Организирането на ефективна среща е необходимо, за да се подпомогне гладкото протичане на дейността на компанията или организацията. Срещите са възможност за координиране на работата, споделяне на информация, подобряване на екипната работа и ефективно постигане на целите. Ефективните срещи изискват добра подготовка, лидерство и делегиране на задачи. По време на срещата се опитайте да повишите мотивацията на участниците и да включите целия екип.
Стъпка
Част 1 от 3: Провеждане на срещи
Стъпка 1. Подгответе се за срещата възможно най -добре
На първо място, съставете дневен ред на срещата, съдържащ графика и темите, които ще бъдат обсъдени, и определете важните неща, които трябва да бъдат потвърдени преди края на срещата.
- Елате в заседателната зала навреме, защото мястото, където работите, ще повлияе на това как другите хора ви възприемат. Изчакването в заседателната зала 15 минути по -рано кара други хора да мислят, че сте по -малко продуктивни или искате да напуснете друга работа с извинението да отидете на среща.
- Изгответе фотокопие от дневния ред. Въпреки че можете да създадете дигитален дневен ред, подгответе и фотокопие от дневния ред, за да го направите по -лесен за използване.
Стъпка 2. Водете срещата
Когато ръководите среща, не забравяйте да покриете всички теми от дневния ред и да слушате какво имат да кажат всички участници по следните начини:
- Раздайте списъка с присъстващи. Срещата е средство за разпространение на информация в екипа и се превръща в възможност за дискусия, така че всеки да знае съответните си отговорности, така че да може да осигури очакваното изпълнение на работата. Разпространявайки списъка с присъстващи, вие знаете кой не е пристигнал, за да може да се свърже с тях и да се присъедини към срещата. Той също така показва, че информацията, която ще споделите на срещата, е важна.
- Използвайте дневния ред като ръководство, за да улесните всеки участник в срещата да се съсредоточи и да знае какво трябва да направи. Участниците в срещата могат да се редуват. Така че подготовката на дневния ред преди срещата ви прави по -съсредоточени, когато ръководите срещата.
Стъпка 3. Разработете работен план
Работният план е окончателното резюме, потвърждаващо работата, която трябва да се свърши след срещата, и е текущ план, който въздейства върху всички участници в срещата. Направете работен план съгласно следните инструкции:
- Определете някого като човек, отговарящ за конкретна цел. Назначеното лице не трябва да постига целта лично, защото той ще бъде ръководител на проекта, отговарящ за свързването на членовете на екипа, които трябва да бъдат включени, и подготовката на необходимите ресурси.
- Поискайте отчети за напредъка официално и неформално, така че назначеният персонал да докладва за работата, която е постигната за определен период от време.
Стъпка 4. Фокусирайте се върху темата според дневния ред на срещата
След като обсъдите една тема от дневния ред и проведете необходимите дискусии, представете обобщение на резултатите от дискусията, предоставете възможност да зададете въпроси, след което продължете срещата, като обсъдите следващата тема.
Стъпка 5. Определете графика за предстоящата среща
Обявете графика на следващата среща, когато всички се съберат, за да им бъде по -лесно да планират. По този начин сте информирали графика на срещата предварително, за да предотвратите сблъсък на графици.
Помолете членовете на екипа да предложат по имейл кои теми трябва да бъдат на дневен ред. След като срещата приключи, уведомете ги, че ще използвате същия дневен ред за следващата среща и помолете участниците в срещата да представят предложения за теми, които подкрепят постигането на целите на компанията/организацията
Част 2 от 3: Подготовка за срещата
Стъпка 1. Решете кой ще ръководи заседанието
Тази роля обикновено се възлага на мениджър, но можете да дадете възможност на членовете на екипа да водят срещи на отделите, така че по -късно да могат да ръководят срещи на по -високо ниво.
Стъпка 2. Поканете лектори
Ораторът е човек, който е поканен да присъства на среща по конкретна причина, тъй като има опит в управлението на човешките ресурси и други ресурси, така че членовете на екипа да постигнат най -добро представяне, включително да обяснят ефективно работните процеси и резултатите. В допълнение, той също е в състояние да даде съвети за предвиждане на непредвидени обстоятелства и увеличаване на ресурсите, ако е необходимо.
