Писмо с плътен префикс може да остави голямо впечатление на получателя. Понякога може да е трудно да съставите начално писмо и какво да кажете в първите няколко реда, независимо дали става въпрос за лично писмо, бизнес писмо или писмо за кандидатстване за работа. Ако трябва да научите правилния формат на писмото или да измислите запомнящ се начин да започнете писмо, има някои специфични правила и стратегии, които могат да ви помогнат.
Стъпка
Метод 1 от 3: Стартиране на лична поща
Стъпка 1. Напишете адреса си в горния десен ъгъл на страницата
За лични писма, поставете адреса в горния десен ъгъл на писмото. Тази подредба улеснява получателя да отговори на вашето писмо, тъй като не трябва да търси адреси или да запазва пликове.
Няма нужда да въвеждате името си в полето за адрес. Просто напишете пълния адрес или пощенската кутия на първия ред, след това напишете града и пощенския код на следващия ред
Стъпка 2. Включете датата след адреса
Датата е много важна за включване, така че получателят да знае кога сте написали писмото. Наличието на дата също е много полезно, ако получателят иска да запише получените писма за по -късно организирани по дата. Поставете датата след адреса.
Първо напишете датата, след това месеца и годината. Например, 22 април 2016 г. За букви на английски език това означава използване на подходящия формат за дата, започващ от месеца, след това датата и годината, както следва, „22 април 2016 г.“
Стъпка 3. Поздравете получателя
След това изчистете един ред и започнете да пишете отляво на страницата. Започнете лично писмо с „Уважаеми“или „Скъпи.“, Или друг подходящ личен поздрав. След това напишете името на получателя и запетая.
Помислете как обикновено се обаждате на получателя, когато говорите лично. Например, можете да поздравите с „Скъпа Стефани“, „Скъпа. Г -н Томпи “, или„ Скъпа баба “, в зависимост от обичайния ви поздрав
Стъпка 4. Задавайте въпроси
За лични писма, като например до приятели или семейство, префиксът на въпрос е често срещан подход. Можете да започнете писмото с въпрос, за да проявите интерес към дейностите или новините на получателя.
Например отворете писмо с въпроса „Как си?“или „Как беше новото ти училище?“или "Баба по -добре ли е?"
Стъпка 5. Покажете, че се интересувате от нещо, което получателят е казал или направил
Друг начин да започнете лично писмо е да изразите интерес към съдържанието на предишното писмо на получателя, като скорошно постижение, вълнуваща ваканция или проблем, който той или тя има.
Например, можете да напишете „Поздравления за наградата“или „Прекарахте страхотен празник“или „Съжалявам да чуя за неприятното ви преживяване в училище“
Метод 2 от 3: Започване на бизнес писмо
Стъпка 1. Запишете адреса си
Пълният адрес трябва да бъде поставен над буквата. Не поставяйте името си пред адреса, но не се колебайте да включите вашия имейл адрес и/или телефонен номер под пощенския адрес, ако предпочитате.
Можете да поставите адреса от лявата или дясната страна
Стъпка 2. Въведете датата
След като запишете адреса и друга желана информация за контакт, прескочете ред и включете датата. Напишете пълната дата с месец и година.
Например 22 април 2016 г. “
Стъпка 3. Поставете адреса на получателя от лявата страна
Името и пълният адрес на получателя трябва да бъдат изписани в лявата част на страницата с бизнес писмо. Поставете адреса след датата, разделен с един ред.
Прескочете отново един ред след адреса. Първият поздрав („Уважаеми.“Или „Към засегнатото лице“) се поставя на следващия ред
Стъпка 4. Определете дали поздравът „Уважаеми” е подходящ за вашите цели
Поздравът „Уважаеми“е стандартният отвор с английски букви и често се използва и с индонезийски букви, но не винаги е подходящ. Например „Скъпи“изглежда много лично за писмо за жалба или бизнес кореспонденция.
- Помислете на кого е адресирано писмото и дали използването на „Уважаеми“е подходящо за вашите цели. Ако искате да опознаете по -добре получателя, например да сформирате екип за проект, може би може да се използва „Скъпи“.
- Ако не ви е удобно, забравете раздела за поздрави и отворете директно писмо с името и заглавието на получателя. Например, просто напишете „Mr. Prihantoro“и продължете с началния ред.
- Като алтернатива използвайте „За кого има значение“, но това се чувства по -далечно и много официално. Използвайте тази начална фраза само ако не знаете името на получателя.
Стъпка 5. Помислете как бихте поздравили получателя
Преди да напишете името на получателя, помислете как най -добре да го поздравите. В повечето случаи служебно писмо трябва да се обръща официално към получателя, като например използването на неговото заглавие. Можете също така да разгледате как получателят ви поздравява в писмото си и връзката ви с него.
