Току -що сте избрани или назначени за секретар на комисията, в която сте член. Безопасно! Знаете ли как да създавате, подготвяте и представяте минути? Независимо дали спазвате „правилата на Робърт за правилата на Робърт“или вземате протоколи в по -малко официална обстановка, ето важни методи, които трябва да следвате.
Стъпка
Част 1 от 4: Първоначална подготовка
Стъпка 1. Разберете правилата за срещи на вашата организация
Ако се очаква секретарят да вземе официални протоколи, попитайте дали групата спазва Правилата на Робърт или други указания. В по -неформална обстановка попитайте какво трябва да бъде включено в протоколите или как те ще бъдат използвани.
- Като бележка, не е нужно да сте запознати с цялата страница Правила за поръчка. Получаването на копие от книгата (или заемането от председателя) обаче може да бъде полезно за отговор на конкретни въпроси.
- Разберете добре вашата роля. Някои секретари, които взеха протокола, не участваха в заседанието, докато други взеха протокола и също допринесоха за дискусията. И в двата случая секретарят не трябва да бъде някой, който има друга основна роля, като например лидер на срещи или фасилитатор.
Стъпка 2. Подгответе шаблона предварително
Всеки протокол от събранието ще съдържа голяма част от същата информация. Шаблоните създават последователен формат за лесна справка. Включете интервали за следната информация.
- Наименование на организацията.
- Тип среща. Дали това е седмично или годишно заседание, по -малко заседание на комитет или заседание със специална цел?
- Дата, час и място. Направете място за началото и края на срещата (откриване и разпускане).
- Име на председателя или председателя на събранието и името на секретаря (или техния наследник).
- Списък на „участниците“и „извинения за отсъствие“. Това е фантастичен термин за списъци с присъстващи. Обърнете внимание дали е постигнат кворум (достатъчен брой хора за гласуването).
- Направете място за вашия подпис. Като бележка, винаги трябва да подписвате бележките си. Може да са необходими допълнителни подписи, когато протоколите бъдат одобрени, в съответствие с политиките на вашата организация.
- Книга с дневен ред, ако има такава. Ако председателят или водещият на срещата не поиска от вас да съставите дневен ред, той трябва да бъде достъпен при поискване. Наличието на дневен ред за справка ще ви помогне да организирате протоколите от срещите.
Стъпка 3. Вземете със себе си бележника или лаптопа си
Уверете се, че всичко, което носите, е удобно за вас. Ако ще водите бележки често, запазете бележник за тази цел или създайте папка на компютъра си.
- Ако отделите минути за предишна среща, която не е одобрена, вземете ги със себе си.
- Докато аудио рекордер може да ви помогне да препишете минутите по -късно, те не заместват минути. Ако записвате среща, уверете се, че всички присъстващи са съгласни и не се поддавайте на изкушението да направите препис от дума на дума.
- Изучаването на стенография ще ускори воденето на бележки, но не е нужно да записвате всяка дума, за да си водите бележки. Всъщност трябва да го избягвате.
- Ако бъдете помолени да вземете протокол публично на среща, използвайте OHP или презентационна дъска. Уверете се, че можете да правите бележки след това у дома, без да избледнявате мастилото, за да можете да използвате стенографско въвеждане, за да въвеждате бележките си.
Част 2 от 4: Съставяне на протокол от заседанието
Стъпка 1. Споделете списъка с присъстващи
Веднага щом всички присъстват, раздайте лист хартия (повече за по -големи срещи) с достатъчно място, за да могат хората да запишат своите имена и информация за контакт. Можете да използвате този документ след срещата, за да попълните секцията със списъка на участниците във вашия шаблон, или да поставите този списък в завършените си минути.
Ако не сте запознати с големия брой присъстващи хора, скицирайте таблица за сядане и я попълнете, когато помолите всички да се представят. Подгответе този лист с диаграми, докато пишете протоколите си, за да можете да назовавате хората по име, когато е възможно (както е обсъдено по -долу)
Стъпка 2. Попълнете възможно най -много наличните шаблони
Докато чакате началото на заседанието, отбележете името на организацията, датата и мястото на заседанието и вида на заседанието (седмично заседание на борда, заседание на специална комисия и т.н.). Когато срещата започне, отбележете началния час.
