Архивирането по азбучен ред е начин за организиране на документи, които са важни както в личния, така и в професионалния живот. Азбучното архивиране ви позволява бързо да намирате и възстановявате отделни файлове. Това гарантира, че всички документи са защитени и винаги под ръка. Има много правила за подаване по азбучен ред на индонезийски, за да се поддържа разумна система за подаване.
Стъпка
Част 1 от 2: Архивиране по азбучен ред
Стъпка 1. Решете коя азбучна система да използвате
Въпреки че може да изглежда просто, азбучната система за подаване има няколко възможности за избор. Трябва да изберете една система и да я прилагате последователно.
- Подаването по буква по буква се основава на всяка буква във всяка дума в реда, в който се среща, и игнорира интервалите между думите.
- Архивирането дума по дума се извършва чрез сортиране на всеки файл въз основа на първата буква от всяка дума в ред.
- Подаването на единица за единица взема предвид всяка дума, съкращение и начална и ги сортира. Това е системата, която обикновено се препоръчва да бъде внедрена.
Стъпка 2. Групирайте файловете
След като имате всички файлове, които трябва да архивирате, решете как да ги групирате заедно. Можете да използвате формат на речника, където всичко е сортирано по азбучен ред, независимо от вида на файла или файловете в него. Можете също да използвате формата на енциклопедия, където групирате файлове по тип или предмет и след това ги сортирате по азбучен ред.
Ако имате различни видове файлове за архивиране (разписки, данъчни фишове, писма и т.н.), препоръчваме да използвате формата на енциклопедия. Първо групирайте файловете по тип, след това ги сортирайте по азбучен ред. Използвайте рамка или цветен код за разделяне на документи
Стъпка 3. Индексирайте архивираните файлове
Индексирането е групиране на всяка секция от заглавието на файла в подходящи единици. За да индексирате файлове, преди да бъдат архивирани, трябва да разделите елементите на всяко име на файл и да създадете ново име, което е коригирано по азбучен ред и различно от името по подразбиране. Като пример:
- Да речем, че трябва да индексирате и архивирате следните файлове: статия за anoa, озаглавена „Поведение при хранене с Anoa“, биография на водещия експерт по аноа, Jasmin A. Dahlia, и рекламна брошура за аноа изложба в зоопарка в Джакарта.
- Биографията на Jasmin A. Dahlia е индексирана като „Dahlia, Jasmin A.“, тъй като при подаването фамилното име трябва да е първо. Така файловете се архивират в буквената група „D“.
- Ако изберете метод за класификация, като речник, статията „Поведение при хранене с Anoa“трябва да бъде индексирана съответно. Съответно го архивирайте в буквената група „P“(за „Поведение“).
- В противен случай можете да индексирате „Anoa Eating Behaviour“като „Anoa, Eating Behaviors“, ако използвате форматиране в енциклопедия, вместо просто да архивирате файлове, свързани с anoa. След това този файл се архивира в буквената група „А“.
- Рекламна брошура може да бъде индексирана като „Аноа, изложба (Джакарта зоопарк)“, ако предвидите, че ще има много материали на изложбата аноа. Например можете да индексирате друг файл като „Аноа, изложба (зоопарк Бандунг).
- В противен случай рекламната брошура може да бъде индексирана като „Джакарта зоопарк, (изложба Anoa)“, ако очаквате да получите няколко файла, свързани с зоопарка в Джакарта, или ако искате да използвате групиране във формат на енциклопедия по файлове по географско местоположение.
Стъпка 4. Сортирайте файловете по азбучен ред според тяхното индексно име
Общото правило за подаване по азбучен ред е да подреждате файлове от A (първи) до Z (последен). Използвайте специалната информация, за да определите разграничението и реда, така че да можете да разделяте файловете. Като пример:
- Поръчката, индексирана в предишната стъпка, може да бъде нещо подобно (в зависимост от използваната система): „Dahlia, Jasmin A.“, „Zoo Jakarta (Anoa Exhibition)“и „Anoa Eating Behavior“ИЛИ „Anoa, изложба (Джакарта) Zoo)) “,„ Anoa, Eating Behavior “и„ Dahlia, Jasmin A. “.
