Отказването на молба може да бъде трудно, особено ако лицето, което подава искането, е вашият шеф. Дори и да се постараете да направите всичко, което шефът ви поиска, има моменти, в които не можете и трябва да кажете „не“. Помислете за причините си и разберете какво искате да кажете, преди да се срещнете с шефа си. Вместо да казвате категорично „не“, опитайте се да предложите положителни алтернативни предложения.
Стъпка
Част 1 от 3: Подготовка на отговорите
Стъпка 1. Напишете списък с причини, поради които не можете да направите заявка
Ако шефът ви поиска да поемете допълнителна работа или да поемете задача, когато нямате време или задачата е извън описанието на длъжността ви, е полезно да изброите причините, поради които трябва да кажете „не“на задачата. Мислете за проблема спокойно и рационално и избройте причините. Тези бележки ще ви помогнат да подготвите отговор на шефа си.
- Има прости причини, поради които не можете да се справите със задача, като например ангажимент да се грижите за децата си или да планирате ваканция.
- Ако не сте сигурни дали заданието е подходящо за вас, проверете отново описанието на длъжността си.
- Ако вече имате голямо натоварване и не можете да приемете друга работа, трябва да помислите добре как да се справите с това.
Стъпка 2. Анализирайте работните си приоритети
Ако работният ви график е проблем и не сте сигурни, че можете да поемете допълнителни задачи, опитайте да анализирате приоритетите си. Помислете за ново задание с друго и преценете дали можете да изместите съществуващата работа. Само казвайки „Нямам време“може да накара шефа ви да се усъмни във вашата ефективност и ефикасност, така че ако времето е проблем, трябва да покажете, че можете да дадете приоритет на задачите и да ги изпълните навреме.
- Направете списък със задачи и го сортирайте по приоритет и краен срок.
- Направете оценка за това колко време ще отнеме всяка задача и вижте дали има шанс да работите върху нова.
- Създайте чисти и ясни документи, които могат да се използват, когато говорите с началници.
- Това е начин да „покажете“на шефа си, че не можете да направите това, което ви се иска, а не просто „да кажете“.
Стъпка 3. Поставете се на мястото на шефа
Преди да говорите с шефа си, важно е да се опитате да се поставите на негово място и да разберете него и приоритетите на компанията. Разбирането на мотивацията на шефа ви ще ви помогне да формулирате по -добър отговор. Ако не изпълнявате конкретна задача, защото това вероятно ще струва значително приходите на компанията, имате нужда от много убедителен аргумент и алтернатива, така че компанията да не загуби приходите си.
- Ако просто искате да пренасрочите среща поради предишен ангажимент, помислете как това разсрочване ще се отрази на шефа ви.
- Опитът да се поставите на негово място ще ви помогне да предвидите как шефът ви ще реагира на вас.
Стъпка 4. Помислете за езика, който да използвате
Важно е да използвате правилния тон на гласа и езика, за да кажете „не“, без да кажете „не“. Не забравяйте, че е важно винаги да използвате неутрален език и да избягвате промяна на ситуацията. Не става въпрос за вас или за вашия шеф, или за връзката, която имате, независимо дали е добра или лоша връзка. Винаги посочвайте компанията и как да постигнете най -добрите резултати за бизнеса.
- Кажете нещо неутрално и обективно като: „Ако изпълня тази задача, няма да имам време да завърша основния доклад за тази седмица“.
- Избягвайте субективни и лични отговори. Не казвайте „не мога да го направя, това е прекалено много работа за мен“.
Част 2 от 3: Говорене с шефа
Стъпка 1. Намерете подходящия момент за шефа
Преди да говорите с шефа си, трябва да намерите подходящия момент за него или нея. Със сигурност не искате да го виждате в стресиращо или натоварено време. Може да имате добра представа как работи, но проверете дневния му график на компютъра, ако е възможно. Трябва да попитате дали има свободно време, защото искате да обсъдите нещо, в зависимост от културата и обичаите във вашия офис.
- Проведете личен разговор, ако работната ситуация ви позволява да говорите сами с шефа си.
- Обърнете внимание на работния натиск и стила на работа на вашия шеф. Ако той е човек, който обича да бъде активен сутрин, опитайте се да поговорите с него преди обяд.
- Ако знаете, че той винаги е на първо място, можете да дойдете рано една сутрин, за да го видите, преди да пристигнат другите служители.
Стъпка 2. Говорете ясно и сбито
Когато говорите с шефа си, важно е да изясните мнението си бързо и да не избягвате проблеми. Трябва да сте сигурни, че излагате мнението си по ясен и сбит начин. Не се въртете наоколо, защото шефът ви ще мисли, че си губите времето и ще загубите симпатията на шефа.
