Поредица от съвети трябва да могат да помогнат на читателя да свърши нещата бързо, ефективно и успешно. За да напишете инструкции, трябва да запишете всички необходими подробности. Ако забравите нещо или направите грешка, читателите ви ще се объркат. Използвайте следните указания, за да напишете набор от инструкции.
Стъпка
Част 1 от 4: Подготовка за писане на инструкции
Стъпка 1. Запознайте се с вашите читатели
Първото нещо, което трябва да направите, преди да напишете олово, е да опознаете читателя си. За кого пишете това ръководство? Вашите читатели експерти ли са или миряни? Познаването на вашите читатели ще ви помогне да изберете думите си, да структурирате уликите си и да определите колко подробности трябва да предоставите.
- Например, ако обяснявате как да печете хляб на професионален готвач, не е нужно да обяснявате как да сгънете тестото, защо е важно да поставите яйцата на стайна температура или разликата между универсалното брашно и самоиздигащо се брашно.). Ако обяснявате това на някой, който не знае как да готви, определенията и обясненията наистина могат да им помогнат да направят страхотна торта.
- Ако искате да сте в безопасност, просто приемете, че вашите читатели са обикновени хора. По този начин вашите инструкции ще бъдат ясни и лесни за изпълнение.
Стъпка 2. Определете необходимото оборудване
Преди да започнете, трябва ясно да посочите какво е необходимо, за да изпълните инструкциите правилно. Това може да бъде под формата на списък на необходимите материали или списък на оборудването.
Стъпка 3. Извършете процеса
Един от начините да напишете ясни инструкции е да проследите сами процеса. По този начин можете да запишете конкретни стъпки. Ако просто се опитвате да го запишете въз основа на това, което си спомняте, може случайно да забравите нещо. След това можете да помолите някой друг да извърши процеса въз основа на това, което сте написали. Поискайте обратна връзка от тях. Попитайте дали някои стъпки са объркващи или неясни.
- Внимавайте да не забравите нищо. Ако пропуснете важна стъпка, вашите читатели ще бъдат невъзможни да завършат успешно процедурата. Освен това трябва да се уверите, че стъпките са в правилния ред.
- Например, ако сте написали: „Смесете съставките с миксер. Поставете ги във фурната на 121 градуса “, читателите вероятно ще предположат, че те също трябва да поставят смесителната си купа във фурната.
Част 2 от 4: Инструкции за писане
Стъпка 1. Пишете кратко и сбито
Ефективните инструкции винаги се пишат сбито и сбито. Не използвайте дълги, сложни абзаци. Просто използвайте кратки и ясни изречения, куршуми и снимки или реквизит.
Стъпка 2. Използвайте активния глагол
Инструкциите винаги трябва да използват активни глаголи и описателни думи. Започнете представата си с глагол. Това дава на читателя едно ясно действие, което трябва да предприеме. Всяка стъпка трябва да бъде написана под формата на командно изречение.
- Когато предоставяте определения или обяснения, използвайте описателен език възможно най -ясно.
- Например, кажете „Добавете две яйца“вместо „Две яйца трябва да се добавят към тестото за торта“.
Стъпка 3. Запишете само необходимата информация
Когато записвате допълнителна информация, уверете се, че добавяте само необходимото. Запитайте се: „Трябва ли читателите да знаят тези определения, за да разберат уликите?“или „Нуждаят ли се читателите от този съвет, за да завършат процедурата правилно?“
Не добавяйте ненужна информация. Това само ще обърка читателите ви и ще ги затрудни да следват указанията
Стъпка 4. Говорете с вашите читатели
Когато пишете указания, трябва да говорите директно с читателите си. Направете това, като използвате думата „вие“. Това ще помогне лично на читателя през стъпките.
Стъпка 5. Пишете ясно и конкретно
Когато пишете инструкции, трябва да сте възможно най -конкретни. Опишете какво точно трябва да направят. Това включва по какъв начин трябва да завъртят гаечния си ключ, на колко метра трябва да изминат или каква трябва да е текстурата на тортата, когато приключи.