- Ако нямате шаблон, отбележете тази информация в горната част на бележката си.
- Ако събранието се провежда със специална цел или събитие, запазете изпратените известия, за да уведомите членовете. Ще трябва да го поставите в бележката, след като бъде копирана.
Стъпка 3. Запишете резултатите от първото движение
Повечето официални срещи ще започнат с предложение за приемане на дневен ред, така че тази стъпка ще бъде използвана като пример. Ако срещата започне с различно движение, не забравяйте да запишете цялата подходяща информация:
- Подходящата формулировка за началото на предложението е „Правя предложение“. Това обикновено е за изречения като „Предлагам приемането на дневния ред“.
- Име на вносителя (лицето, подало искането).
- Резултати от гласуването. Ако гласуването е успешно, напишете „Предложението е прието“. Ако не успее, напишете „движение отхвърлено“.
- Можете да изпратите дълъг ход в писмена форма, ако не можете да го запишете точно. Ако това се повтори, попитайте в кулоарите на срещата дали подаването на предложения в този документ може да бъде направено официална политика за предложения с определен брой думи.
- Ако съставяте дневен ред, можете да бъдете вносител на това предложение, както и секретар на протокола. Може да се направи; стига да останете обективни, не би трябвало да има проблем със записването на вашите собствени каскади.
Стъпка 4. Запишете други движения по време на срещата
Слушайте внимателно цялата дискусия, но (освен ако не е указано друго!) Не я записвайте. Когато се направи ново движение, запишете съответната информация.
- Не забравяйте, че всяко предложение трябва да включва точната формулировка на предложението, името на вносителя и резултата от гласуването.
- Някои предложения изискват поддръжници на предложения, преди те да отидат на гласуване. Ако някой каже „Подкрепям това предложение“или подобни думи, отбележете името на този човек като поддръжник.
- Ако не знаете името на вносителя или трябва да повторите движението, учтиво прекъснете срещата. Точното записване на информация е важно за оправдаване на малки прекъсвания.
- Ако дадено движение е коригирано, просто променете формулировката на движението във вашите бележки. Освен ако промяната не е спорна и не предизвиква продължителна дискусия, няма нужда да се отбелязва, че промяната е настъпила на срещата.
Стъпка 5. Изслушайте доклада и вземете копие от доклада
Винаги, когато доклад, бюлетин за новини или подобен материал се чете на глас, отбележете заглавието на доклада и лицето, което го е прочело (или името на подкомисията, която го е изготвила). Ако е приложено движение, запишете го, както бихте направили всяко друго движение.
- Най -практично е да получите копие от доклада в края на срещата. Направете бележка, за да поискате копие от читателя или ръководителя на срещата (председател или президент) след срещата. Ще прикачите копие на всеки отчет до преди копираните минути.
- Ако копие не е налично, отбележете къде се съхранява оригиналът. Може да се наложи да поискате тази информация след срещата.
- Ако членовете правят устен доклад (а не четат от документ), напишете кратко и обективно обобщение на доклада. Не включвайте дословно специални подробности или цитати на ораторите.
Стъпка 6. Запишете предприетите или дадени действия
Това включва „проверка“спрямо задачи от минали срещи, както и нови действия. Някой е бил възложен да напише писмо? Запишете техните имена и инструкции.
- В зависимост от това колко официална е срещата ви, много от тези действия попадат в категорията „движения“. За по-малко официални срещи може да се наложи да следите решения, които не са много ясни.
- Включете кратко описание на причините за решение, ако има такова.
Стъпка 7. Запишете всички инструкции и точки за вземане на решение
Всеки път, когато в процедурата се въведе възражение, запишете възражението и неговото основание, както и пълното решение, дадено от председателя.
