Писането на приятелски имейли с напомняния може да бъде трудно. Не искате да изглеждате натрапчиви или нетърпеливи, но съобщението ви трябва да бъде пренесено. Използвайте приятелски тон в имейли с нежни поздрави и изрази. Включете причината, поради която изпращате имейла с напомняне, така че получателите да знаят какво искате. Уверете се, че няма грешки в имейла, така че не само да изглеждате приятелски, но и професионални.
Стъпка
Част 1 от 3: Използване на приятелски тон
Стъпка 1. Поздравете получателя
В бизнес ситуация може да „трябва“да използвате официален поздрав, например „Уважаеми“. Все по -често обаче се използва персонализиран имейл. Някои поздрави по имейл, които могат да помогнат за създаването на приятелски тон, включват:
- Здравейте!
- Здравей приятел
- Отдавна не сме се виждали
- Хей!
Стъпка 2. Намерете връзката си с получателя
Ако се фокусирате само върху напомнянето, съобщението ви ще изглежда студено. Намеква за лични отношения с получателя, като включва фрази, които отразяват приятелства и споделен опит. Това включва:
- Как е училището?
- Здравей приятел как си?
- Миналия уикенд беше толкова забавен.
- Кога за последен път говорихме, преди месец?
- Последното ни пътуване беше наистина забавно! Трябва да го направим отново.
Стъпка 3. Прецизирайте изражението си
Това е особено важно за напомнящата част на имейла. Ако не сте контактували с получателя от дълго време, най -добре е да се извините или да предоставите извинение само да му се обадите, за да му напомня. Някои примери за фини изрази включват:
- Знам, че отдавна не сме говорили, но исках да ви напомня за …
- Появата на ново бебе ме държеше зает, току -що се сетих да ви напомня …
- Знам, че сте заети, така че не искам да ви безпокоя, но исках да изпратя напомняне …
Стъпка 4. Бъдете учтиви
Ако напомнянето е важно, може да ви се стори натрапчив. Не забравяйте, че получателят е зает с живота си. Винаги казвайте „моля“и „благодаря“с подходящи изрази. Може да искате да включите учтиви фрази като:
- Съжалявам, че ви притеснявам, но исках да се уверя…
- Моля, отговорете на този имейл възможно най -скоро …
- Благодарим ви, че отделихте време да прочетете и да отговорите на този имейл с напомняне. Аз наистина го оценявам.
- Очаквам вашия отговор.
Част 2 от 3: Изисквания за листинг
Стъпка 1. Използвайте заглавия на колони
Не е необходимо да пишете интелигентна колона за заглавие. Заглавията на колоните, които са ясни и недвусмислени, ще бъдат по -полезни. По този начин получателят може да разбере целта на имейла с един поглед. Някои общи избори за приятелски имейли с напомняния включват:
- Проверете
- Бързо напомняне за…
- Предстоящи пътувания/събития.
- Преброяване на участниците в пътуването/събитието.
Стъпка 2. Не забравяйте да включите напомняне
Когато се опитвате толкова много да бъдете учтиви и приятелски настроени, може да забравите нещо важно, например напомняне. Напишете напомняне за пакет в началото на имейла, след поздрава и изречение за лична връзка. Например:
- "Здравей приятел, Не сме говорили отдавна, Бен. Как са жена ти и децата ти? Жена ми и детето ми ме държаха заета, но исках да ви попитам за …”
-
„Здравей!
Бабо, отдавна имах намерение да изпратя това съобщение. Съжалявам, че съм твърде зает. Искам да напомня на баба за нашия обяд …”
Стъпка 3. Използвайте кратък език
Вярно е, че учтивият език изисква по -дълги изречения. Например фразата „Работете по -усилено“би била по -учтива, ако напишете „Би било по -добре да работите по -усилено.“Докато учтиви, дългите изречения могат да направят фокуса на имейла ви неясен.
Използвайте по -проста структура за имейлите си. Може би нещо подобно: Поздрав (отваряне) → Лични отношения → Напомняне → Затваряне на поздрав (затваряне)
Стъпка 4. Редактирайте ненужната информация
За всяко изречение и част от изречението се запитайте: „Това необходимо ли е?“В някои случаи „необходимо“може да има широко значение като „Това е необходимо, за да не звучи студено моят имейл“. Премахнете ненужните части от имейла.
Като цяло наречия (като „много“, „много“, „наистина“, „веднъж“и „разбира се“) могат да бъдат премахнати, за да направят имейла ви по -кратък
Стъпка 5. Завършете имейла със заключителен поздрав
„Благословения“означава да кажеш „сбогом“. Заключителният поздрав включва изрази като „Поздрави“, „Искрено“, „Искрено“и „Поздрави“. Вашият подпис трябва да бъде написан след приветственото заключение. Един общ затварящ поздрав като този може да изглежда официален. Може да искате да опитате нещо като:
- твоя приятел
- твоя приятел
- изпратете поздрави за успех
- Приятен ден
- твой ред
- Очаквам отговора ти с нетърпение
Част 3 от 3: Уверете се, че няма грешки в имейла
Стъпка 1. Проверете отново имейла си
Дори преглеждането на имейл веднъж или два пъти ще намали всички основни грешки, които могат да се появят, докато ги пишете. След като съставите имейла си, проверете отново правописа и граматиката в имейла си.
- Много доставчици на имейли имат функции за проверка на правописа и граматиката. Качеството на функцията зависи от имейл доставчика. В някои случаи тази функция може да не е много точна.
- Не забравяйте да проверите полетата за заглавие, поздрав и затваряне (затваряне). Вероятно ще забравите за това и просто ще се съсредоточите върху съдържанието на имейла.
Стъпка 2. Прочетете имейла на глас
Ако пишете важен имейл или искате да изглеждате учтиви и приятелски настроени към някого, прочетете имейла си от началото до края на глас. Звучи ли като разговор? Ако е така, вашият имейл е готов за изпращане.
Препишете изречения или пасажи, които звучат неудобно. Използвайте най -добрата си преценка, когато оценявате това. Всеки човек ще има различен поглед в зависимост от това как говорите
Стъпка 3. Накарайте някой друг да прочете имейла ви
За важни комуникации, като бизнес цели, може да поискате някой друг да провери имейла с напомняне, преди да го изпрати. Ако вашият имейл е кратък, обикновено отнема само кратко време и е лесно да забележите дори най -малките грешки.
- Проверете услугите за онлайн съобщения. Изпращайте имейли на приятели онлайн и задавайте въпроси от рода на: „Здравей, можеш ли да прочетеш краткия имейл, който трябва да изпратя? Няма да отнеме много време."
- Не забравяйте винаги да благодарите на всеки, който чете имейла ви. В края на краищата те ви помагат.
