За да преместите списък или таблица с данни от Word в Excel, не е необходимо да премествате отделни части от данни в клетките на електронна таблица на Excel (работен лист). Можете просто да форматирате документа правилно в Word, след което целият документ може да бъде импортиран в Excel само с няколко кликвания.
Стъпка
Метод 1 от 2: Конвертиране на списъци
Стъпка 1. Разберете как ще бъде преобразуван документът на Word
За да импортирате документ в Excel, се използват определени знаци, за да се определи какви данни ще влязат в клетките в работния лист на Excel. Извършвайки няколко стъпки за форматиране преди импортирането, можете да контролирате външния вид на работния лист и да сведете до минимум количеството ръчно форматиране, което трябва да се направи. Това е особено полезно, ако импортирате дълъг списък от документ на Word в Excel.
Този метод работи най -добре, когато в списъка има няколко записа, всеки с подобен формат (списък с адреси, телефонни номера, имейл адреси и т.н.)
Стъпка 2. Уверете се, че в документа няма грешки при форматирането
Преди да започнете процеса на преобразуване, уверете се, че всеки запис е форматиран по същия начин. Трябва да коригирате всички пунктуационни грешки или да пренаредите всички записи, които не съвпадат. Това е за да се гарантира, че процесът на прехвърляне на данни протича безпроблемно.
Стъпка 3. Покажете символите за форматиране в документа на Word
Показвайки нормално скрит формат, можете да определите най -добрия начин за разделяне на всеки запис. Можете да покажете символи за форматиране, като щракнете върху бутона Показване/скриване на маркировки на абзаци в раздела Начало или като натиснете Ctrl+⇧ Shift+*.
Повечето списъци имат по един параграф в края на всеки ред, или в края на ред, или в празен ред между записи. Ще използвате този знак, за да въведете отличителния символ на клетките в Excel
Стъпка 4. Заменете знаците на абзаца между записите, за да премахнете допълнителните интервали
Excel ще използва интервали между записи, за да дефинира редове, но на този етап трябва да ги премахнете, за да помогнете с процеса на форматиране. Не се притеснявайте, скоро ще го добавите отново. Тази стъпка работи най -добре, ако имате един знак за абзац в края на записа и един знак в пространството между записите (две последователни интервала).
- Натиснете Ctrl+H, за да отворите прозореца Find and Replace.
- Въведете ^p ^p в полето Find. Това е кодът за две последователни маркировки на абзаци. Ако всеки запис е единичен ред и между тях няма празни редове, използвайте само един ^p.
- Въведете разделителя в полето Замяна. Уверете се, че този знак не е знак в документа, като например ~.
- Щракнете върху Замени всички. Ще забележите, че тези записи се комбинират сами, но оставете това на мира, стига разделителят да е на правилното място (между всеки запис)
Стъпка 5. Разделете всеки запис в отделни колони
Сега записите се появяват в отделни редове. Трябва да посочите данните, които ще се показват във всяка колона. Например, ако всеки запис в първия ред е име, във втория ред е адрес, а в третия ред е държава и пощенски код, направете следното:
- Натиснете Ctrl+H, за да отворите прозореца Find and Replace.
- Премахнете една от знаците ^p в полето Find.
- Заменете знака в полето Замяна със запетая,.
- Щракнете върху Замени всички. Това ще замени останалите символи на абзаца със разделител със запетая, който ще раздели всеки ред в колона.
Стъпка 6. Променете символа на разделителя, за да завършите процеса на форматиране
След като изпълните двете стъпки „Намери и замени“по -горе, списъкът вече няма да изглежда като списък. Всички те ще бъдат на един и същи ред и ще имат запетая между всяка част от данните. Стъпката „Намери и замени“ще върне данните обратно във формуляр за списък, но все още има запетаи, които определят колоните.
- Натиснете Ctrl+H, за да отворите прозореца Find and Replace.
