Обобщените таблици са интерактивни таблици, които позволяват на потребителите да групират и обобщават големи количества данни в компактен, табличен формат, който улеснява отчитането и анализа. Тези таблици могат да сортират, изчисляват и добавят данни и са достъпни в различни програми за електронни таблици. Excel ви позволява лесно да създавате обобщени таблици, като плъзгате и пускате съответната информация в съответните полета. След това можете да филтрирате и сортирате данните си, за да намерите модели и тенденции.
Стъпка
Част 1 от 3: Създаване на обобщена таблица
Стъпка 1. Заредете работния лист, който ще бъде основата за създаване на обобщена таблица
Обобщените таблици ви позволяват да създавате визуални отчети за данни от работен лист. Можете да извършвате изчисления, без да се налага да въвеждате формули или да копирате клетки. За да създадете обобщена таблица, всичко, от което се нуждаете, е работен лист с няколко записа.
Можете също да създадете обобщена таблица в Excel, като използвате външен източник на данни, като Access. Можете да вмъкнете обобщена таблица в нов работен лист на Excel
Стъпка 2. Уверете се, че вашите данни съвпадат с необходимата обобщена таблица
Обобщените таблици не винаги могат да бъдат отговорът, който търсите. За да се възползвате от функциите на обобщената таблица, вашият работен лист трябва да отговаря на няколко основни критерия:
- Работният ви лист трябва да съдържа поне една колона с дублирани стойности. По принцип това просто означава, че поне една колона има повтарящи се данни. В примера, обсъден в следващия раздел, колоната „Вид продукт“има два записа: „Маса“или „Стол“.
- Работният лист трябва да съдържа цифрова информация. Тази информация ще бъде сравнена и обобщена в таблицата. В примера в следващия раздел колоната „Продажби“съдържа цифрови данни.
Стъпка 3. Стартирайте съветника за обобщена таблица
Щракнете върху раздела „Вмъкване“в горната част на прозореца на Excel. Щракнете върху бутона „Обобщена таблица“от лявата страна на лентата за вмъкване.
Ако използвате Excel 2003 или по -ранна версия, щракнете върху менюто „Данни“и изберете „Отчет за обобщена таблица и обобщена диаграма …“
Стъпка 4. Изберете данните, които ще използвате
По подразбиране (по подразбиране) Excel избира всички данни в активния работен лист. Можете да щракнете и плъзнете, за да изберете конкретна част от работния лист или да въведете в диапазон от клетки ръчно.
Ако използвате външен източник за вашите данни, щракнете върху опцията „Използване на външен източник на данни“и след това щракнете върху Изберете връзка…. Потърсете базата данни за връзки, съхранена на вашия компютър
Стъпка 5. Изберете местоположение за вашата обобщена таблица
След като посочите обхвата си, изберете опцията за местоположение от същия прозорец. По подразбиране Excel ще постави таблицата на нов работен лист, който ви позволява да превключвате напред и назад, като щракнете върху разделите в долната част на прозореца. Можете също да изберете да поставите обобщената таблица на същия лист с данните, за да изберете кои клетки да поставите.
Когато сте доволни от избора си, щракнете върху OK. Вашата обобщена таблица ще бъде поставена и интерфейсът ще се промени
Част 2 от 3: Конфигуриране на обобщени таблици
Стъпка 1. Добавете полета за ред
Когато създавате обобщена таблица, основно сортирате данните по редове и колони. Това, което добавяте на определено място, ще определи структурата на таблицата. Плъзнете поле от списъка с полета вдясно в секцията Поле за редове на обобщената таблица, за да вмъкнете информацията за него.
- Да предположим, че вашата компания продава два продукта: маси и столове. Имате работен лист с номера (продажби) на всеки продукт (вид продукт), продаван във вашите пет магазина (магазин). Искате да видите колко всеки продукт се продава във всеки магазин.
- Плъзнете полето за съхранение от списъка с полета в секцията Поле за редове на обобщената таблица. Ще се появи списък с вашите магазини, всеки като свой ред.
Стъпка 2. Добавете полета на колони
Подобно на редовете, колоните ви позволяват да сортирате и показвате данни. В горния пример полето Store се добавя към секцията Row Fields. За да видите колко се продава всеки тип продукт, плъзнете полето Тип продукт в секцията Полета на колони.
