Имейлът е една от най -често срещаните форми на комуникация в съвременния свят. Знанието как да се представите на другите по имейл може да подобри вашата кариера и мрежа. Писането на кратък и ясен уводен имейл ще увеличи шансовете имейлът да бъде прочетен и читателят да се ангажира с вас. Избягвайте някои от по -често срещаните грешки, за да сте сигурни, че вашият имейл се отличава от останалите.
Стъпка
Метод 1 от 3: Силно стартиране на имейла
Стъпка 1. Уверете се, че темата на имейла е ясна
Получателите трябва да знаят очертанията на имейла, преди дори да го отворят. Уверете се, че е кратък; защото дългите неща могат да се усложнят. За въвеждащ имейл можете да напишете „Въведение - Вашето име“.
- Не забравяйте първо да запишете темата! Грешката, която често се случва, е да забравите да пишете за имейла.
- Мобилните устройства обикновено показват само около 25-30 знака в темата, така че не забравяйте да бъде кратък.
Стъпка 2. Отворете с бизнес поздрав
Не започвайте с „Здравей“или „Здравей“. Поздрави като този само ако вече познавате човека. Започнете с правилните бизнес поздрави. Избягвайте да използвате името на получателя.
- „За госпожица/сър/мадам“- Ако изобщо не сте сигурни в семейното положение на получателката, винаги използвайте госпожица, за да бъдете по -учтиви.
- „До заинтересовани страни“- Този поздрав трябва да се използва само ако не сте сигурни кой ще получи съобщението.
Стъпка 3. Представете се
Първото изречение трябва да се представи на получателя. Това им позволява да свържат името с останалата част от имейл съобщението.
- "Аз …"
- Дайте заглавие, ако има такова. Ако имате няколко степени, просто изберете най -важната или подходяща.
Метод 2 от 3: Поддържане на кратките имейли
Стъпка 1. Обяснете как можете да получите имейл адреса на получателя
Кажете на получателите как сте намерили тяхната информация за контакт. Това помага да покажете, че следвате правилния път за достигане до тях.
- „Вашият офис мениджър ми даде този имейл адрес“
- „Намерих този имейл адрес на вашия уебсайт“
- "Толкова и така и така казах, че трябва да ти се обадя"
Стъпка 2. Говорете за последния път, когато се видяхте (ако има такъв)
Събуждането на нечия памет ще създаде повече ангажираност.
- „Говорихме за кратко на конференцията миналата седмица“
- „Говорихме по телефона вчера“
- "Видях презентацията ви на …"
Стъпка 3. Споделете общи интереси
Това ви помага да се свържете с получателите си и прави бизнес имейла ви по -малко стилен. За да определите общи интереси, можете да направите малко проучване върху получателя на имейла. Вижте също Facebook, Twitter и LinkedIn.
- Уверете се, че сте казали къде сте намерили този общ интерес, в противен случай бихте могли да ви възприемат като преследвач.
- Ако е възможно, запазете съдържанието на имейла, свързано с бизнес, свързан с общ интерес, като например нещо във вашата област или споделена професионална страст, която искате да споделите.
Стъпка 4. Дайте причини, с които искате да се свържете
Не чакайте твърде дълго, за да стигнете до сърцевината на имейла. Никой няма да прочете имейл още няколко параграфа, преди да стигне до точката на вашия имейл. Обяснете ясно и сбито какво искате и защо се свързвате с човека. Ако питате за съвет или отправяте друго искане, уверете се, че заявката е добре управлявана, особено ако това е първият ви контакт.
- „Интересно ми е да науча повече за…“
- „Бих искал да се срещна с вас, за да обсъдим …“
- "Искам вашето мнение за …"
Стъпка 5. Уверете се, че вашият имейл е фокусиран върху една тема
Изкривен имейл ще накара получателя да загуби интерес или да забрави защо сте изпратили имейла. Поддържайте уводен имейл прост и питайте само едно получателя.
Метод 3 от 3: Прекратяване на имейла
Стъпка 1. Благодарете на получателя за отделеното време
Четенето на цял имейл изисква известна сериозност, така че не забравяйте да благодарите на получателя, че отдели време да го прочете. Тази проста любезност ще подобри драстично настроението на получателя и ще увеличи шансовете ви да получите отговор.
- „Оценявам, че отделихте време да прочетете този имейл.“
- „Благодаря ви, че отделихте време от графика си, за да прочетете това.“
Стъпка 2. Подгответе призив за действие
Помолете получателя да отговори на имейл, да се обади, да помисли за вашето предложение или нещо друго, за да го включи. Друг начин за увеличаване на връзката е да задавате въпроси.
- „Обади ми се, когато имаш свободно време“
- „Да се видим скоро за обяд“
- "Какво мислите за…?"
- "Очаквам с нетърпение вашия отговор"
Стъпка 3. Прекратете имейла
Когато приключвате професионален имейл, не забравяйте да благодарите по сбит начин. Един прост последен поздрав ще запази имейла професионален, но все пак ще изрази благодарността ви.
- "За разбирането",
- "Благодаря ти",
- "Поздрави",
- Избягвайте да казвате „Поздрави и поздрави“, „Искрено“, „Наздраве!“, „Поздрави за мир“, „Благодаря за вниманието“.
Стъпка 4. Включете подпис
Ако не сте конфигурирали вашата имейл услуга да включва подпис, не забравяйте да завършите имейла с вашето име, заглавие и информация за контакт. Не претоварвайте този раздел с пет телефонни номера, два имейл адреса и три уебсайта. Нека бъде просто, така че получателят да знае най -добрия начин да се свърже отново с вас. Избягвайте да включвате цитати в подписа си.
-
-
- Джо Смит
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Стъпка 5. Проверете правописа на имейла
Преди да кликнете върху бутона „Изпращане“, отделете малко време, за да прочетете имейла си няколко пъти и да коригирате всички грешки, които откриете. Този имейл вероятно ще бъде първият ви контакт с получателя, така че не забравяйте да оставите най -доброто впечатление. Правописни и граматически грешки незабавно ще направят имейлите ви да изглеждат много по -малко професионални.