- Въведете ~ (или какъвто и да е знак, който сте избрали в началото) в полето Find.
- Въведете ^p в полето Замяна.
- Щракнете върху Замени всички. Това ще направи всички записи обратно в отделни групи, разделени със запетаи.
Стъпка 7. Запазете файла като обикновен текстов файл
Форматът за въвеждане е пълен и можете да запишете този документ като текстов файл. Това се прави, за да може Excel да чете и анализира вашите данни, така че да се показват в правилните колони.
- Щракнете върху раздела Файл и изберете Запазване като.
- Щракнете върху падащото меню Запиши като тип и изберете Обикновен текст.
- Дайте име на файла и след това щракнете върху Запазване.
- Ако се появи прозорецът Преобразуване на файлове, щракнете & nbsp OK;.
Стъпка 8. Отворете файла в Excel
Тъй като файлът е записан в обикновен текст, можете да го отворите в Excel.
- Щракнете върху раздела Файл и изберете Отваряне.
- Щракнете върху падащото меню Excel Всички файлове и изберете Текстови файлове.
- Щракнете върху Напред> в прозореца на съветника за импортиране на текст.
- Изберете запетая в списъка Разделител. Можете да видите как записите ще бъдат разделени в визуализацията в долната част. Щракнете върху Напред>.
- Изберете формата на данните за всяка колона, след което щракнете върху Готово.
Метод 2 от 2: Конвертиране на таблици
Стъпка 1. Създайте таблица в Word и след това въведете данни в нея
За списък с данни в Word можете да го преобразувате във формат на таблица и след това да копирате таблицата в Excel. Ако вашите данни вече са във формат на таблица, преминете към следващата стъпка.
- Изберете целия текст, който да се преобразува в таблица.
- Щракнете върху раздела Вмъкване и след това върху бутона Таблица.
- Изберете Преобразуване на текст в таблица.
- Въведете броя редове на ред данни в колоната Брой колони. Ако между всеки ред данни има празни редове, добавете един към общата сума на колоната.
- Кликнете върху & nbsp OK;.
Стъпка 2. Проверете формата на таблицата
Word ще създаде таблица въз основа на вашите настройки. Проверете дали таблицата е правилна.
Стъпка 3. Щракнете върху малкия бутон +, който се появява в горния ляв ъгъл на таблицата
Този бутон ще се появи, когато задържите мишката върху масата. Щракването върху този бутон ще избере всички данни в таблицата.
Стъпка 4. Натиснете
Ctrl+C да копирате данни. Можете също да щракнете върху бутона Копиране в раздела Начало.
Стъпка 5. Отворете Excel
След като данните бъдат копирани, можете да отворите Excel. Ако искате да поставите данните в съществуващ работен лист, отворете работния лист. Поставете курсора в клетката, която искате да направите в горната лява клетка на таблицата.
Стъпка 6. Натиснете
Ctrl+V за поставяне на данни.
Всяка от клетките от таблицата на Word ще бъде поставена в отделна клетка в работния лист на Excel.
Стъпка 7. Отделете всички останали колони
В зависимост от типа на данните, които импортирате, може да се наложи да направите допълнително форматиране. Например, ако импортирате градове, кодове на държави и пощенски кодове, които са в една клетка, можете да ги разделите автоматично в Excel.
- Щракнете върху заглавията на колоните, които искате да разделите. Тази стъпка ще избере цялата колона.
- Изберете раздела Данни и щракнете върху бутона Текст в колони.
- Щракнете върху Напред> след това изберете Запетая в колоната Разделители. Ако използвате горния пример, тази стъпка ще отдели града от кода на държавата и пощенския код.
- Щракнете върху Готово, за да запазите промените.
- Изберете колоните, които все още трябва да бъдат разделени, след което повторете този процес. Изберете интервал, а не запетая като разделител. Тази стъпка ще отдели кода на държавата от пощенския код.