- Избягвайте да казвате „да, но …“, защото шефът може просто да чуе „да“и да мисли, че можете да свършите работата, ако можете да управлявате времето си по -добре.
- Вместо да използвате отрицателни думи като „но“, опитайте да използвате повече положителни думи.
- Например, вместо да казвате „Знам, че сте ме помолили да направя този доклад, но имам много друга работа за вършене“, опитайте се да кажете нещо като „Имам идея да реорганизирам натоварването по този проект“.
Стъпка 3. Опишете състоянието си
Много е важно да обясните причините ясно и ефективно. Ако не можете да дадете солиден аргумент, шефът ви вероятно не разбира защо не можете да свършите работата. Например, ако бъдете помолени да направите нещо извън длъжностната си характеристика, трябва да обясните това и да сте готови да обясните длъжностната си характеристика, ако е необходимо. Не разкривайте веднага длъжностната си характеристика, но бъдете готови да я обясните.
- Ако времето е проблем, имате нужда от истинска и неоспорима причина, поради която не можете да се справите със задачата.
- Разкрийте друга работа, която се извършва и е приоритет. Кажете нещо от рода на: „Имам краен срок да попълня моя пролетен доклад следващата седмица, така че тази задача може да се забави.“
- Опитайте се да подчертаете, че ако вашият шеф преназначи задачата на някой друг, това ще бъде от полза за този човек и за компанията, като подчертае, че работата, която вършите, е по -важна.
- Обяснете ситуацията си ясно и директно, но никога по конфронтационен или емоционален начин.
Стъпка 4. Не го оставяйте твърде дълго
Ако веднага разберете, че не можете да изпълните определена задача или че не е подходяща за вас, не чакайте твърде дълго, за да насрочите разговор с шефа си. Ако го позволите, е по -трудно да реорганизирате работата, която все още трябва да се свърши навреме. Ако изчакате до последната минута, е почти невъзможно да спазите крайния срок. Шефът ви няма да ви съчувства.
Част 3 от 3: Предлагане на положителни алтернативни предложения
Стъпка 1. Предложете да пренаредите приоритетите си
Когато говорите с шефа си, важно е да не казвате направо „не“, ако можете да го избегнете. Вместо това се опитайте да намерите начини да предложите положителни алтернативи, които не изискват от вас да правите задача, която смятате, че не можете да направите. Добър начин да направите това е да предложите на шефа си да ви помогне да пренаредите приоритетите си. По този начин ще покажете на шефа си, че искате да работите възможно най -продуктивно и ще бъде ясно, че натоварването не е постоянно.
- Водете си бележки за изключителната си работа и колко време ви е отнело да изпълните всяка задача, за да докажете, че сте я обмислили.
- Попитайте шефа с думите „Можете ли да ми помогнете да пренаредя приоритетите си?“ще покаже, че искате да го включите в управлението на вашата работа.
- Това ще покаже, че оценявате тяхното мнение и търсите помощ, за да работите по -ефективно.
Стъпка 2. Препоръчайте колега
Друг начин да предложите положителни алтернативи на простото отказване е да препоръчате колега, който би могъл да поеме допълнителна работа. Това ще покаже, че сте мислили за задачата и кой е най -подходящ за нея. Шефът ви ще бъде впечатлен, че сте мислили за него и необходимостта на компанията да свърши работата и да не се притеснявате от преумора.
- Да покажете, че имате добра преценка и да дадете приоритет на нуждите на компанията, ще улесни шефа ви да се довери на преценката ви следващия път.
- Той също така ще покаже, че разбирате какво се случва в офиса и се интересувате от развитието на вашите колеги.
Стъпка 3. Предложете нов работен ред
Ако ви е дадена много работа, която да завършите в рамките на договорените часове, това може да е възможност да говорите с шефа си за постигане на нови работни условия. Например, ако трябва да работите дълго на работа, за да намалите производителността си, можете да предложите да работите от вкъщи един ден в седмицата, като по този начин да намалите времето за пътуване.
- Ако смятате, че по -гъвкавият модел на работа ще ви улесни да се адаптирате към изискванията на работното място, не се страхувайте да повдигнете това.
- Винаги мислете за културата на работното си място и дали по -гъвкавата работа е жизнеспособна идея.
- Обмислете всички предложения, преди да ги изпратите. Не предлагайте идеи, които не са напълно ясни.
Внимание
- Ако шефът ви поиска да направите нещо незаконно, имате право да откажете. Свържете се с властите.
- Бъдете спокойни и говорете с нормален тон.
