Преди да заемете нова позиция на работа, вашият мениджър или ръководител обикновено ще ви помоли да придружите служителя, който ще продължи работата ви. Желанието ви да помогнете по време на преходния период чрез проактивно извършване на подробни подготовки и предаване е начин да осигурите безпроблемна дейност на компанията и да изградите отлична репутация, когато сменяте работа или заемате нова позиция.
Стъпка
Част 1 от 3: Подготовка за предаване на работа
Стъпка 1. Поканете шефа си да обсъди плана за предаване
Срещнете се с шефа си, за да обсъдите подробно какво трябва да направите по време на прехода. В зависимост от работата ви и стила на лидерство на шефа ви, той или тя може да поиска да допринесете много по време на предаването, например, ако бъдете помолени да преподавате или обучавате заместващ служител за няколко дни или няколко седмици.
- Обикновено трябва да подготвите документи като доказателство за официално предаване.
- Обсъдете този план с шефа си. Попитайте колко той или тя се надява да допринесе и какво трябва да дадете приоритет по време на прехода.
Стъпка 2. Изгответе документа за предаване
След като знаете подробно очакванията на шефа, подгответе проект на документ за предаване. Освен че ви помага да се подготвите, този документ съдържа задачи и информация, които трябва да бъдат предадени по време на прехода. Следното трябва да бъде включено в документа за предаване:
- Подробна информация за ежедневните дейности, работата и приоритетите на работата.
- Описание на важните неща за вършене и отговорностите, които трябва да изпълнявате в настоящата си позиция.
- Какво се очаква от човека, който ще ви замени.
- Списъкът съдържа важни файлове, които трябва да бъдат представени, като например споразумение или работна програма.
Стъпка 3. Изпълнете незавършени задачи
Ако трябва незабавно да смените работата, опитайте се да завършите работата, която е в ход. Освен че предоставяте удовлетворение от това постижение, вие помагате и на другите да започнат работата си от нулата. По този начин ще можете да оставите положително впечатление и да изградите добра репутация.
- Колкото и трудно да е, работете по -усилено, ако има задача, която наближава крайния срок.
- Изпълнението на нова задача, която наближава краен срок, може да бъде много трудно за хората, които все още не разбират тънкостите.
Стъпка 4. Говорете с колеги
Преди да започне преходният период, отделете време, за да обсъдите с колегите си плана за предаване и попитайте какви са вашите приоритети. Ако има нов проблем, за който не сте наясно, използвайте тази възможност да потърсите информация и да определите решение.
- Новите проблеми обикновено не оказват голямо влияние преди ход, но могат да бъдат предадени на човека, който ще ви замени, ако вече знаете за него.
- Възползвайте се от тази възможност да споделите плановете и датите си за преместване с колеги. Информирайте ги също за преходния период, за да могат да се подготвят.
- Трябва да кажете на колегите си за вашите планове за преместване, тъй като производителността на труда има тенденция да намалява през преходния период.
Стъпка 5. Подгответе официален документ за предаване в писмена форма
Последната стъпка в подготовката за преходния период е да се изготви официален документ за предаване. Когато подготвяте проект, избройте и обяснете цялата важна информация и след това я обсъдете с началниците и ръководството, които ще бъдат засегнати от този план. Попълнете документите за предаване и ги изпратете на наследника си няколко дни преди той да започне работа. Съдържанието може да варира в зависимост от работата, но документът за предаване трябва да включва поне следното:
- Списък на задачите и работен график.
- Информация за текущата работа.
- Календарът съдържа планираните дейности и срокове.
- Информация за ключови думи и процедури за влизане.
- Списък на контактите, свързани с работата.
- Ръководство за достъп до файлове и директории на компютър.
Част 2 от 3: Преминаване през прехода
Стъпка 1. Отделете възможно най -много време
След като служителят, който ви замени, започне да работи, може да не сте се преместили и да сте помолени да го придружите, докато той разбере работата си. Продължителността на преходния период е несигурна, може да отнеме дни или седмици. Колкото повече време си отделяте, толкова повече информация можете да предадете.