- Помислете за заглавието и позицията на получателя. Ако получателят има специална степен или позиция, посочете го. Например, за писмо до лекар, започнете писмото с „Уважаеми. Д -р Джон". Общо взето, започнете писмото с: „Скъпи. Генерал Виранто ". Хората, които имат докторска степен или LLD в края на името си, също трябва да бъдат адресирани като Dr.
- Проверете отново пощата, на която сте отговорили. Ако вашето писмо е написано за отговор на друго писмо, проверете как сте адресирани, за да решите как да поздравите получателя. Например, ако писмото, което получавате, започва с „Уважаеми. Г -жо Йохана ", означава, че трябва да започнете и с„ Уважаеми. Г -н/г -жа/г -н _”.
- Помислете колко добре познавате получателя. Можете също така да вземете предвид нивото на отношения с получателя, за да определите поздрава в писмото. Обикновено поздравяваш ли по име? Или използвате заглавие, когато го поздравявате? Не забравяйте, че дори и да сте се обаждали по име в миналото, това може да е твърде неформално в бизнес писмо. Ако се съмнявате, изберете официално, например г -н/г -жа/д -р.
Стъпка 6. Използвайте приятен тон
Който и да е получателят, винаги използвайте приятен тон, за да увеличите вероятността получателят да се отвори за вашето съобщение. Дори да напишете жалба или друга неприятна нужда, никога не започвайте писмо с груба дума или искане. Вместо това изразете добри пожелания за получателя или го поздравете за постиженията му.
Например, ако искате да започнете с приятелска бележка, кажете „Надявам се, че сте добре“или „Поздравления за повишението ви“
Стъпка 7. Посочете вашите изисквания
Бизнес писмото трябва да започне с приятелско начало, но също толкова важно е да посочите ясно и директно намерението на вашето писмо. Можете да кажете причината за писмото, като използвате общ шаблон като „Ето ме…“
Можете да персонализирате началното изречение, за да отговаря на различни нужди. Например, започнете писмо с думите: „С настоящото декларирам, че имаме общи интереси“или „По този начин подавам жалба“или „С настоящото предлагам партньорство между нашите компании“
Метод 3 от 3: Стартиране на писмо за кандидатстване за работа
Стъпка 1. Използвайте формата на служебното писмо, за да напишете адреса и да поздравите получателя
Писането на писмо за кандидатстване за работа може да използва същите правила като бизнес писмо.
- Напишете адреса си горе вдясно или вляво. Не включвайте името, а само адреса.
- Въведете вашия имейл адрес, личен адрес на уебсайт и/или телефонен номер на следващия ред.
- Пропуснете един ред.
- Включете датата с месеца, изписан с букви. Например, 22 април 2016 г.
- Прескочете още един ред.
- Напишете поздрав, например „Скъпи“. или „На заинтересованото лице“.
Стъпка 2. Включете обобщение на вашите постижения
Можете да започнете мотивационното си писмо с нещо просто, например „Заявявам за позиция X“. Ако обаче искате малко по -различен подход, можете да започнете с обобщение на най -добрите си постижения. Това резюме може да привлече вниманието на мениджъра по наемане и да увеличи шансовете ви за интервю.
Например, започнете с: „През последните пет години удвоих продажбите си и разширих обхвата си до най -близките три провинции.“Можете също така да продължите с опит, образование, специализирано обучение и други квалификации, които съответстват на позицията, за която кандидатствате
Стъпка 3. Изразете ентусиазъм
В писмото за кандидатстване за работа страстта, която се поставя на хартия, също може да увеличи шансовете за интервю. Мениджърите за наемане може да са впечатлени от вашата отдаденост на работата.
Например „Бях развълнуван, когато видях тази обява за работа, защото съм голям фен на вашата компания.“След това обяснете какво харесвате в компанията, защо сте толкова отдадени на работата и защо сте подходящи за работата
Стъпка 4. Въведете съответните ключови думи
Ключовите думи могат да ви помогнат, ако ще се състезавате с много хора. Споменаването на ключови думи в началото на писмото може да увеличи шансовете кандидатурата ви да бъде забелязана, особено ако тези ключови думи показват, че сте подходящ кандидат.
- Добрите ключови думи, които трябва да включите, са тези, споменати в работата, като например специфични умения или опит, които имате. Например започнете мотивационното си писмо с: „В петгодишния си опит като мениджър продажби изнасях редовни презентации, разработвах успешни стратегии за продажби и написах много сценарии за продажби за служителите.“
- Можете също да посочите името на лицето, което ви е насочило длъжността. Името може да привлече вниманието на мениджъра по наемане и да гарантира, че ще получите интервю. Например: „Научих за тази свободна длъжност от ръководителя на нашия отдел, д -р. Сусанто ".
