Microsoft Excel има различни функции и една от тях генерира автоматично отчети. Можете да създавате интерактивни електронни таблици, за да опростите процеса на въвеждане на данни за други в работната книга, като същевременно автоматизирате генерирането на отчети. И двете функции изискват достатъчно познания за Visual Basic. Стъпките за изпълнение на двете задачи са описани по -долу.
Стъпка
Метод 1 от 2: Създаване на интерактивна електронна таблица
Стъпка 1. Определете оформлението на електронната таблица
Оформлението на електронната таблица трябва да бъде направено така, че другите да могат да намерят полетата, необходими за въвеждане на данни.
Оформленията на електронни таблици могат да бъдат разположени хоризонтално или вертикално. На повечето потребители е по -лесно да работят с вертикално оформление, особено ако електронната таблица ще бъде отпечатана
Стъпка 2. Създайте текстови етикети за електронната таблица
Напишете етикет в горната част на всяка колона и вляво от всяка клетка в колоната, която планирате да използвате като въвеждане на данни.
Стъпка 3. Натиснете заедно alt="Изображение" и клавишите F11
Тази комбинация от клавиши ще отвори редактора на Microsoft Visual Basic.
Стъпка 4. Щракнете двукратно върху „Тази работна книга“в прозореца „Project-VBA Project“горе вляво
В главния раздел на редактора ще се появи прозорец за писане на код.
Стъпка 5. Изберете „Процедура“от менюто Вмъкване
Ще се появи диалоговият прозорец Добавяне на процедура.
Стъпка 6. Въведете името на процедурата в полето Име
Въведете смислено име за процедурата, например „SumExpenses“, ако електронната таблица ще се използва за отчитане на пътни разходи. Щракнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец.
- Имената на процедурите не могат да съдържат интервали, но могат да използват подчертаване (_) за замяна на интервали.
- След затваряне на диалоговия прозорец Добавяне на процедура ще се появи ред с надпис „Public Sub“, последван от името на процедурата. Под този ред има интервал и думите „End Sub“.
Стъпка 7. Въведете кода за всяко поле за въвеждане в електронната таблица
Ще напишете два реда код за всеки запис.
- Първият ред на кода е под формата на "Обхват (" име на клетка "). Изберете", "име на клетка" представлява клетката, в която е въведен входът. Попълнете името на клетката, която е непосредствено вдясно от текстовия етикет. Ако текстовият етикет е в клетка A2, полето за въвеждане е клетка B2 (Обхват ("B2"). Изберете). Кавичките преди и след името на клетката все още се записват на този етап, но вече не са включени в пълния код.
- Кодът на втория ред е "ActiveCell. Value = InputBox (" InputPrompt ")". "InputPrompt" представлява текстът, който ще се появи, за да уведоми потребителя за типа данни, които да въведе в клетката за въвеждане. Например, ако клетката за въвеждане ще бъде запълнена с разходи за храна, заменете „InputPrompt“с „Въведете общите разходи за хранене, включително бакшиши“. (Кавичките за входящия текст на инструкцията все още са включени, докато кавичките преди и след командата не трябва да се пишат.)
Стъпка 8. Въведете кода за всяко поле за изчисление
Отново двата използвани реда са същите като преди, но този път ActiveCell. Value е изчисление на числова функция, например SUM, където функцията InputBox се използва за показване на инструкции за въвеждане.
Стъпка 9. Добавете ред код, за да запазите интерактивната си електронна таблица
Форматът е "ActiveWorkbook. SaveAs Filename: =" Filename.xls "." Filename "е името на интерактивната електронна таблица. (Кавичките преди и след" Filename.xls "остават записани, докато кавичките за всички команди са не е задължително.)
Ако използвате Microsoft Excel версия 2007 или по -нова, използвайте „.xlsx“вместо „.xls“. Ако обаче има интерактивни потребители на електронни таблици с версия Excel 2003 и по-стари, те няма да могат да използват електронната таблица без приставка за четене
Стъпка 10. Натиснете едновременно клавишите alt="Изображение" и Q
Редакторът на Visual Basic ще се затвори.
Стъпка 11. Натиснете едновременно клавишите alt="Изображение" и F8
Ще се появи диалоговият прозорец Макрос.
Стъпка 12. Щракнете върху името на процедурата в списъка Макроси
Ако създадената процедура е единствената в списъка, тя ще бъде избрана автоматично.
