Конференциите са подходящото място за хора, които имат еднакви интереси, да се срещнат и да обменят най -новите идеи в съответните си области. Конференциите обикновено се провеждат редовно от образователни институции, компании, многостранни маркетингови групи, религиозни общности и други. Ако искате да проведете конференция, започнете с изготвяне на обстоен работен план заедно с поредица от дейности, които трябва да бъдат извършени, например определяне на мястото на конференцията, съставяне на списък с участници, съставяне на материали, подготовка на оборудване за презентации, осигуряване на храна и различни други нужди, които трябва да бъдат обмислени и планирани възможно най -добре. Ако срещнете проблеми, докато изпълнявате плановете си, успокойте се и бъдете уверени, че можете да си позволите конференцията. Важен аспект, който определя успеха на провеждането на конференция, е изпълнението на дейности една по една, като същевременно се прави списък на изпълнените задачи и тези, които все още трябва да бъдат изпълнени.
Стъпка
Част 1 от 4: Планиране на конференцията: Ранен етап
Стъпка 1. Подгответе се предварително
Планирането на конференцията трябва да започне поне осем месеца предварително, дори по -рано, ако конференцията ще бъде голяма или голяма по размер.
- Имайте предвид, че много конферентни зали и заведения за хранене трябва да бъдат резервирани няколко месеца предварително. В допълнение, участниците, които живеят извън града, трябва да организират графици за пътуване, така че да могат да присъстват на конференцията.
- Освен това спонсорите и големите корпорации може също да трябва да планират годишния си бюджет няколко месеца предварително. Така че финансовата и нефинансова подкрепа от тях за вашето събитие трябва да бъдат договорени предварително.
Стъпка 2. Сформирайте комитет
При подготовката за конференция трябва да се решат много важни въпроси. Сформирайки комитет, ще получите информация от няколко души, преди да вземете решение. Те също така ще ви помогнат да обмислите подробностите.
- Наемете координатори, т.е. ключови служители, които ще вземат важни решения и ще отделят много време за координация. Ако имате достатъчно средства, наемете координатор, за да може той да ви помогне да планирате и споделяте задачи.
- Разберете дали е имало конференции по същата тема. Ако е така, поканете координатора, който проведе конференцията, да се присъедини към комисията. Ако той не може да участва, попитайте дали можете да поискате материали, които вече са обхванати, за да улесните подготовката на конференцията.
Стъпка 3. Поставете цели и създайте работен дневен ред
Запишете за какво провеждате конференцията, което ще послужи като основа за всяко решение. Знаейки какво искате да дадете и на кого, преди да се подготвите за конференцията, ще улесните изпълнението на плановете си.
Ако никога не сте провеждали конференция, започнете с планирането на малка, кратка конференция. Помислете за провеждане на 1-2 дневна конференция с капацитет от 250-300 участници
Стъпка 4. Определете мястото и датата на конференцията
Въпреки че новите дати и местоположения могат да бъдат определени след като направите подробен план, ще трябва да прецените колко време ще имате на разположение за подготовка.
- Преди да определите дата, потърсете предварително информация за това кой месец и ден обикновено се провежда конференцията, така че изпълнението да не бъде възпрепятствано. Например в Европа конференциите обикновено се провеждат между март и юни или септември и ноември в понеделник-вторник или четвъртък-петък, защото участниците са по-малко заинтересовани да посещават конференции в друго време. Разберете точния график във вашето местоположение, преди да вземете решение за дата на конференцията.
- Продължителността на конференцията зависи от прогнозния брой участници и всички нужди, които трябва да бъдат осигурени по време на конференцията. За 250-300 души насрочете конференция, която ще продължи 2 пълни дни.
- Обмислете възможността за провеждане на конференция в рамките на града, но се уверете, че има достъп до най -близкото летище, настаняване и подходящи съоръжения. Препоръчваме ви да проведете конференция в голям град или туристическа дестинация, за да привлечете повече хора, които искат да се присъединят към конференцията.
Стъпка 5. Определете заглавието на конференцията
След като определите заглавието, можете да публикувате и да правите планове, защото вече има сигурност относно материала като основа за разпространение на информация чрез социалните медии.
Изберете заглавие, което предполага целта и/или произхода на участниците в конференцията. Потърсете вдъхновение, като използвате заглавията на проведените конференции, но не забравяйте да решите сами
Част 2 от 4: Подготовка за конференцията
Стъпка 1. Направете финансов бюджет
Никаква дейност не може да се извършва без изчисляване на размера на средствата, които трябва да бъдат изразходвани подробно, например за наемане на сграда, подготовка на материали и заплащане на такси за оратори. Всички разходи трябва да се отнасят до финансовия бюджет. Ако делегирате отговорности, уверете се, че вашият асистент се придържа към бюджетния лимит, който сте задали.
