Писането на имейл всъщност е доста просто, но има общ формат, на който трябва да обърнете внимание. Също така, знайте разликата между официални и неофициални имейли. Ето неща, които трябва да знаете.
Стъпка
Метод 1 от 5: Основни стъпки за изпращане на имейл
Стъпка 1. Създайте имейл адрес
Ако все още нямате имейл адрес, ще трябва да се регистрирате при доставчик на имейл услуги, преди да продължите. За щастие много безплатни уеб базирани имейл услуги ви позволяват да получите имейл адрес, без да харчите пари. Някои от най -популярните уеб имейл услуги включват:
- Gmail
- Hotmail
- Поща на Yahoo
Стъпка 2. Щракнете върху „Съставяне“или „Ново
Преди да съставите имейл, ще трябва да отворите нова, празна пощенска кутия за съставяне. Начинът на отваряне на пощенската кутия варира в зависимост от услугата, която използвате, но обикновено в горната част на страницата ще има бутон с етикет като „Съставяне“, „Ново“или „Ново съобщение“.
Ако не знаете как да създадете ново съобщение, проверете страницата за поддръжка на вашата услуга за електронна поща, за да научите как да го направите подробно
Стъпка 3. Запишете имейл адреса на получателя
Не е необходимо да записвате имейл адреса си, но трябва да запишете имейл адреса на лицето, което ще получи вашия имейл.
- Обикновено можете просто да използвате интервал за разделяне на няколко имейл адреса, но някои услуги изискват да отделяте няколко имейл адреса със запетая или друг препинателен знак. Ако услугата, която използвате, изисква използването на тези препинателни знаци, доставчикът на услуги трябва да предостави насоки.
- Въведете имейл адреса на основния получател в полето „До:“. Основният получател обикновено е лицето, на което съобщението е предназначено или посочено в тялото на имейла.
- Въведете друг имейл адрес в полето "CC:". Тази колона е колоната "копиране". Обикновено получателите се въвеждат в полето за копиране, ако имейлът не е специално адресиран до получателя на копието, но има неща, които той или тя трябва да знае.
- Използвайте полето „BCC:“, за да скриете имейл адресите. Ако не искате получателите да виждат на кого е адресиран имейл, въведете адреса на получателя в полето „сляпо копие“.
Стъпка 4. Напишете информативно заглавие
Всяка имейл услуга ви позволява да напишете заглавието/темата на имейла си в полето „Тема“.
-
Заглавието на имейла ви трябва да е кратко, но да даде на получателя представа за съдържанието на имейла.
- Например, неофициален имейл до приятел може да бъде озаглавен „Как си?“, Но ако сте изпратили по имейл задача, имейлът може да е озаглавен „Задача по математика“.
- Въпросите към преподаватели или началници могат също да бъдат озаглавени „Въпроси за …“, след което да бъдат последвани от кратък етикет, съдържащ обяснение на темата, която задавате.
- Имайте предвид, че съобщенията без заглавие ще се показват във входящите кутии на получателите с надпис „(без тема)“.
Стъпка 5. Напишете тялото на имейла си
Тялото на имейла трябва да бъде написано в голямото текстово поле под полето за заглавие.
- Имейлът обикновено трябва да съдържа поздрав, съобщение и затваряне.
- Тъй като имейлът е предназначен за бърза комуникация, като цяло трябва да се уверите, че вашият имейл не е твърде дълъг.
Стъпка 6. Натиснете бутона „Изпрати“
След като приключите с съставянето на имейла, прочетете го отново, за да се уверите, че не сте допуснали граматически или правописни грешки и че съобщението повдига темата, която искате да обхванете. Когато вашият имейл е готов за изпращане, щракнете върху „Изпращане“в полето за съобщение, за да изпратите имейла до получателя.
Метод 2 от 5: Написване на неофициален имейл
Стъпка 1. Знайте кога да изпращате неофициални имейли
Неофициалните имейли трябва да бъдат адресирани до хора, които ви интересуват, включително приятели, семейство и партньори. Ако вашият имейл не е официален и го изпращате на някой, когото познавате добре, можете да изпратите неофициален имейл.
Единственият подходящ момент за изпращане на официален имейл до приятели или семейство е, когато изпращате групово съобщение с официален тон, като например заявка за дарения или реклама. Тъй като имейлът ще бъде изпратен и на хора, които не са много близки до вас, ще трябва да настроите тона, за да угодите на тези хора
Стъпка 2. Напишете неофициално заглавие
Не е задължително да пишете заглавие, но трябва да дадете заглавие на имейла си. Напишете кратко, сбито и приятелско заглавие.