- Запишете правилно измерванията. Ако читателят трябва да изреже 1,6-сантиметрова дъска, запишете я.
- Например, ако показвате как да печете торта, не чакайте до стъпка четвърта, за да кажете: „Преди да смесите съставките, пресейте брашното и сложете яйцата на стайна температура“.
Стъпка 6. Използвайте маркери за последователност и времеви връзки
Свързването на думи ще ви помогне да свържете една стъпка към следващата, както и да свържете идеите в писането си. При писане на подсказки ще използвате маркери за последователност и времеви връзки. Това ще помогне на читателя да разбере инструкциите стъпка по стъпка.
Някои от често използваните съюзи са: първо, след, след това, след това, последно и преди това
Част 3 от 4: Съставяне на съвети
Стъпка 1. Напишете въведение
Преди да започнете да обяснявате подробно инструкциите, трябва да дадете на читателя кратко въведение. Това въведение обяснява какво ще научи читателят в инструкциите, както и очертава процедурата. Това въведение трябва да бъде написано на ясен и прост език.
- Запишете целта на инструкциите, кой трябва да прочете тези инструкции и какви условия ще изискват процедурите, изброени тук.
- Можете също да добавите това, което не е включено в тази процедура.
- Тук можете да въведете основна информация.
- Във въведението можете също да споменете всички важни предупреждения или информация, от които се нуждае читателят, преди да започне процеса. Но не забравяйте, че повечето хора ще пропуснат това въведение, така че не включвайте нищо важно, което не сте обхванали другаде.
- Например, „Тези инструкции обясняват как да се пече шоколадова торта. Първата част обяснява как да се смесват сухи и мокри съставки, а втората част обяснява как да се готви правилно."
- Подредете стъпките в хронологичен ред. Инструкциите трябва да бъдат написани в определен ред. Стъпките трябва логично да следват една друга. Стъпка 1 трябва да бъде завършена, преди читателят да може да премине към стъпка 2. Тази подредба е важна при писане на инструкции.
- Ако редът наистина няма значение, първо избройте най -важните.
Стъпка 2. Подредете стъпките според това какво да направите първо
Инструкциите се състоят от поредица от взаимосвързани стъпки. Преди да започнете да пишете инструкции, трябва да определите кои стъпки да предприемете първо. Това означава, че трябва да решите кой да направите първо, за да свършите цялата работа.
Например, ако печете торта, ще трябва да загреете фурната предварително, да смесите съставките и да направите пудра захар, преди да можете да завършите тортата
Стъпка 3. Споделете инструкциите в конкретни стъпки
Повечето инструкции трябва да се състоят от няколко стъпки, които трябва да бъдат изпълнени, преди процедурата да приключи. Разделянето на вашето ръководство на раздели за всяко действие ще направи инструкциите ясни за читателя.
- Например, ако ремонтирате кола, трябва да направите много, преди да започнете работа по двигателя. Ще трябва да повдигнете колата, да премахнете други части от колата си или да премахнете капаците. Всяко от тези действия изисква свои инструкции. Трябва да разделите всяко действие на определени части със собствен набор от инструкции.
- Тези секции, подобно на стъпките, трябва да бъдат подредени в определен ред. Не можете да свалите капака на двигателя, преди да повдигнете автомобила или да премахнете други части на капака. Тези раздели трябва да бъдат подредени според това, което трябва да бъде завършено първо.
- Опитайте се да запазите всяко действие, състоящо се само от 10 стъпки. Ако има повече от 10 стъпки, разделете ги на секции или други стъпки.
- Това помага на читателите да повтарят и наблюдават напредъка си. Те могат да определят кога успешно са завършили раздел. Освен това, ако допуснат грешка, те биха могли да отстъпят и да я поправят, без да се налага да преправят цялата улика.
Стъпка 4. Обозначете всяка стъпка ясно
За да помогнете на читателите да разберат инструкциите, ясно маркирайте всеки раздел. Заглавието на всеки раздел трябва да даде представа какво ще се прави в този раздел. Читателите трябва да разберат действието, което ще изучават, преди да започнат да го изучават.