Размерът на бюджета се влияе от наличието или отсъствието на спонсори. Можете да поискате от спонсора да предостави средства за финансиране на конференцията. Спонсорът обаче също има право да определя някои неща на конференцията. Например: определяне кой ще изнесе презентация или предлагане на лектор като един от участниците в дискусиите, например: успешен бизнесмен в спонсорираща компания и въвеждане на марка чрез поставяне на лого върху всички материали на конференцията. Предимството е, че спонсорът ще осигури средства предварително, за да можете веднага да го използвате за реализиране на плана
Стъпка 2. Определете цената и начина на продажба на билети
Някои конференции са безплатни, други са много скъпи. Преди да определите цените на билетите и как да ги продадете, помислете за следните аспекти:
- Какви са разходите, свързани с подготовката за конференцията? Ако искате да проведете малка конференция, която не струва много пари, препоръчваме да не таксувате участниците. Като алтернатива участниците трябва да платят билети за покриване на разходите за подготовка на конференцията.
- Определете таксата за регистрация, ако искате да проведете конференция за няколко дни или да осигурите храна. Таксите за регистрация на конференции в големите градове в Индонезия варират от няколкостотин хиляди до милиони рупии.
- Много конференции начисляват многостепенни такси според позицията или статуса на участника. Например: академичните конференции обикновено таксуват студентите по -малко от учителите. Служителите на спонсорите също се таксуват по -малко от редовните участници.
Стъпка 3. Определете местоположението на конференцията
Когато избирате място, вземете предвид броя на участниците, лекотата на достигане до местоположението, наличието на място за паркиране, разстоянието до и от обществения транспорт, летищата и хотелите. В допълнение към намирането на подходящо място за конференцията, уверете се, че всички участници могат лесно да стигнат до нея.
Потърсете информация за сгради или хотели, които предоставят конферентни зали в града. За малки конференции наемете стая в църква или друга къща за срещи
Стъпка 4. Възползвайте се от помощта на персонала, който работи като ръководен персонал на къщата за срещи
Ако има налични ресурси в сградата, която сте избрали за конференцията, възползвайте се максимално от тях. Персоналът е запознат с ежедневните си задължения и е готов да отговори на въпроси, да реши проблеми или да даде съвет, когато е необходимо.
Можете да използвате услугите на персонал, който отговаря за управлението на дейностите в залата за заседания, например за обработка на подробни договорености за конференцията. Въпреки че има такса, не е нужно да извършвате всички тези дейности сами, тъй като това ще отнеме много време в продължение на няколко седмици
Стъпка 5. Определете менюто за консумация
Имайте предвид, че участниците трябва да намерят храна по време на конференцията и е вероятно много участници да не знаят каква храна се предлага около мястото на конференцията. Помислете дали трябва да използвате услуга за кетъринг, за да осигурите закуска, обяд и закуски, или разберете дали мениджърът на конферентната зала може да приготви ястия за всички посетители.
Когато избирате меню, имайте предвид, че много хора не трябва да ядат определени храни поради алергии или предпочитания. Опитните предприемачи в областта на кетъринга могат да предложат няколко опции, например: вегетарианско меню, без ядки, без глутен, халал храна или други опции в менюто
Стъпка 6. Отделете време за проверка на сайта
След като сте се погрижили за всички неща, които трябва да бъдат подготвени, отделете време да посетите мястото на конференцията един ден предварително. Не чакайте, докато дойде вашият нов ден D с участниците, които ще се присъединят към конференцията.
Един ден предварително, елате на мястото на конференцията и проведете среща с целия ангажиран персонал, за да сте сигурни, че всичко е добре подготвено до най -малките подробности
Част 3 от 4: Съставяне на график на конференцията
Стъпка 1. Планирайте конференцията
След като получите обща картина на темите за обсъждане и определите заглавието на конференцията, изгответе график, започвайки от откриването на конференцията до затварянето. Конференциите могат да се провеждат по различни начини в зависимост от обсъжданата бизнес област. За да се улесни планирането, конференциите обикновено се провеждат в следния ред:
- Започнете конференцията с уводна или встъпителна реч, която обикновено се произнася от добре познат човек в определена бизнес област и се е превърнал в добре познат лектор. Можете да проведете събитието вечер и след това да завършите с вечеря или като първа сесия сутрин, за да започнете конференцията.
- Разделете останалата част от графика на по -кратки сесии. Ако конференцията се проведе по искане на участниците според техните предложения, коригирайте материала според нуждите на участниците. Можете обаче да включите графици на семинари, филмови клипове или друг материал в графика на конференцията. В зависимост от броя на присъстващите участници, определете дали всяка сесия може да присъства на всички участници (наречена „пленум“) или участниците трябва да бъдат разделени на няколко групи и всяка група ще присъства на различни сесии паралелно според техния избор (наричани „групи”).
- Затворете конференцията, като поканите лектори да представят материали, които мотивират или предизвикват участниците.
Стъпка 2. Решете как да проведете сесията
Можете да изберете как да проведете сесията според нуждите на компанията, например чрез преподаване, обсъждане на казуси, провеждане на семинари, представяне на най -новите резултати от политиката или изследванията, задаване на въпроси или представяне с помощта на слайдове.
- Изборът на начин на предаване на материала ще повлияе на стратегията за публикуване. Така че, подгответе възможно най -рано материал, който е много полезен за участниците.
- Продължителността на всяка сесия може да започне от 45 минути до 3 часа в зависимост от броя на презентациите и доставеното съдържание.