- Файловете за „Кенгуру“са сортирани след файловете за „Слон“. Файловете за „Жираф“ще бъдат между тях, а файловете за „Аноа“са подредени преди „Мечка“и „Овца“. Така редът е: „Аноа“, „Мечка“, „Овце“, „Слон“, „Жираф“, „Кенгуру“.
- Ако по -късно добавите файловете „Armadillo“, те ще бъдат след „Anoa“. Тъй като и двамата започват с буквата „А“, ще трябва да погледнете буквата след А („N“за аноа и „R“за „броненосец“), за да определите реда. Така новата поръчка е: „Аноа“, „Армадило“, „Мечка“, „Овца“, „Слон“, „Жираф“, „Кенгуру“.
Стъпка 5. Означете вашата папка с файлове
За да улесните намирането, маркирайте всяка архивна папка с името на индекса, съответстващо на файла в нея. Този метод също улеснява архивирането на нови файлове в ред.
- Поставете архива в неговата папка.
- Би било по -лесно, ако цветно кодирате папката, за да увеличите нейната използваемост. Например, ако използвате групиране във формат на енциклопедия, на всяка група се присвоява свой собствен цвят и всеки файл във всяка група се обозначава според цвета си.
Стъпка 6. Документирайте системата за индексиране и картотекиране
Вашата система за индексиране и картотекиране трябва да се прилага последователно. Уверете се, че всеки, който има достъп до файла, познава системата, на която работи. Например, можете да създадете или споделите документ, който съдържа подробности за вашите правила за файловата система. Това ще помогне на всеки да може ефективно да използва системата за архивиране.
Стъпка 7. Архивирайте новия файл правилно
Поставете файловете в шкафа по индексно име и азбучен ред, според вашата система. Ако е необходимо, преместете текущия файл, за да включите новия файл на правилното му място.
Част 2 от 2: Работа със специални случаи
Стъпка 1. Архивирайте файловете според значими условия
Понякога е по -лесно да архивирате файлове по ключова дума, вместо със заглавието или името, посочени там. Това гарантира, че файловете могат да се индексират и търсят с помощта на най -логичните термини. Като пример:
„Първата банка в Джакарта“може да бъде индексирана и архивирана като „Джакарта, първа банка“. „Джакарта“е ключовият термин в този запис, вместо „Първа“или „Банка“, особено ако имате други файлове с подобно име, като „Първа банка в Бандунг“или „Първа банка в Медан“
Стъпка 2. Сортирайте имената по фамилия
Стандартният архив препоръчва първо да се индексират фамилиите на хората, тъй като те се считат за значими термини.
- Следователно „Jasmin A. Dahlia“се индексира и архивира като „Dahlia, Jasmin A.“.
- Включете заглавието (Dr., Ir и др.) В края. Например „Dr. Jasmin A. Dahlia “е индексиран и архивиран като„ Dahlia, Jasmin A., Dr. “.
- Обикновено имената се сортират според правописа им буква по буква. Например „MacDonald“ще бъде преди „McDonald“. Следователно „D“, „L“, „Le“, „de“и т.н. разглежда като част от името, а не като отделна единица. Това обикновено се прилага за чужди имена. Например файловете „Heinlein“, „Le Guin“, „L’Engle“и „Wolfe“, са сортирани правилно (НЕ „L’Engle,„ Le Guin “,„ Heinlein “,„ Wolfe “).
- Изключение от това правило обикновено се прилага, когато името на дадено лице е част от името на бизнес или организация. В този случай третирайте името на лицето като единица в името на бизнеса. Например „Jasmin A. Dahlia Pest Control Services“се намира под буквена група „J“и НЕ се индексира като „Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services“.
Стъпка 3. Игнорирайте членове, съюзи и предлози
Членове (напр. „A“, „an“и „the“на английски), съюзи (напр. „И“, „но“и „или“) и предлози (напр. „С“, „от“и „ до”) обикновено се пропуска при индексиране и архивиране по азбучен ред, защото не се счита за важен термин. Това е вярно, дори ако членове, съюзи или предлози съставят името на файла. Като пример:
- Файлът, озаглавен „Разследване на практиките за хранене на ему“, се архивира в групата „E“, за „Emu“(значима дума в заглавието на файла), вместо буквата „A“от „an“, тъй като това е Статия на английски език.