Стъпка 3. Добавете поле за стойност
След като приключите с изготвянето на поръчката, можете да добавите данни за показване в таблицата. Щракнете и плъзнете полето „Продажби“в секцията „Поле на стойности“в обобщената таблица. Ще видите таблицата си, показваща информация за продажбите на двата продукта във всеки от вашите магазини, с колоната Общо вдясно.
За всички горепосочени стъпки можете да плъзнете полетата в съответното поле под Списъка с полета от дясната страна на прозореца вместо в таблицата
Стъпка 4. Добавете няколко полета към раздел
Обобщените таблици ви позволяват да добавяте няколко полета към всяка секция наведнъж, за да можете да контролирате по -подробно как се показват данните. Използвайки горния пример, да речем, че създавате няколко типа маси и столове. Вашият работен лист записва дали даден артикул е маса или стол (тип продукт), както и какъв точно модел маса или стол е бил продаден (модел).
Плъзнете полето Модел в секцията Полета на колони. Графите сега ще показват разбивка на продажбите по модел, както и като цяло. Можете да промените реда, в който тези етикети се показват, като щракнете върху бутоните със стрелки до съответните полета в полетата в долния десен ъгъл на прозореца. Изберете „Преместване нагоре“или „Преместване надолу“, за да промените реда
Стъпка 5. Променете начина, по който се показват данните
Можете да промените начина на показване на стойностите, като щракнете върху иконата със стрелка до стойност в полето Стойности. Изберете „Настройки на поле за стойност“, за да промените начина на изчисляване на стойностите. Например, можете да покажете тези стойности като процент вместо общо, или да ги осредните, вместо да ги добавяте.
Можете да се възползвате от тази възможност, като добавите едно и също поле в полето Стойност няколко пъти. В горния пример се показват общите продажби за всеки магазин. Като добавите отново полето „Продажби“, можете да промените тази стойност, за да покажете втората „Продажби“като процент от общите продажби
Стъпка 6. Научете няколко начина за манипулиране на ценности
Когато променяте начина, по който се изчисляват стойностите, имате няколко опции, в зависимост от вашите нужди.
- Сума (сума) - Това е по подразбиране за полето за стойност. Excel ще добави всички стойности в избраното поле.
- Брой - Това ще брои броя клетки, съдържащи данни в избраното поле.
- Средно - Това ще изчисли средната стойност на всички стойности в избраното поле.
Стъпка 7. Добавете филтри
Областта „Филтър за отчети“съдържа полета, които ви позволяват да видите преглед на данните, показани в обобщената таблица, като филтрирате набора от данни. Тези полета действат като филтри за отчета. Например, като зададете полето Магазин - а не етикет на ред - като филтър, можете да изберете отделни магазини, за да видите общите продажби на магазин, или да прегледате няколко магазина едновременно.
Част 3 от 3: Използване на обобщени таблици
Стъпка 1. Сортирайте и филтрирайте резултатите
Една от основните характеристики на обобщените таблици е способността му да сортира резултатите и да преглежда динамични отчети. Всеки етикет може да бъде сортиран и филтриран, като щракнете върху бутона със стрелка надолу до заглавката на етикета. След това можете да сортирате списъка и да го филтрирате, за да показва само конкретни записи.
Стъпка 2. Актуализирайте работния си лист
Обобщената таблица ще се актуализира автоматично, след като промените основния работен лист. Тази възможност е важна за наблюдение на вашите работни листове и проследяване на промените.
Стъпка 3. Свирете с обобщената таблица
Обобщените таблици ви правят много лесни за промяна на местоположението и реда на полетата. Опитайте да плъзнете различни полета на различни места, за да получите обобщена таблица, която отговаря на вашите точни нужди.
От тук идва и името Pivot Table. Преместването на данни на различни места е известно като „завъртане“. Когато промените посоката, данните се показват
Стъпка 4. Създайте обобщена диаграма
Можете да използвате обобщени диаграми за показване на динамични визуални отчети. Вашата обобщена диаграма Готовият Pivot, така че процесът на създаване на диаграмата е просто момент.
Съвети
- Ако използвате командата Импортиране на данни от менюто Данни, имате повече опции как да импортирате набор от данни от връзки към база данни на Office, файлове на Excel, бази данни на Access, текстови файлове, ODBC DSN, уеб страници, OLAP и XML/XSL. След това можете да използвате данните си, както бихте използвали списък на Excel.
- Ако използвате Автофилтър (под „Данни“, „Филтри“), деактивирайте тази функция, когато създавате обобщена таблица. Можете да го активирате отново, след като създадете обобщена таблица.