Стъпка 3. Помислете дали искате да включите други дейности
Помислете за полезни дейности, които биха могли да бъдат включени в графика и да играят важна роля в подкрепа на успеха на конференцията, например:
- Планирайте дейности в полза на организацията на участниците в конференцията, като например бизнес среща или връчване на награди.
- Осигурете храна, ако участниците са таксувани с регистрационна такса. Ако няма такса, помолете участниците да донесат обяд (като последна опция). Участниците обикновено очакват да изядат поне едно хранене. Ако мястото на конференцията е в града, осигурете почивка, за да могат участниците да обядват в близкия ресторант.
- Попитайте дали участниците биха искали да насрочат развлекателно събитие, например: направете обиколка на града, гледайте комедийно шоу през нощта, гледайте филм или гледайте представление в театъра. Събитието може да е по -подходящо за конференция, проведена в голям град или за компания, но не винаги.
Част 4 от 4: Издателство
Стъпка 1. Определете участниците, които ще присъстват
Конференциите са много разнообразни, например академични, религиозни и бизнес с различни участници. Преди да планирате, уверете се, че достатъчно участници имат интерес да присъстват на конференцията.
Не е нужно да правите много публичност, ако искате да провеждате конференции за малки групи, като служители на компанията или църковни общности. Можете да информирате плановете за конференции, като изпратите имейл, обявите в бюлетина на компанията и/или уведомите на административна среща
Стъпка 2. Помолете ръководителите на компании да участват
За да убедите хората във вашата компания, трябва да измислите закачливо заглавие или да поканите страхотен лектор.
След като получите потвърждение от известни лектори, включете информацията в материалите на конференцията и уведомете потенциалните участници
Стъпка 3. Създайте уебсайт
Днес цифровите медии са много важен инструмент за успеха на конференцията. Създайте име на уебсайт с връзки, които са лесни за намиране, ако търсите ключовата дума за заглавието на конференцията или други думи, свързани с конференцията. Напишете подробна информация за конференцията на уебсайта и включете връзка към всички печатни и рекламни материали, свързани с конференцията.
- Включете датата, часа и адреса на мястото на конференцията на уебсайта, включително имената на известни лектори. Също така информирайте за транспорт, настаняване, интересни места и графици за конференции, ако има такива.
- Включете връзка към уебсайт, ако участниците могат да се регистрират.
Стъпка 4. Поставете реклама
Започнете да рекламирате доста предварително (една година предварително), така че лекторите да могат да представят предложения, съдържащи материали, които да бъдат представени на конференцията. Изберете правилния начин на публикуване според размера на конференцията и фона на участниците. Помислете откъде потенциалните участници получават информацията си, може би от:
- Социални медии, например от акаунтите във Facebook и Twitter на спонсориращата организация
- Списък с контакти в Listservs и имейл адреси
- Блог, списание, вестник или бизнес списание
- Плакати, флаери или други известия, изпратени до съответни групи, организации или компании
Стъпка 5. Поискайте предложения
Когато подготвяте проектореклама, посочете, че сте отворени за регистрация или чакате подаване на индивидуални или групови предложения под формата на документи, предложения на панела или материали за работилници.
Можете да определите продължителността на предложението според дейността. В областта на образованието малките конференции обикновено изискват резюмета от няколко стотин думи, докато мащабните конференции изискват пълни ръкописи
Стъпка 6. Започнете да приемате регистрации
Подгответе съоръжения, така че участниците да могат да се регистрират преди конференцията, въпреки че това е още няколко месеца предварително. По този начин можете да оцените броя на участниците, които ще присъстват.
- Създайте уебсайт, който има връзка към уебсайта на конференцията за регистрация. Ако нямате технически умения за създаване на уебсайт, използвайте съществуваща услуга. Например, използвайте платените услуги на RegOnline, която е компания, която се грижи за онлайн регистрация за различни събития, обработва данните и ви ги изпраща, като улеснява достъпа на потребителите до тях.
- Участниците могат също да се регистрират по телефона или по факс, ако имате възможност да обработвате разписки за плащане с кредитна карта.
- Ако не приемате регистрация в интернет или по телефона, моля, създайте формуляр за кандидатстване в PDF формат и го качете на уебсайта. Информирайте участниците, че те могат да отпечатат формуляра, да го попълнят и да го изпратят с чек или доказателство за прехвърляне на имейл адреса на вашата компания.
- За да се регистрират участниците по -рано, предлагайте отстъпки за участниците, които извършват плащания поне един месец предварително. Цените на билетите са малко по -скъпи, ако участниците плащат на мястото на конференцията.
Съвети
- Попитайте оратора дали той или тя се нуждае от допълнително оборудване за презентацията, като сцена, телевизия, голям екран или компютър.
- Когато избирате меню за храна, уверете се, че има участници, които трябва да спазват диета от определени храни.
- Когато сравнявате разходите за наем, попитайте за цени на храна, вода, безалкохолни напитки и т.н. защото може да е много скъпо.
- Когато избирате стая, помислете за целта на конференцията и решете дали искате да използвате аудиторията или столове и маси за водене на бележки.