Стъпка 5. Напишете една стъпка в едно изречение
Присъдите трябва да са кратки и да включват само една стъпка. По този начин ще разделите задачата, която трябва да се извърши, на конкретни действия, вместо да създавате една стъпка, състояща се от много действия.
Ако една стъпка е свързана с друга и трябва да бъде завършена заедно, опишете я в правилния ред в същото изречение. Например „Преди да излеете тестото в тигана, намажете тигана със спрей за готвене“или „Намажете тигана със спрей за готвене, след което изсипете тестото в тигана“
Стъпка 6. Уверете се, че стъпките, които записвате, могат лесно да се следват и наблюдават
Важен ключ към писането на ръководства е да помогнете на читателите си да следят напредъка им. Запишете стъпки, които могат да им помогнат да видят дали правят всичко правилно. Форматът може да бъде нещо подобно: „Когато имате _, резултатът ще изглежда като _“.
Например, „След като тортата е готова, залепете клечка за зъби в средата. Ако клечката за зъби е все още чиста, след като я извадите, тортата е напълно готова."
Стъпка 7. Запишете алтернативните стъпки
За определени стъпки може да има няколко начина да направите едно и също нещо. Не забравяйте да обясните различните начини.
- Ако има определени условия, които правят някои методи по -подходящи, не забравяйте да ги обсъдите.
- Ако даден метод е по -лесен, по -евтин или ефективен, не забравяйте да го обясните.
Стъпка 8. Използвайте стъпкови деца, ако е необходимо
За някои процедури може да се наложи да разделите стъпка на няколко детски стъпки. Стъпкови деца трябва да се използват само ако действието е твърде малко, за да бъде само една стъпка. Стъпковите деца помагат да се раздели стъпка на няколко части.
Напишете допълнителна информация за децата на стъпките. Допълнителна информация като тази обяснява по -подробно стъпката, като например как ще изглежда текущият елемент преди и след нея или защо стъпката е важна
Стъпка 9. Запишете предупрежденията и условията в началото
Ако има неща, които читателят трябва да знае, направи или разбере, преди да започнете, уверете се, че сте ги казали в началото.
Стъпка 10. Предвиждайте проблеми
Помислете за области, в които читателите могат да се сблъскат с проблеми, и след това направете предложения за справяне с тези проблеми. Можете също така да предоставите примери за проблеми, които могат да възникнат, ако не направят стъпка правилно.
Тази стъпка е много важна. Ако сте направили инструкциите сами, ще знаете кои части може да причиняват проблеми. Ето защо е толкова важно да преминете през процеса, докато записвате инструкциите
Стъпка 11. Попълнете инструкциите
Това е много важно. Някои от уликите не са завършени, когато последният пирон е на мястото си или когато тортата е извадена от фурната. Помислете какво още трябва да направят читателите. Ако все още можете да мислите: „И какво сега?“, Това означава, че все още имате да добавите още стъпки.
Част 4 от 4: Попълване на съвети
Стъпка 1. Задайте формата на подсказка
Когато пишете инструкции, уверете се, че сте задали ясно формата. Това ще помогне на читателя да разбере как да прочете правилно инструкциите ви, без да се обърка.
- Използвайте заглавия, за да маркирате всяка част от следата.
- Използвайте числа, когато записвате стъпките в реда им.
- Използвайте точки, за да запишете алтернативни стъпки, допълнителна информация или всичко друго, което попада под стъпка.
- Визуално разделете стъпките. Добавете празни интервали между стъпките, за да изглеждат различно.
Стъпка 2. Изберете ефективно заглавие
Заглавието трябва да предоставя преглед на описаното във вашето ръководство.
Например „Инструкциите за печене на шоколадова торта без яйца“са много по -ясни от „Шоколадова торта“
Стъпка 3. Използвайте снимки и диаграми, ако е необходимо
Някои улики изискват диаграми, снимки, таблици или други визуализации, за да помогнат на читателя да разбере какво се обяснява. Добавете визуализации като тази, ако е необходимо. Визуализациите трябва само да повтарят идеите, съдържащи се в писането, а не да предоставят нова информация, защото това е само допълнителен материал.