- Например, ако пишете имейл на стар приятел, можете да използвате заглавие, което ви разсмива, или просто заглавие като „Отдавна не се виждаме!“.
- Ако пишете имейл с конкретна цел, запишете целта си. Например, ако пишете имейл за среща, заглавете имейла си със заглавие, в което се споменава събитието.
Стъпка 3. Помислете за споменаване на името на получателя в имейла
За неофициални имейли това не е строго необходимо, но все пак може да бъде учтив начин да започнете съобщение.
-
Поздравът ви може да бъде толкова прост, колкото името на получателя:
"Боб",
-
Можете също така да включите приятелски поздрав:
- - Здравей, Боб!
- "Господин Боб"
- - Добро утро, Боб!
Стъпка 4. Напишете имейла ясно, но използвайте неформален езиков стил
Съдържанието на имейла ви трябва да бъде лесно за разбиране, но в неформален тон на разговор.
- Прочетете имейла и се запитайте, подобен ли е този имейл на това, което бих казал, ако говоря лично? Ако отговорът е да, вие сте намерили правилния тон за неофициални имейли.
- Използвайте съкращения. Съкращенията не са част от официалното писане. но често използвани в ежедневния разговор. Следователно съкращението е подходящо за неофициални имейли.
- Използвайте жаргон, ако желаете. Можете да използвате интернет жаргон, като например: „thx“за „благодаря“. „Titi DJ“за „бъдете внимателни на пътя“, „s7“за „съгласен“и т.н.
- Използвайте и емотикони, ако е необходимо:).
Стъпка 5. Помислете да напишете името си в края на имейла
Подобно на поздрав, затваряне или подпис не са наистина необходими за неформални имейли, те могат да бъдат добър начин да затворите съобщение.
-
Затварянето на имейла ви може да бъде само име:
- "Джен"
- "-Джен"
-
Можете също така да проявите малко творчество със затварянето на имейли:
- "Това е отдавна! Джен."
- „Този имейл ще бъде изтрит автоматично. 3… 2… 1…“
Метод 3 от 5: Написване на официален имейл
Стъпка 1. Знайте кога е време да изпратите официален имейл
Трябва да използвате официален имейл, когато пишете съобщения на хора, които не познавате добре, като шефове, колеги, клиенти и клиенти, инструктори и обществени/политически лидери.
-
Имайте предвид, че може да почувствате, че официалният имейл не е необходим, когато пишете имейли на горните хора, след като имате връзка с този човек. Когато официалният имейл се чувства твърде твърд, напишете „полуформален“имейл.
- В полуформалните имейли стилът ви може да бъде малко по-спокоен, но все пак нямате право да използвате интернет жаргон.
- Все още трябва да включите подпис на полуформални имейли, но не е нужно да предоставяте цялата си информация за контакт под вашето име.
Стъпка 2. Напишете информативно заглавие
Заглавието на имейла ви трябва да е кратко, но точно. Преминете направо към въпроса, който повдигате.
-
Например:
- Когато изпращате по имейл на вашия професор за есе задание, напишете „Въпроси за есе“.
- Когато кандидатствате за работа, за която знаете от обявата, напишете „Заявление за управленска позиция (от обява)“.
- Ако пишете имейл с молба за обслужване на клиенти за помощ или съобщавате за технически проблем, напишете „Проблем с част #000000“.
Стъпка 3. Напишете официален поздрав
Официалното поздравление трябва да включва „Уважаеми/Уважаеми“, последвано от името на получателя. Използвайте фамилията на получателя и подходящото заглавие, след което завършете поздрава с точка.
-
Например:
- "Уважаеми г -н Смит"
- "Уважаема госпожо Джоунс"
- "Уважаеми д -р Еванс"
Стъпка 4. Уверете се, че съдържанието на имейла е целево и точно
Уверете се, че е не повече от няколко абзаца и че съдържанието наистина е предназначено да обхваща темата на имейла. Използвайте официален език и се уверете, че правописът и граматиката са правилни.
- Избягвайте използването на съкращения.
- Не използвайте интернет жаргон или емотикони.