Не забравяйте да включите препратки към Правилата за ред на Робърт, вътрешни организационни правила или фирмени протоколи
Стъпка 8. Само когато бъдете подканени, запишете обобщение на дискусията
Официално протоколите са запис на това, което е „направено“, а не какво е „казано.“Изпълнете обаче всички заявки, свързани с конкретната организация.
- Когато записвате дискусии, бъдете възможно най -обективни. Включете конкретни точки, а не мнения и сведете до минимум употребата на прилагателни и наречия. Сухото, фактическо и скучно писане е вашата цел!
- Не споменавайте хората по име в резюмето на дискусията. Това е особено важно при горещи спорове, които могат да причинят проблеми.
Стъпка 9. Затворете в края на срещата
Запишете времето, когато срещата е била прекратена. Не забравяйте да поискате копие от доклада или да напомните на някого да ви го изпрати.
Сканирайте бележките си, за да видите дали сте пропуснали нещо или имате нужда от пояснение. Ако трябва да зададете въпрос на някого, направете го сега, преди да си тръгне
Част 3 от 4: Копиране на протокол
Стъпка 1. Започнете този процес възможно най -скоро
Най -добре е да копирате официалните протоколи веднага след срещата, докато събитията са все още свежи в паметта ви.
Стъпка 2. Използвайте компютър, за да въведете протоколите от срещата си
Вероятно сте направили това, ако използвате лаптопа си на среща. Запазете бележките си и създайте нов документ за минутите, за да можете да сравнявате бележките и бележките си един до друг.
Стъпка 3. Форматирайте бележките си в чисти абзаци
Всяко ново предложение, решение или инструкция трябва да бъдат включени в отделен параграф. Когато създавате формата, проверете дали:
- Използвайте правилен правопис и граматика. Използвайте програма за проверка на правописа, ако е необходимо.
- Използвайте една и съща форма на език в целия доклад. Използвайте минало време или сегашно време, но никога не ги променяйте в същия документ.
- Пишете възможно най -обективно. Вашето мнение не трябва да се извежда от протокола. Опитвате се да създадете обективен запис, който всеки да може да използва.
- Използвайте прост и категоричен език. Неясният език трябва да бъде заменен с определени думи. Описанието на цветя трябва да се пропусне напълно.
- Просто избройте предприетите действия, а не дискусията. Освен ако не бъдете помолени да запишете дискусия, трябва да се съсредоточите върху какво Свършен, не какво казах.
- Предоставете номера на страници за лесна справка.
Стъпка 4. Споделете проекта на протокола си с членовете
Изпратете копие на всеки член, като използвате информацията за контакт в списъка с присъстващи. Ако нямате техните данни за контакт, ръководителят на срещата трябва да може да се свърже с тях.
Стъпка 5. Донесете вашите протоколи за одобрение
Може да бъдете помолени да прочетете протоколите на глас на следващото заседание и да ги изпратите за одобрение. Ако движението е успешно, отбележете, че протоколите са приети.
- Ако протоколите са обосновани, преди да бъдат приети, запишете промените в документа и посочете в края, че протоколите са коригирани. Не описвайте конкретно корекцията.
- Ако е направено предложение за коригиране на протоколите след получаването им, включете точната формулировка на движението в съответните протоколи и дали предложението е одобрено или не.
Част 4 от 4: Използване на шаблони за протоколи от срещи
Стъпка 1. Посетете сайта за агрегатор на шаблони за срещи
Този готов шаблон ще ви помогне да спестите време за подготовка на протоколите от срещата, като същевременно предотвратявате грешки при воденето на бележки.
Стъпка 2. Отделете малко време, за да разгледате тези сайтове
Използвайте функцията за търсене и проучете наличните опции, за да намерите най -добрата за вас.
Ако имате нужда от специален шаблон, общ или стандартен например, разгледайте сайта, за да намерите такъв, който отговаря на вашите специфични нужди, след това го изтеглете, като щракнете върху бутона „изтегляне“или „използване на шаблон“. Уверете се, че го държите някъде лесно, за да не го загубите
Стъпка 3. Отворете файла с шаблони
След като изтеглите, отворете zip файла и след това го отворете с Microsoft Word или Excel. За да получите най -висококачествения шаблон и да улесните използването му, използвайте най -новата версия на Microsoft word. Използването на най -новата версия ще улесни работата ви, като същевременно ще ви позволи да използвате нови функции.