Стъпка 3. Определете правилния график на срещата
Когато задавате график, вземете предвид наличността на време и ограниченията на участниците. Например: всички участници могат да присъстват на следобедната следобедна среща, но не е подходящият момент за обсъждане на големи въпроси.
- За да могат всички членове на екипа да присъстват на предстоящата среща, първо помолете лицето по проекта, отговарящо за графика, и след това помолете всички участници да подредят съответните си графици според плана.
- Определете кой ще води протоколите и се уверете, че информацията за резултатите от срещата също се изпраща на отсъстващите участници.
Стъпка 4. Подгответе дневния ред на заседанието
Дневният ред на срещата трябва да съдържа поне списък с теми за обсъждане, делегиране на презентационни задачи и разпределение на време за обсъждане на всяка тема. Можете да подредите дневния ред на срещата според следните предложения:
- Потърсете информация от всички участници в срещата, като изпратите имейл най -малко 2 дни преди срещата. Имейлът е най -добрият инструмент за това, защото ще получавате искания в писмена форма.
- Направете дневен ред на заседанието, за да запишете всички теми за обсъждане, лекторите и разпределението на времето. Ако има заявка за тема, която се отклонява от общата тема, свържете се със съответното лице и го помолете да направи конкретна молба, която да бъде обсъдена на следващата среща.
- Направете реалистичен график. Обясненията и дискусиите, които отнемат 30 минути, не трябва да бъдат принуждавани да приключат за 15 минути. Направете график според нуждите и приключете срещата рано, когато всички теми са обсъдени.
Стъпка 5. Предложете правила за среща
Не е необходимо да създавате официални правила или да налагате санкции, но прилагането на правилата прави срещата да протича гладко и всеки може да изрази мнението си добре.
Посочете правилата, когато срещата се открие, като кажете: „За да спестите време, участниците могат да задават въпроси и да отговарят, след като ораторът приключи с изложението. Ако все още имате обратна връзка след изтичане на времето за дискусия, моля, изпратете ми имейл, за да го обсъдим допълнително."
Стъпка 6. Определете разделението на времето
Определете дневния ред на срещата, като определите колко време ще е необходим на всеки оратор и обсъдете всяка тема.
- Информирайте разделението на времето преди началото на срещата, така че всички участници да знаят кога могат да допринесат и да предотвратят случайни или изкривени дискусии.
- Като ръководство, позволете минимум 10 минути за обсъждане след обсъждане на определени теми.
Стъпка 7. Представете дневен ред на заседанието
Ден преди срещата изпратете дневния ред на всички участници, така че всеки да има фотокопие от графика и да знае целта на срещата. Освен това те също могат да ви уведомят, ако в дневния ред има невярна информация.
Стъпка 8. Изпратете напомняне
Преди да започнете първа или рутинна среща, изпратете напомняне час предварително, така че всички присъстващи да са навреме.
Част 3 от 3: Станете ефективен лидер на срещите
Стъпка 1. Бъдете добър лидер на срещите
Опитайте се да общувате с всички участници по време на срещата, така че целите на срещата да бъдат постигнати. Делегирайте отговорността за водене на срещи на поканени лектори за обсъждане на конкретни теми. Вие самият трябва активно да участвате по време на дискусията.
Стъпка 2. Информирайте работните цели, които са били и не са постигнати
Ако целта на срещата е да се обсъдят няколко цели, информирайте за постигнатия напредък и кой е отговорен за постигането.
- Ако има работен план, който не е напреднал от последната среща, попитайте защо.
- Ако това се дължи на липса на време или други ресурси, обсъдете решението с лицето, назначено да отговаря за проекта, или обсъдете въпроса подробно извън срещата.