- „Dahlia and Soetono, Pest Control Services“са изброени след „Dahlia, Jasmin A.“Имената на индекса започват с буквите „Dahlia“, така че определянето на поръчката се измества към следващия важен термин (в този случай „Soetono“и „Jasmin“), за да се определи реда на подаване. Игнорирайте думата „и“, защото тя не е значима.
Стъпка 4. Манипулирайте съкращенията, сякаш са произнесени
При подаването може да срещнете съкращения като „Tbk“. (съкращение от „Open“). Обикновено индексирате и архивирате файлове като дума, а не само като низ от букви.
Например, „Jasmin A. Dahlia Mining Company“се архивира след „Jasmin A. Dahlia Tbk.“
Стъпка 5. Подайте номера както обикновено
Когато архивирате файлове по азбучен ред, ще видите файлове с номера. Обикновено тези файлове се архивират както обикновено, а не сякаш са написани. Номерата също се архивират преди букви.
- Например „3 дни завинаги“ще се архивира преди „100 бизнес съвета“(защото „3“идва преди „100“).
- „Търговски съвети“и „Съвети за игра на акции“ще бъдат архивирани след „100 бизнес съвета“, тъй като числата се подреждат преди буквите.
- Правописните числа се третират като думи вместо числа. Например файловете „100 велики лидери в света на бизнеса“, „Двеста мощни съвета за правене на бизнес“и „Съвети за правене на бизнес“са в ред.
- Ако обаче улеснява подаването на документи, не се колебайте да направите изключение и винаги да сортирате числата така, сякаш са написани.
Стъпка 6. Манипулирайте специални знаци
Трябва да се вземат предвид всички символи, които не са по азбучен ред или не са числа. Обработката на свързани символи обаче зависи от типа:
- Пунктуационните знаци (като апострофи, точки и запетаи) обикновено се игнорират. Например файловете „Най -доброто кафе във Вашингтон“и „Вашингтонски държавен панаир“се архивират по ред.
- Обикновено диакритиците се игнорират и се разглеждат като свързани букви. Например „clair“се архивира като „Eclair“, а „ber“като „Uber“. Методът обаче не се прилага, ако архивирате файла по азбучен ред на език, който използва диакритика, така че трябва да се спазва нормалният азбучен ред на този език.
Стъпка 7. Използвайте правилото „нищо преди нещо“, ако е необходимо
Обикновено интервалите (включително пунктуацията и други елементи, които са пропуснати) се игнорират при архивиране по азбучен ред. Ако обаче срещнете файлове, които започват по подобен начин, използвайте интервал или правилото „нищо преди нещо“, за да посочите реда в архива.
- Например файловете „Bank Jakarta“, „Bank Bandung“и „Bank Medan“се архивират в този ред.
- По този начин файлът "Dahlia, Jasmin A." е било преди „Dahlia, Jasmin A., Dr.“.
Стъпка 8. Разграничете файла с по -подробна информация, ако е необходимо
В редки случаи азбучната информация не е достатъчна за определяне на реда на файловете. Ако е така. Използвайте повече информация за индексиране и архивиране на файлове. Маркирайте допълнителна информация за всеки файл, за да могат да бъдат разграничени. Като пример:
- Ако имате файлове за двама души на име Jasmin A. Dahlia, сортирайте ги по дата на раждане. Файлът „Dahlia, Jasmin A. (роден 1853)“е пред „Dahlia, Jasmin A. (роден 1967).
- Можете също да сортирате файлове по географско местоположение. Ако имате файлове от три различни банки от три различни местоположения и всяка банка има името „Bank Mandiri“, сортирайте я по следния пример: „Bank Mandiri (Bandung)“, „Bank Mandiri (Jakarta)“и „Bank Мандири (Медан) ".
- Ето защо, ако имате два файла за мечки или видове мечки, ги разграничете допълнително по видове, географско местоположение и т.н. Например файловете за „Мечка, шоколад“и „Мечка, полярна“(по ред) или файлове за „Мечка (Европа)“и „Мечка (Северна Америка)“(по ред).
Стъпка 9. Уведомете всички изключения и специални правила
Уверете се, че всеки, който използва вашите файлове, е запознат с всякакви изключения от стандартните указания за файловата система. Това ще помогне да се гарантира, че всеки използва системата за архивиране правилно и ефективно.