Стъпка 13. Щракнете върху бутона Опции
Ще бъдете помолени да въведете символ на клавиатурата, който да използвате като пряк път с клавиша Ctrl. Изберете смислена буква, която не е била използвана като пряк знак, като например „e“за „запис“.
Стъпка 14. Щракнете върху „OK“, за да затворите диалоговия прозорец Макро опции
Сега можете да разпространявате интерактивни електронни таблици към потребителите. След като го отворите, потребителят може да използва клавишите за бърз достъп, за да прави записи и да следва създадените от вас инструкции за попълване на данните.
Метод 2 от 2: Автоматизиране на генерирането на отчети
Стъпка 1. Създайте отчет в обобщена таблица
Обобщените таблици са предназначени да обобщават данните, за да можете да сравнявате числата и да идентифицирате тенденциите. Обобщената таблица трябва да се отнася до данни, които са в един от процесорите за данни или импортирани от конкретна база данни.
Стъпка 2. Напишете скрипт на Visual Basic, за да отворите и затворите отчета
Скриптът трябва да може да изпълнява различните функции, изброени по -долу. Всяка функция ще бъде описана, последвана от кода, даден в скоби за нейното изпълнение. Когато пишете действителен код, напишете го в един блок, като замените името в примера със свой собствен, и не включвайте скоби в началото и края на извадката на кода.
- Отворете електронната таблица в режим само за четене. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject ("Excel. App") xlapp.visible = falsexlapp.workbooks.open / excelloc / filename.xls, 3,]
- Презаредете данните и запишете отчета, в този пример той се записва като PDF с надпис дата. [Truexlapp.activeworkbook. RefreshAllxlapp.activeworkbook. ExportAsFixedFormat xlTypePDF, / pdfloc / reportname_ & DatePart ("yyyy, Now ()) &"-"& Right (" 0 "& DatePart (" m ", Now ()), 2) & "-" Вдясно ("0" & DatePart ("d", Now ()), 2) & ".pdf"] Ако форматът на изходния документ е различен, заменете формата.. Pdf с правилното разширение по желание.
- Затворете електронната таблица, без да я запазвате, след това затворете Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
- Използвайте „.xlsx“вместо „.xls“в края на електронната таблица, ако електронната таблица е записана в Excel 2007 и по-късен XML-базиран формат.
Стъпка 3. Напишете групов скрипт, за да стартирате скрипта на Visual Basic
Целта на писането на скрипта е така, че скриптовете на Visual Basic да могат да се изпълняват автоматично. Без пакетния скрипт, VB скриптовете трябва да се изпълняват ръчно.
Скриптът е написан в следния формат, като се замества със собствено име на папка и име на файла за името, дадено в този пример: [cscript /nologo / fileloc / script.vbs]
Стъпка 4. Напишете групов скрипт, за да се уверите, че изходният файл съществува такъв, какъвто е създаден
Вашият скрипт трябва да изпълнява следните функции. Всяка функция ще бъде последвана от кода, даден в скоби за нейното изпълнение. Когато пишете действителен код, напишете го в един блок, като замените името в примера с името, от което се нуждаете, и не включвайте скоби в началото и края на примерния код.
- Проверете дали има изходен файл. [For /f "tokens = 2-4 delims = /" %% a in ('date /t') задайте rreport = reportname _ %% c-%% a-%% b.pdf)] Ако изходният файлов формат не е PDF, заменете „.pdf“със съответното разширение.
- Ако изходният файл/отчет съществува, изпратете го като имейл на човека, който се нуждае от него. [Ако има вашият сървър: порт -xu потребителско име -xp парола)]
- Ако изходният файл/отчет не съществува на посоченото място, създайте процедура, така че да може да ви изпрати съобщение, че доставката е неуспешна. [Иначе (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Докладът не се изпълнява -m файл % rreport % не съществува в / pdfloc / -s вашия сървър: порт -xu потребителско име -xp парола)]
Стъпка 5. Уверете се, че папката "Desktop" е на компютъра
Трябва да проверите съществуването на папката Desktop както за 32-битови, така и за 64-битови системи. В противен случай Excel и електронната таблица трябва да се отварят ръчно.
- 32-битово местоположение на системата: c: / windows / system32 / config / systemprofile
- 64-битово местоположение на системата: c: / windows / syswow64 / config / systemprofile
Стъпка 6. Планирайте задачи за изпълнение на скриптове, ако е необходимо
Пакетните скриптове трябва да се изпълняват последователно и непрекъснато, дори ако никой не използва компютъра. Привилегиите трябва да бъдат настроени на възможно най -високата настройка.