Стъпка 5. Използвайте подходящ затварящ поздрав
Най -често срещаният затварящ поздрав е „Поздрави“, но има и няколко други затварящи поздрави, които можете да използвате. Използвайте любезен затварящ поздрав и завършете със запетая.
-
Други заключителни поздрави, които можете да използвате, включват:
- С Най-Добри Пожелания,
- Благодаря ти,
- Най-добри пожелания,
Стъпка 6. Посочете информация за контакт в подписа си, ако е необходимо
Включете вашето пълно име под приветствието за затваряне на имейла. Под вашето име може да искате да включите заглавието си и информацията за контакт, която може да се изисква.
- Вашата позиция, ако има такава, трябва да включва длъжността и името на компанията/институцията, в която работите.
- Включете поне телефонен номер, номер на факс и имейл адрес. Може също да искате да включите пощенски адрес и уебсайт.
Метод 4 от 5: Видове неофициална електронна поща
Стъпка 1. Напишете имейл на приятел, който се е преместил в къщата
Ако вашите приятели, семейство или партньор наскоро са се преместили, напишете имейл, за да попитате за тяхното състояние. Попитайте как протича техният процес на миграция, как е тяхната нова среда и т.н.
Стъпка 2. Изпратете имейл на приятел, който никога не ви е давал имейл адрес
Ако получите имейл адреса на приятел от някой друг, много е важно да напишете имейла и да се уверите, че имейл адресът на вашия приятел е правилен. Не забравяйте също да обясните кои сте.
Стъпка 3. Научете се да пишете имейли на мъже
Ако сте жена и за първи път пишете имейл на човек, може да се почувствате тревожни, особено ако той е човек, който може да ви хареса. Опитайте се да напишете имейл, който изглежда спокоен, но все пак умен и спокоен.
Дори и да изглежда опасно, можете да напишете имейл, за да изразите любовта си
Стъпка 4. Научете се да пишете имейли на жени
Ако сте мъж, изпращащ имейл на жена за първи път, може да откриете, че процесът е твърде труден. Успокойте се и напишете съобщение, което изглежда непринудено, но кокетно.
Стъпка 5. Напишете имейл за покана
Ако искате да изглеждате смешни за получателя на имейла, използвайте същия език като съблазнителния език, който използвате пред получателя. Можете също да използвате емотикони или изрази като „прегръдки и целувки“.
Можете също да пишете съблазнителни имейли на хора, които познавате, в сайтове за запознанства. Ако пишете този имейл, трябва да изглеждате съблазнително, както и информативно, така че той да знае кой сте
Стъпка 6. Напишете любовен имейл
В тази дигитална ера любовните имейли са също толкова важни, колкото и любовните писма. Ако вашият партньор е там и искате да изразите любовта си, най -бързият начин да направите това е по имейл.
Метод 5 от 5: Видове официални имейли
Стъпка 1. Изпратете заявлението си за работа по имейл
Когато изпращате заявлението си по имейл и възобновявате, трябва да обясните за каква свободна позиция кандидатствате, защо искате работата и какви квалификации имате, което би ви направило подходящи за работа. Трябва също да включите автобиографията си като прикачен файл.
- Можете също да напишете имейл, за да кандидатствате за стаж. Обяснете какъв стаж искате и как той може да ви помогне да постигнете целите си в кариерата. Включете и причините, поради които трябва да бъдете избрани за стажа.
- Изпратете последващ имейл, ако не получите отговор за позицията, за която кандидатствате.
Стъпка 2. Знайте как да изпращате на преподавателите имейл
Изпращането по имейл на преподаватели може да бъде обезсърчаващо, но все пак е също толкова трудно, колкото изпращането на всеки друг официален имейл. Вашият професор може да е зает човек, така че направете въпросите възможно най -ясни.
Ако сте добре познат от лектора, можете също да му изпратите имейл с искане за препоръчително писмо
Стъпка 3. Изпратете имейл с „заявка“
Този имейл е запитване по имейл до редактора за приемане на произведение за публикуване. Трябва да обясните работата си, така че вашият редактор да разбере работата.
Стъпка 4. Използвайте имейл, за да се свържете с персонала
Ако смятате, че нещо не е наред с персонала на вашата компания, най -бързият начин да го разрешите е да изпратите имейл до съответния персонал. Уверете се, че вашият имейл описва добре проблема.
Внимание
Не предоставяйте в имейли пароли, потребителски имена или лична информация като номера на кредитни карти и TIN.