Стъпка 3. Пренасочете вниманието, ако дискусията се отклонява от темата
Понякога дискусията губи път поради ентусиазма или разочарованието на участниците. Фокусирайте вниманието и пренасочете бездомните дискусии, като направите следното:
- Мислете за срещата като за мисия за събиране на факти. Дайте възможност на всеки участник да говори, за да съберете възможно най -много информация. Този метод също кара участниците в срещата да говорят последователно, включително тези, които обичат да доминират на срещата.
- Използвайте Cyberstorming, програма за електронна комуникация за споделяне на идеи в групи и може да се използва за неофициални срещи. Този метод предотвратява конкуренцията между членовете на екипа за желанието да бъдат чути, защото всички в групата могат да видят информация от други членове.
- Бъдете неутрални, ако някой от срещата обсъди тема извън дневния ред, например като каже: „Интересна идея, Боб! Можем да поговорим за това по -късно. " Много хора не осъзнават, че обсъждат неща, които се отклоняват от дневния ред на срещата, но ще дойдат при вас за обсъждане, ако въпросът е наистина важен.
- Контролирайте посоката на дискусията. В допълнение към участниците, които говорят твърде дълго, проблеми в срещата могат да възникнат, защото някой продължава да обсъжда теми, които са извън дневния ред. За да се преодолее това, първо се изслушайте какво той има да каже и след това предлагайте въпросът да бъде обсъден допълнително на следващата среща. Подчертайте, че срещата ще продължи да обсъжда темите, изброени в дневния ред.
- Водете личен разговор с човека, който доминира в срещата, и попитайте защо. Покажете загриженост, вместо да се дразните. Съсредоточете се върху това, което сте наблюдавали по време на срещата и му позволете да обясни поведението си. Предложете да му помогнете да спре да доминира на срещата.
Стъпка 4. Преминете към следващата тема по график
Практикувайте управление на времето, като бъдете категорични, не бъдете груби. Определянето на времето добре дава възможност на всеки участник да знае, че срещата все още продължава и дискусиите, които не са свързани със срещата, могат да бъдат продължени след приключване на срещата.
Не бързайте. Дори ако трябва да поемете контрола над ситуацията, срещата ще бъде по -малко полезна, ако дискусията се съкрати. Преди да се възобнови срещата, дайте възможност на участниците да задават въпроси или да предоставят информация. Уверете се, че всички членове на екипа се чувстват включени, вместо да се чувстват пренебрегнати
Стъпка 5. Подчертайте важната тема
Подчертайте основните цели, които трябва да бъдат постигнати, и връзката им с други цели, които подпомагат постигането на основните цели.
Обяснете на срещите участници, за да разберат обхвата на проекта, по който работят, и съответните им роли като важна част от единица
Стъпка 6. Ако е необходимо, помогнете с воденето на бележки
Преди да започне срещата, решете кой ще води протоколите. Ако е претоварен, подайте ръка за помощ или си правете бележки сами.
Стъпка 7. Изяснете в случай на неразбиране
След като всички теми са обсъдени, ръководителят на срещата ще направи обобщение, така че участниците да знаят резултатите от срещата и да задават въпроси, ако има още неща, които не са ясни.
Като ръководител на срещата, дайте подробни обяснения, така че всички участници да разберат резултатите от срещата
Стъпка 8. Преди да приключите срещата, предоставете подробно резюме
Лидерите, които са твърди при вземането на решения, ще предотвратят застоя и нерешителността, ще накарат служителите да работят усърдно и мотивирано, да реагират на промените и новата информация. Това може да се види от следните характеристики:
- Имайте ясни цели, за да сте сигурни, че има решение между решенията с фирмените/организационните цели и етиката.
- Грижи, като демонстрирате пример в живота и спазвате трудовата етика като основа за ефективно и ефикасно вземане на решения.
- Демонстрирайте прозрачност, а именно безкористност, като докажете, че решенията, които са от полза за компанията, дават възможност на всеки да се развива.
- Виждайки провала като възможност за учене, която ще бъде стъпка, за да можете да вземате по -добри решения. Когато нещо се обърка, решителният лидер е в състояние да разбере ситуацията.
- Комуникация открито и ефективно в съответствие с корпоративната/организационната култура за предотвратяване на несъответствия или противоречия при общуване с подчинени или началници.
