дискриминацията
Всички собственици на бизнес трябва да спазват политиките за борба с дискриминацията, определени от правителството. Уверете се, че сте включили информация за политиката заедно с очакванията, че всички служители се съобразяват с нея.
Информацията за равни възможности за заетост също трябва да бъде включена в политиката, както и в закона за правото на труд за хора с увреждания и политиката за тормоз
Стъпка 2. Уверете се, че вашата политика е законна
Трябва да сте сигурни, че всички изготвени политики са честни и в съответствие със закона. Има много ресурси, които можете да използвате, за да разберете дали вашата политика е в съответствие с приложимото законодателство.
Можете също да поискате от юрисконсулта да проучи политиките, които сте изготвили, преди да ги приложите към служителите. Като собственик на бизнес наличието на юрисконсулт, с който можете да се консултирате редовно, е много полезно
Стъпка 3. Помолете служителите да подпишат проектополитики и процедури
Новите служители трябва да бъдат помолени да се споразумеят и да подпишат документите за политиката и процедурата и да им бъдат предоставени копия за справка. Освен това всички промени трябва да бъдат преподписани от всички служители. Това се прави, за да се гарантира, че всички те са обвързани от политиката, ако в бъдеще и двете страни ще предприемат каквито и да било правни действия.
Непълнолетните не могат законно да сключват договори. Ако наемате служители на възраст под 18 години, уверете се, че те имат писмено разрешение от настойник за сключване на договор, тъй като родителят или настойникът могат законно да анулират договора
Част 5 от 5: Съставяне на ръководството
Стъпка 1. Подредете информацията в логически ред
Започнете с по -големите точки, след това следвайте с по -малките. Например, вместо да започнете с категорията на обезщетението, започнете ръководството с процеса на наемане или категорията на допустимостта.
- Помислете за отваряне на ръководство с описание на целите на компанията, както сте очертали по -рано. Напишете ясен, единен параграф или два, който обобщава ръководството, какво могат да очакват служителите от компанията и какво очаква компанията от служителите.
- Използвайте схемата, за да създадете подкатегории в ръководството. Направете съдържание, когато приключите, така че всяка информация да бъде лесна за намиране.
Стъпка 2. Използвайте картина, диаграма или диаграма
Има хора, които са по -визуални, така че диаграмите, диаграмите или снимките в ръководството могат да помогнат на различните видове служители да разберат концепциите. Изображенията могат да опростят процедурите и политиките.
Например, можете да създадете диаграма или таблица, която изброява различни заглавия и техните задължения. Можете също да използвате таблица с въпроси и отговори, които служителите могат да използват като справка, ако е необходимо
Стъпка 3. Осигурете наръчници за лесен достъп на всички служители
В идеалния случай новите служители получават копие от ръководството, когато се наемат, а старите служители получават ново копие, когато има преработка. Помислете дали всички служители да подпишат договор, в който заявяват, че разбират всички точки, посочени в ръководството, и се съгласяват с него.