Стъпка 4. Добавете логото на компанията и авторското право върху главата на шаблона
Премахнете примерното лого, но не забравяйте да прочетете условията за използване на сайта източник на шаблона. Не искате да се сблъскате с излишни правни проблеми, нали?
Стъпка 5. Променете заглавието
В секцията за заглавие маркирайте думата „Среща/група“, след което въведете заглавие за протоколите от срещата.
Стъпка 6. Променете темата (по избор)
За да направите протоколите от срещите по-красиви и професионални, помислете за промяна на цветовете или за избор на предварително направена тема. Номерът е прост, потърсете „Оформление на страницата“, след което отворете секцията „Цветове и теми“. В този раздел можете да зададете външния вид на шаблона. Можете дори да персонализирате цвета, така че да съответства на цвета на логото на компанията.
Стъпка 7. Назовете частите на шаблона
Трябва да има няколко раздела в шаблона. Може да се нуждаете от повече или по -малко, или просто не харесвате наистина името. Можете да го промените според вашите специфични нужди на срещата.
Стъпка 8. Запазете този шаблон на вашия лаптоп, за да можете да го вземете със себе си, за да вземете протоколи от срещата
Ако все още използвате Microsoft Office, тази работа ще бъде лесна и бърза. Също така трябва да можете да посещавате събранията по -редовно и точно от преди. Като алтернатива можете също да отпечатате шаблон и да напишете протоколите на ръка. Не забравяйте обаче да направите разделите достатъчно широки, за да можете да включите толкова информация, колкото е необходимо.
Стъпка 9. Проверете вашия шаблон
Безопасно! Приключихте със създаването на шаблон за протоколи от срещата. Вашата производителност и точност на работата по време на срещите трябва да се подобрят значително, след като имате шаблон за ръководство за организиране на бележки от срещи. Както всяка друга работа, прочетете подробностите в шаблона, за да видите дали нещо липсва или не е ясно. След като се уверите, че всичко е правилно, този шаблон може да се използва и ще бъдете по -добре подготвени за следващата си среща.
Съвети
- Въведете вашите минути веднага щом срещата приключи. Най -добре е да направите това, докато събитията са още свежи в паметта ви. Важно е участниците да получат копие от елемента на действие възможно най -скоро след срещата.
- Седнете възможно най -близо до лидера на срещата. Това ще ви позволи да чуете всичко и да поискате разяснения, без да се налага да повишавате тон.
- Помолете хората да записват движенията им, за да не се налага да записвате на място.
- Съхранявайте протоколите в защитен файл.
Не се страхувайте да прекъсвате и да поискате разяснение по всяко време.
- Бележките са много важни. Тези записи се съхраняват и могат да се използват за бъдещи справки. Когато става въпрос за правни въпроси, например, репутацията на някого може да зависи от вашите минути.
- Прочетете разделите в Правилата за ред на Робърт, особено раздела за секретарската професия.
- Запишете важните неща, когато говорят. Ако една и съща тема се повдига два пъти, не ги групирайте заедно.
Внимание
- Не включвайте твърде много подробности в протокола. Дори ако бъдете помолени да запишете дискусия, поддържайте я възможно най -кратка и директна. Ограничете се да записвате важните точки, иначе ще бъдете претоварени, като попълните протоколите с ненужни подробности.
- Личните интерпретации и чувствата на бележника не трябва да се включват в бележките.
- Ако една част от срещата попада в категорията поверителност на адвокат-клиент, Недей запишете тази част. Имайте предвид, че "Адвокатът информира, че тази дискусия включва поверителност адвокат-клиент. Тази дискусия не се записва."
- Ако бъдете помолени да запишете поверителни дискусии, например между адвокати и клиенти, направете „различни“протоколи и ги отделете от обикновените протоколи. Маркирайте като поверителни и дайте ясно да се разбере кой има достъп до документа.