За да сте сигурни, че предоставяте пълна информация и че нищо не е пропуснато, включете своя заместител в различни ежедневни дейности
Стъпка 2. Подайте директно важни документи
По време на преходния период ще трябва да предадете важни данни и документи лично. По този начин можете да гарантирате, че важните неща се извършват правилно и приоритетите са ясно определени. Освен това двамата все още имате време да обсъдите информация, която трябва да бъде обсъдена допълнително, преди да се преместите.
- Възползвайте се от тази възможност да му обясните важна информация и той може да поиска много полезни неща, за да направи добро предаване.
- Когато обсъждате, отделете време, за да предоставите преглед на работната ситуация и да обясните контекста на разговора, така че да не пропуснете никаква информация.
Стъпка 3. Положете усилия да предоставите помощ
Ако и двамата все още работите в един и същи офис, бъдете подкрепящи и проактивни. Ако има проблем, осигурете помощ, като идентифицирате причината и заедно намерите решение. Новите служители обикновено се чувстват неудобно или неудобно през първите няколко дни и няма да ви притесняват, като задават въпроси.
- Пояснете ясно, че сте на разположение да предоставите подкрепа и помощ, ако е необходимо.
- По този начин и двамата можете да се подкрепяте да изпълнявате отговорности по време на прехода.
Стъпка 4. Проведете последна среща, за да обсъдите предаването
Преди да продължите и да извършите пълно предаване, направете среща с човека, който ще ви замени. Помолете го да подготви въпроси и да си прави бележки с нещата, с които се е занимавал. Тази среща е добра възможност да се уверите, че той разбира своята роля и отговорности.
- Всички въпроси, които се нуждаят от допълнително изясняване, могат да бъдат обсъдени на срещата.
- В зависимост от това къде работите, помислете дали да поканите шефа си на среща или не.
- Трябва да кажете на шефа си кога и къде ще се проведе срещата. Попитайте го дали има предложения или информация, които би искал да сподели.
Част 3 от 3: Изготвяне на дългосрочен план за развитие
Стъпка 1. Опишете подкрепата и обучението, предоставяни от компанията
Когато предавате, покажете желание да допринесете, като отворите най -добрия шанс за успех за другите. Вместо просто да се откажете от задълженията и работата, дайте своите заместващи съвети, за да може той да се развие професионално и да осигури подкрепа на бившия си шеф, така че той винаги да е здрав и успешен на работното място.
- Предоставете информация за програмата за обучение, свързана с работата.
- Когато започнете работа, може да сте посещавали обучение, за да коригирате и увеличите знанията си.
- Не забравяйте да предадете тази информация на лицето, което продължава работата ви, и го насърчавайте да се възползва максимално от възможността.
Стъпка 2. Не пренебрегвайте работната култура
Ако за известно време все още имате време да работите с човека, който ще заеме вашето място, не се фокусирайте само върху техническите аспекти на работата. Всеки офис има уникална работна среда и култура, които могат да бъдат смазващи или объркващи за новодошлите. Отделете време, за да обясните нещата и действителните офис ситуации.
- Разведете го из офиса и го запознайте с всички служители.
- Обяснете ролите и отговорностите на нови и съществуващи служители.
- Ако като нов служител той получава различни задачи или неговите отговорности и приоритети в работата са фокусирани върху различни неща, уверете се, че старият служител разбира това.
Стъпка 3. Предоставете подробна информация за контакт
Ако искате да помогнете на нов служител, кажете му как да се свърже с вас и го уведомете, че той може да се свърже с вас, ако има сериозен проблем или се нуждае от информация. Не всеки обаче е готов да помогне, след като смени работата си или заеме нова длъжност. Това обикновено се влияе от отношенията с бивши началници.
- Често проблемите могат да бъдат разрешени просто чрез комуникация по имейл.
- Дори и да сте се преместили, желанието да помогнете ще направи добро впечатление и ще подобри репутацията ви.
